劳伦斯伯克利国家实验室如何组织全球会议
了解劳伦斯伯克利国家实验室每年派出3000多名科学家参加会议时如何使用Smartsheet跟踪批准、预算、报销等。
伯克利实验室的许多部门多年来都在使用Smartsheet来协调不同的过程和项目。我认为它也能满足我们的需求，因为Excel不够协作，谷歌Sheets缺乏我们需要的控制。Smartsheet是灵活性和控制力的完美结合。”
劳伦斯伯克利国家实验室物理科学部高级行政主管
劳伦斯伯克利国家实验室(LBL)是由加州大学管理的能源部科学实验室。它雇佣了3200多名科学家和工程师，他们在核能和大分子成像等广泛的科学学科中进行不保密的研究。这些科学家每年都要参加会议，这些会议需要多级授权程序、每日费用限制、旅行指南、成本估算和报销政策。这是一个复杂而棘手的过程。
LBL需要一种简化的方式来跟踪会议请求和批准、预算和会议出席情况，以便在科学家离开网络时跟踪他们。Smartsheet满足了他们的所有需求，甚至更多。
为了收集会议请求和高级细节，LBL使用了Smartsheet的集中存储库。
“在我们开始批准程序之前，需要所有相关的信息，”物理科学部高级行政主管Tom Gallant说。“Smartsheet为我们提供了沟通所需的控制和导轨。”
LBL也需要一种处理会议预算的方法，Smartsheet的预算跟踪和估计解决了这个问题。
格兰特说:“我们使用下拉列表列和公式，根据参加活动的人数或他们想要的茶点来计算成本估算。”“我们可以在几分钟或几小时内创建模拟预算，这有助于我们更快、更好地做出决策。我们还使用Smartsheet来跟踪会议费用，并将其分类为允许或不允许的费用。它提供了我们以前从未有过的透明度和一致性。”
最后，LBL使用Smartsheet的单一真相来源来处理管理和审批，跟踪谁去了哪里，什么时候去，怎么去。
格兰特说:“在我们的部门，现在所有的事情都记录在智能表上——讨论、批准状态和相关的成本。”“有了一个地方来跟踪这些信息，而不是50个不同的Excel文件，我们有信心它是最新的。”
在Smartsheet出现之前，LBL的员工通过电子邮件发送Excel文件，细节在混乱中丢失了。Smartsheet提供了一种更好的方法来管理会议注册过程，并在问题发生之前阻止它们。