So überwindet Spartan Race Hindernisse mit Smartsheet

Die Teilnahme an einem Spartan Race kann eine lebensverändernde Erfahrung sein. Bei den charakteristischen Wettrennen des Unternehmens – dem 5 Kilometer langen Lauf „Sprint“, dem 10 Kilometer langen „Super“ und dem Halbmarathon „Beast“ – überwinden die Läufer auf Strecken weltweit eine Vielzahl von Hindernissen, wobei sowohl Leistungssportler als auch frisch motivierte Stubenhocker gleichermaßen gefordert werden. Das Team von Spartan Race Inc. ist engagiert und inspiriert von der Wirkung, die ihre Wettläufe offensichtlich auf das Leben der Teilnehmer haben. Aber wenn diese Inspiration zu dem führt, was Vice President of Operational Excellence und Chief of Staff Rob Neitzel als Besuch der „Ideenfee“ bezeichnet, hilft Smartsheet dem Unternehmen, intelligente Entscheidungen zu treffen, damit spannende neue Initiativen die strategischen Pläne nicht behindern.

„Die Anwesenheit bei einem Wettlauf ist eine unglaubliche Erfahrung“, so Neitzel. „Alles dreht sich um die Teilnehmer, sie sind die treibende Kraft unseres Unternehmens. Als Eventunternehmen braucht man aber natürlich ein Expertenteam, das für eine positive Gewinn- und Verlustrechnung sorgt, damit wir auch in Zukunft erfolgreich sein können.“

Zur Planung und Durchführung von Wettläufen an Orten rund um die Welt sind funktionale Teams in den Bereichen Logistik, Marketing, Sponsoring und Merchandising aufeinander angewiesen, um Details rund um Eventplanung und -durchführung, Marketing und Merchandising zu koordinieren. Als Neitzel jedoch zu Spartan wechselte, stellte er fest, dass die Teams vor der Herausforderung standen, über ihre Fokusbereiche hinweg effektiv zu kommunizieren. Ein wesentlicher Teil des Problems war, dass verschiedene Gruppen ihre eigenen Tools zur Organisation und Planung ihres Unternehmensbereichs einsetzten, von E-Mails über Tabellenkalkulationen bis hin zu Slidedecks, ohne einen einheitlichen Ansatz zur Gewährleistung, dass jeder die benötigten Informationen erhält.

Neitzel wollte die Methodik der „Baseballkarte“ anwenden, die er bei seiner Zeit in der Armee eingesetzt hatte, wobei jedes Team oder Projekt in einer einheitlichen Darstellung mit Zielen, Strategien und Taktiken zusammengefasst wird. Zunächst verwendeten und aktualisierten seine Teams physische Karten, aber Neitzel wusste, dass Spartan eine Softwarelösung benötigt, auf die online von allen Büros oder Rennorten des Unternehmens aus zugegriffen werden kann. Sein General Manager für Veranstaltungen in den USA dachte, Smartsheet könnte eine digitale Baseballkarte entwickeln, die die Teams von Spartan näher zusammenbringt.

„Ich war auf der Suche nach einer Software, die mit mir zusammenarbeitet und mir eine anpassbare Lösung bietet, im Gegensatz zu einem kommerziellen Serienprodukt“, so Neitzel. „Ich wendete mich an das Team von Smartsheet. Nach mehreren Whiteboard-Sitzungen stellten sie mir eine Baseballkarte vor. Jedes Mal, wenn ich eine Bitte oder eine Änderung vorbrachte, bekam ich genau das, wonach ich suchte. Aufgrund dieser Möglichkeiten und der Bereitschaft des Teams, mit mir zusammenzuarbeiten, entschied ich mich für Smartsheet.“

Heute nutzt Neitzel Smartsheet, um sich über den Status und die Probleme für jeden der 14 wichtigsten Geschäftsbereiche zu informieren. Die Lösung zeigt alle Abhängigkeiten. Dazu zählen beispielsweise Merchandising-Designs, die das Marketingteam zur Erstellung von Werbeanzeigen benötigt, oder Sponsoring-Anforderungen, die ein Team vor Ort erfüllen muss, um die Größe und Anzahl der Banner zu planen, die im Zielbereich benötigt werden. Die Teams verwenden Dashboards für die Berichterstattung an die Beteiligten, während die Planung für soziale Medien mithilfe der Kalenderfunktionen von Smartsheet erfolgt.

Neitzel schätzt, dass er wöchentlich etwa fünf Stunden einspart – Zeit, die er bisher damit verbrachte, Berichte und E-Mails nach dem Projektstatus zu durchsuchen. Jetzt hat er alles griffbereit. Seine Führungskräfte müssen keine Meetings mit ihm planen, um die Projekte durchzugehen. Neitzel kann die Informationen selbst abrufen und auf bestimmte Fragen oder Bedenken eingehen. Neitzel zufolge ist einer der größten Vorteile der Umgang mit der erwähnten „Ideenfee“, wodurch vorhandene Pläne durch den ständigen Fluss guter neuer Ideen nicht durcheinander gebracht werden.

“很遗憾,有我们keine unbegrenzten Ressourcen。Wir müssen Prioritäten setzen“, so Neitzel. „Wenn ich einen Überblick über meine Prioritäten und deren Ergebnisse habe, kann ich auch die Kosten sehen – nicht nur in Bezug auf das Geld an sich, sondern auch darauf, wie dadurch die Umsetzung von etwas anderem verzögert wird. Wenn unser CEO Joe De Sena Mitte des Quartals eine neue Produktlinie einführen will, kann ich sehen, was mein Vice President of Merchandise geplant hat, und Joe sagen, dass das Einbringen neuer Ware einen Umsatz von 3,2 Millionen Dollar verhindert. Früher tendierten wir dazu, zu sagen, dass wir einfach härter arbeiten und es schaffen sollten. Aber dank der Transparenz durch das Baseballkartentool können wir die Auswirkungen auf unsere Gesamtziele erkennen und die richtige Entscheidung treffen.“

Neitzel arbeitet麻省理工学院朝向Smartsheet-Kundenbetreuer zusammen, um Dashboards für die internationalen Teams zu erstellen, die Spartan Race-Veranstaltungen auf der ganzen Welt koordinieren. Ein Checklistensystem für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen ist ebenfalls in Arbeit, mit dem Potenzial, Eventdaten direkt in das Mastersystem einzuspeisen, um die Auswertung nach der Veranstaltung zu erleichtern und zukünftige Veranstaltungen zu verbessern. Durch die Umsetzung und Akzeptanz der Lösung durch die Teams von Spartan – was viel einfacher vonstattengeht, als Neitzel es sich erhofft hatte – wachsen die Möglichkeiten weiter.

„Jedes Softwaresystem hängt von den Mitarbeitern, dem Prozess und der Technologie ab“, so Neitzel. Die Technologie von Smartsheet ist robust und die Mitarbeiter sind aufgeschlossen und gehen auf Kundenbedürfnisse ein. Aber das Besondere sind der Kundensupport und die Möglichkeit der Zusammenarbeit mit unserem Unternehmen, um Schulungen zu ermöglichen, Fragen zu beantworten und jeden unserer Teamkollegen dazu zu bringen, das Tool optimal einzusetzen. Für mich ist die Zusammenarbeit eine besondere Partnerschaft, und gerade deshalb möchte ich mit Smartsheet arbeiten.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.