Quiddity通过Smartsheet提供高效的业务服务，每年为客户节省数千个小时

当贾丝明•罗米克意识到，在她的家族建筑企业中，2.5人的财务部门所完成的工作量，与一个朋友类似规模企业的10人团队所完成的工作量相同时，她就知道是时候创办一家新企业了。她和她的妹妹创立Quiddity的初衷是为中小企业提供与企业同样的专业支持和效率，最终实现任何规模的组织所能创造的价值最大化。

罗米克说:“一个人可以在很少的障碍和很少的培训下创业，但他们有法律义务知道自己不知道的东西，或者他们可以聘用一个关键职位，只从个人经验中受益。”“他们会发现自己处于这样一种境地:他们努力工作，却创造不了什么影响或价值。我的信念是，所有的企业都需要在每个部门拥有更广泛经验的专业支持，利用那些知道自己在做什么的人。我们正在交付的结构使我们的客户能够对他们的业务进行财务控制;我们正在利用技术和解决方案，并寻找方法来支持公司建立可扩展的业务。”

Quiddity使用Smartsheet自动化业务流程，简化日常工作，降低风险，并对公司每个人的任务进行标准化和文档化。该平台对于公司利用技术和软件解决方案帮助中小企业建立可扩展的运营和大型组织优化下一阶段的增长的使命至关重要。Smartsheet塑造了他们与客户互动和作为企业运营的方式，实现了高效的绩效和持续的改进。

罗米克表示:“公司会在产品提供的领域研究和开发IP，但随着业务的发展和规模的扩大，财务部门也需要随之发展，我们的财务部门拥有ob欧宝娱乐app手机下载内置的IP。”“现在人们在家工作的次数更多了，需要一个财务团队坐在办公室里就不那么重要了。但找到专业知识和解决方案仍然非常重要，你可以将整个功能委托给它，并且知道不仅可以交付工作，还可以以更高的标准交付，以满足不断增长的组织的需求。”

标准化以实现规模和创新

罗米奇共用了三个魁地奇最大的球智能表格的成功案例在参与亚太地区．第一个是内部的主作用域文档，该文档使用工作流和依赖项自动化客户端生命周期，以确保每个细节都得到处理。从销售到入职、运营和交付以及质量管理的信息流;甚至还有一种标准化的方式来管理客户和员工的入职和离职。

主作用域文档使用Dynamic View以易于使用的格式与客户机共享适用的信息。Romic说，文档最重要的功能之一是实现一致的表现和有效的信息传递，即使团队成员转换到其他角色。

“它对我们组织的影响——可见性和控制水平与运行它的管理成本——绝对是惊人的，”罗米克说。“我们把我们在Smartsheet中所做的事情，自动化和集中的任务列表，Smartsheet内置的提醒和控制功能，以及我们的票务系统结合在一起，然后你就可以完全了解组织中正在发生的事情。人们的任务清单都是自动化的，但这并不影响他们完全有创造力的能力，也不会影响他们改变或改善组成他们角色的任务的能力。如果有什么不同的话，那就是它给了他们更多的时间去发挥创造力，因为他们不会陷入开会分配工作的行政负担中。作为一家公司，我们可以保留每个角色的工作流程，因为表现最好的人不可避免地会被解雇。最有益的是能够立即看到每项任务的成本，并能够衡量收益是否超过成本。这个解决方案是关于消除填充工作，使角色无缝转换，优化每个角色的影响，并在业务增长时明智地控制管理成本。”

在金融挑战变成坏账之前解决它们

Quiddity使用Smartsheet作为客户每年处理数十万美元坏账的债务人管理解决方案的基础。客户的遗留软件系统限制了他们对客户账户问题的监督和管理，使得在他们到达催收和违约阶段之前很难采取行动和解决问题。《魁地奇》团队认识到，一个清晰的警报和通信系统可以使帐户管理变得主动而不是被动。为了有效地与客户一起工作，他们需要一种解决方案，可以在一个平台上进行交流，而Smartsheet具有敏捷性和用户友好的特性，符合要求。

“当客户帐户过期并面临风险时，向忙碌的经理发送升级邮件是没有效率的;对于任何人来说，在大量的收件箱中优先处理大量的交流都是一个挑战，”罗米克说。“没有追踪所有对外沟通的可见性，也没有对其做出回应的问责制。使用Smartsheet，我们可以通过将包含历史记录的客户帐户行分配给正确的人来升级逾期帐户，每个人都可以看到下一步是什么。如果你的清单是空的，你已经做了所有你需要做的事情;如果你的清单中有内容，那么它就是可行的。”

Quiddity构建了一个Smartsheet解决方案，使多个部门的经理能够尽早查看和处理债务人数据。它改善了内部协作，促进了催收和与客户沟通的系统化和战略性方法，以防止潜在的信用问题。Smartsheet解决方案中的实时数据更新有助于快速响应客户，并查看收集的进展情况。

Romic说:“由于Smartsheet的灵活性，我们能够在开发过程中开发解决方案，并随着它们的出现和过程的发展增加潜在的改进。”“相比之下，请开发人员来构建解决方案。开发和维护它需要多长时间?当我们推出解决方案时，我们需要有能力适应我们发现的机会。这是关于不断利用可用的信息来改善我们的运营方式，我们可以提供更多的东西，我们可以提供更多的东西，我们可以提供更多的东西，这些都是可衡量的。”

Romic表示，债务人管理解决方案激励了催收团队，并改变了客户的催收结果。如今，只有一小部分债务按月滚动，坏账比前几年减少了80%以上。

整合平台，为初创企业提供动力

使用Smartsheet, Quiddity为一家创业公司开发了端到端运营解决方案，该公司的业务模式涉及在多个州租赁短期资产。客户没有定制软件的预算，因此Quiddity与他们合作创建了Smartsheet解决方案，将财务和运营团队连接起来，以简化承包商付款、发票、租赁和收入跟踪、承包商调度和资产调度。

该解决方案通过Zapier应用连接器将客户的Pipedrive CRM与Smartsheet集成在一起，将数据输入Smartsheet，从而实现工作流程的逐级自动化，从而促进资产租赁和安装过程。

安装预约和承包商可用性通过Smartsheet日历功能进行管理。承包商在其移动设备上接收工作信息，包括资产照片、谷歌地址验证、有条件的质量检查表和电子签名，这些信息都通过Appsheet与Smartsheet集成进行管理。Quiddity能够快速创造解决方案，并且不会出现延迟，也不会增加雇佣应用开发者的成本。解决方案满足了包括财务在内的所有部门的需求。

“在几分钟内，你就能创建一个网络表单，并与客户或最终用户共享，并开始有效地收集信息;这对声誉有积极的影响，因为你在创新地运营，这对组织的好处是深远的，”罗米奇说。

“当你可以利用这样的技术，并且你知道如何利用它来解决日常问题，提高客户的业务效率，让他们变得如此简单、容易和无缝，以至于他们开始依赖它，你几乎就成为了解决方案的代名词。”

在没有领导的监督下运行的稳健流程

有了Smartsheet, Quiddity可以在减少浪费时间、重复工作或分散通信的情况下推进业务发展。自动化流程可以复制，并根据新的需求进行调整，以实现一致的服务交付。

Romic表示，该解决方案的真正价值在于，它使领导团队能够专注于更多的战略目标，并对公司的发展方向保持兴奋。对于大多数领导者来说，能够带着自信和安全感离开对一个组织的发展至关重要。

有关这个故事的更多信息，请参阅我们的案例研究。