Die vier Verknüpfungstypen
RACI weist vier Teilnehmertypen auf, die im Anschluss erläutert werden. Sie müssen unbedingt jeden dieser Typen verstehen, bevor Sie eine RACI-Matrix erstellen können.
Responsible(Verantwortlicher)
Eine Rolle, die für die Fertigstellung der Aufgabe oder Lieferung verantwortlich ist. Wenn die Rolle des Verantwortlichen beispielsweise technischer Autor ist, ist der technische Autor möglicherweise für das Verfassen von Online-Hilfedateien zuständig. Ein Softwareentwickler würde die Hilfedateien nicht schreiben, integriert diese jedoch vielleicht in das Produkt, was wiederum eine andere Aufgabe wäre.
Accountable(Rechenschaftspflichtiger)
Die Rolle des Rechenschaftspflichtigen besitzt die finale Autorität oder Rechenschaftspflicht für den Abschluss der Aufgabe. Wie im vorherigen Beispiel des technischen Autors, der eine Onlinehilfe entwickelt, und des Softwareentwicklers, der die Hilfedateien integriert, könnte ein Produktmanager verantwortlich dafür sein, dass die Dateien auch tatsächlich im Produkt angekommen sind.
Consulted(Berater)
Eine Rolle, die zurate gezogen wird, ist ein Berater für eine Aufgabe. EinScrum Masterkann beispielsweise zurate gezogen werden, weil er ein Experte auf seinem Gebiet ist. Berater sollten sorgfältig ausgewählt werden, da zu viele Personen mit dieser Rolle die für die Erledigung der Aufgabe erforderliche Zeit in die Länge ziehen und das Risiko eines unzureichenden Ergebnisses erhöhen können.
Informed(Informierter)
一张罗尔,死informiert将,将bezüglich der Aufgabenerfüllung auf dem neuesten Stand gehalten. Durch das Erstellen eines Diagramms zu dieser Rolle werden die Abhängigkeiten veranschaulicht und es wird sichergestellt, dass die Transparenz bezüglich des Aufgabenstatus gewahrt bleibt. Die Identifizierung der Personen, die Statusupdates benötigen, kann komplex sein, weshalb es sich lohnt, sich die Zeit zu nehmen, um verschiedene Rollen zurate zu ziehen, um zu entscheiden, ob sie darüber informiert werden sollen, wenn eine Aufgabe abgeschlossen wird. Der Vertriebsmanager benötigt beispielsweise vielleicht Statusupdates, weil ein Kunde ein besonderes Interesse an der Entwicklung einer Funktion hat.
Wann Sie RACI verwenden sollten
Eine RACI-Matrix ist als allgemeine Vorgehensweise im Rahmen des Projektmanagement praktisch, es gibt jedoch einige eindeutige Indikatoren, die für die Anwendung des RACI-Grundsatzes sprechen.
- Wenn der Genehmigungsprozess festgefahren ist, kann dies auf Unklarheiten bezüglich der Rollen zurückzuführen sein.
- Wenn Entscheidungen häufig verworfen werden, und das scheinbar willkürlich, ist dies auch eine Situation, die durch eine Klarstellung der Rollen optimiert werden kann.
- Eine weitere häufig auftretende Situation ist, dass viele Personen dieselben Analyseaufgaben durchführen. Wenn Aufgaben nicht erledigt werden, kann dies daran liegen, dass niemand weiß, dass er dafür zuständig ist.
- Wenn die Kompetenz für die Durchführung von Aufgaben nicht verstanden wird, ist es vielleicht an der Zeit, Rollen und Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen zu definieren.
Die Eliminierung dieser Art von Verwirrung und die klare Definition von Rollen und Aufgaben sind die wichtigsten Funktionen einer RACI-Matrix.
RACI ist eines der beliebtesten Modelle, es gibt jedoch auch verschiedene Alternativen, wie beispielsweise:
- PACSI– Wird in Situationen verwendet, in denen verschiedene Entscheidungsträger die Arbeit einer einzelnen rechenschaftspflichtigen Person prüfen und ein Veto einlegen können. Die Rollen umfassen Performed (Durchgeführt), Accountable (Verantwortlich), Control (Kontrolle), Suggested (Empfohlen) und Informed (Informiert).
- RAPID– Geschaffen von Bain & Company zur klaren Definition der Entscheidungskompetenz durch eine klare Absteckung der Rollen und Verantwortlichkeiten. Die Rollen umfassen Recommend (Empfehlen), Agree (Zustimmen), Perform (Durchführen), Input (Meinung) und Decide (Entscheiden).
Der Wert von RACI
Die Implementierung eines RACI-Modells erlaubt Ihnen die Einbeziehung qualifizierterer Köpfe in Ihre Projekte. Und die Entwicklung dieses Diagramms ist ganz einfach. Projektmanager werden es zu schätzen wissen, dass sie diese Methode verwenden können, um schnell ein Diagramm zu erstellen, dass eine Projektzuweisung auf einen Blick ermöglicht.
Die Vorteile von RACI umfassen:
- Die Eliminierung von Missverständnissen bezüglich Rollen.
- Die Verhinderung der Überbuchung von Ressourcen für ein Projekt und der Unterbuchung für ein anderes.
- Die klare Definition der Rollen für alle Personen, die diese ausfüllen (das klare Verständnis der Erwartungen ist der Schlüssel für einen reibungslosen Projektablauf und reduziert die Notwendigkeit der späteren Konfliktlösung).
- Die Gewährleistung, dass keine Aufgabe bei der Ressourcenzuweisung übersehen werden.
- Die Bereitstellung einer schnellen und effizienten Möglichkeit zur erneuten Zuweisung von Ressourcen, wenn eine gewisse Fluktuation besteht. Neue Personen können schnell ihre Rollen in einem Projekt und die Rollen der Personen, mit denen sie interagieren müssen, identifizieren.
Und schließlich, da die KategorieInformeddie gleiche Gewichtung erhält, ermutigt die RACI-Matrix zur rollenübergreifenden Kommunikation. Die Kommunikation ist der Schlüssel für das klare Verständnis der Erwartungen, was zu einem reibungslosen Projektablauf führt.
RACI-Matrizen
Ein RACI-Diagramm ist eine Matrix aller Projektaktivitäten, die mit den verantwortlichen Personen oder Rollen verknüpft sind. „Alle Projektaktivitäten“ umfassen alles ab dem Tag des Projektstarts, wie z. B. Planung, Tests, Design, Unterstützung usw.
Die Schaffung einer RACI-Matrix umfasst die folgenden Schritte:
- Entscheidung über das Matrixdiagramm– Sie können eine beliebige Anzahl von Tools oder Vorlagen verwenden, einschließlich einer Tabelle, eines Whiteboards oder einer Softwarelösung.
- Identifizierung der Projektaufgaben (oder Lieferungen)– Treffen Sie sich mit den wichtigen Entscheidungsträgern, um eine Liste der Projektaufgaben zu entwickeln. Zum Zwecke dieser Erörterung umfassen „Aufgaben“ Aktivitäten wie z. B. Meetings oder Events, die stattfinden müssen, sowie alle Liefergegenstände wie Funktionen oder Produkte. Aufgaben werden auf der X- oder der Y-Achse der Matrix eingetragen. Wenn Sie z. B. ein Diagramm für ein Softwareprojekt erstellen, das unter Agile entwickelt wurde, kann das Sprint Demo Meeting eine erforderliche Aktivität sein, die als Aufgabe in der Matrix enthalten sein sollte. Vergessen Sie nicht, die Pflege der RACI-Matrix als Aufgabe hinzuzufügen. Der Projektmanager pflegt üblicherweise die RACI-Matrix.
- Identifizierung der Projektrollen– Projektrollen werden entlang der Matrixachse eingetragen, die nicht für die Aufgaben verwendet wurde. Durch die Projektrollen wird die Matrix einfacher zu verstehen und kann für das Hinzufügen von Daten, die Sie vielleicht vergessen hatten, praktisch sein. Wenn Sie die Rollen identifizieren, werden Ihnen Aufgaben für diese Rollen einfallen, die Sie dann zur Aufgabenachse hinzufügen sollten. Die Aufgabenachse ist auch hilfreich, um Rollen zu identifizieren und die Ressourcenzuordnung klar zu definieren. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um die Rollen auch zu benennen – ein Name pro Rolle ist optimal.
- Kennzeichnung der Schnittstellen der Achsen– Wo die X- und die Y-Achse sich überschneiden, sollten Sie die Schnittstelle mit R, A, C oder I kennzeichnen, um die Matrix mit den Personen abzuschließen, die für die jeweilige Aufgabe die Rolle Responsible, Accountable, Consulted oder Informed innehaben.
RACI-Richtlinien
Auch wenn eine RACI-Matrix für ein Projekt spezifisch ist, gibt es einige allgemeine Richtlinien oder bewährte Vorgehensweisen, die berücksichtigt werden sollten:
- Mehrere Überwachungsebenen vermeiden – eine Ebene ist ausreichend
- Zur Teamarbeit ermutigen
- Den Diagrammfluss erhalten – nehmen Sie Änderungen wie erforderlich vor und lassen Sie die Personen wissen, wenn sich Dinge ändern
- Nur einen Rechenschaftspflichtigen pro Aufgabe zuweisen
- Stellen Sie sicher, dass die zugewiesenen Rechenschaftspflichtigen die Autorität haben, um sicherzustellen, dass die Aufgabe abgeschlossen wird
- Zu viele Berater vermeiden, da dies zu zeitaufwändig werden kann (Warten auf Antworten, Erfassen von Meinungen usw.) Zu wenige Berater können jedoch das Ergebnis beeinträchtigen, weshalb ein gutes Gleichgewicht angestrebt werden sollte
- Alle Personen über die ihnen zugewiesene Rolle informieren
Die richtige RACI-Vorlage finden
RACI-Vorlagen sparen Ihnen Zeit und bieten einen guten Ausgangspunkt für die Erstellung Ihres Diagramms. Es sind jedoch zahlreiche Vorlagen verfügbar und Sie sollten sich die verschiedenen Stile ansehen, um diejenige zu finden, die am besten zu Ihren Projektanforderungen passt.
Einige Vorlagen verwenden die X-Achse für die Aufgaben und die Y-Achse für die Rollen, bei anderen ist es umgekehrt. Wenn es mehr Aufgaben als Rollen gibt, was üblicherweise der Fall ist, ist es einfacher, die X-Achse für Aufgaben und die Y-Achse für Rollen zu verwenden, da Sie dadurch die höchste Anzahl an Rollen pro Aufgabe auf den meisten Computerbildschirmen auf einen Blick sehen können. Auf der anderen Seite finden Sie es vielleicht einfacher, ein Diagramm basierend auf der Rolle zu filtern (z. B. das Filtern, um nur die „I“-Rollen für eine bestimmte Aufgabe anzuzeigen), wobei die Aufgaben auf der X-Achse angegeben sind. Darüber hinaus verwenden die meisten Vorlagen eine Form der Farbcodierung.
Unabhängig von der ausgewählten Vorlage eliminiert die Nutzung einer Vorlage eine Menge grundlegender Arbeiten beim Aufbau des Diagramms, wodurch Sie mehr Zeit für die Definition von Rollen und Aufgaben haben.
RACI-Projektmanagement
RACI-Analyse
Das RACI-Projektmanagement konzentriert sich auf die Analyse und Verwaltung der RACI-Matrix zur Erkennung von Problemen, Lösung von Rollenkonflikten, Prüfung der Rollenkategorien und Bereitstellung einer Möglichkeit für das Team, Feedback zu geben. Die Analyse sollte im Rahmen eines Teammeetings erfolgen, auch wenn an dem Meeting vielleicht nicht jeder einzelne Rolleninhaber teilnehmen muss.
Eine RACI-Matrix wird vertikal und horizontal analysiert. Hier sind einige Punkte, die Sie bei der Prüfung der Rollenachse bedenken sollten (unabhängig von der horizontalen oder vertikalen Ausrichtung):
- Wenn eine Rolle zu viele Verantwortlichkeiten umfasst, sollten möglicherweise einige davon anderweitig zugewiesen werden, oder sollten mehr Personen der Rolle zugewiesen werden?
- Wenn nur eine Person rechenschaftspflichtig ist, kann man wirklich erwarten, dass diese Person alle Entscheidungen trifft und könnte das Projekt durch die Schaffung einer Engstelle gefährdet werden?
- Hier sind einige Punkte, die Sie bei der Prüfung der Aufgabenachse bedenken sollten (unabhängig von der horizontalen oder vertikalen Ausrichtung):
- Wenn es für eine Aufgabe keinen Verantwortlichen gibt, sollte jemandem diese Rolle zugewiesen werden oder sollte die Aufgabe gestrichen werden?
- Wenn es eine Aufgabe ohne Rechenschaftspflichtigen gibt, wer hat die Kompetenz, Entscheidungen zu treffen?
- Wenn es mehrere Rechenschaftspflichtige für eine Aufgabe gibt, sollten Konflikte vermieden werden, indem eine einzelne Person der Rechenschaftspflichtige wird.
- Wenn zu viele Personen als Berater fungieren, überprüfen Sie, ob eine Person bestimmt werden kann, die mit den anderen Beteiligten spricht.
Verwirrung bezüglich der Rollen
Es kommt während des Lebenszyklus eines Projekts häufig vor, dass Teammitglieder verwirrt sind, was ihre Rolle angeht. Eine RACI-Matrix ist hilfreich für die klare Bezeichnung der Rollen, die mit einem Projekt verknüpft sind, sowie für die Steigerung der Produktivität, insbesondere, wenn Unklarheiten bezüglich der Rollen herrschen. Einige Anzeichen dafür, dass Unklarheiten bezüglich der Rollen herrschen, sind:
- Bedenken, wer Entscheidungen trifft——死Entscheider信德ublicherweise als Accountable gekennzeichnet, aber es kann vorkommen, dass Entscheidungen durch die als Responsible angegebene Person getroffen werden. Wenn dies der Fall ist, sollte das Team wissen, wer in welcher Situation entscheidet.
- Mit dem Finger zeigen– Wenn Arbeiten nicht pünktlich abgeschlossen werden, wird möglicherweise mit dem Finger auf Personen gezeigt. Der Schlüssel zur Vermeidung ist zu wissen, wer verantwortlich ist.
- Schlechte Ressourcenzuordnung– Die RACI-Matrix sollte die Ressourcen klar zuordnen, aber manchmal kann eine einzelne Aufgabe sehr anspruchsvoll sein, was zu Problemen in Zusammenhang damit führen kann, wer was wann macht.
- Mangel an Aktion aufgrund ineffektiver Kommunikation——风景明信片的人要是不informiert将,魏ß您vielleicht nicht, dass sie eine Aufgabe ausführen soll.
- Zu viele Beratungen, weil die falschen Personen zurate gezogen werden– Die Rolle „Consulted“ sollte klar zugewiesen werden, um zu vermeiden, dass der Projektzeitplan ins Wanken gerät.
Es ist die Pflicht des Projektmanagers einzuschreiten, wenn scheinbar Verwirrung bezüglich der Rollen herrscht, und die Rollen klar zu definieren, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Erwartungen kennen.
Smartsheet für das Projektmanagement
Smartsheet ist eine Projektmanagementplattform, die von Tabellenblättern inspiriert wurde, jedoch zusätzlich leistungsstarke Funktionen für Zusammenarbeit und Kommunikation bietet. Durch die Bereitstellung einer breiten Palette von Ansichten, einschließlich Gantt, Kalender, Tabellenblatt und Dashboards, können Sie Projekte nach Ihren Vorstellungen verwalten. Verfolgen Sie die Projektanforderungen nach, speichern Sie Dokumente, erstellen Sie Zeitachsen und organisieren Sie wichtige Details.
