Rackspace每年节省数百小时，同时通过Smartsheet Control Center获得一致性和透明度

公司项目管理处(PMO)位于Rackspace技术需要一个平台来帮助在其全球投资组合中标准化和简化新项目和计划的管理。通过Smartsheet, Rackspace用一个使用一致模板、自动化工作流和灵活协作的平台取代了手工流程和低效系统，节省了数百小时的工作时间，同时显著提高了可见性和问责性。

Rackspace Technology的日本市场项目经理Lisa Wagstaff说:“我在很多不同的事情上都使用Smartsheet，我使用Control Center模板来运行我的项目，但每当我需要收集数据时，我就会拿出Smartsheet，然后问‘我怎么创建这个?他说:“十有八九，在某个时候我需要有人与我合作，为什么不现在就把事情做好呢?Smartsheet是其中不可或缺的一部分。”

Rackspace帮助客户加快向云的路径，这在COVID-19大流行期间变得比以往任何时候都更重要。Wagstaff最近搬到了日本，在那里优化和管理云体验的需求尤为迫切，因为该市场在构建云和远程战略方面落后于其他国家。

Wagstaff说:“我们专注于帮助客户理解不同云技术的最佳平衡，以帮助他们满足他们的需求。”“在日本，许多客户仍然大力投资于现场解决方案;他们并没有真正接受在家工作的概念，但被迫在短短几周内采用了这种模式，许多公司都陷入了困境。我们的目标是与合作伙伴合作，帮助这些客户更有效地导航到云的路径。”

根据每个客户的独特需求定制解决方案，从技术供应商的选择到安全管理，都需要灵活性和创新思维。瓦格斯塔夫说，企业项目管理办公室的创新能力受到创建和跟踪项目的手工和不一致方法的限制。当她加入Rackspace时，一个遗留的PM平台正在停产，部分原因是高昂的授权成本，部分原因是一个经常导致数据丢失的bug。在使用电子表格、电子邮件和pdf文件来跟踪和报告项目状态之后，她很高兴地开始将所有内容都放入Smartsheet中。

瓦格斯塔夫说:“使用以前的工具，如果不手动编译每周报告，我们就无法进行组合级报告。”“没有模板，一致性就非常低，因此就没有项目的同类比较。完全没有合作。对于任何类型的定制，我们总是需要咨询师;我们没有支持该工具的内部能力。我们发现，迁移到Smartsheet后，所有这些问题都得到了解决。”

与控制中心一致的项目管理

今天，Rackspace的企业项目管理办公室使用Smartsheet更有效和有策略地创建和管理跨越地理和团队边界的项目和计划。有了控制中心，Wagstaff和她的团队能够为项目和计划创建标准蓝图。一个项目的一组4-5个专门的表格将提供给10个定制的报告。当信息在一个地方更新时，自动单元互连确保了新细节在所有地方都更新，使得在整个项目组合中进行准确的比较和度量进展变得更容易。

瓦格斯塔夫说:“在Smartsheet出现之前，很难获得一致的体验。“我们实现Control Center的方式迫使我们制作一组特定的模板，并坚持这组模板，这样我们就能够进行全局更新。它迫使我们思考我们需要如何创建那些模板来生成我们想要的健壮的程序和项目组合级别的报告。现在，项目报告自然从我们的日常工作中流出。”

Wagstaff创建了显示投资组合、计划和项目级数据的仪表板，包括当前状态、里程碑和前90天和未来90天的可交付成果。仪表板将红黄绿状态标识与公式结合起来，根据截止日期衡量进度，同时使规划和项目经理能够修改这些颜色代码，如果他们计划了工作会议或有其他会影响项目完成速度的信息。

仪表板视图还支持更好的资源规划。经理们可以看到哪些项目的员工最活跃，或者使用过滤器查看每个人的任务列表，找出谁的工作量太大，或者谁可以胜任新任务。

瓦格斯塔夫说:“项目融入到项目中，项目融入到投资组合中。”当你做出改变时，你可以实时看到投资组合受到了怎样的影响。我们可以比较项目之间的高级别风险和问题，或者查看需要什么资源。欧宝体育app官方888如果Joe在同一天被分配到五个不同的项目和五个不同的任务，他可以和不同的项目经理一起解决问题，因为这是不可能发生的。项目与项目之间的一致性真的很有帮助。”

节省数百小时的项目设置

Rackspace的企业项目管理办公室使用控制中心模板来标准化新项目和程序的设置。以前复制和手动更新现有项目的过程平均需要8-10小时的工作;从信息输入到质量控制和验证，从模板创建一个新项目大约需要30分钟。这样节省的时间与程序创建相当，以前创建程序大约需要16个小时，而现在只需1个小时。对于一个通常每年在5-10个项目中有30-50个新活动项目的团队来说，这节省了近1000小时的工作。Control Center中的全局更新功能会自动推出模板和特性更改，而不需要在整个文件夹中手动搜索和编辑。

Wagstaff说:“除了运行配置之外，我实际上还是一个程序经理。”“有了Smartsheet，我可以让团队的其他成员继续运转。他们需要一个项目，而我有能力去做。2020年，我在日本呆了10周，我能够让他们得到支持，并顺利启动项目。在SaaS环境中，你可以在任何地方进行操作，这为我们在PMO节省了大量的管理人员。”

公司内外合作的灵活性

企业项目管理办公室从Smartsheet中获得的最重要的好处之一是能够跨团队和地理边界更容易和有效地协作。通过对项目信息的单一位置以及对任务所有权和依赖关系的清晰跟踪，团队成员可以很容易地看到谁拥有他们需要的信息——或者谁正在等待他们提供关键细节。因为Smartsheet可以很容易地与非授权用户共享信息，项目经理可以让来自不同团队甚至不同组织的人员参与进来，而不必担心授权成本或访问限制。

Wagstaff说:“我与我们的许可证经理密切合作，使用Smartsheet对许可证进行协调和合理化。“我们开展了一项活动，让用户了解免费合作者和授权持有者之间的区别。我们使用Smartsheet工作流程来询问员工是否需要每年续约，并获得经理的批准。我们发现在一年多的时间里，许多人认为他们需要一个许可证来编辑，因为许多其他工具都有这种模式;通过年度流程，我们能够确定谁真正需要许可证，这有助于我们节约公司资源，同时将合适的渠道提供给合适的人。”欧宝体育app官方888

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