西开普省大学通过Smartsheet推进其学术使命

西开普省大学在南非的解放斗争中有着令人骄傲的历史。它成立于60年前，从那时起就通过学术和社区参与的努力，继续与压迫、歧视和劣势作斗争。

UWC对高等教育机会、公平和质量的关注源于广泛的实际参与，帮助历史上被边缘化的人充分参与南非社会。该机构拥有约25,000名学生，分布在多个校区，每年约有4,500-5,000名新生加入。

大学在短时间内大量更换资讯科技总监，导致破坏性的结构变化，影响员工士气。员工们不愿公开，因为他们担心自己会受到潜在的影响。这不仅导致团队之间缺乏凝聚力，而且缺乏透明度，最终限制了问责制。

当ICT总监Raymond Crown加入时，他很难全面了解IT系统，因为每个团队都是作为独立的单位工作。为了获得所需的清晰度，他开始寻找一种单一的、集中的机制来整合流程并改进报告。

由于之前使用Excel处理组织任务，Raymond想要一些不需要额外技能或资源的东西，但这将推动大学和员工的问责制。欧宝体育app官方888

在与同事讨论这个问题后，一位大学研究人员向雷蒙德展示了Smartsheet的演示。看到这款软件的运行激起了他的兴趣，试用后很快发现Smartsheet满足了他的所有要求:集中的信息来源，直观的跟踪活动方式，以及轻松可视化流程的平台。

雷蒙德首先在个人层面开始使用Smartsheet，然后将其介绍给他的运营经理，他们立即意识到并接受了它的好处。他们一起探讨了Smartsheet如何提供更好的项目可见性和改进报告。

“我一看到它就喜欢上了。我开始探索，并意识到我可以在一个地方整合来自不同来源的信息。对我来说，这就是智能手机真正开始带来好处的地方，”雷蒙德说。

精简财务报告

大学的年度预算是一项艰巨的任务，大约需要六个月的时间才能完成。IT团队之前使用的流程既笨拙又低效，因此雷蒙德求助于Smartsheet来改进它。

使用Smartsheet计划功能，Raymond不仅使系统完全自动化，而且还创建了一个易于使用的表格来提交预算请求。有了一种更简单的方法来跟踪这些请求，团队就能够简化他们的报告。在会议期间通过仪表板可视化这些信息提供了他们迫切需要的透明度。

Smartsheet还通过保持讨论的一致性改变了这一过程。由于不需要反复回顾，团队可以腾出时间专注于其他任务。由于之前大部分预算工作都是在办公时间之外完成的，所需工作量的减少对团队士气产生了直接的影响。

将逾期付款排除在管道之外

没有一个集中的系统来跟踪采购请求的批准，往往导致付款延迟。在某些情况下，这导致大学不得不支付拖欠或延迟付款给软件提供商的利息。Smartsheet通过提供所有相关信息的概述来帮助员工避免这些处罚。现在，这项工作已经扩展到包括提交文件、签名和付款处理——所有这些都证明了在员工远程工作、无法亲自签名的情况下至关重要。

现在，雷蒙德通过自动化系统收到警报，现在可以立即知道何时有逾期付款，从而更容易快速解决问题。因为他可以追踪到哪个团队对延迟付款负责，他可以从他们分配的预算中扣除费用，帮助推动问责制。

“这为团队节省了大量时间，”雷蒙德说。“他们收集所有的发票和文件，然后在每周的特定时间，他们通过Smartsheet提交给我。一个非常简单的过程，我可以很容易地跟踪我签署的内容。”

减轻风险

流程完全透明的另一个好处是成功管理风险的能力，这是大学的基本要求。使用Smartsheet仪表板，Raymond可以自信地展示跟踪进度和后续解决方案，向利益相关者保证环境处于良好状态。

多亏了Smartsheet，雷蒙德现在有了全面的透明度。他已经能够将预算和采购等流程标准化，提高效率并简化日常工作。

Smartsheet还加强了团队之间的协作和沟通。自使用Smartsheet以来，在自动化流程中，ob欧宝娱乐app手机下载生产力提高了约20%，减少了加班的需要，并带来了更快乐的员工队伍。

最重要的是，实施智能表的经济效益是有形的。“我们目前没有公开的审计发现，”雷蒙德表示。“自从我加入以来，我们已经完成了近170项审计发现。如果没有智能手机让我们能够跟踪和关注事物，我们可能还会在同一个地方。”

总的来说，一般管理已经被精简和改进到这样的程度，团队能够用更少的资源做更多的事情。

有关这个故事的更多信息，请参阅我们的案例研究。