Leitfaden für im Projektmanagement erworbene Erkenntnisse

Der Begriffgewonnene Erkenntnissebezieht西奇auf Erfahrungen死去,死您的军队die Teilnahme an einem Projekt und dessen Abschluss sammeln. Ein Team sollte die in der Vergangenheit gewonnenen Erkenntnisse zu Beginn eines neuen Vorhabens anwenden und während und nach dessen Abschluss neue Erkenntnisse zusammentragen.

Es ist zwar wichtig, die gewonnenen Erkenntnisse am Ende eines Projekts zusammenzutragen, aber es kann auch von Vorteil sein, dies bereits während des Projekts zu tun.

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Das Project Management Institute (PMI) skizziert seinen Prozess bezüglich gewonnener Erkenntnisse im Projektmanagement in fünf Schritten.

1. Identifizieren
   Identifizieren Sie die Elemente, aus denen Sie etwas lernen können. Dazu gehören Bereiche, in denen Sie sich verbessern können, aber auch das, was Ihr Team erfolgreich gemacht hat.
   
   Beispiel:Das Team stellt fest, dass es in der zweiten Phase keine fristgerechten Ergebnisse liefern konnte. Die Ergebnisse sollten zwei Wochen nach Erhalt des Briefings vorliegen, wurden aber erst nach drei Wochen geliefert.
2. Dokumentieren
   Erstellen Sie eine Liste der gewonnenen Erkenntnisse und dokumentieren Sie diese. Diese Liste sollte in der Gruppe erstellt werden und Beiträge von allen Team-Mitgliedern enthalten.
   
   Beispiel:Nehmen Sie die verpasste Frist in die Liste auf, zusammen mit den anderen vom Team angesprochenen Punkten.
3. Analysieren:
   Analysieren Sie die gewonnenen Erkenntnisse, erstellen Sie einen Bericht und teilen Sie ihn mit den Team-Mitgliedern und anderen Beteiligten. Mitunter werden Sie mehrere unterschiedliche Berichte mit den entsprechenden Informationen für verschiedene Zielgruppen erstellen müssen.
   
   Beispiel:Für die Lieferung der Ergebnisse in der zweiten Phase hätte mehr Zeit eingeplant werden müssen. (Hinweis: Nehmen Sie diese Informationen in die Team- und Managementberichte auf, aber nicht in die Aktionärsberichte, da sie für diese irrelevant sind, da das Team den Gesamtauftrag fristgerecht abgeschlossen hat).
4. Aufbewahren
   Organisieren und bewahren Sie diese Berichte an einem Ort auf, der allen interessierten Parteien zugänglich ist. Üblicherweise auf einem Datenträger oder in einem Cloud-Speicher.
   
   Beispiel:Katalogisieren Sie diese Berichte auf dem freigegebenen Datenträger und verwenden Sie dabei den Standard-Benennungsprozess des Unternehmens.
5. Abrufen
   Verwenden Sie bei der Speicherung Ihrer Berichte Schlüsselwörter, um sie für künftige Projekte leichter auffinden und abrufen zu können.
   
   Beispiel:Wenn Sie den Zeitplan für anstehende Projekte fertigstellen, suchen Sie nach Schlüsselwörtern wieFrist, um Hinweise auf die in der Vergangenheit gewonnenen Erkenntnisse über realistische Zeitabläufe für abgeschlossene Projekte zu finden.

Ein Dokument mitgewonnenen Erkenntnissenist die Zusammenfassung der Ergebnisse von Befragungen und Beiträgen der Team-Mitglieder während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts. Entwickeln Sie ein Verfahren, mit dem Sie an den wichtigsten Projektpunkten Beiträge sammeln, festhalten und anschließend für die Erstellung detaillierter Berichte verwenden können.

Es ist wichtig, dass Sie diese ersten Feststellungen festhalten, damit Sie später darauf zurückgreifen können. Dieses Dokument enthält die Rohdaten, die Sie zum Schreiben Ihrer Berichte verwenden werden.

Eine gute Möglichkeit, gewonnene Erkenntnisse zu erfassen, ist die Befragung der Personen, die an dem Projekt arbeiten oder die ihm folgen. Dabei werden Sie feststellen, dass Sie mehr unterschiedliche Antworten erhalten, wenn Sie die Befragung während des Projekts durchführen und nicht erst nach dessen Abschluss.

Der Vorteil einer Befragung zur Projektmitte ist, dass Sie Probleme erkennen und beheben können, bevor sie zu ernsten Hindernissen werden. Armanini half bei der Erstellung dieser Musterbefragung zur Projektmitte für Projektmanager:

Besprechungen über die gewonnenen Erkenntnisse können zu jedem Zeitpunkt eines Projekts stattfinden. Während der Besprechung sollte Ihr Team Rückmeldungen darüber geben, was gut gelaufen ist und was verbessert werden sollte. Diese Besprechungen eignen sich auch gut für die Teambildung, da sie mehr auf Zusammenarbeit ausgerichtet sind als auf Einzelbefragungen.

您Besprechungen超级死gewonnenen Erkenntnisse sollten alle einem ähnlichen Format folgen und in der Regel mit einer festgelegten Tagesordnung ablaufen. Lassen Sie Ihr Team wissen, was Sie ansprechen wollen und was Sie von ihnen erwarten. Als Nächstes sollten Sie eine intensive Gruppendiskussion über die während des Projekts gewonnenen Erkenntnisse anregen und sicherstellen, dass Sie jemanden mit der Protokollführung beauftragt haben. Diese Diskussion sollte eine kritische Bewertung der gewonnenen Erkenntnisse und einen Plan enthalten, wie diese in zukünftigen Projekten genutzt werden können.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, lesen Sie unseren Artikel darüberwie eine Besprechung über gewonnene Erkenntnisse durgeführt wird.

Einer der wichtigsten Schritte bei der Anwendung gewonnener Erkenntnisse ist die Erstellung von Erfahrungsberichten. Der Zweck des Verfassens eines Berichts über die gewonnenen Erkenntnisse besteht darin, die Beiträge Ihres Teams zu konsolidieren und sie einem Publikum in prägnanter und lesbarer Form zu präsentieren.

Der beste Weg, Ihre Erkenntnisse zu vermitteln, ist die Erstellung spezifischer Berichte für Beteiligte auf verschiedenen Ebenen. Ziel der Erstellung eines Berichts über die gewonnenen Erkenntnisse ist, die Ergebnisse Ihrer Gruppe einem bestimmten Publikum zugänglich zu machen.

• Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe:Mitglieder auf verschiedenen Ebenen einer Organisation sind in unterschiedlichem Maße an den gewonnenen Erkenntnissen interessiert. Sie werden individuelle Berichte präsentieren wollen, die auf dem Engagement Ihres Publikums in der Organisation basieren.
  • Was Sie Beteiligten liefern, die nicht zum Team gehören:Die Beteiligten sollen einen Überblick eines Projekts erhalten. Sie werden sich für Dinge wie budgetäre Belange und Gewinnspannen, langfristige Zeitabläufe und Fristen sowie die Ausrichtung Ihres Projekts auf andere Ziele innerhalb der Branche interessieren.
  • Was Sie Team-Mitgliedern liefern:Team-Mitglieder interessieren sich für das Tagesgeschäft eines Projekts. Erstellen Sie einen Bericht, in dem der Schwerpunkt auf den einzelnen Fristen (eingehaltene und verpasste), dem Zusammenhalt und der Kommunikation im Team sowie dem Gesamterfolg des Projekts liegt. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie sie wissen lassen, was sie gut gemacht haben.
• Hinterlegen Sie die Berichte in einem zentralen Projektarchiv:Sie sollten die Berichte in einer uneingeschränkt zugänglichen Datenbank speichern, z. B. auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk oder in einem Cloud-Speicher, sodass verschiedene Mitglieder der Organisation jederzeit auf sie zugreifen können.
• Erstellen Sie eine Liste über die Projekterkenntnisse:Erstellen Sie eine Übersicht über Ihre Ergebnisse, ohne dabei zu sehr ins Detail zu gehen. Diese Liste kann einem breiteren Publikum zugänglich gemacht werden, z. B. per E-Mail oder über einen Newsletter.

Jedes abgeschlossene Projekt bringt den daran arbeitenden Menschen Erfahrungen, unabhängig davon, ob es erfolgreich verlief oder nicht. Diese Erkenntnisse können allgemeingültig oder spezifisch auf die jeweilige Aufgabe bezogen sein. Nachfolgend finden Sie Beispiele für gewonnene Erkenntnisse, die für verschiedene Ebenen einer Organisation bestimmt sind.

Beispiele für gewonnene Erkenntnisse für Projektmanager:

• Unterstützen Sie Ihr Team:Delegieren Sie Aufgaben angemessen und setzen Sie realistische Fristen durch. Schaffen Sie ein Umfeld, das die Zusammenarbeit fördert.
• Kommunizieren Sie klar:Melden Sie sich häufig bei Ihrem Team und halten Sie die Kommunikationswege offen. Machen Sie Ihre Erwartungen deutlich.
• Loben Sie häufig:Lassen Sie Ihr Team wissen, wenn es etwas gut gemacht hat. Es ist, wie Armanini sagt: „Vergessen Sie nicht, sich für Errungenschaften zu belohnen!“

Beispiele für gewonnene Erkenntnisse für Team-Mitglieder:

• Fragen Sie nach Rat:Bitten Sie nach dem nötigen Rat, den Sie von Führungskräften und Teamkollegen benötigen.
• Melden Sie sich häufig:Kommunizieren Sie effektiv mit allen am Projekt beteiligten Ebenen und halten Sie Ihre(n) Manager regelmäßig auf dem Laufenden.
• Verbessern Sie Ihre Arbeit:Nutzen Sie Rückmeldungen, um sich zu verbessern. Dies wird Ihnen helfen, aus Ihren Fehlern zu lernen und erfolgreicher zu sein.

Beispiele für gewonnene Erkenntnisse für die Führungsebene:

• Skizzieren Sie das Gesamtbild.Definieren Sie Ihre Erwartungen klar und deutlich. Berücksichtigen Sie Budget- und Zeitbedenken frühzeitig im Projektlebenszyklus.
• Sichern Sie sich gegen Risiken ab:Analysieren Sie Bereiche mit hohem Risiko. Versuchen Sie, größeren Verzögerungen zuvorzukommen.
• Schulen Sie Ihr Team:Nutzen Sie Ihre kontinuierliche Erfahrung (und die Ihrer Mitarbeiter), um die Abläufe auf allen Ebenen zu verbessern.

Unternehmen, die gewonnene Erkenntnisse aus vergangenen Projekten festhalten und nutzen, können leichter Fehler vermeiden, ihre Erfolge wiederholen und Risiken bei zukünftigen Projekten minimieren. Projektmanager spielen in diesem Prozess eine wesentliche Rolle und ermöglichen es ihren Teams, erfolgreich zu sein.

Laut demBureau of Labor Statisticsscheitert etwa die Hälfte aller neuen Unternehmen in den ersten fünf Jahren. Ein Unternehmen, das seine Abläufe dokumentiert und verbessert, hat eine viel bessere Überlebenschance als ein Unternehmen, das dies nicht tut. Mit der Einstellung und Bindung hervorragender Projektmanager wird sichergestellt, dass diese Abläufe kontinuierlich verbessert werden.

Wenn Sie in Ihrem Team Prozesse bezüglich gewonnener Erkenntnisse einführen, werden Sie wahrscheinlich vor einigen Herausforderungen stehen. Hier sind einige Beispiele für Herausforderungen, denen sich Projektmanager stellen müssen:

• Zukünftige Umsetzung:Es kann eine Herausforderung sein, die gewonnenen Erkenntnisse in zukünftigen Projekten umzusetzen. „Als Fachmann für Qualität neige ich bei Dingen, die nicht so gut gelaufen sind, zu Ursachenanalyse und Korrekturmaßnahmen (RCCA) und einer 8D-Untersuchung. Beide Methoden beschreiben das Problem, identifizieren die Ursachen und schlagen dann Korrekturen vor, um die Ursachen zu beseitigen oder zu reduzieren, und zwar in einem strukturierten Format“, erklärt Armanini.
  
  Wenn Sie mehr über die Ursachenanalyse erfahren und kostenlose Vorlagen für die Ursachenanalyse herunterladen möchten, lesen Sie „Kostenlose Ursachenanalysenvorlagen“: Die komplette Sammlung.“
• Zeitmanagement:Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, kann es unmöglich sein, Zeit zu finden, um die Beiträge Ihres Teams zu sammeln. Achten Sie darauf, dass Sie Gelegenheiten zum Sammeln und Analysieren der gewonnenen Erkenntnisse einplanen, damit Sie diese nicht auslassen.
• Organisation:Armanini reflektiert über die Änderungen, die ihr Unternehmen bei der Organisation der gewonnenen Erkenntnisse vorgenommen hat. „Zuerst waren es handschriftliche Notizen auf vorgedruckten Fragebögen oder in Notizbüchern, oder Notizen auf einer Tafel oder einem Flipchart, dann Fotos der Notizen, um sie später erneut einsehen zu können. Um besser organisiert zu sein,haben wir begonnen, Microsoft Teams und eine OneNote-Seite zu nutzen.“
• Schuldzuweisungen:“毛皮静脉团队,das es不gewohnt,超级概率leme zu berichten, sollten Sie den Fragebogen anonym gestalten“, rät Armanini. Vermeiden Sie es, einem Mitglied des Teams die Schuld für Fehler zuzuweisen. Sie sagt außerdem: „Versuchen Sie, jemanden zu finden, der Ihre Besprechung moderiert. Wenn ich eine Besprechung leite, dann nur mit einem Team, das mir voll und ganz vertraut, um ehrliche Rückmeldungen zu erhalten. Vor allem, wenn es sich um ein Projekt handelt, das nicht besonders gut gelaufen ist, sollten Sie einen Moderator einsetzen. Das kann helfen, dass die Besprechung weniger emotional verläuft.“

Der wichtigste Schritt贝Der Anwendung gewonnenen Erkenntnisse auf künftige Projekte besteht darin, diese Erkenntnisse zunächst einmal zu ermitteln. Schaffen Sie ein System für die Befragung und die Zusammenarbeit mit Ihrem Team und stellen Sie sicher, dass Sie diese Beiträge aufzeichnen, damit Sie später auf sie zugreifen können. Organisieren Sie sie nach Team, nach Aufgabe oder nach dem System, das für Sie am interessantesten ist.

Vereinbaren Sie mit Ihren Team-Mitgliedern regelmäßige Kontrolltermine. Halten Sie zwischen den formellen Besprechungen informelle Zusammenkünfte ab und schaffen Sie je nach Umfang Ihres Projekts ein System zur Sammlung wöchentlicher oder monatlicher Rückmeldungen. Anhand dieser Auswertungen können Sie früher gewonnene Erkenntnisse überprüfen und neue Erkenntnisse ermitteln, sobald sie entstehen.

Scheuen Sie sich nicht, gewonnene Erkenntnisse bereits im laufenden Projekt umzusetzen, anstatt bis zum nächsten zu warten. In der Tat ist es ein Merkmal eines erfolgreichen Projektmanagers zu wissen, wann Sie einen Ablauf in eine andere Richtung lenken müssen. Nutzen Sie die gesammelten Erfahrungen aus Ihrer Organisation, um Ihr Team zum Erfolg zu führen.

Es ist wichtig, die bewährten Praktiken für Ihr Team zu berücksichtigen. In Sachen gewonnener Erkenntnisse im Projektmanagement gibt es einige allgemeingültige bewährte Praktiken:

• Sammeln Sie häufig InformationenBefragen Sie Ihr Team und halten Sie informelle Besprechungen ab. Je mehr Daten Sie sammeln, desto besser.
• Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse:Stellen Sie sicher, dass Ihre Berichte gut dokumentiert und auffindbar aufbewahrt werden, damit Sie relevante gewonnene Erkenntnisse aus vergangenen Projekten leicht wiederfinden können.
• Überprüfen Sie vergangene Erkenntnisse:Legen Sie einen Prozess zur Überprüfung der gewonnenen Erkenntnisse in jeder Projektphase fest und aktualisieren Sie diesen Prozess schrittweise im Laufe der Zeit.
• Beziehen Sie das gesamte Team ein:Alle an einem Projekt Beteiligten, vom Praktikanten bis zum Management, sollten die Möglichkeit haben, ihren Beitrag zu leisten.
• Machen Sie keine Schuldzuweisungen:Das Team ist als Ganzes erfolgreich und gemeinsam für Fehler verantwortlich. Fördern Sie Kameradschaft und Zusammenarbeit, nicht Animosität.
• Schließen Sie den Kreis:Halten Sie eine Projektretrospektive ab, um die Arbeiten abzuschließen. Weitere Informationen über Projektretrospektiven finden Sie in unseremLeitfaden zum Projektabschluss.

In einer perfekten Welt haben Sie die Möglichkeit, gewonnene Erkenntnisse persönlich zu besprechen und Befragungen durchzuführen. Wenn jedoch das gesamte oder ein Teil des Teams vom Home-Office aus arbeitet, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Überlegungen anstellen.

“人要是不静脉strukturierten Buroumgebung arbeitet, wird man leicht selbstgefällig. Nicht nur in Sachen Kleidung, sondern auch in Sachen Interessenverlust während einer Besprechung, weil sie online und nicht persönlich stattfindet. Da ich jedoch in einer Produktionsumgebung in einem wichtigen Industriezweig arbeite, waren wir nicht lange komplett außer Betrieb. Seit Mitte Januar bin ich wieder ganztags im Büro. Ingenieure, Einkäufer und dergleichen arbeiten jedoch nach wie vor meist von zu Hause aus“, sagt Armanini.

„Wir haben Besprechungsräume in große Pausenräume mit wenigen Tischen verwandelt, um die Abstände zwischen den Tischen zu vergrößern, und wir haben die Pausenzeiten verändert, damit weniger Team-Mitglieder zur gleichen Zeit Pause machen.“ Sie schlägt vor, bei Besprechungs- und Umfrageterminen wenn möglich flexibel zu bleiben, um beide Gruppen unter einen Hut zu bringen.

Lesen Sie unsere „Tipps und Tricks von Experten für die Arbeit von zu Hause aus“, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie in einer Arbeitsumgebung zu Hause aufblühen.

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