涉众管理权威指南

为了在任何项目中获得最佳结果，确定谁是您最重要和扩展的涉众是至关重要的。一旦你确定了最重要的利益相关者在涉众矩阵中并权衡了它们各自的需求和影响，就可以开始评估如何最好地管理它们。在较大的项目中，您可能还想列出您的“扩展”涉众，根据涉众理论，他们可以包括公司员工、客户、供应商等等。

一旦您确定了所有的涉众——内部的、外部的和“扩展的”——并根据他们的影响和兴趣映射了他们，您就可以开始创建涉众管理计划。它可以是一个列出所有涉众及其角色和兴趣的简单网格。当这些信息以这种一目了然的、可共享的方式被捕获时，您和您的团队成员可以很容易地看到应该如何管理每个涉众。

利益相关方沟通也是利益相关者管理的一个组成部分，尽管不是唯一的。让正确的涉众参与到循环中(在项目的正确阶段，提供正确的细节)是让他们感到被重视、参与、倾听和欣赏的关键。涉众沟通计划应反映并与涉众管理计划保持一致。

关于利益相关者的更多信息，请阅读我们的利益相关者分析和映射文章和我们的利益相关者理论的文章．简单地说，这里有一个列表，可以帮助你确定谁是利益相关者:

• 外部:客户，包括主要客户团队、他们的经理和他们的部门主管。在代理环境中，通常有一到两个涉众被确定为客户项目团队的联络人。在一个公司的项目中，会有一小部分关键的领导者，他们被认为是关键的利益相关者。
• 内部:项目团队，包括承包商和供应商，以及最高管理层、资源主管、会计部门成员，以及其他希望看到项目高效和盈利的人。
• “扩展”利益相关者:这些可能包括行业布道者、客户、员工、制造商、供应商、环境和其他社区活动家，以及更多。确保与所有类型的利益相关者进行强有力的、一致的沟通，可以促进项目的顺利进行，从而获得更多的支持和更好的公共关系。

这里有一个简单的矩阵/地图，可以帮助你开始。当您和您的团队对涉众进行头脑风暴时，请在地图的适当区域记下他们的名字。在项目的过程中，你可能会发现干系人的兴趣和影响在不同阶段的变化，或者有些干系人在项目开始时更参与，更关键，而另一些人在项目结束时甚至在项目完成后更参与。

一旦您确定了涉众，您就可以开始计划如何在项目的生命周期中管理他们。这就是问关键问题的重要性所在，并且在评估涉众和他们的需求时要尽可能诚实。

重要考虑因素

1. 谁是对你的项目影响最大的涉众?这将主要包括客户端人员——通常是他们的项目团队、项目发起人和执行发起人。
2. 哪些涉众会受您的项目影响最大?这可能包括第一组的人，也可能包括外部的人。与一个建设项目例如，社区居民、环保人士和最终大楼的潜在居民都可能是这个组织的成员。
3. 你应该如何处理那些实际上不会被视为利益相关者的重要人员?例如，在一个软件项目中，可能在软件团队的其他地方有高管，他们是他们部门的关键领导，他们可能需要在某些细节上保持循环。尽量减少这些人的参与，因为他们有能力引起关注或制造障碍。
4. 谁控制资源?欧宝体育app官方888他们将是客户端的利益相关者，也可能是您公司的利益相关者，以防您需要请求范围或预算更改，或者需要从某个规程中分配更多资源。欧宝体育app官方888
5. 你的利益相关者的首要动机和兴趣是什么?在决定利益相关者的驱动力时，应考虑:

• 谁有经济利益?
• 有情感兴趣的人(不要低估这一点;如果这个项目是某人的“宝贝”，那么保持他们的快乐和参与是至关重要的)?
• 每个涉众的首要动机是什么?
• 谁是这个项目最大的支持者?
• 谁是这个项目最大的非支持者或反对者?

利益相关者理论最初是由弗吉尼亚大学教授f·爱德华·弗里曼博士在其著作《战略管理:涉众方法．他认为，股东只是公司众多利益相关者之一。根据这一理论，利益相关者生态系统包括任何投资和参与公司或受公司影响的人:员工、公司工厂附近的环保人士、供应商、政府机构和其他人。弗里曼博士的理论指出，公司真正的成功在于满足所有股东的需求，而不仅仅是那些可能从股票中获利的人。

在2016年接受Smartsheet采访时，弗里曼博士表示，公司的利益相关者是“那些没有他们支持的组织将不复存在的群体”。这些团体包括客户、员工、供应商、政治行动团体、环境团体、当地社区、媒体、金融机构、政府团体等等。这一观点将企业环境描绘成一个相关群体的生态系统，所有这些群体都需要被考虑和满足，以保持公司长期健康和成功。

弗里曼博士的书描述了一家健康的公司如何永远不会忽视与它的成功有关的每个人。利益相关者理论认为，如果一个组织对员工不好，公司最终会失败。同样，如果一家公司强迫其项目对社区造成不利影响，同样的情况也会发生。弗里曼博士说:“一家公司不能忽视任何一个利益相关者，才能真正取得成功。”

因此，在进行涉众管理计划时，一定要记住识别并包括所有这些“扩展的”涉众。

在确定涉众之后，您需要了解如何最好地管理他们。涉众管理计划可以是一个简单的网格或电子表格，在一条轴上列出涉众，在另一条轴上列出他们的兴趣点和影响点。在单独的方框中，注明涉众可能特别感兴趣的关键里程碑或可交付成果，以及与项目相关的财务和情感需求。

项目经理或客户主管可能会创建干系人管理计划，并维护它，但该计划可能会在项目团队中共享(特别是那些定期与干系人会面的人)。在某些情况下，该计划还会与高层管理人员共享。然而，涉众管理计划通常不会与列出的实际涉众共享。

涉众沟通计划通常是由管理计划中的信息和发现产生的。它应该列出需要接收通信的关键涉众，包括类型、频率和细节。在管理计划之后立即执行沟通计划，或者作为一个计划的两个部分，可能是有意义的。同样，通常涉众自己也无法访问沟通计划本身，尽管随着时间的推移，他们可能会习惯于接收计划的输出。例如，涉众可能会依赖于每两周收到一次关于项目的电子邮件更新。

现在您应该有足够的信息来开始确定每个涉众和涉众组的管理需求。沿着网格的一边列出所有涉众，通常是最左边的一列;因素，需求和兴趣都在上面。

利益相关者管理计划范例——为地区电力公用事业建设用于水力发电的风电场的建筑项目

当您利用最强大的利益相关者的意见和影响来帮助塑造项目时，您和项目将更好地为成功做好准备。更重要的是，你不会浪费宝贵的时间和资源与那些根本不需要它的人过度沟通。欧宝体育app官方888

此外，具有最大权重和影响力的关键涉众可以帮助您获得资源，对资源或时间线的竞争需求进行优先排序，并清除潜在的障碍。欧宝体育app官方888因此，让他们对项目及其进展感到高兴和积极是至关重要的。

当你确定了你的利益相关者，以及他们需要如何最有效地管理，你也会开始注意到你已经有了沟通计划的开端。从一个简单的网格开始，列出你排序的涉众，并添加他们期望和需要的沟通类型。

在制定这个计划时，要注意虽然高层管理人员想要保持在高知名度项目的循环中，但他们的时间是宝贵的。一个好的项目经理知道如何平衡沟通，既能让某人感到重要，又不会被琐碎的细节所淹没。同样地，“扩展的”涉众不需要访问关于项目的一切，只要他们觉得他们被听到并有输入。以下是一个示例计划:

下载利益相关者沟通计划模板- WORD

涉众沟通计划可以包括一轮一轮的复制和设计评审，以及每日、每周或每月的进度、预算和即将完成的下一个任务更新。

您可以通过将网格保存到共享驱动器中与客户共享该计划，并使用自动化工具以正确的频率向涉众发送电子邮件更新。你可以通过项目经理的私人电子邮件每周为客户做一份高级报告。内部利益相关者可能还希望看到一份消耗报告——预测的工作时间与花费的工作时间，以及近期将要花费的工作时间的信息。

一些涉众(比如高管领导)可能需要更正式的沟通，但频率要低一些。也许那些涉众更喜欢每月的状态报告，已经发布的特性和更新，到目前为止收到的输入和反馈，等等。

在制定沟通计划时，要考虑如何处理风险和利益相关者的反馈。例如，如果风电场项目的时间线发生了变化，你的所有利益相关者中有谁需要知道这一点，以什么方式?如果大风暴造成破坏，需要通知谁，如何通知?交流并不都是坏消息。因此，也要想想你想要如何处理关于积极事件的信息分享——例如，一个当地的环保组织发布声明，说它对该公司实施的野生动物保护指南感到满意。

在整个项目中保持强大、简洁的沟通渠道至关重要。良好的沟通有助于项目顺利运行，并重申项目干系人对项目的信心。创建(并继续)涉众沟通计划还有其他的关键好处:

1. 不要再即兴发挥了。您可以随时准备，提前两步计划如何、何时以及与涉众沟通的内容。一个按部就座、制定了战略计划的项目经理是一个能激发信心的人。
2. 您可以预测涉众的需求，并在他们成为问题之前做出回应。如果你有固定的交流节奏，你就已经有了分享新闻和更新、减少风险或面对障碍的工具。
3. 这个计划可以共享，这样整个项目团队就知道谁在什么时候学习什么。授予整个团队的访问权限——甚至可以创建一个注释和建议区——让每个人都有一种主人权和责任感。
4. 该计划可以适应新的涉众、变化的目标、项目的新阶段等。沟通计划的存在是为了帮助您和您的项目团队激发涉众最大的信心，所以它应该是一个有机的文档。

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