数字化转型如何帮助Miller & Long更快地收集关键数据

做了70年的混凝土建筑生意，米勒和长不仅引进了新一代的领导班子而且使其流程和技术现代化。首席执行官Brett McMahon意识到，为了获得更大的业务和现场运营可见度，公司需要一个集中的平台来取代基于纸张的程序和碎片化的软件工具。

Miller & Long IT总监雷琳•杜弗雷纳(Raylene Dufresne)表示:“我们的新CEO希望对工作场所和公司内部的情况有更大的透明度。”

“我们并没有真正理解之前所设置的结构。它非常封闭;如果你想知道一份工作做得怎么样，你可能要等上几个星期才能把文件从工作地点送到办公室。当我开始更多地了解公司的内部流程和员工的工作方式时，我认为Smartsheet将是简化合作和提高透明度的完美解决方案。”

Smartsheet帮助Miller & Long实现了运营的现代化，节省了员工的时间，改善了对开支和流程的监督，并增强了安全性和隐私性。

过时的数据库和操作

多年来，Miller & Long积累了大量数据库，每个数据库都旨在实现特定的目标和目标。员工会手动将数据输入到多个系统中，然后比较不同的数据集。电子表格报告随着微小的更新而流传——有时会有几年前离开公司的员工的文件名——因此，某些文件最终由谁负责还不清楚。

该公司最重要的两个系统是基于纸张的。“每日”是一份预先打印的、三层的标准化核对表，每个建筑工地的计时员会在上面记录收到和使用的材料、工作时间和当天的其他事件，还会手工计算类别的总数。

混凝土、胶合板、钢筋和其他物资的运送在工作现场或仓库用纸质票据记录。一名工作人员可能需要数天的时间才能接收到手写和被雨水淋湿的表格中的数据并将其输入正确的数据库。

这是站不住脚的:“计时员将不得不在他们的头脑中计算，”杜弗雷纳说。“当然，如果你看不懂上面写的字，拥有它有什么意义呢?”但实际上，每一份工作，每一天，都必须有这张纸，而这张纸必须亲自送到办公室。”

数字化之路

从工地获取的数据对于跟踪工作进展和为未来的工作创造更准确的估计至关重要。所以，Dufresne早期的目标之一就是让日常生活数字化。

她与一个技术工作组合作，分析了现场报告过程，并开发了一个智能表版本的形式．工地计时员填写供应、劳动力、交货等数据。内置的公式做数学计算，消除过去在工作现场草草计算的错误。只需点击几下鼠标，当天的数据就可以直接从移动设备上传到中央系统。

这份电子日报大受欢迎:只用了几个月，最后一份纸质表格就被智能表格取代了。杜弗雷纳说，员工们非常兴奋，他们开始游说，希望比她计划的更早地将纸质送货单换成智能表格。

迪弗雷纳说:“在看到他们的工作时间减少了多少后，他们正在通过智能表格推动更多的自动化。”“应付账款总是需要给计时员的实际交付票。但是计时员可以用他们的手机拍下一张照片，然后把它放在智能表格上，这样你就能比你手上的纸质版本更快地拿到原件。所以所有这些数据到达我们总部所花的时间都消失了。这是惊人的。”

通过数据自动化节省时间

Miller & Long正在充分利用对Smartsheet的投资，利用优质工具简化最具挑战性的任务。航天飞机的数据改变了公司追踪和分析两个关键支出领域的方式:高速公路通行费和手机使用:

• 该公司的每一辆卡车运送混凝土、胶合板和钢筋到整个华盛顿特区都市区的建筑工地，都配有一个自动支付过路费的应答器。手动匹配每辆卡车的通行费使用量，过去需要监管人花费数天时间来梳理交通管理局的CSV文件。Data Shuttle支持将CSV数据导入卡车车队的表格;主管可以在几分钟内看到谁在通行费上花费最多，以及为什么。
• 该公司的媒体载体还提供了一个包含公司提供的手机使用数据的CSV文件。Data Shuttle可以迅速将手机号码与员工进行匹配，这样分析师就可以确认每个手机的计费功能是否正确，或者跟进哪些员工超过了使用限制。

创造一种乐于改变的文化

Miller & Long对Smartsheet热情追捧的一个关键因素是该平台的易用性和易于学习的过程。另一个因素是Dufresne对社交新技术的精明方法。她知道，在任何组织中，总会有人抗拒变革;她的策略是首先关注这些同事，并与他们密切合作，倾听他们的担忧，并设计解决这些问题的流程。

Dufresne说:“总会有人在处理FUD——恐惧、不确定和怀疑。”“当我确定这些人是谁时，我会更多地带他们进来，因为他们会放心地说出自己的想法。我们深入研究每一个小问题，把它变成一个无关紧要的问题，我越让它们成为改变过程的一部分，它们就越成为我们最大的拥护者。”

Dufresne和她的团队在小项目中使用Smartsheet，比如整理公司打印机的清单，在大项目中使用Smartsheet，比如为公司第一个标准化的部门级预算流程开发模板。他们计划采用高级插件和集成:SmartsheetDataMesh减少更多供应商数据协调过程的时间，并检查如何以及何时添加微软团队集成和obao欧宝体育 ．

Dufresne还很欣赏这种基于云的解决方案，它为她的同事提供了比旧的内部文件树系统更好的安全性和隐私性。

Dufresne说:“这是一次有趣的谈话。“有些人一开始很犹豫是否要将敏感数据存入Smartsheet，因为这些数据都在云端。但是由于它是一个多租户数据库，所以它比将数据放在本地更安全。我会解释说:你可以在智能表格中控制自己的密码;我不喜欢。作为一个管理员，我不能看到这些数据。如果你把数据放在我的服务器上，我就能看到。看到人们理解并接受这一点，真的很酷。”