Content-Marketing-Projektmanagement-Toolkit: Workflows, Vorlagen und Checklisten

Content-Marketing-Workflows sprechen Ihr Team möglicherweise nicht genauso an wie kreative Content-Ideen. Trotzdem ist erfolgreiches Content-Marketing ohne einen starken Workflow nicht möglich. Um einen Marketing-Workflow zu definieren, müssen Sie alle Aufgaben und deren Dauer festlegen. Listen Sie anschließend alle Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder auf. Der letzte Schritt besteht darin, die Personen und Aufgaben in eine logische Reihenfolge zu bringen. Das Ziel ist es, einen nachhaltigen Prozess zu entwickeln, um neue Inhalte zu erstellen, zu veröffentlichen und zu teilen.

„Zunächst schlüsselt man alles nach Projekten, Checklisten und verwandten Aufgaben auf“, erklärt Pendleton. „Das Wichtigste ist, dass man dabei nichts verwendet, woraus am Ende eine riesige To-do-Liste entsteht. Sonst ist man schnell überfordert.“ Laut Pendleton ist es einer der größten Fehler, alle Aufgaben zu notieren, ohne sich Gedanken über das Gesamtbild und das gewünschte Ergebnis zu machen.

„Ich habe buchstäblich damit angefangen, mir etwas auf Papier zu notieren oder mir meine Projekte so vorzustellen, als wären sie in einem Aktenschrank geordnet. Das Erstellen von To-do-Listen ist wie das Öffnen einer Schublade – wenn sich darin unzählige unsortierte Papiere befinden, ist man völlig überfordert“, sagt sie. „Wenn stattdessen alles nach Projekt, Datum, Thema oder Kunde sortiert ist, haben Sie sozusagen einen Ordner mit Registerkarten, Notizen, Indizes usw.“

Für eine schrittweise Anleitung zu Marketing-Workflows lesen Sie „Der vollständige Leitfaden zu Marketing-Workflows“.

Wählen Sie Ihren Workflow-Ansatz

Sobald Sie alle Aufgaben, Zeitachsen und Teammitglieder festgelegt haben, ist es an der Zeit, den Workflow so zu gestalten, dass er für Ihr Unternehmen funktioniert. Es gibt drei Ansätze:

• Statusbasiert:Organisieren Sie Ihren Workflow nach dem Status eines Inhalts.
• 一个ufgabenbasiert:Organisieren Sie Ihren Workflow nach der für den Inhalt erforderlichen Aufgabe.
• Swimlane:Organisieren Sie Aufgaben rollenübergreifend und im Laufe der Zeit.

Statusbasierter Workflow

Bei diesem Ansatz wird jedem Inhalt ein Status zugewiesen, der angibt, in welcher Phase sich der Inhalt befindet und was für ihn im Prozess die nächste Phase ist. Projektmanager und Bearbeiter sind stark in die einzelnen Workflow-Schritte eingebunden.

Wenn Sie den Workflow nicht sorgfältig gestalten, werden Probleme auftreten – es kann schwierig sein, einen Überblick des vollständigen Projektstatus zu erhalten. Teammitglieder, die das System nicht verwenden, sind möglicherweise verwirrt, da sie mit dem System nicht vertraut sind. Vermeiden Sie das, indem Sie Ihr Team frühzeitig einbinden. Folgendes sind einige bewährte Vorgehensweisen für die Verwendung eines statusbasierten Workflows:

• Definieren Sie jeden Status deutlich für alle im Team.
• Ermöglichen Sie Teammitgliedern, sich leicht an die Bedeutung jedes Begriffs zu erinnern.
• Trainieren Sie Teammitglieder darin, den Workflow in jeder Phase mit dem richtigen Status zu aktualisieren, um eine übermäßige Aufsicht des Managers zu vermeiden.
• Erstellen Sie ein flexibles System, das auf Workflow-Ausnahmen reagieren kann.

一个ufgabenbasierter Workflow

Sie finden es möglicherweise sinnvoller, Ihren Workflow nach Funktion zu definieren, anstatt nach Status oder in chronologischer Reihenfolge. Ein aufgabenbasierter Workflow funktioniert wie eine To-do-Liste. Teammitglieder weisen einander Aufgaben zu, wenn sich der Inhalt durch den Workflow bewegt. Bearbeiter wissen, wer an jeder Aufgabe arbeitet, aber sie müssen weniger Zeit dafür aufwenden, den Status jeder Aufgabe des Projekts im Detail zu verwalten.

Eine Herausforderung bei diesem Ansatz besteht darin, dass ein Teammitglied möglicherweise weiß, dass es einer Aufgabe zugewiesen wurde, aber keinen Zugriff auf alle Informationen hat, die für die Aufgabe erforderlich sind. Es kann vorkommen, dass mit aufgabenbasierten Workflows nicht die strategischen Ziele für Inhalte geliefert werden können. Autoren und Designer erstellen dann Inhalte, mit denen die Frist eingehalten werden kann, die aber zeitaufwendig überarbeitet werden müssen, damit die Kampagnenziele erreicht werden können. Folgendes sind einige der bewährten Vorgehensweisen zur Verwendung von aufgabenbasierten Workflows:

• Definieren Sie die Aufgabe klar und deutlich.
• Stellen Sie sicher, dass Teammitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird. Bieten Sie ihnen spezifische Informationen für die Aufgaben und legen Sie eine Frist fest.
• Geben Sie einen Überblick, damit das Team den Fortschritt verschiedener Aufgaben sehen kann, einschließlich der noch zu erledigenden Aufgaben.
• Erstellen Sie Trigger, die Teammitglieder benachrichtigen, wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird.
• Erstellen Sie ein flexibles System, das auf Änderungen reagieren kann.

Swimlane-Ansatz

Mit Swimlanes werden Projekte organisiert, die verschiedene Abteilungen oder Rollen umfassen. In den Diagrammen sind gewöhnlich Rollen in den vertikalen Spalten und Aufgaben in den horizontalen Zeilen dargestellt. Auf diese Weise können Sie sehen, an was Teammitglieder arbeiten. So vermeiden Sie doppelte Arbeit und können Engpässe schnell erkennen. Sie können ebenfalls feststellen, ob ein Team in der Lage ist, zusätzliche Aufgaben zu erledigen.