Unterstützung für digitale Transformation, Projektteams und Patientenversorgung im NHS

Führende Innovatoren vom National Health Service (NHS) im Vereinigten Königreich verbessern die Patientenversorgung mit optimierten Prozessen und verbesserten technischen Funktionen.

Strategische Berater wie Stewart Cooper, Senior Programme Consultant, sowie Dympna Wilson, Programme Manager, und Managementberater wie Chris Russ, Director von Russ Consulting, spielen eine zentrale Rolle in dieser Transformation.

Aber die Arbeit an vielfältigen Änderungsinitiativen – an zahlreichen Standorten und Teams – führte zu schwierigen Herausforderungen. Cooper, Wilson und Russ arbeiten mit 40 verschiedenen Projektmanagern in verschiedenen regionalen NHS-Zentren im Nordwesten Englands an 87 verschiedenen Projekten zusammen.

Die Transformationsexperten erkannten schnell, dass der Erfolg ohne die richtigen Tools und Strategien zur Zusammenarbeit gefährdet war.

In früheren Projektphasen verwendete das Team Excel-Tabellen, um Daten zu erfassen, und PowerPoint, um Berichte zu erstellen.

„Das war sehr mühsam. Wir haben alles in Excel-Tabellen festgehalten, die Daten in PowerPoint übertragen und damit Dashboards erstellt“, erzählt Cooper. „Wir waren komplett von den 40 verschiedenen Projektmanagern abhängig, die alles aktualisieren mussten. Die Berichterstellung basierte auf Kopieren und Einfügen – das konnte nicht die langfristige Lösung sein. Wir brauchten eine bessere.“

Bei einem früheren Projekt demonstrierte Russ Smartsheet – und Cooper war sofort von den Möglichkeiten beeindruckt. „Als ich bemerkte, dass wir unsere Berichterstellung verbessern mussten, dachte ich sofort an Smartsheet.“

Deshalb arbeiteten Cooper und Wilson an den idealen Dashboards und nach wenigen Tagen erstellte Russ einen Blueprint. Die Lösung war innerhalb von drei Wochen genehmigt und verfügbar.

„Das war deutlich schneller als bei früheren Lösungen, deren Bereitstellung zwischen sechs Monaten und einem Jahr gedauert hatten“, bemerkt Wilson.

Intelligente und schnelle Berichterstellung

Mit Smartsheet ist die Nachverfolgung und Berichterstellung deutlich einfacher. Die Projekte werden überwiegend automatisch nachverfolgt, während die Berichterstellung wesentlich effizienter ist. Die Daten werden nahtlos auf einem Dashboard präsentiert, das den Fortschritt und Aktualisierungen visualisiert. Informationen wie Zuweisung, aktuelle Ausgaben und Projektstatus werden deutlich angezeigt.

Die Daten sind jetzt in wenigen Stunden zusammengestellt, was früher eine ganze Woche dauerte. Und die Finanzberichte sind in zehn Minuten bereit, was früher einen ganzen Tag dauerte.

Bessere Einblicke, bessere Ergebnisse

Smartsheet ist so benutzerfreundlich, dass jeder die Lösung verwenden kann. Cooper beobachtet, dass die Arbeit jetzt angenehmer ist und einfacher festgestellt werden kann, wenn ein Bericht noch nicht aktualisiert wurde.

Auch die Einblicke sind präziser. Wenn weniger Daten kopiert und eingefügt werden, gibt es auch seltener menschliche Fehler durch Übermüdung. „Das ist für eine öffentliche Organisation wie den NHS entscheidend“, sagt Russ. „Mit einer höheren Präzision lassen sich Risiken effektiver mindern.“

Bessere Patientenversorgung

Mit Smartsheet können Programmberater und Projektmanager ihre Projekte optimal umsetzen und die bestmögliche Versorgung für die Patienten sicherstellen – sei es bei der Telemedizin oder Softwarelösungen für bessere medizinische Aufzeichnungen und digitale Inklusion.

Potenzial zur Ausweitung

Das Team verwendet Smartsheet noch nicht sehr lange, aber hat bereits aufregende Pläne, beispielsweise die Integration in DocuSign und die Verknüpfung mit Smartsheet-Instanzen von anderen Systemen für ein interoperables Netzwerk.

Die Mitarbeiter im NHS kennen sich immer besser mit der Plattform aus und es gibt bereits Bestrebungen, die allgemeine Nutzung auszuweiten. So könnten Informationen zentralisiert werden, die sich momentan in verschiedenen Informationscontainern befinden. Oder Control Center könnte genutzt werden, um durch Archivierung Ordnung zu schaffen und umfassende Änderungen anzuwenden.

„Mit Smartsheet stellen wir uns die Frage: Was können wir als Nächstes tun?“, sagt Cooper. „Die Menschen sind auch sehr vom Ergebnis unserer Zusammenarbeit mit Russ Consulting beeindruckt – und sie sind überrascht, wie schnell wir eine praktikable, nützliche und preiswerte Lösung entwickeln konnten.“

„Smartsheet ist schon fast der neue Standard“, ergänzt Wilson. „Die Menschen sagen: Das sollten wir alle nutzen. Wir sind schon gespannt darauf, was wir als Nächstes erreichen werden.“