Motion Federal Credit Union schafft eine Kultur der Zusammenarbeit

Die Motion Federal Credit Union (MFCU) rangiert unter den ältesten Volksbanken auf Rang 18. Sie ist bekannt im Bezirk New Jersey und genießt einen guten Ruf als vertrauenswürdige Finanzeinrichtung. Die Volksbank arbeitet zwar auch mit größeren Partnern wie ExxonMobil, ConocoPhillips und DuPont zusammen, dennoch hat sie ihren eigentlichen Charakter einer Volksbank und den persönlichen Umgang mit ihren Mitgliedern nicht vergessen.

Arp Trivedi ist Manager of Administration bei MFCU. Seine Aufgabe ist es, alles vom Personalwesen bis hin zur Entwicklung und dem Bau neuer Filialen zu überwachen. Er arbeitet bereits seit über 20 Jahren in der Finanzbranche und suchte nach neuen und besseren Möglichkeiten, um Einsparungen im Unternehmen umzusetzen. Trivedi wünschte sich eine Projektmanagement-Lösung, die die diversen Programme und Projekte bei MFCU erfassen kann, als Antrieb für die Zusammenarbeit dient und die Volksbank dabei unterstützt, kosteneffizient zu arbeiten.

In der Vergangenheit hat Trivedi verschiedene Microsoft-Programme ausprobiert, die seine Vorstellungen jedoch nicht erfüllten. „Heutzutage verlassen sich Volksbanken auf ein isoliertes Projektmanagement mit der Unterstützung von Programmen wie Microsoft Excel und Microsoft Project.“ „Diese Programme sind nicht auf die Zusammenarbeit ausgelegt und das wirkt sich auf die Art und Weise aus, wie wir als Volksbank die Zusammenarbeit angehen.“

Trivedi hatte nicht vor, bei MFCU weiterhin auf isoliertes Projektmanagement zu setzen. Er entdeckte Smartsheet im G Suite Marketplace und wusste, dass es zusammen mit einigen weiteren Google Apps die perfekte Lösung für fortschrittliche Zusammenarbeit bei MFCU sein würde.

Ein Tool, viele Verwendungsmöglichkeiten

Nach der Einführung von Smartsheet, konnten Trivedi und MFCU feststellen, dass das Tool schnell im gesamten Unternehmen angenommen wurde. „Nach und nach haben wir begonnen, in Smartsheet zusammenzuarbeiten und mehr und mehr in dem Tool zu verwalten. Wir verwalten jetzt alle Unternehmensprojekte in Smartsheet. Das Tool ist benutzerfreundlich, Dateien können einfach angehängt werden und Benutzer können den Fortschritt einsehen oder den Projektstatus aktualisieren“, erklärt Trivedi.

MFCU verwendet Smartsheet als Dashboard, um diverse Projekte und Aufgaben nachzuverfolgen:

Öffnung neuer Filialen

Von der Vertragsunterzeichnung bis hin zur Eröffnung archivieren wir jeden Schritt der Planung, des Designs und des Baus einer neuen Filiale in Smartsheet. Vertragsdokumente und Abrechnungen werden alle an einem leicht zugänglichen Ort gespeichert.

Personalwesen

Smartsheet hat sich für Trivedi als nützliches Tool für die Verwaltung des Personalwesens bei MFCU erwiesen. Es kommt beispielsweise beim Recruiting, bei Mitarbeiterformularen und Richtlinien zum Einsatz.

Entwicklung neuer Produkte

Jeder einzelne Schritt bei neuen Produktentwicklungen und Markteinführungen von MFCU wird sorgfältig in Smartsheet aufgezeichnet. Mitarbeiter können für reibungsloses und kohäsives Projektmanagement jederzeit darauf zugreifen.

Zusammenarbeit, Transparenz und Produktivität

Wenn alle transparenten Zugriff auf Projekte haben, werden schnell Fortschritte erzielt. „Wir nutzen Smartsheet häufig bei Team-Meetings. So wird der Fortschritt der einzelnen Teammitglieder auf einen Blick sichtbar. Es ist wirklich erstaunlich, wie dieses Maß an Transparenz unsere Produktivität gesteigert hat“, kommentiert Trivedi den Einfluss von Smartsheet auf das Team von MFCU. „Das ist sehr motivierend.“