Tanium自动化流程，更有效地为快速增长的客户群提供网络端点管理和安全

Tanium帮助世界上最大的私营和公共部门组织管理和保护其网络上的端点，使其具有识别和解决合规性、许可、配置、授权和安全问题的可见性。随着COVID-19大流行迫使数百万员工远程工作，端点安全变得更加重要，Tanium一直在快速增长，以满足客户的需求。Smartsheet帮助Tanium扩展其工作流程(如项目管理)，使其更加高效和一致，使员工能够在不过度扩展自己的团队和系统的情况下支持同事。

现在是Tanium公司IT项目经理的Hunter Outlaw说:“变得更有效率并不意味着自动化消除对职位的需求。“如果我们都在满负荷工作，有时甚至超过满负荷，质量自然会受到影响。任何我们可以减少接触点数量的方法——也许像手动向承包商发送提醒这样简单的事情——都会产生浪费大量时间的复合效果。自动化通知和请求可以让你减少工作量，这样你就可以专注于创新，让工作更有价值。”

在定制单个项目的同时标准化流程

Outlaw最初加入Tanium是作为房地产和设施团队的一员，在那里他在寻找标准化项目管理的工具时发现了Smartsheet。他喜欢使用Smartsheet Control Center来创建一致的模板，这些模板很容易针对每个新项目的独特需求进行定制。他还发现，在列出任何一天的首要任务时，为整个团队所发生的一切创建一个统一的视图是非常宝贵的。现在，他对IT项目和程序采取了类似的方法，建立了可以轻松定制的流程，以自动化和推进需要在复杂序列中发生的所有事情。

“有各种各样的工具可以帮助你管理特定行业的项目，但挑战在于项目都是不同的，”Outlaw说。“你可能认为商业房地产是千篇一律的，但它可以是拆除和更换一个32万平方码的停车场，或者建造一个无尘数据中心。这些老套的解决方案无法考虑到来自不同项目的所有细节。有了Smartsheet，我可以将事情结构化并创建模板，还可以自由地添加一行或更改父任务的标题，然后更改它的子任务，而不需要请求后端编码人员进行这些更改——如果我有权限或预算的话。”

最近，Outlaw与Tanium的治理、风险和合规管理团队(GRC)合作，以关联风险报告。现有流程涉及通过电子邮件、电话、即时消息甚至面对面对话手动填写风险报告。在评估和重新映射风险管理流程后，GRC开发了一个基于表单的Smartsheet解决方案，该解决方案具有一致的数据需求，使用自动化路径来确定每个问题的优先级和路由。Smartsheet允许团队关联整个业务的指标，并将其与Tanium自己系统的实时数据配对。它创建了一个风险的整体图景，而不是孤立地跟踪。

Outlaw说:“将特定问题的所有信息集中到一个漏斗中，可以提高我们分析的速度。”“我们没有从段落中提取关键词，也没有从字里行间阅读，而是使用下拉列表，帮助我们找出提交者真正关心的是什么:我们的哪个目标受到了影响?它会影响什么资产?这意味着什么?这样我们就可以更快地报告数据并根据数据采取行动，而且数据是相互关联和有组织的，所以我们可以迅速看到趋势。”

通过自动化提高问责制

Outlaw表示，Smartsheet中的自动化通过作为支持项目管理办公室(PMO)流程构建的标准化组件来提高问责制。团队可以创建解决方案，根据定义的标准自动将任务分配给特定的人员。在许多情况下，解决方案概述了执行任务的流程。会议可以用来学习更多知识和集思广益，而不仅仅是决定谁来负责接下来会发生什么。

“与成本直接相关的真正好处是社会循环效应，”Outlaw说。“我们所有人在一个给定的电话中都可能面临一个非常复杂的任务。如果没有人被明确告知，‘你拥有这个，这是它必须经过的步骤’，它可能会滑到优先级列表的底部。不是因为它不重要，而是因为我们不知道谁需要采取行动，做什么，需要多长时间。您可以使用Smartsheet创建质量控制站和决策门，说‘这是在队列中;有人需要拿起它，做X、Y和Z。”这创造了问责制，消除了认知失调的可能性。我知道这是一头大象，但至少我知道我要咬几口才能把它吃掉。”

许多Tanium项目需要跨团队协作，因此定义哪个角色管理特定的任务可以防止哪个团队负责下一步的混淆。通过详细地绘制流程，并通过Smartsheet中的自动序列将它们连接起来，Tanium简化了在复杂工作负载中可以简化的内容。

“我认为人们自然会选择阻力最小的道路，”Outlaw说。“作为一个构建工具并试图实现成功的领导者，你的责任是帮助将阻力最小的路径与业务目标对齐。如果我需要人们给予我关注并采取行动，对他们来说，这样做比不这样做更容易。通过自动化和审批工作流创建有组织的事件序列有助于实现这一目标。”

通过对数据的实时洞察，战略性地规划增长

可见性是标准化和简化流程管理的最重要的结果之一，Outlaw说。Tanium使用仪表板来汇总和可视化数据，以便涉众可以看到风险项目、预算绩效和可能影响业务的发展趋势。因为这些仪表板代表实时信息，它们使员工不必停下手头的工作来回答问题。

“我认为任何使用Smartsheet的人都应该花5分钟时间创建一个参数页面，”Outlaw说道。“非常简单的指标，比如我的预算和我的花费，我有多少任务面临风险，或者我的团队中出现的项目类型。这些数据可以帮助你看到非常有价值的趋势——特别是如果你围绕结果构建流程的话。如果我们的IT项目有一个恒定的增长曲线，这让我知道这几个月可能会很忙，我需要为此做计划，如果我处于困境，我可能看不到这一点。事先想清楚自己想要什么，构建自己的解决方案，这样就不会得到不正确或过时的数据，也不会等到别人给你什么东西后才做决定。”

有关这个故事的更多信息，请参阅我们的案例研究。