McGraw Hill是如何改进媒体资产开发的

甚至在世界各地的学校把大部分的学习都放在网上之前，教育出版商McGraw Hill就投入了大量的时间和精力来开发数字学习产品，这些产品以艺术作品、照片和视频等媒体资产为特色。ob欧宝娱乐app手机下载跟踪这些资产的开发和修订过去是很困难的，因为元数据和许可信息分散在电子表格、电子邮件和断开连接的项目注释中。如今，McGraw Hill使用Smartsheet创建媒体资产数据的单一存储库，节省时间，并更容易以新的方式重用现有材料。

“对我们来说，向数字化的转变是巨大的，”设计运营与战略部门的设计主管凯伦•派特尔(Karen Pytel)表示。“对我们来说，这意味着能够快速找到并重新利用现有资产非常重要，而不必每次都花费大量时间重复工作，这有助于我们在预算和规模内完成工作。”

“我们需要清楚地知道我们在做什么。”

McGraw Hill每年创建数千个媒体资产，用于广泛的数字和印刷学习产品。ob欧宝娱乐app手机下载与承包商合作，Pytel和她的同事概述了识别、创建、跟踪和获取媒体资产的规范，这些媒体资产将吸引和取悦学生和教师。派特尔说，这个过程过去“非常痛苦”。媒体资产的记录并不总是在一个地方被跟踪，要想看到正在进行的工作，需要在多个电子邮件和电子表格中搜索。

“我们需要了解我们在做什么，”Pytel说。“从10个Excel日志或过时的数据库中提取指标或数据真的很麻烦。Smartsheet为我们提供了我们一直在寻找的报告功能，能够在两分钟内查找关键数据，而不是半天。”

Tygre Morehart作为设计师加入了设计运营和策略团队，并很快开始与同事们讨论如何改进项目跟踪和流程。当一位同事展示她的Smartsheet时，莫雷哈特立即看到了内部和外部团队精简和提高效率的可能性。

“自从进入这家公司以来，开始新项目似乎每次都是一个新的过程，这让我有点沮丧。”Morehart说。“我知道我们可以解决大多数痛点，并为项目的几乎每个方面和需求做好准备。Smartsheet使我们能够构建这些模板，并提出正确的问题，这样我们就可以更高效、更可扩展。”

“对我来说，在我们管理资产的所有步骤中，供应商发票是最痛苦的过程，”Morehart说。“当我想出如何使用Smartsheet中已经跟踪的关键数据来跟踪和管理这个过程时，我真是松了一口气!我们的内部和外部团队都可以通过利用现有的资源来节省时间。多亏了Smartsheet，我可以在4小时内完成之前需要3周时间的过程。现在，我们还可以将这些信息传递给我们的部门主管，以便他们能够更好地预测和了解预算。”

“Smartsheet让我们专注于有趣的事情”

如今，McGraw Hill使用Smartsheet管理教育媒体资产的创建。学术设计师为他们需要的媒体撰写内容和创建规范。规格放入一个表格中，可以与适当的承包商一行一行地共享，以创建每个媒体文件。资产的元数据保持最新，问题和更改通过Smartsheet对话和更新请求进行沟通，简化了项目沟通，减少了邮件混乱。

“我们确实能够重新分配我们的时间，”Pytel说。“Smartsheet解放了我们的设计师，让他们有时间与团队一起进行创意、头脑风暴和构思大创意，而不是花费数小时在数据输入、提取指标和通过电子邮件寻找答案上。Smartsheet让我们专注于有趣的内容。”

Pytel和她的同事使用仪表板跟踪项目资产、项目完成进度、每日任务调度和逾期报告。仪表板充当项目信息中心，提供一个单独的位置来捕获联系人列表、项目sharepoint、ISBN编号和其他对教育产品开发至关重要的细节。ob欧宝娱乐app手机下载Morehart正在构建一个实时可视化项目实际情况的仪表板，这允许团队很容易地在早期识别范围蔓延，并更好地对齐预算跟踪和预测。

自动化降低了每个项目的复杂性和时间，特别是许可过程。每一种媒体都必须经过内容许可协调员的审查，以确保使用媒体的所有必要批准都得到了保证。

以前，如果一个媒体资产的使用权被拒绝，可能会影响项目的交付日期，迫使设计师匆忙寻找替代品，并做出任何设计和内容更改。现在，如果使用权限被拒绝，自动化工作流会立即向需要了解它的每个人发送警报，使设计人员能够更快地做出反应，对进度的影响更小。

莫雷哈特说:“有一天，一位同事分享了他们在一个项目中遇到的一个问题，原因是图片被否定了。“它阻碍了最后的传递，造成了不必要的压力。我知道这是Smartsheet中的一个简单步骤如何使整个团队受益的完美用例示例。它将触发对每个需要的人的自动化，并立即采取行动。拒绝接收图片的人不需要弄清楚谁需要接收邮件，邮件中需要包含哪些信息——这些都内置在Smartsheet中。”

改进了协作，“大大减少了人为错误”

有了Smartsheet, McGraw Hill能够将供应商发票审核过程从三周或更长时间缩短到半天。这只是节省时间的一个例子;Pytel说，团队的效率至少提高了50%，并且能够在增加的工作流程和更紧凑的日程安排下交付。

“我们不仅用更少的钱做更多的事，而且我们的项目时间表也越来越紧，”Pytel说。“我们过去的开发周期是1年或更长时间，而现在缩短到了9个月。提高效率确实帮助我们控制了工作量，控制了时间，保持了理智。”

使用Smartsheet的最大好处之一是多人可以在一个空间内协作，使沟通和解决问题变得更容易。另一个原因是，该平台提供了关于每个项目的准确信息的共同来源。这对于正在开发的新内容和以新的方式重用现有资产非常重要。

“我们的人为错误少了很多，”Pytel说。“我现在正在做一个项目，我要回到这些旧的程序，试图挖掘数据。这些数据有很多漏洞，因为我们没有一个地方可以进行变更管理，而这个特殊的程序经过了四次重印。我每天都在说，我迫不及待地想要达到这样一个地步:我们可以在Smartsheet中跟踪每一个程序，然后把它从存档中取出来，掸去灰尘，把它用作我们正在开发的任何新东西的模板。”

Morehart和Pytel还喜欢Smartsheet不断添加新特性和功能的事实。当打样引入时，派特尔说:“我们吓坏了。”该团队签约进行了该功能的beta测试，并继续使用该功能在Smartsheet平台中保存反馈和项目的其他信息。他们也期待着Smartsheet收购Brandfolder带来的新可能性，他们希望这将允许他们集中存储大型媒体文件和所有其他项目细节，同时避免超过他们在其他文件共享系统上分配的大小。

Smartsheet帮助整合系统

从自动化到通信，Smartsheet帮助麦格劳希尔减少人为错误，创造更好的教育产品。ob欧宝娱乐app手机下载因为Morehart和Pytel已经在创建一致的、可定制的项目模板上投入了时间，这可以在未来节省大量的工作，团队已经为持续的增长做好了准备。

Morehart说:“Smartsheet最大的好处之一是它的可扩展性和效率。“我们能够创建一个工作空间模板，每个项目都可以使用它从头开始，并根据自己的独特需求进行调整，因为不是每个项目都是相同的。

“科学和数学是非常不同的项目，但我们有这个基础，可以让团队获得成功，然后向跨职能团队的主管、经理和项目经理提供所有的发票和指标。以前，我觉得我们在上千个不同的系统中工作，而Smartsheet把所有这些都融合在了一起。”

有关这个故事的更多信息，请参阅我们的案例研究。