Definitionen: Was ist eine Team-Charta?
EineTeam-Chartaist ein Dokument, in dem die Mission eines Teams oder Projekts, der Umfang des Betriebs, die Ziele, die Konsequenzen und der Zeitrahmen festgelegt werden. Alle Teammitglieder helfen, die Team-Charta zu erstellen.
Team-Chartas sind unerlässlich, da sie verwendet werden, um gemeinsame Ziele zu ermitteln, die Freigabe von einzelnen Mitgliedern zu erhalten und das Team zusammenzufassen. Sie helfen auch, das Team auf dem richtigen Kurs zu halten, indem sie den Gesamtzweck festlegen.
Dies führt zu der Frage: Was ist ein Team? Ein Team ist eine Gruppe von Mitarbeitern, Managern und sogar langfristigen Generalunternehmern, die über einen längeren Zeitraum an einer Vielzahl von verwandten Projekten zusammenarbeiten. Wenn die Mitglieder über die Zeit kommen und gehen, ist es wichtig, dass sich das neue Team auf seiner Charta neu gruppiert und es nicht einfach weitergegeben wird, oder es wird zu einer nicht hilfreichen Reliquie werden.
Einige Führungskräfte sind möglicherweise eher mit einer Projektcharta vertraut als mit einer Team-Charta. Sie dienen ähnlichen Zwecken, aber für verschiedene Gruppen und Ziele. EineProjektbeschreibungumfasst Bedingungen eines bestimmten Projekts, die wochen- oder monatelang dauern können (oder sogar Jahre). Der definierende Faktor einer Projektcharta besteht darin, dass sie nur für das Team und für die Dauer eines bestimmten Projekts gilt. Solche Projekte könnten die Erstellung von Sicherheiten für die Freigabe einer Aktualisierung für ein Produkt, eine Öffentlichkeitsarbeitsinitiative, der Bau eines Gebäudeflügels und so weiter sein. Nach Abschluss des Projekts gilt die Charta nicht mehr.
Eine Team-Charta umfasst jedoch einen größeren Überblick und eine längere Aussicht. Teammitglieder können auch Mitglieder verschiedener Projektcharta in ihrer Arbeit sein, und so sollten die Projektbeschreibungen mit den Team-Charta-Vereinbarungen zusammen passen.
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Was ist der Vorteil, eine Team-Charta zu haben?
Eine Team-Charta sollte eine prägnante Vision und Mission bieten, die alle Mitarbeiter des Teams unterstützen. Die Charta sollte auch ein Maßstab sein, der mit jeder Aktivität verglichen werden kann, die von dem Team erwägt oder verfolgt wird.
Sobald ein Team angekündigt oder erstellt wurde, sollten alle Mitglieder zusammenkommen, bevor sie bestimmte Leistungen angehen, um die Charta zu erstellen. Auf diese Weise erhalten alle Mitglieder eine Stimme, die dazu beitragen kann, ihre Unterstützung und die Zustimmung zu gewährleisten und die Rechenschaftspflicht zu steigern. Zu den Zwecken einer Team-Charta gehören:
- Der Erhalt der Zustimmung aller Team-Mitglieder, einschließlich derer, die sich zunächst dagegen gewehrt haben, mit eingeschlossen zu werden
- Team-Mitglieder, einschließlich der Unternehmensführung, für all die gleichen Prinzipien verantwortlich halten
- Rollen und Verantwortlichkeiten auf eine klare Art und Weise festlegen
- Definieren von Vorgängen, einschließlich Möglichkeiten, sich an Änderungen anzupassen, Hindernisse zu bewältigen und sogar Aktionen wie Anwesenheit zu definieren
- Die transparente Demonstrierung des Zwecks und der Mission des Teams an andere in der Organisation
- Klarheit zu schaffen und Verwirrung bei Fällen zu reduzieren, in denen gegensätzliche Aufgaben oder Projekte auftreten
“Why you’re creating the team in the first place should lead your team charter,” says Debbi Tillman, Director of Program Management atMitchell Internationalin San Diego. “And you need a team charter any time you need to form a deeper synergy among team members.”
“This can be especially critical if you are bringing together two teams that have previously worked separately,” Tillman continues, “Getting everyone’s input and buy-in is really critical to the success of your new team.”
Die Team-Charta überspringen: Risiken für einen optimalen Erfolg
Obwohl es Zeit braucht, um eine Team-Charta zu erstellen, ist es risikoreich, diesen Schritt zu überspringen. Keine Charta zu haben, führt oft zu Chaos und Fehlschlägen, da es keine Klarheit über Rollen, Vorgänge oder die Gesamtrichtung des Teams gibt.
„Die Erstellung der Charta muss nicht lange dauern“, sagt Tillman. Es kann von einem Nachmittag bis zu zwei bis drei Tagen reichen, je nach Größe und Umfang des Teams. „Aber wie die Prinzipien von Agile sagen, „Um schnell voranzukommen, müssen Sie langsam starten.“ Anders ausgedrückt: Nehmen Sie sich Zeit für alle Beteiligten, um die Charta zu erstellen, damit alle ein klares Bild haben und sich befähigt fühlen, voranzukommen.“
Wenn eine Team-Charta niedergeschrieben wird, wird sie zu einem mächtigen Werkzeug. „Das Vorgehen ist dann bewusst statt spekulativ", fügt Tillman hinzu. „Ein großes Risiko, keine Charta zu haben, ist Untätigkeit. Mit anderen Worten, dem lautesten oder einschüchterndsten Teammitglied kann es gelingen, seine oder ihre Agenda durchzusetzen. Und das ist nicht im Sinne des gesamten Teams.“
Wie Sie eine effektive Team-Charta erstellen
Da Teams aus Einzelpersonen mit verschiedenen Motivationen bestehen, sollte die Charta des Teams die vielen Dimensionen des Teams widerspiegeln. Darüber hinaus sollten sie den Fokus, die Prioritäten und die Werte des Teams umfassen.
Von den Beteiligten bis zur Dauer der Charta sollten Sie die folgenden Fragen berücksichtigen:
- Wer beteiligt ist:Jede Person eines Teams sollte involviert sein, oder es wird zu Schwierigkeiten oder Scheitern kommen. Das Abarbeiten von Widerstand oder Ambiguität am Anfang der Erstellung einer Team-Charta wird „Bindungen aufbauen und den Grundstein legen“ für den Erfolg, sagt Tillman. Niemand kann einfach aussteigen.
- Wer ist der Teamleiter, und wer löst Konflikte:Ein wichtiges Element, das frühzeitig entschieden werden sollte, ist der Teamleiter, der stellvertretende Leiter und so weiter. Wenn das Team groß genug ist, kann es Führungskräfte zu verschiedenen Themenbereichen geben. Dies sollte gemeinsam vereinbart und im Rahmen der Charta niedergeschrieben werden. Das gleiche gilt dafür, wie Konflikte gelöst werden, und ob es einen Eskalationspfad gibt, der dokumentiert werden sollte.
- Wie lange dauert die Erstellung einer Charta:Das kann variieren. Viele Führungskräfte sagen, dass der Zeitrahmen von einem halbtägigen bis zu zwei- oder dreitägigen Workshop reichen kann. Der Schlüssel besteht darin, sicherzustellen, dass alle Mitglieder des Teams beitragen und dass sich alle Beteiligten, sobald die Charta erstellt wurde, gut genug fühlen, um sie zu unterzeichnen und mit der Arbeit fortzufahren.
- Wie lange dauert eine Team-Charta:Das Team sollte entscheiden, ob die Charta alle Arbeiten für ein Quartal, ein Jahr oder laufend umfasst. Wenn sich das Team auf eine Charta einigen kann, die ein ganzes Jahr umfasst, mit gelegentlichen Check-ins bei Bedarf, können sie sich befähigt fühlen, wenn sie wissen, dass sie nicht häufigen Änderungen unterliegen wird.
Im Folgenden finden Sie ein Diagramm, das typische Schritte zeigt, die bei der Erstellung einer Team-Charta erforderlich sind. Beachten Sie, dass diese Teile nicht unbedingt in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen, aber alle diese Schritte sind erforderlich, um eine effektive Team-Charta zu erstellen.
Erstes Element einer erfolgreichen Team-Charta: Hintergrund
Teammitglieder sollten im Charta-Erstellungsgespräch alle Maßnahmen oder Entscheidungen vortragen, die sie dorthin geführt haben. Bringen Sie so viele Informationen wie möglich ein, um den Hintergrund Ihres Teams zu umreißen.
Von der Identifizierung von Führungskräften bis zu Stakeholdern finden Sie hier einige Fragen:
- 谁是der Teamleiter吗?这人要是不已经rfügbar ist, wer ist der Stellvertreter und so weiter?
- Was brauchen und erwarten die wichtigsten Stakeholder von diesem Team?
- Was bringt jedes Teammitglied in das Team mit ein und was sind ihre individuellen Erwartungen? Diese letzte Frage ist unerlässlich, um Unterstützung und Zustimmung zu erhalten, besonders wenn es unschlüssige Parteien gibt.
Zweites Elemente einer erfolgreichen Team-Charta: Mission & Visionsziele
Sobald Sie den Hintergrund und die Führung des Teams festgelegt haben, können Sie sich auf die tiefgreifenderen Aspekte der Charta konzentrieren. Diese Elemente werden die Leitprinzipien, die alle Teamaktivitäten unterstützen sollten.
Wichtige Elemente sind wie folgt:
- Entscheiden Sie, wie der Erfolg aussieht.Wie wird er gemessen?
- Legen Sie die Prinzipienfest, die das Team für die Dauer der Zeit anleiten kann, die sie zusammenarbeiten werden.
- Definieren Sie die wichtige Rolle, die das Team beim Erfolg (finanziell und sonst) des Unternehmens spielt.
- Erstellen Sie ein Mission-Statement, das prägnant ist.Das kann weit über das Team hinaus geteilt werden oder nicht, aber es prägnant zu halten, bedeutet, dass es leicht zu verstehen und überprüfen ist. Tillman sagt: „Das Team-Mission Statement meiner [Programmmanagement] Abteilung ist: „Wir gehen ruhig vor.“ Dies ist Teil unseres Wertversprechens für das gesamte Unternehmen und wir versuchen wirklich, alles daran auszurichten.“
- Erstellen Sie Zwischentermine, Zielposten und Meilensteine, um festzustellen, wie Arbeiten, Leistung und Team-Interaktionen zur Charta zurückgeführt werden können.
Drittes Element einer erfolgreichen Team-Charta: Rollen und Verantwortlichkeiten
Sobald Sie Ihr Mission-Statement erstellt haben und jedes Teammitglied seinen Hintergrund und Motivationen geteilt hat, definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten des Teams.
Sie können diese Rollen jetzt wie folgt aufschreiben und definieren:
- Legen Sie fest, wer was tut und für wen.
- Bewerten Sie alle Kompetenzen, die das Team benötigt, um seine Ziele zu erreichen.
- Bemerken Sie Lücken, die gefüllt werden müssen. Sind neue Teammitglieder erforderlich (Vertrag, Teilzeit, gelegentliche Teilnehmer aus dem Unternehmen)?
- Erstellen Sie eineRACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed (verantwortlich, rechenschaftspflichtig, beraten, informiert)) mit Rollen und Verantwortlichkeiten.
- Stellen Sie sicher, dass die Stimme jedes Teammitglieds ersucht, aufgezeichnet und in den Definitionen reflektiert wird. Dies ist sowohl für die Charta als auch für den Erfolg des Teams wichtig. Selbst wenn sich nur ein Teammitglied nicht gehört oder beteiligt fühlt oder die Struktur nicht unterstützt, wird das Team wahrscheinlich nicht erfolgreich sein.
Viertes Element einer erfolgreichen Team-Charta: Budget und Ressourcen
Sobald Sie Rollen und Verantwortlichkeiten definiert haben, kann das Team sein Budget und die Ressourcen für die anstehenden Aufgaben bewerten. Es gibt in der Regel zwei Möglichkeiten, das Budget eines Teams zu bestimmen: dieTop-Down-Methodeund dieBottom-up-Methode.
- Die Top-Down-Methode:In diesem Szenario verwendet das Team das für den relevanten Zeitraum bereitgestellte Budget und entscheidet, wie es zwischen Projekten und Aufgaben unterteilt werden soll.
- Die Bottom-up-Methode:Es gibt oft nicht genug Zeit, die für diese Methode aufgewendet wird, aber sie kann viel strategischer und nützlicher sein. In dieser Methode entscheidet das Team als Gruppe (oder dedizierte Teilgruppe), welche Art von Budget und Ressourcen es für seinen Betrieb benötigt, und fordert dies von der größeren Organisation an.
Egal welches Budget letztendlich festgelegt wird, es liegt am Team, sicherzustellen, dass die Ressourcen dann korrekt zugewiesen werden. Dann kann das Team ein Teambudget erstellen, das Projekte und Meilensteine widerspiegelt.
Fünfter Bestandteil einer erfolgreichen Team-Charta: interne Kontrollen, Salden und Überprüfungen
Eine Team-Charta ist so effektiv wie die Maßnahmen, mit denen sie gemessen wird, sodass es wichtig ist, dass das Team diskutiert, wie es mit internen Kontrollen, Salden und Überprüfungen umgehen wird. Chartas sollten Erwartungen, Check-ins und die individuellen Ziele der Mitglieder festlegen.
Teamleiter sollten sich auch entscheiden, ob die Ziele, die den Mitgliedern zugewiesen sind, in den Jahresüberprüfungen der Teammitglieder berücksichtigt werden. Ein effizientes System ist die Verwendung vonSMART-Zielen. Diese Ziele sollten folgende Merkmale haben:
- Spezifisch
- Messbar
- Erreichbar
- Realistisch
- Zeitbasiert
Bei Debbi Tillmans Team bei Mitchell International ähneln einige der Ziele des Teams einer „Service-Level-Vereinbarung“ eines Unternehmens. So haben sich die Mitglieder zum Beispiel als Teil ihrer Team-Charta der Programmmanagement-Abteilung darauf geeinigt, dass für jede Anforderung einer Person in der Abteilung, diese Person innerhalb von zwei Stunden auf den Anfrager zurückkommen wird. Darüber hinaus werden alle Anfragen und die nächsten Schritte nie mehr als zwei Tage warten müssen.
Außerdem ist es wichtig, die Rechenschaftspflicht der Teammitglieder festzulegen. Dies gilt für alles, von der Anwesenheit bei Teambesprechungen bis hin zu breiten Leistungen.
Schließlich sollte dieser Schritt sicherstellen, dass es keine Verwirrung über die Leistung und individuelle Haltung gibt, da sie auf die höchsten Ebenen der Team-Charta zurückgehen.
Sechster Bestandteil einer erfolgreichen Team-Charta: Teammitglied-Bewertung und Evaluierungen
Um sicherzustellen, dass das Team nicht auf ein Top-Down-Modell für Bewertungen zurückkommt, sollten einzelne Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Rückmeldungen über die Leistung von Teamleitern zu geben. Darüber hinaus stellt die Erstellung einer Kultur von Peer-to-Peer-Feedback sicher, dass die Ansicht von jedem gehört wird.
Wo Sie mehr über effektives Teamchartern erfahren
Wenn Sie mehr über die Theorie und Anwendung der Team-Charta und der Erstellung einer effektiven Team-Charta erfahren möchten, gibt es mehrere Geschäftsbücher mit nützlichen Informationen. Hier sind einige Beispiele:
„The Six Sigma Way: How, GE, Motorola, and Other Top Companies Are Honing Their Performance“von Peter S. Pande, Robert P. Neuman, und Roland R. Cavanagh.
„Creating Effective Teams: A Guide for Members and Leaders“von Susan Wheelan.
„Creating Productive Organizations: Developing Your Work Force Manual“von Elizabeth A. Smith.
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