加班集中视频文件管理和规模增长的Smartsheet和品牌文件夹

加班正在为下一代体育迷建立一个网络和品牌。通过在YouTube、Snapchat和IGTV上发布的40多个原创系列，《加班》正在为那些不仅想观看比赛，还想与运动员联系的体育迷创造包容性和参与性的体验。Smartsheet及其高级产品——包括WorkAppob欧宝娱乐app手机下载s、品牌文件夹、动态视图和通过Smartsheet进行资源管理——帮助加班在一个随时准备随网络增长的平台上更快速、更轻松地管理大量视频内容和工作计划。

加班公司高级生产经理塔尼娅•夸德拉(Tanya Cuadra)表示:“我们的目标受众是把他们视为我们的家人。”ob欧宝娱乐app手机下载“我们真正关注的是他们想要什么。我们与他们交谈;我们有一个加班VIP页面，你可以在这里注册，并与加班的工作人员和不同的运动员互动。我们更进一步。我们不仅仅是你点击时看到的电视节目;我们其实是你生活的一部分。”

Cuadra的职责是监督视频团队的后勤工作，包括旅行、保险、采购和运送设备等方方面面。她每天要做的事情包括:为特定节目填写员工名单，报道剧集或马拉松比赛的表现，以及拍摄视频上线前所需的所有重要媒体发布。随着加班增加员工和新系列的greenlight, Cuadra有更多的细节管理，工作节奏不会减慢。

Cuadra说:“随着我们的发展，我们希望让增长成为一个容易的过渡。”“我在这里的三年半时间里，我们一直在这样做;我们一直运行。现在我想组织我们自己，这样我们就可以继续已经发生的增长，我们有每个人都可以很容易地适应的过程。”

加班的一个最重要的需求是有一个单独的地方来管理系列的视频文件，并清楚地表明在审查过程中的哪个地方进行了删减，以及哪个版本是最终版本并被批准发布。该公司此前使用的是2019年被Smartsheet收购的Slope。当Cuadra决定如何应对这种转变时，她知道自己需要一个文件管理系统，它可以帮助她对大量信息进行有序的跟踪，同时又要学得快、好用。

Cuadra说:“我们有大量的创意思维，行动非常迅速，我们需要更多的组织。”“我们需要一个可以与我们一起扩展的东西，我们可以看到所有员工的时间，添加到我们的预算中的信息，并将我们所有的视频放在一个地方，而不是混合和匹配。”

Cuadra和她的团队结合了多种工具来组织视频和后勤，包括Slope和Box上的文件管理，谷歌Docs上的信息跟踪，以及通过电子邮件和短信进行沟通和更新。加时赛以速度快而自豪——例如，在最后的蜂鸣声响起后的五分钟内就会出现比赛的高光片段——但如果不清楚要拉哪个版本的文件，就很难达到这样的速度。

Cuadra说:“如果我们去看篮球比赛，我们会比其他人更早看到精彩片段。”“不能快速上传东西，不能找到文件，不能保证文件是正确的，如果我们不能按时发布东西，我们因此比其他公司慢，这确实会损害我们的业务。”

制作团队ob欧宝娱乐app手机下载评估了各种项目和文件管理平台。很多都有吸引人的功能，比如易于使用或强大的上传和存储结构。但只有Smartsheet结合了所有这些功能，并提供了一个响应迅速的深层次支持程序，可以随时为Cuadra提供专家建议和解决问题的方法。Smartsheet的多功能性意味着多个加班团队，包括财务、人力资源、销售和设计，都可以从该平台中受益，使其对初创公司来说具有成本效益。

删除混乱的媒体文件管理

当一个系列获得批准时，Cuadra会在Smartsheet中为其设置一个生产工作区。ob欧宝娱乐app手机下载她计算预算，标出任何成本问题，汇总发布表格和其他必要文件，并创建视频片段、视频文件版本和社交媒体资产的追踪器。自动化的工作流程将完成的版本传送到正确的系列文件夹，并将更新推送到仪表板。Brandfolder通过为每个系列建立一个单独的位置，并在每个步骤完成时自动将文件版本移动到正确的位置，从而减少时间和混乱。

Cuadra说:“我们的所有节目都是马拉松式的，每一集都是整合在一起的。“对于这些，我们不想使用YouTube的最终剪辑，因为那包含‘下一集’和‘前情提要’以及所有图像。我们需要没有图像和音乐的原始版本，这样以后如果我们想重建任何东西，就会非常容易。当我们在表格中的文件上添加标签时，这些列会直接进入品牌文件夹，所以如果我们想把‘你好纽曼’或朱利安纽曼的所有东西都拉出来，并自动保存在那里，就会更容易。”

Smartsheet收集了所有决策所需的数据，从每集的收视率和工作时长，到预算分析，以显示电视剧的成本回报。Cuadra已经创建了仪表板视图，允许管理人员查看整个网络的性能或钻到特定程序的细节。

Cuadra表示:“有了仪表板，我们的CEO可以点击查看所有内容，这非常不可思议。“每当我们的上级想知道像《Bunchie》这样的剧怎么样时，他们可以查看之前几季的分析，预算与实际情况的比较，以及有多少人在制作这部剧。他们可以通过参与制作的人数和所赚的钱来判断一个节目是否值得继续制作。对他们来说，这比参加7个不同的会议要容易得多。”

Cuadra正在通过Smartsheet实现资源管理，以简化跟踪员工工资和资源规划时间的过程。她曾经用电子表格统计每个员工的工作时间，每个星期有不同的标签，并手工计算每个节目所花费的时间。她的会计同事经常会得出不同的数字，迫使他们重新计算，解决差异。现在，当她输入员工的工作日时，这些数字会输入到一个日历中，该日历会显示各个工资单数字以及每个节目的工资成本。她希望这些数据能指导有关续订系列、员工分配和招聘的决定。

为混乱的过程带来秩序

加班推出的第一个Smartsheet解决方案是自动定位和人才释放流程。在Smartsheet出现之前，Cuadra会发出外景拍摄和个人出现在视频中的批准请求，但没有集中的方法来跟踪哪些请求已经返回，哪些请求仍然未处理。现在，她已经创建了标准的发布表单和跟踪所有请求的表格，所以很容易跟踪阻碍将系列放到网上的最后权限。

Cuadra说道:“我非常喜欢这款游戏，因为我们不会在游戏中失败。“在我向深渊发出新闻稿之前，我并不是要求联系人签字的人。现在我可以很容易地问一个特定的发布是怎么回事。我不能说这节省了我的时间;更重要的是，一切都井然有序，而在此之前，这里只是一片混乱。”

加班最重要的好处之一是Smartsheet提供的支持水平。Cuadra说，其他供应商只给Cuadra分配一个联系人，而Smartsheet则提供一个团队，教会她如何创建具体的解决方案，检查请求以确保她获得了产品的正确功能级别，并在推出新功能或更新功能时主动联系她。ob欧宝娱乐app手机下载

支持团队能够实现快速增长

Cuadra正在创建WorkApps，为每位员工提供量身定制的工作空间。这些应用程序包括个性化仪表盘、制作“圣经”、任务列表，以及员工正在制作的节目所需的所有ob欧宝娱乐app手机下载东西的链接。定制视图意味着员工不必在他们职责范围之外的文件或文档中搜索任何东西，节省了时间，并减少了超载或错误放置信息的风险。

Cuadra说:“我仍在研究如何让它最适合我们的团队。“但很有趣的是，点击‘你好纽曼’，就能在一个地方看到这部剧的所有东西，然后把它发给那个团队，告诉他们‘几周后，这就是我们要推出的东西。’他们已经给我发短信说他们很兴奋。”

Cuadra计划的其他解决方案包括跟踪生产数据，比如每个编辑的平均编辑时间。ob欧宝娱乐app手机下载她还对使用Brandfolder中的嘉宾上传功能感兴趣，以便让iPhone射击手更容易与节目编辑分享视频。由于COVID-19大流行的恢复使员工能够更多地出差，当不方便连接笔记本电脑时，Smartsheet移动应用程序将为他们提供项目状态和文件审批。

Cuadra说:“Smartsheet的伟大之处在于，它的实现过程可以帮助我们制作模板，在我们成长的过程中进行构建。”“随着我们获得更多渠道，我们已经有了最初渠道运作的模板，我们可以在此基础上发展。我们和Smartsheet有很好的沟通，所以如果我们需要任何东西来帮助我们进入下一个阶段，我们可以联系他们。我们真的觉得我们有Smartsheet的支持，但我们也知道，随着我们的规模扩大，我们将能够自己处理这些问题。”

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