University of Adelaide erreicht mit Smartsheet eine superschnelle Transformation ihrer Compliance-Prozesse

Professor Bruce Northcote ist der Chief Security Officer der Forschungs- und Innovationsabteilung derUniversity of Adelaidein Australien. Sie zählt zum besten einen Prozent aller Universitäten weltweit und ihre globale Zusammenarbeit in der Forschung, Bildung und Industrie schafft eine vielfältige und innovative Umgebung für die Studenten und Mitarbeiter. Wegen ihrer internationalen Bedeutung muss Northcote sicherstellen, dass die University of Adelaide wichtige behördliche Vorschriften und Richtlinien in Bezug auf die Verteidigung, nationale Sicherheit, ausländische Einflussnahme und Einmischung erfüllt.

Northcote ist bereits seit 19 Jahren an der Universität tätig und weiß aus eigener Erfahrung, dass effiziente Systeme und, wie er es nennt, „Single Sources of Truth“ notwendig sind. In seiner vorherigen Funktion als Direktor eines Forschungszentrums nutzte er die Dashboards von Smartsheet erstmals als wichtiges Instrument seiner Projektmanagementstrategie. Northcote war beeindruckt von dem „schnellen, intuitiven Charakter“ von Smartsheet und den anpassbaren Einblicken in eine Vielzahl an Aktivitäten.

Seine Erfahrung mit Smartsheet machte sich bald bezahlt, als durch den Australian Foreign Relations Act (Australisches Gesetz zu Auslandsbeziehungen) im Januar 2020 eine verstärkte Compliance und Berichterstattung für Universitäten bezüglich ihrer Aktivitäten mit ausländischen Organisationen erforderlich wurden. Die Universität musste mit einer begrenzten Zeit- und Budgetvorgabe ein System einführen, das einfach Audits durchführen und nachweisen konnte, dass sie die internationalen Partner den relevanten Due-Diligence-Prüfungen unterzogen hatten.

Smartsheet sorgt für superschnelle Compliance

Northcote brauchte eine Lösung, welche die Daten vieler verteilter Systeme kombinieren konnte, um ein Gesamtbild aller Beziehungen ins Ausland zu erhalten. Die Universität musste die knappe Frist der Regierungsbehörden unbedingt einhalten, denn nicht nur ihr Ruf, sondern auch die staatliche Finanzierung standen auf dem Spiel.

Er musste ein fortschrittliches System entwickeln, das eine effiziente Berichterstattung aller neuen und aktuellen Beziehungen ins Ausland sicherstellt. Die Nichteinhaltung der behördlichen Frist war mit dem Risiko eines beschädigten Rufs bei der Regierung und dem Verlust von staatlich finanzierten Forschungsverträgen im Wert von über 100 Mio. Dollar verbunden.

达nk der Implementierung von Smartsheet konnte die Universität die Frist des Foreign Arrangement Scheme (FAS) von Juni 2021 einhalten – nur sechs Monate von der Verabschiedung des Gesetzes bis zur finalen Frist für die Berichterstattung. Northcote lobt die flexible Funktionalität und schnelle Einrichtung von Smartsheet, weshalb er kein erweitertes Projektteam dafür aufbauen musste. Um die Aufgabe manuell zu erledigen, wären 4 bis 6 Mitarbeiter für Tests, Lösungsentwicklung, Änderungsmanagement und Projektmanagement erforderlich gewesen.

„Ohne Smartsheet hätten wir die Frist niemals einhalten können. Wir hatten sehr wenig Zeit und nur den Bruchteil des Budgets von Teams anderer Universitäten.“

Intelligente Anpassung reduziert unnötige Datenerfassung und sorgt für Datenschutz

Eine der größten Herausforderungen für die Universität besteht darin, dass alle ausländischen Aktivitäten einer gründlichen Compliance-Prüfung unterzogen werden müssen, die eine zeitaufwendige und oft monotone Datenerfassung erfordert. Aufgrund der zahlreichen Überprüfungs- und Bestätigungsschritte im gesamten Prozess musste ein dynamisches Tool implementiert werden, das reibungslos mit den vorhandenen Datenerfassungssystemen zusammenarbeitet.

Northcote betont, dass die Universität mit den anpassbarenEingangsformularenin Smartsheet enorm viel Zeit gespart habe. Die Anpassung vereinfachte auch die Prozesse für die Benutzer, während die Erfassung falscher Informationen reduziert wurde. Beispielsweise kann Northcote mit der Bedingungslogik in Smartsheet-Formularen sicherstellen, dass Formulare schnell an die Anforderungen der Endbenutzer angepasst werden, wodurch langwierige Online- oder Papierformulare überflüssig werden. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise das Land der Zusammenarbeit auswählt, werden die Fragen schnell an dieses Land angepasst. Smartsheet stellt sicher, dass die Mitarbeiter nur relevante Informationen eingeben müssen, wodurch der Zeitaufwand für die Datenerfassung durch das zuständige Team verringert wird.

麻省理工学院mehreren Tausend Mitarbeitern和Studentent Northcote froh darüber, dass er mit Smartsheet kontrollieren kann, welche Informationen weitergegeben werden, um potenziellen Datenschutzverletzungen vorzubeugen. „Datenkontrolle und -zugriff waren für uns immer die größten Herausforderungen“, erklärt er. DankDynamic Viewkann die Universität jetzt ganz einfach kontrollieren, wer auf Daten zugreifen kann. Northcote bezeichnet das Ergebnis als „Selfservice-Plattform“, deren Einblicke an den Benutzer angepasst werden können. Dadurch braucht er keine individuellen Anfragen mehr zu bearbeiten – ein entscheidender Vorteil, da er sich in seiner Funktion um alle Mitarbeiter der Universität kümmern muss.

Integrierte Technologien ergeben Vorteile für die gesamte Universität

Northcote arbeitete zuvor麻省理工学院mehreren verschiedenen Systemen und ist sehr zufrieden damit, wie einfach Smartsheet die Daten aus den alten Lösungen der Universität aufnehmen kann und die bisher zeitaufwendigen Prozesse effizienter macht.

达Anpassungen und Systemerweiterungen während des Upgrade-Zyklus häufig Probleme bereiten, ist er dankbar dafür, mit达ta Shuttledie Zuordnung der Daten aus anderen Systemen unmittelbar zu automatisieren und sich große Integrationsprojekte zu ersparen. Die Dashboards haben sich auch bei der Entwicklung von Strategien zur Internationalisierung als nützlich erwiesen, da die Universität damit länderspezifische Dashboards mit einfachem Zugriff per Klick erstellen kann, um die Suche nach Informationen für bestimmte Länder zu vereinfachen.

Die Benutzerfreundlichkeit derFormulareund vonDynamic Viewbeeindrucken Northcote und er führt die gestiegene Produktivität und Servicequalität darauf zurück.

Eine Single Source of Truth als Lösung für neue Vorschriften

Alle Universitäten in Australien mussten entsprechende Compliance-Anforderungen erfüllen und bald hatte es sich herumgesprochen, dass sich Northcote mit einem neuen System einen Vorsprung verschaffen konnte. „Wir haben bewiesen, wie schnell man in Smartsheet etwas umsetzen kann. Damit haben wir eine Vorbildfunktion übernommen“, erklärt Northcote. „Das hat mich sehr gefreut.“

Northcote glaubt, dass Smartsheet in Anbetracht der engen Frist eine mögliche Compliance-Krise abgewendet hat. „Ohne die Fähigkeit von Smartsheet, einen neuen Bedarf sofort zu erfüllen, hätten wir wesentlich mehr Ressourcen einsetzen müssen.“

Während er scherzt, dass die beste Funktion von Smartsheet die „besonders komplexe Suche“ sei, sieht Northcote die größte Errungenschaft darin, dass er mit Smartsheet die hierarchischen und organisatorischen Strukturen einfach anhand der Personalnummer abbilden kann, um unnötige Meetings mit der Personalabteilung zu vermeiden.

Mit Hunderten von Mitarbeitern in der gesamten Universität ist Northcote insbesondere davon beeindruckt, jederzeit und überall auf Smartsheet zugreifen zu können: „Es eröffnet völlig neue Möglichkeiten, direkt im Meeting eines Geschäftsbereichs Änderungen in Echtzeit vornehmen zu können. Es ist sehr einfach und das macht einen gewaltigen Unterschied.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.