World Vision verwaltet globale Initiativen mit Smartsheet
Die christliche Wohltätigkeitsorganisation World Vision International unterstützt Kinder weltweit. Die Verwaltung von 50.000 Angestellten und freiwilligen Helfern weltweit setzt Können und Organisation voraus – und ein effektives Tool für die Zusammenarbeit.
„Alles, was wir tun, hat nur ein Ziel: das Leben von Kindern zu verbessern, besonders der schwächsten unter ihnen. Smartsheet unterstützt uns dabei, diesem Ziel ein Stück näher zu kommen.”
Senior Advisor – Strategie, Global Office of Strategy, Collaboration & Innovation
Ob Erdbebenhilfe in Nepal, Ausbildungsprogramme in Sri Lanka oder Arbeit mit politischen Entscheidungsträgern im Sudan, World Vision International ist ganz vorn, wenn es darum geht, das Leben von Kindern zu verbessern.
Teamwork ist das A und O, um wirklich einen Unterschied zu machen. Die christliche Hilfsorganisation für Entwicklung beschäftigt 50.000 Mitarbeiter und Freiwillige weltweit und leitet 1.500 aktive Projekte. Um all diese Menschen und Aufgaben unter einen Hut zu bekommen, benötigt World Vision ein Tool, das das Projektmanagement in großem Ausmaß optimieren und zentralisieren kann.
Smartsheet ist die Lösung! Das Tool bietet klare Projekt-Roadmaps sowie eine effiziente Koordination und Zusammenarbeit.
Globales Projekt-Mapping
Früher haben sich die Teams von World Vision auf Telefon, E-Mail und Tabellenblätter als wichtigste Kommunikationsmittel verlassen. Dabei haben sie jedoch ständig mit Statusaktualisierungen, Software-Problemen und globaler Planungsübersicht gekämpft.
Smartsheet hat sich dieser Herausforderung mit Rollup-Berichten, regionaler Planung und Wertungslisten angenommen. Jede Niederlassung erstellt Jahrespläne und Quartalsberichte. Diese decken die wichtigsten strategischen Initiativen ab, die jedes Regionalteam umsetzen und erfüllen muss.
Die Teams verwenden Smartsheet zur Erstellung ihrer Regionalpläne, Wertungslisten und Berichte, in denen die Ausführung der Gesamtstrategie, die Umsetzung von zentralen Initiativen und das Messen von strategischen Indikatoren dargestellt sind. Das Ergebnis war eine bessere Transparenz und Zusammenarbeit.
Zugriff und Transparenz bei Projektplänen
Eine weitere Herausforderung war die Koordination von Teams weltweit mit Zusammenarbeit und Remote-Zugriff in Echtzeit. Smartsheet ermöglichte der Organisation mit Remote-Zugriff und der mobilen Smartsheet-App Einblick in 1.500 globale Projekte und verschaffte ihr vor allem einen Überblick darüber, was funktioniert und was nicht.
„Smartsheet hält uns zusammen, ermöglicht eine bessere Koordination und verhindert die Verschwendung von Ressourcen“, erklärt Juan Bertoldi, Senior Advisor – Strategy, Global Office of Strategy, Collaboration & Innovation.
Gängige Praxis über geografische Regionen hinweg
Teammitglieder und Freiwillige sind auf der ganzen Welt verstreut, doch eine einheitliche Bewertungs-Checkliste sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Nenner sind.
Jede Niederlassung erstellt Jahrespläne und Quartalsberichte. Diese decken die wichtigsten strategischen Initiativen ab, die jedes Regionalteam umsetzen und erfüllen muss. Die Teams verwenden Smartsheet zur Erstellung ihrer Regionalpläne, Wertungslisten und Berichte, in denen die Ausführung der Gesamtstrategie, die Umsetzung von zentralen Initiativen und das Messen von strategischen Indikatoren dargestellt sind.
„Wir können Änderungen sofort sehen, Dokumente anhängen und Berichte erstellen, um rasch Momentaufnahmen des Fortschritts zu machen“, so Bertoldi. „Wegen seiner Einfachheit und der leistungsstarken Features für Zusammenarbeit ist Smartsheet ein großartiges Tool, um zentrale Prozesse bei World Vision International zu unterstützen.“
„Alles, was wir tun, hat nur ein Ziel: das Leben von Kindern zu verbessern, besonders der schwächsten unter ihnen. Smartsheet ermöglicht es uns, diesem Ziel ein Stück näher zu kommen.”