Der vollständige Leitfaden für Einsteiger in Kanban von Top-Experten

Wenn Sie verstehen, wie Kanban entstanden ist, können Sie das Beste aus diesem Projekt-Framework herausholen. Kanban wurde in den 1940er Jahren von einem Ingenieur namens Taiichi Ohno bei Toyota als Bestandskontrollsystem für die Just-in-Time-Fertigung entwickelt.

Ohno想西奇和怀斯inspirieren von der艺术lassen, wie amerikanische Lebensmittelgeschäfte ihre Regale bestückten. Die Kunden kauften, was sie brauchten, und das Geschäft füllte die Bestände je nach Verkaufszahlen und Nachfrageerwartungen auf. Die Geschäfte erkannten, dass es keinen Sinn machte, mehr vorrätig zu halten, als zur Deckung der Kundennachfrage nötig war.

Den Lagerbestand an die Nachfrage anzupassen, erhöhte die Effizienz, reduzierte die Verschwendung und verbesserte die Betriebsabläufe der Lebensmittelhändler. Auch wenn es offensichtlich klingen mag, war dies – und ist es auch heute noch – eine Abkehr von Systemen, die auf von der Geschäftsleitung festgelegten Top-Down-Prozessen mit einem festgelegten Zeitplan verwendeten oder die Inventur auf Grundlage der Lieferantenprioritäten durchführten.

Kanban nutzt die Macht visueller Informationen

Anstatt die Bestände ohne Rücksicht auf die Verkaufszahlen einzulagern, passten diese japanischen Lebensmittelgeschäfte ihre Bestellungen an, je nachdem, welche Produkte erschöpft waren. Sie nutzten den visuellen Hinweis, dass die Regale sich leerten. Toyota nahm diese Praxis auf und nutzte sie, um das Fertigungssystem zu verbessern. Anstatt einem Team Arbeit aufzudrängen, wurde mit Kanban die Arbeit als Reaktion auf die Nachfrage abgerufen, ähnlich der Art und Weise, wie die Lebensmittelläden ihre Regale auffüllten.

Kanban selbst ist ein japanisches Wort, das so viel wie Schild, Karte oder Plakat bedeutet. Bei Toyota benutzten die Arbeiter am Fließband physische Marken als Signale für die Just-in-Time-Bestandsauffüllung und die Bestandskontrolle. In der heutigen Zeit sind dies gedruckte Barcodes, die an einem physischen Objekt wie einem Tablett oder einer Palette angebracht sind.

Kanban war in der Industrie für materielle Güter, z. B. in der Fertigung und im Großhandel, gut etabliert. Um die Verwendung auf immaterielle Güter anzupassen, mussten die physischen Karten durch visuelle Signale ersetzt werden, die oft als Zahlen auf einer Tafel angezeigt oder mit Hilfe von Software bereitgestellt wurden. Virtuelle Kanban-Systeme wurden eingesetzt, um die Flexibilität bestehender Softwareentwicklungsprozesse zu verbessern, und die Technik setzte sich mit dem Aufkommen der Agile-Softwareentwicklung durch. Heute wird es in allen Branchen eingesetzt, vom Einzelhandel bis zum Gesundheitswesen, und viele Menschen halten es für ein unschätzbares Hilfsmittel, um ihre eigenen Aufgabenlisten zu verwalten.

„Alle Teams und Projekte können Kanban nutzen“, sagtGrady Brumbaugh, Kanban-Trainer bei The Digital Innovation Group. „Ein Arbeitsumfeld, in dem Kanban gedeiht, ist eines, in dem die Lieferfristen knapp bemessen sind und in dem diejenigen, die die Arbeit priorisieren, eine Entscheidung auf Grundlage der Verarbeitungsreihenfolge treffen können.“

Kanban ist zugleich eine Denkweise und eine Methode

David J. Anderson war mit den Ergebnissen, die er Mitte der 2000er Jahre beim Einsatz von Kanban-Systemen bei Microsoft erzielte, so zufrieden, dass er es zum Kern seiner Methode der Ankurbelung der kontinuierlichen Verbesserung in Unternehmen machte. Toyota nennt dieses Konzept Kaizen. Anderson hat seine Methode zur kontinuierlichen Verbesserung nach den Kanban-Systemen benannt, die sie ermöglichen. In seinem Buch „Kanban - Successful Evolutionary Change for Your Technology Business“ beschreibt er sechs wichtige Praktiken, die zu diesen Ergebnissen führen.

1. Arbeit visualisieren
2. Laufende Arbeit begrenzen (WIP):
3. Arbeitsablauf verwalten
4. Richtlinien explizit machen
5. Rückmeldungsschleifen implementieren
6. Zusammenarbeit verbessern, experimentell weiterentwickeln

Davon sind die ersten drei die wichtigsten.

Arbeit visualisieren –Ein Kernstück von Kanban ist ein Tafel, auf dem der Arbeitsablauf dargestellt ist – das Erbe der Schilder bei Toyota. Dies kann ein Schwarzes Brett, ein Whiteboard oder ein Online-Tool sein. Spalten stellen die Schritte in Ihrem Prozess dar und unter jeder Spalte führen Sie die entsprechenden Vorgänge oder Aufgaben auf. Diese können Sie auf Karten oder Haftnotizen schreiben, wenn Sie eine physische Tafel verwenden.

Eine einfache Einteilung einer Kanban-Tafel wäre: Offen, In Arbeit, und Erledigt. Dies entspricht einem Kanban-System mit drei Behältern, wie es in der Fertigung für Teile am Verwendungsort, Teile im Lager und Teile beim Lieferanten verwendet wird – ein System, das dafür sorgt, dass den Arbeitern nie die Teile ausgehen.

Ein Kanban-Board kann aber auch für komplexere Prozesse mit vielen Schritten eingesetzt werden. Wenn Sie an einem komplizierten Projekt arbeiten, können Sie die Karten je nach Art der Aufgabe farblich kodieren.

Laufende Arbeit begrenzen (WIP)–Dies ist ein Prinzip, das für Überflieger schwer zu akzeptieren ist. Kanban geht jedoch davon aus, dass man effektiver sein und mehr erreichen kann, wenn man versucht, weniger zu tun. Auf den ersten Blick scheint dies kontraintuitiv zu sein, aber die meisten von uns haben die Erfahrung gemacht, dass wir uns in einem bestimmten Zeitrahmen nur eine bestimmte Menge vornehmen und in hoher Qualität ausführen können. Noch mehr und etwas entgleitet.

Kanban-Experten sagen, dass die WIP-Grenze geradezu magische Auswirkungen auf die Effizienz hat, da die Team-Mitglieder in jeder Phase des Arbeitsablaufs nur genau die ideale Anzahl von Aufgaben auf einmal bearbeiten. Sie nehmen keine weitere Arbeit an, bis sie etwas abgeschlossen haben. Kein kopfloses Verhalten mehr!

„Kanban ist das perfekte Werkzeug zur Begrenzung laufender Arbeit, was nachweislich zu einer insgesamt schnelleren Abarbeitung führt… Personal Kanban bringt diesen Nutzen täglich zu Ihrer persönliche To-Do-Liste und könnte das neue Geheimnis hocheffektiver Menschen sein“, so Joe Justice, Präsident von Scrum Inc.

Die WIP-Grenzen werden umgesetzt, indem in jeder Spalte Ihrer Kanban-Tafel nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben zugelassen wird. Dies erfordert eine Priorisierung der Arbeiten. „Slack ist der einzige Weg, wie wir uns verbessern können… Lean Kanban ist die einzige Methodik, die dieses Konzept tatsächlich zu einem Grundpfeiler ihres Ansatzes macht und nach diesem Konzept arbeitet. Die WIP-Grenze ist der einzige Weg, um sich zu verbessern“, sagt Daniel Doiron, Lean Kanban Trainer bei CC Pace.

Arbeitsablauf verwalten–Eine Stärke von Kanban besteht darin, dass Sie dort mit Ihrem bestehenden Prozess beginnen, wo Sie sich gerade befinden. Sie müssen nicht von heute auf morgen alles auf einen Prozess umstellen, den Sie aus einer Fallstudie der Harvard Business School übernommen haben.

Kanban erlaubt es Ihnen, sich kontinuierlich zu verbessern, indem es ein Bewusstsein dafür schafft und Diskussionen darüber anregt, wie Sie Ihren Prozess weiterentwickeln können. So können Sie das, was funktioniert, beibehalten und vermeiden eine Implosion durch zu viele große Änderungen auf einmal. Stattdessen nehmen Sie schrittweise Verbesserungen vor, indem Sie überprüfen, wo Ineffizienzen liegen und aus Fehlern lernen.

Laut LeanKanban Inc. sollte der Arbeitsablauf bei Kanban die Durchlaufzeiten minimieren, die Lieferung von Werten maximieren und so vorhersehbar wie möglich sein. CEO David Anderson im Essential Kanban Condensed ebook. Mit Kanban können Sie Engpässe erkennen, sie schnell beseitigen und verhindern, dass sie erneut auftreten.

Sehen Sie, wie einfach die Kanban-Tafel Engpässe aufzeigt?

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Steuerung des Arbeitsablaufs in Kanban ist das Verständnis dafür, dass die ideale Anzahl von Aufgaben an verschiedenen Punkten Ihres Prozesses variieren wird. Ein Softwareentwickler kann vielleicht nur eine Funktion auf einmal programmieren, während ein technischer Redakteur an mehreren Unterlagen arbeiten kann. Das kann zu einem Problem und sogar zu Reibungen führen, wenn sie unterschiedlich schnell produzieren.

Denken Sie daran, dass das Schlüsselkonzept von Kanban darin besteht, dass jedes Team-Mitglied Aufgaben abarbeitet, wenn es dazu bereit ist. (Das Lebensmittelgeschäft bestellt solange kein Inventar, bis es knapp wird.) Bei Bedarf können Sie auf Ihrem Board Pufferspalten mit begrenzter Kapazität hinzufügen, um zu verhindern, dass Aufgaben an Team-Mitglieder übertragen werden.

Kanban hilft Ihnen, Ihre Aufgaben immer besser zu erledigen, indem es kontinuierliche Verbesserungen in das Modell einbaut. Dabei können Sie einige Metriken verfolgen, die Ihnen helfen, Ihre Ineffizienzen zu erkennen. Zu den am häufigsten von Kanban-Projektmanagern betrachteten Metriken gehören:

• Zykluszeit oder Vorlaufzeit –体育运动viele Tage dauert es, bis sich eine Aufgabe oder ein Element vollständig durch Ihren Prozess bewegt.
• Durchsatz –体育运动viele Elemente in einem bestimmten Zeitrahmen abgeschlossen werden können.
• Fälligkeitsdatumsleistung –体育运动viele Tage liegt ein Element vor oder hinter dem geplanten Abschlussdatum.
• Blockaden -体育运动viele Aufgabenstaus treten auf und wie lange halten Sie an.
• Qualität –Dies kann durch Fehler oder Mängel in einem Zeitraum dargestellt werden.

Sie könnten zum Beispiel täglich aufzeichnen, wie viele Aufgaben sich in jeder Spalte Ihres Diagramms oder weiter unten in Ihrem Arbeitsablauf befinden. Sie können sogar klassifizieren, wie viele davon gefährdet, verspätet oder stark verspätet sind. Bald werden sich Trends zeigen.

Projektmanagement-Methoden haben sich verbreitet – einschließlich PRINCE2 und Six Sigma – aber immer mehr Projekte scheitern, gemäß der Veröffentlichung „Pulse of the Profession.“ des Project Management Institute (PMI) aus dem Jahr 2016. Das bedeutet, dass Unternehmen bei vielen wichtigen Vorhaben Geld verlieren. Das PMI stellte fest, dass weniger als die Hälfte der Projekte im Budgetrahmen abgeschlossen werden und die ursprünglich gesteckten Ziele erreichen.

Wir werden kurz darauf eingehen, wie Kanban im Vergleich zu anderen Projektmethodiken abschneidet. Für den Moment genügt es jedoch zu sagen, dass Projektmanager sich zu Kanban hingezogen fühlen, weil es erfolgreich einige Unzulänglichkeiten anderer Frameworks überwindet. Dazu gehören Schwierigkeiten bei der Skalierung von Projekten auf Unternehmensebene und bei der Koordination von mehreren Teams.

Kanban-Experten nennen Vorteile, darunter:

• Gesteigerte Effizienz.
• Weniger Verschwendung
• Bessere Kommunikation
• Schnellere Problemlösungen
• Einfache Umsetzung
• Flexibel
• Höhere Qualität

Kanban-Teams sagen insbesondere, dass die Tafel es einfacher macht, herauszufinden, wo ihr Projekt steht, wer was tut und was jedes Team-Mitglied gerade tun muss. WIP-Grenzen halten den Durchsatz hoch.

Jim Benson, Geschäftsführer des BeratungsunternehmensModus Cooperandi, sagt, dass Kanban durch den Einsatz von Visualisierung dabei hilft,neun zentrale Fragenzu beantworten, darunter, was gebaut wird, was festgefahren ist, wer Hilfe benötigt, was fertiggestellt wurde und wann Ergebnisse zu erwarten sind.

Die meisten Experten sehen Kanban als eine Form vonAgile, einer Philosophie des iterativen Projektmanagements, die im Gegensatz zu einem traditionellen Projekt-Framework wie Waterfall steht, das auf sequenzielle Entwicklungen aufbaut. Eine eng verwandte Strömung istLean, die ebenfalls aus den Produktionsverfahren von Toyota hervorgegangen ist und zu deren Kernprinzipien Folgendes gehört: Verschwendung vermeiden, Lernen verstärken, so spät wie möglich entscheiden, so schnell wie möglich liefern und das Team unterstützen.

Die bekannteste Agile-Technik istScrum, das sich um einen Arbeitssprint – einen festgelegten Zeitraum, in der Regel von zwei bis vier Wochen – organisiert, während dessen die Arbeit stattfindet. Es beinhaltet einige Regeln, Rollen und Strukturen, wie das Team arbeitet. Die Selbstorganisation von Teams wird nachdrücklich betont. Kanban ist weniger strukturiert und anpassungsfähiger als Scrum und enthält weniger Regeln. Sie können Kanban-Prinzipien auf jeden Prozess anwenden, den Sie bereits verwenden. Kanban ist nicht wie Scrum zeitlich gebunden, sondern begrenzt die Menge der laufenden Arbeiten, um Veränderungen voranzutreiben.

Die generelle Meinung von Projektmanagern, die sich mit neuen Methoden befassen, ist, dass Scrum die bessere Wahl ist, wenn ein Unternehmen eine radikale Veränderung benötigt. Wenn Sie über einige Prozesse verfügen, die gut funktionieren, können Sie sich mit Kanban im Laufe der Zeit verbessern, ohne durch umfangreiche, plötzliche Änderungen gestört zu werden.

Scrum gilt mit seinen strengen Zeitvorgaben als die natürlichere Wahl für Teams, die bestimmte Zeitabläufe einhalten müssen. Coach David Hawks von Agile Velocityempfiehlt, einige wichtige Fragen zu stellen, um festzustellen, ob Kanban für Sie geeignet ist. Er führt aus, dass Kanban gut für Teams geeignet ist, deren Prioritäten sich häufig ändern, die Arbeit in kleine, gleichgroße Teile aufgliedern können und die eine ausgeprägte Kultur der kontinuierlichen Verbesserung haben.

Die Meinungen dazu sind geteilt. Anderson sagt, dass es zahlreiche Anhaltspunkte aus veröffentlichten Fallstudien gibt, dass es nicht notwendig ist, die Arbeit in kleine, gleichförmige Einheiten aufzuteilen, und dass Kanban in der Tat problemlos für Arbeiten mit einer Mischung aus Größe, Komplexität und Dringlichkeit funktioniert.

Hawks ist der Meinung, dass Kanban eine gute Wahl ist, wenn die oberste Priorität darin besteht, auf die Bedürfnisse der Kunden einzugehen, da es die Flexibilität bietet, die Chargengröße und die Durchlaufzeit zu reduzieren. Es ist auch gut für Organisationen geeignet, die nur eine begrenzte Bereitschaft zur Veränderung zeigen und wenig Bedarf für Zeremonien haben.

„Was meine persönliche Weisheit angeht, so gefällt mir ein Motto: Wenn Sie Agile ausprobieren wollen und mit Scrum nicht zurechtkommen, versuchen Sie es mit Kanban. Es ist ein hervorragendes Hilfsmittel, um Vertrauen innerhalb einer Organisation aufzubauen. Es gibt auch den Ton an, damit die Leute verstehen, wie eine Sprint-Kadenz in der Welt von Scrum funktioniert“, sagt Brumbaugh von The Delivery Innovation Group.

„Kanban kann in jedem Bereich eingesetzt werden, aber ich habe festgestellt, dass es am besten in einer Produktentwicklungsumgebung funktioniert. Ich würde Kanban nicht in einer Partnerschaft oder an einem Ort einsetzen, an dem sich die Beteiligten nicht auf eine... Liste von Prioritäten einigen können“, fügte Brumbaugh hinzu.

体育运动bereits erwähnt, ist Kanban sehr flexibel und dessen Grundsätze können auf alles angewendet werden, sogar auf Scrum. Als Kanban immer beliebter wurde, begannen Scrum-Teams, die sich für Lean- und Kanban-Ideen interessierten, zu überlegen, wie sie diese integrieren könnten. So entstanden Mischformen, die im Volksmund Scrumban genannt werden.

Scrumban versucht, das Beste aus beiden Welten zu vereinen, indem es Scrum um WIP-Grenzen und Visualisierung ergänzt. Scrum-Master Savita Pahuja empfiehlt Scrumban fürWartungsprojekteund ereignisgesteuerte Aufgaben.

Klingt Kanban wie etwas, das Sie in Ihrem Unternehmen einführen möchten? Wenn Sie sich entschlossen haben, Kanban einzuführen, benötigen Sie Folgendes, um loszulegen:

• Eine Tafel – eine physische oder webbasierte
• Akzeptanz der Führungsebene
• Schulungen in Kanban-Techniken oder einem Coach
• Engagement der Projektbeteiligten

Lawrence Roybal, Geschäftsführer der Oxford Solutions Group, der Unternehmen des Gesundheitswesens in Kanban gecoacht hat, empfiehlt Kanban-Projektteams von nicht mehr als neun Personen, einschließlich aller Berater. So bleibt die Gruppe kohärent und die ungerade Anzahl der Mitglieder erleichtert die Entscheidungsfindung. „Es ist wichtig, dass die Gruppe die richtige Zusammensetzung der Teilnehmer hat, einschließlich der Endnutzer und der Vertreter aller betroffenen Bereiche des Unternehmens“, führt er aus.

“Bevor您静脉Projekt麻省理工学院看板starten solltenSie ein Planungstreffen abhalten, um festzustellen, ob die Projektgruppe die richtigen Teilnehmer hat, um erfolgreich sein zu können“, rät Roybal. Einer der häufigsten Fehler ist, nicht bereits früh das Engagement der Beteiligten zu erhalten.

Vorbereiten durch das Erlernen von Kanban

Wenn Sie es mit komplexen Projekten zu tun haben, können Sie einen Coach hinzuziehen, ein anderes Team begleiten, das Kanban bereits erfolgreich einsetzt, und an Workshops und Schulungen teilnehmen, bevor Sie versuchen, selbst ein Projekt zu leiten.

„Training ist ein Muss und sollte erfahrungsorientiert sein, d. h. mehr Workshops und Übungen, weniger Folien und Vorträge“, sagt Coach und TrainerMichael Alexandervon SolutionsIQ. „Die Eignung und Einstellung bestimmt den Schulungsbedarf. Ein Team, das bereit ist, zu lernen und neue Gewohnheiten anzunehmen, braucht vielleicht keinen Coach. Ein Projektmanager, der über ein Team verfügt, das Veränderungen skeptisch gegenübersteht, wird einen Coach brauchen, der ihm hilft, die Lean-Agile-Gewohnheiten des Teams zu entwickeln."

Häufige Fallstricke bei der Kanban-Implementierung

Die Umstellung auf Kanban ist nicht ohne Fallstricke. Ein häufiger Fehler ist der Versuch, zu viele Veränderungen auf einmal durchzuführen, was dem evolutionären und nicht dem revolutionären Ansatz von Kaban zuwiderläuft.

„Schreiten Sie langsam voran. Legen Sie im ersten Monat nur einen Kilometer und keine zehn zurück“, sagt Roybal.

Andere Fehler, die Grumbaugh häufig feststellt, sind fehlende klare Prioritäten und dass Aufgaben durch Hin- und Herschieben in der Bearbeitung verzögert werden. „Kurz gesagt: Wenn Sie mit der Arbeit beginnen, sollten Sie Aufgaben beenden, bevor Sie zur nächsten Priorität übergehen“, sagte er.

Außerdem stolpern Neulinge häufig darüber, dass sie nicht deutlich machen, woran sie gerade arbeiten und woran nicht.

安德森·冯·LeanKanban静脉马derßgeblichen盟toritäten in Sachen Kanban und Begründer der Kanban-Methode, die im Projektmanagement eingesetzt wird, gibt an, dass mit der Verbreitung von Kanban neue Anwender eher nach Werkzeugen und Lösungen für bestimmte Herausforderungen suchen, als einer Strömung zu folgen, wie dies bei früheren Anhängern der Fall war.

Er nennt zwei Hauptgründe, warum diese Projektmanager mit Kanban scheitern

• Ein sachkundiger Projektmanager versucht, das Framework in einer Organisation einzuführen, die noch nicht für Abruf-Methoden bereit ist, und andere wichtige Interessengruppen werden nicht in das Design einbezogen. „Stattdessen wird es ihnen auferlegt und sie sind nicht bereit“, sagt er.
• Kanban wird anfangs eingeführt, aber es kommt nicht zu Verbesserungen und es scheitert an der Umsetzung. Dies ist in der Regel auf einen Mangel an Kanban-Kenntnissen und die anfängliche Konzentration „auf Probleme mit geringem Wert wie Visualisierung und Zusammenarbeit zurückzuführen, ohne jedoch Mechanismen zu implementieren, die die Motivation für weitere Verbesserungen erhöhen“, so Anderson.

Anderson merkt an, dass das erste Problem von einem Coach ausgehen kann, der sein eigenes Fachwissen unter Beweis stellen und schneller vorankommen will, als die Organisation es verkraften kann. „Das zweite Problem betrifft das mangelnde Wissen und die mangelnde Ausbildung in Bezug auf Kanban - ein oberflächliches Verständnis und ein Mangel an Ausbildung auf Seiten des für den Wandel Verantwortlichen. In gewisser Weise kann dies auch auf Arroganz zurückzuführen sein, auf die Überzeugung, dass sie bereits ‚alles wissen‘, was aber nicht annähernd ausreicht, um ein erfolgreiches und produktives Ergebnis zu gewährleisten“, meint Anderson.

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