非政府组织的新程序将改变全球卫生的游戏规则
有了Smartsheet，团队能够找到更好的方法来管理他们的项目，减少管理开销，而不是专注于向最需要的社区提供健康解决方案。
加快消除疾病的进程
致力于控制、消除和根除使人衰弱的疾病的非政府组织全球卫生工作队使用智能表管理对近200个项目的跟踪和报告。
“在我们推出Smartsheet之前，我们的一位捐赠者曾要求了解我们在使用某个研究工具做什么。三个人花了三天时间才得到答案。现在只要三分钟。”
项目支援专员
全球健康特别工作组是一个非营利组织，致力于改善全球数亿人的生活，有14个项目致力于控制、消除和根除使人衰弱的疾病。它的被忽视热带病支持中心就消除五种热带病的工具和技术进行研究，这五种疾病共同影响着全球超过10亿人。
“我们的工作和业务研究是为了应对消除被忽视热带病方面的差距和障碍，”特别项目高级副主任Marianna Stephens解释说。工作队支持卫生部解决向社区提供预防药品方面的挑战。这项与当地社区伙伴开展的工作的最终目标是帮助各国实现世界卫生组织制定的疾病控制和消除目标。
斯蒂芬斯说，我们在55个国家开展了近200个研究项目，“开展研究并能够得出结论，以应对这些差距和障碍，这是一项紧迫的任务。”
浪费在搜索关键信息上的时间
尽管有这种紧迫感，团队经常发现自己深陷在行政工作中，有时以牺牲更重要的事情为代价。斯蒂芬斯说:“我的工作中最令人兴奋的事情是当我走进社区时。”“我下了飞机，我觉得这就是我需要去的地方。我们的团队想要在现场，在社区。但有很多与运筹学相关的行政工作在进行，我们经常发现自己被这些任务困住了。”
例如，追踪需要向捐助者和合作伙伴报告的信息，需要多个团队成员一次花费几天的时间。项目信息主要在一个非常长的电子表格中进行跟踪，辅助文档存储在不同的地方。“你必须滚动、滚动、滚动才能找到你要找的项目，”沟通与发展副总监切尔西•托莱多(Chelsea Toledo)说。
“我们有一堆复杂的信息，关于我们支持的所有不同研究的细节，只是放在不同的地方，”项目支持专家Allison Snyder补充说。
在一种情况下，研究团队需要找出他们在哪里使用了特定的诊断工具，在多少项研究中使用了这种工具，以及针对什么疾病。“我查看了那些文件，但找不到相关信息。然后我联系了我的两个同事，所以我们三个人试图找到一些看起来简单的东西，”斯蒂芬斯说。“这花了我们几乎三天的时间。”
斯蒂芬斯意识到团队在追踪信息上浪费了大量时间，于是开始试用Smartsheet。她说:“我知道有可能开发出一种能让我们更有效率的系统。”“我没花多长时间就说服了我的老板。”该团队决定全面采用Smartsheet，将其推广到整个程序中。
工作组高级科学家Patrick Lammie博士说:“Smartsheet是一种可能的工具，它可以帮助我们管理跟踪和报告非常多国家的大量项目的复杂性。”“我对任何一种新软件都持怀疑态度，但我们已经有了很好的产品体验，在这一点上我不得不说，我们真的很依赖它。”ob欧宝娱乐app手机下载
花更多时间服务社区
有了Smartsheet，团队能够找到更好的方法来管理他们的项目，并减少管理开销。斯奈德说:“Smartsheet让我们有机会把所有的东西都整合到一个用户友好的系统中，在这个系统中，我们可以把所有的东西都放在一起，这样我们就可以设计出适合我们复杂环境的东西。”
该团队使用Smartsheet从头到尾跟踪他们的研究组合。团队成员使用表单来获取信息，然后从头到尾地管理项目:执行合同、调度现场工作、订购供应品，等等。这使得查找准确信息的速度大大加快。“这让我们更容易发布一份报告，然后问‘本季度完成了什么?“哪些项目发表了论文?”“那些出版物是什么?”’”托莱多说。“这些出版物只是附在这一行上。没有问题。就在那儿。”
“我不需要去八个不同的地方去获得八个不同的东西。我只去一个地方，”斯奈德补充道。“我可以与我的团队成员分享一个链接，他们可以看到实时信息，当我在办公桌上做出更改时，他们也可以看到这些信息。”
斯奈德说:“在我们有Smartsheet之前，我们的一位捐赠者曾要求了解我们在使用某个研究工具做什么。”“三个人花了三天时间才得到答案。现在只要三分钟。”
整个团队都可以访问程序信息，所以如果一个团队成员正在旅行，不能访问互联网，另一个团队成员可以找到最新的信息。有一次，斯蒂芬斯在印度喀拉拉邦开始了一项临床试验。现场的团队不知道他们是否有正确的最终预算信息，所以斯蒂芬斯查看了Smartsheet，调出了细节。“这真的帮助了我，”斯蒂芬斯说，“知道我得到的信息是最新的、最新的、最后的文件。”有了Smartsheet，版本控制不再是一个问题。
为捐助者提供透明的环境
Smartsheet还帮助团队提高了年度报告的准确性和及时性，他们的三个主要捐助者:比尔和梅林达·盖茨基金会、美国国际开发署和英国援助署。
过去，为每个捐助者撰写年度报告可能需要数月时间。斯蒂芬斯说，现在，“我们能够做一份联合的年度报告，而不是做三份捐助者报告。我们能够在几周内提取所有数据，生成报告，并在仪表板中可视化地呈现数据。这为我们的捐助者创造了一个非常透明的环境。”
该团队还使用仪表板向合作伙伴和捐助者报告他们的研究结果，以便确定下一步的步骤。斯蒂芬斯说:“我们能够从一张表格中提取学习细节，并将其转化为视觉效果——无论是饼图、图表还是地图——以视觉的方式展示我们正在学习的内容。”
这种数据可视化使团队更容易与他们服务的社区中的人们和合作伙伴分享他们的发现，同时在管理任务上花费更少的时间。斯蒂芬斯说:“Smartsheet允许我们使用一个平台来完成所有的工作，并真正专注于该领域的研究。”
“通过使用Smartsheet，我们正在接近世界卫生组织制定的全球消除疾病的目标，”Snyder补充说。“我负责188个项目的项目管理，这些项目影响着全球数百万人的生活。”
Lammie补充说:“我从事这项工作是因为我相信，只要我们有机会消除疾病，我们就有义务去做。参与到能使我们朝着这些目标取得进展的科学中来——这是非常值得的。能够节省(使用Smartsheet的)更多时间来真正做我工作中的科学部分，是一份真正的礼物。”