用这些电子邮件管理最佳实践来征服收件箱超载

邮件管理之所以重要，有几个原因。如果你实施了电子邮件管理策略，你也会提高你的整体任务管理技能，并通过确定哪种类型的交流值得用即时消息、电子邮件或会议来进一步探讨一个话题，从而提高团队的活力。这里有一些额外的方法可以帮助你在日常生活中管理邮件:

时间管理:根据…Adobe研究在美国，员工平均每天花7.4个小时查看电子邮件。(其中4.1小时用于查收工作邮件，3.3小时用于查收私人邮件。)大量的电子邮件可以压倒任何人，使其无法集中精力完成任务或其他任何事情。通过阅读了解全面时间管理的技巧和技巧时间管理技巧和技巧的详细指南．

电子邮件也是一种效率极低的沟通方式。与允许快速双向讨论的电话交谈或聊天不同，电子邮件本质上是单方面的，因此对话要么在多条信息中盘旋，要么在没有人回复时失败。而可怕的抄送邮件的便利性意味着许多无辜的当事方被卷入交火。如果没有按主题组织邮件的方法，你也会花很多时间寻找邮件。

优先级和项目流程:尽管设计了许多技巧和工具来使某些邮件显得更重要，但邮件组织最终还是由谁在什么时间发送邮件驱动的。发件人的优先级可能与您的不一样，无论他们使用了多少标记和全大写主题行。任务管理是另一个关键优势:电子邮件以零零碎碎的方式流入你的收件箱，无法从头到尾完成任务，这会导致分心和效率低下。

ob欧宝娱乐app手机下载生产力和满意度:正如Adobe的调查所指出的那样，员工在醒着的时间里花了很大一部分时间来查看电子邮件。他们在工作时，在家里，在工作和家庭之间的通勤中，甚至在度假时都在查看。因此，像作家约翰·帕夫卢斯这样的人把它称为“最令人讨厌的沟通经历．”

因此，改善电子邮件管理可以大大提高个人效率和工作满意度，对你和你的团队都是如此。ob欧宝娱乐app手机下载如果你的团队邮件没有被隐藏在一堆不相关的邮件中，你就可以更快地回复他们，建立更好的关系。当你的团队共同努力减少彼此之间的电子邮件发送时，它也可以大大减少电子邮件的总量，并使每个人都有时间专注于他们的任务。客户(内部或外部)的满意度也会提高，因为控制好电子邮件可以帮助更快地创造结果，也可以避免客户收件箱陷入僵局。

有了这么多的收获，电子邮件管理的重要性是显而易见的。那么如何才能驯服这头野兽呢?有了所有不同的选择，这不是一个放之四海而皆准的问题。专家们推荐了无数种方法，值得尝试和混合搭配以找到最佳解决方案。

一套有用的技巧是把你花在电子邮件上的时间隔离起来。有很多具体的变化:

大卫·艾伦的两分钟法则:作者把事情做好依靠一个简单的原则:如果你能在两分钟或更短的时间内处理一封邮件，那就去做吧——即使它不重要。处理好它比把它留在你的收件箱里，让它悬在你的头上，然后回头看它要快得多。

Joost Wouters的15分钟收件箱:管理顾问Wouters鼓励人们在一天中安排一个特定的时间窗口来查看电子邮件，然后系统地处理它，而不是一有电子邮件就不断地处理，因为电子邮件最终会打断你的工作。他建议用五个d无情地筛选你的电子邮件:

• 删除它如果和你的工作无关。
• 处理好它如果你能做得很快(类似于艾伦的两分钟规则)。
• 推迟它如果需要几分钟以上的时间来解决，把它放在一个特殊的文件夹里。毕竟，你当前的重点是清理收件箱，而不是开始一个新项目。
• 代表它如果别人能解决这个问题。
• 当你完成，看下一封邮件。

这种方法是一种变体一次性处理，目标是每封邮件只处理一次，然后将其从收件箱中删除(即使你只是将其归档到文件夹中以备将来使用)。Wouters还通过他的网站提供了更多关于人们如何使用(和滥用)电子邮件的见解，15 minuteinbox.com．

谢家华的昨日盒子:Zappos创始人兼首席执行官在留出专门的时间处理电子邮件方面有一个创新的想法。与他的Yesterbox系统在美国，他每天都会预留几个小时来处理电子邮件——但只处理前一天的邮件。不用面对源源不断的新邮件，他可以集中精力清理收件箱，然后完成一天的工作，通常在三个小时左右。

其他一些解决方案更多地关注于你用来决定如何处理电子邮件的规则，而不是你花在处理电子邮件上的时间。这些包括以下技巧:

优先级是关键:根据Gayle Lantz，创始人工作事项在美国，收件箱爆满是不清楚优先级的反映。如果你知道什么是真正重要的，你可以快速处理重要的邮件，并将不重要的邮件归档或删除。

梅林·曼的收件箱零:最初由曼恩在a谷歌智能在2007年，“收件箱零”的意义远不止是实现一种涅槃般的状态，即清空收件箱。(这个概念的一个不那么吓人的变体是“一个屏幕”收件箱，你可以在不滚动屏幕的情况下查看收件箱中的所有邮件。)它的关键组成部分包括识别电子邮件，截止日期，以及你需要处理的内容。

例如，如果一封电子邮件只包含有用的信息，您可以将其保存到单独的文档中以备将来参考，而不必担心解决任何相关问题。如果邮件提出了一项任务，那么你可以设定一个截止日期，并确定所需的资源——这样做的好处是，你可以有更多的时间来处理它，因为你已经清除了收件箱里的无用邮件。欧宝体育app官方888

文件夹组织策略:使用文件夹可以通过多种方式帮助支持优先级:

• 设置广泛的内容类别:给文件夹命名，比如客户、项目、预算等，在回复邮件前把邮件归档。这可以让你轻松地专注于重要的问题，也可以按顺序处理与特定主题或项目相关的所有电子邮件——这种方法更适合大多数人的工作方式。
• 扎克·汉隆的五个文件夹计划:相反，市场营销和销售专家汉隆建议根据截止日期而不是主题来分类邮件。他推荐的结构只包含五个文件夹：收件箱，今天，本周，本月(或季度),仅供参考．快速将邮件分类到不同的文件夹中，并在截止日期前处理好每一封邮件。的邮件是纯粹的信息吗仅供参考．

其他提示和技巧:一些节省时间的方法也可以帮助你专注于重要的事情，而不是不断地被电子邮件分心。

• 关闭通知:这是Merlin Mann的收件箱零策略的一个关键方面。关闭通知，以免被新邮件分心。
• 每小时查看一次邮件:对于那些缺乏“昨日盒子”方法的人来说，这种方法至少有助于减少分心。
• 标记为未读:在浏览收件箱时，打开每一封邮件:将需要进一步处理的邮件标记为未读，并删除其余的。这样你就知道你没有遗漏任何东西，而且一眼就能看出有多少项目需要跟进。
• 收到:即使你不能马上回复邮件，至少也要发一个简短的通知，确认收到，并说明什么时候可以回复。这将有助于消除没完没了的后续邮件。为了节省更多的时间，你可以在你的电子邮件设置中自动设置这个功能，就像你设置离开办公室的消息一样。
• 自动化Self-CCs:这个建议是由Carson Tate推荐的简单的工作，来帮助你管理需要跟进的邮件。只要抄送自己需要回复或跟进的邮件，然后确保所有这些抄送都自动路由到一个文件夹中。随着文件夹中电子邮件数量的增加，你会知道你在等待多少回复，并且可以更容易地跟踪它们，而不是把它们都放在你的文件夹中发送文件夹中。
• 删除，删除，删除:根据生产力心理学家ob欧宝娱乐app手机下载梅丽莎例如在美国，为重要的东西腾出空间的唯一方法就是迅速删除所有不重要的东西。由于收件箱通常充斥着垃圾邮件和不必要的抄送，你可以删除很多你永远不会错过的邮件。

写一封更好的邮件是管理邮件的另一个重要策略。毕竟，更短、更高效的电子邮件为发送者和接收者都节省了时间。这方面的一些建议包括:

• 写更好的主题:保持邮件的主题简明扼要。你也可以用消息结束(EOM)，如果你只需要阅读主题行。
• 罗恩·韦伯的BLUF方法:根据Ron Webb的说法美国生产力和质量中ob欧宝娱乐app手机下载心，你应该把底线放在最前面。不要按照时间顺序或提供大量的背景信息，开门见山，这样读者就可以迅速做出反应和回应。如果需要更多的背景，稍后再添加。
• 事实真相:当人们试图传达大量的细微差别和支持信息时，电子邮件往往会变成一件苦差事，无论是写还是读。只写最重要的，剩下的留到开会或打电话的时候再说。
• 消除签名:你不需要总是感谢别人，或者在电子邮件的结尾添加一些客套话或正式的内容。把它做完就行了——你不会显得无礼的。
• 重用主题行和文本:在电子邮件写作中，没有创意可言。如果你可以通过剪切和粘贴来传达你的信息，那就这样做。这样可以节省时间，而且收件人也更容易理解如何处理主题相同的邮件。

虽然技术可能造成了电子邮件问题，但它也可以解决这个问题。有大量的设置和第三方软件工具值得考虑:

电子邮件设置

• 选择地址:Gmail会忽略电子邮件地址前面的句号或加号，以及加号后面的单词。例如，如果你的主地址是johndoe@gmail.com，你也会收到发送到john.doe@gmail.com或johndoe + newsletter@gmail.com．您可以使用这些变体轻松地将消息路由到不同的文件夹。这是一个有用的解决方案，用于注册时事通讯，创建零售商帐户，甚至优先考虑特定的朋友或家人。
• 星形标志分类:许多电子邮件工具还提供了标记重要邮件的功能。当你在手机上阅读电子邮件时，这个系统特别有效:只需点击一下，就可以在一封电子邮件中打上星号，然后在专用文件夹中查看。Gmail还允许你创建多种颜色的星星，这样你就可以用不同的优先级标记邮件，或者把它们当作事实上的归档系统。
• 小睡选项:谷歌收件箱允许你快速关闭邮件，让它从你的收件箱中消失，并在未来的某个时间重新出现。默认选项包括当天晚些时候、第二天或下周。这是一个自然的组合，用于基于时间的电子邮件管理，如昨日盒子或五个文件夹。

第三方工具

• 回飞棒:这个Gmail工具提供了类似的功能小睡它还允许你安排发送邮件的时间，如果你想快速浏览一封邮件，但又不想来回浏览，这可以作为两分钟规则的一部分很好地发挥作用。如果没有人回复你的邮件，你也可以收到提醒。
• If This Then That (IFTTT)这个免费的服务可以让你在不同的应用程序之间自动执行任务。例如，你可以用它将所有的时事通讯发送到Evernote以备以后阅读，自动将附件保存到Dropbox，或者在某个特定的人给你发邮件时给自己发送文本提醒。
• Hubspot的销售:这个营销自动化工具的免费电子邮件组件允许您查看是否有人打开或点击了您的电子邮件，并在您打开电子邮件时包含有关发件人的详细信息的边栏。
• Sortd:这个电子邮件管理工具通过创建一个仪表板，使查看收件箱变得更容易，这个仪表板本质上是将文件夹并排显示为列表。这种方法加快了将电子邮件组织到文件夹中的过程，并允许您一眼查看多个文件夹。
  
• Unroll.me:这个免费的应用程序可以帮助人们控制新闻通讯和其他订阅电子邮件。除了让退订变得很容易，它还可以将多份时事通讯汇集到一个摘要电子邮件中，你可以在最方便快速浏览的时候安排发送。
• 电子邮件游戏这款应用基本上将两分钟规则游戏化了。电子邮件游戏鼓励你快速分类邮件，然后为你选择处理的邮件打开一个计时器:如果你在三分钟或更短的时间内回复，你就会赢分。当然，你实际上不能用这些分数做任何事情，但它们仍然可以帮助激励一些人。

成为邮件管理解决方案的一部分:少发邮件

减少收件箱的一个万无一失的方法就是少收邮件。你通过发送更少的电子邮件来参与这个解决方案。一些流行的方法包括:

• 打电话:正如《。》的作者Jason Womack所指出的你的最好会变得更好在美国，需要大量“来来回回”的邮件很快就会变成一堆邮件。处理这样的事情，不如快速打个电话。
• 面对面交流(F2F):克雷格·杰罗，又名时间管理忍者建议面对面的会议是最有效的沟通方式。在面对面的会议中(即使是通过Skype或视频聊天)，人们可以得到即时回复，避免任何分心的即时消息，聊天的同事，当然，还有收到的电子邮件。这也是处理敏感问题的最佳方式。
• 制定正确的政策:公司可以实施一些策略来帮助减少电子邮件流量，例如:
  
  • 禁止或限制电子邮件法国IT公司Atos的首席执行官蒂埃里•布列东几年前曾因宣布他的计划而登上头条逐步取消所有内部邮件．该公司还没有完全消除电子邮件，但通过让员工使用社交网络工具，已经显著减少了流量。其他不那么激进的措施包括引入无电子邮件日或下午。
  • 不鼓励回复全部和抄送创意领导力中心的高级研究科学家詹妮弗·迪尔指出，所有链条都可以回复堵塞系统浪费了员工数不清的时间。她建议公司考虑搬迁回复所有人功能远离回复按钮，或者添加一个提示，以确认员工在单击时要回复所有人。您还可以将a的风险降到最低回复所有人通过不鼓励使用cc:s，并且只在线程中包含必要的团队成员来链接。
  • 少发邮件管理者只需少给员工发邮件，利用团队状态会议和一对一的交流。
  • 使用电子邮件的替代品正如Atos所发现的，公司可以鼓励员工使用很多工具来代替电子邮件:
    
    • 即时通讯(IM):即时通讯可以像打电话一样实现快速的双向通信，同时允许您打字和多任务处理。有不同的工具可用，如Skype Business或Microsoft Lync。Slack还提供了一些强大的聊天和协作选项。
    • 企业社交网络微软的Yammer和Salesforce的Chatter等工具允许人们发布信息，并对帖子进行评论，类似于Facebook，这可以让人们不必像电子邮件那样“立即回复我”。
    • 内部网当然，一个好的内部网可以包括任何你需要的协作工具。

通过设计一个灵活的平台来满足你的团队的需求，并随着需求的变化而适应，从而使你的员工能够超越自己。

Smartsheet平台可以轻松地从任何地方计划、捕获、管理和报告工作，帮助您的团队更有效地完成更多工作。报告关键指标，并通过汇总报告、仪表板和自动工作流实时了解工作情况，以保持团队的联系和信息。

当团队对要完成的工作有了清晰的认识时，就不知道他们在同样的时间内能完成多少工作。今天就免费试用Smartsheet吧。