使用电脑辅助设施管理软件进行设施管理的基本指引

中央模型的起源可以追溯到20世纪60年代初，当时空间预测应用程序首次在大型计算机上运行哈佛大学的设施管理顾问图形系统公司的顾问小组主席国际设施管理协会。

在20世纪70年代和80年代，随着小型计算机的出现，这种情况得到了发展，这些工具开始用于资产管理、租赁管理和建筑成本会计。Teicholz解释说，计算机维护管理系统应用程序和安全成为应用程序的一部分，其次是工作流和文档管理、能源管理、投资组合管理和设施评估。

CAFM首先在大型综合体和校园的运营商中获得了吸引力。CAFM合并说明用户群包括政府、医疗保健、教育、商业和工业组织。CAFM和IWMS也被房地产管理公司和将设施管理作为分包服务的公司广泛使用。

与软件领域普遍出现的趋势类似，CAFM应用程序现在经常成为基于云的，许多集成的CAFM系统包括数字建筑信息模型，其中包括以三维图形表示的设施数据。

理解CAFM需要掌握包含所使用的概念和平台类型的首字母缩略词。有许多管理建筑物的工具，根据您的需求选择正确的工具的第一步是了解可用的解决方案类型。其中许多是重叠的，也有提供一套应用程序的集成解决方案。以下是关键术语。

计算机辅助设施管理(CAFM)经常被从业者变成“cafe -em”这个词。它是该领域的原始标签，其应用包括:

• 空间规划
• 资产管理
• 移动管理
• 维修管理
• 房间预订
• 客户服务请求
• 设备操作

(附注:CAFM也可以代表认证汽车车队经理，指的是有资格管理企业车辆池的专家。在诸如跟踪资产之类的规程中，有许多与建筑管理重叠的地方，但这是我们在本文中不会涉及的用法。)

电脑维修管理系统(CMMS)是一种工具，专注于管理设施内关键设备所需的维护。它执行维护计划和备件跟踪等功能。CAFM和CMMS系统有时在名称下合并综合工单管理系统(IWOMS)。

综合工作场所管理系统(IWMS)是CAFM的演变和扩展。这些套房通过整合CMMS以及租赁管理、项目管理和环境/能源规划等房地产管理功能，增加了CAFM的功能。IWMS是管理大型设施和房地产投资组合的综合企业平台。

根据研究公司高德纳，综合管理系统的核心功能领域是:

• 房地产管理，包括购买、租赁、财务管理和销售。
• 资本项目管理，用于开发新设施或改造现有设施。
• 设施管理，如规划、计算机辅助设计和BIM集成、空间管理、搬迁管理、资源调度等。
• 维护管理包括资产管理、工作请求、预防性维护、工单管理、保修跟踪和设备状况评估。
• 环境管理，监测和减少资源消耗和废物产生，以支持可持续发展。ob欧宝娱乐app手机下载

有些应用程序将自己标记为CAFM和IWMS，但作为一般规则，CAFM更有可能组合多个平台，而IWMS则从单个平台和数据库运行。此外，IWMS应用程序有望在房地产、环境和项目管理方面比CAFM具有更强大的功能。

企业资产管理(EAM)包含CMMS，并将其扩展为管理物理资产的应用程序，贯穿其整个生命周期，包括采购、调试和更换。

楼宇管理系统(BMS)监视和控制建筑系统-从火灾探测到温度调节。BMS本身是一个相当狭窄的应用程序，因此它经常作为一个模块添加到更广泛的CAFM或IWMS系统中。

环境管理系统(EMS)作为可持续发展项目的辅助措施，衡量和减轻设施的环境影响，与BMS一样，通常作为更大的CAFM工作的一个模块来实施。

建筑信息模型(BIM)是指为建筑物(物理和功能特征)创建数字表示，从建筑物开始就成为决策的资源国家BIM标准。这些渲染图通常是3D的，而不是二维的，并且正在扩展到其他维度，如时间、成本和可持续性。

第七维或7D面向建筑在其整个生命周期中的运行。虽然BIM在美国的建筑、设计和施工中根深蒂固，但BIM与设施管理的整合仍处于早期阶段。它使建筑业主和管理人员能够访问有关设施的更多信息，例如它们的组成，甚至能够“透过”模型上的墙壁看到它们背后的基础设施。一个麦格劳-希尔研究关于BIM商业价值的研究发现，对设施管理人员的好处包括与图形相关联的完整和准确的建筑数据，而无需重复输入数据(引入BIM技术促进了这一进步)COBie数据标准)和定期维护的集成。

了解有关此应用程序的更多信息的一个很好的资源是“面向设施经理的BIM”一本由斯坦福大学前校长保罗·泰霍兹编辑的书综合设施工程中心，和国际设施管理协会。

综合大厦管理(IWBM)设计方法的扩展是否被称为集成设计或建筑整体设计，它关注不同的角色，如架构师、工程师和其他作为一个团队一起工作的专家。管理这些建筑的一种类似的协作方法看起来是整合所有功能和服务所需的监督，以确保设施能够按预期运行。

“区分(计算机辅助设施管理)CAFM系统与侧重于设备和维护的计算机维护管理系统(CMMS)或企业级、多方面的综合工作场所管理系统非常重要，”他说Traci多恩，总裁仲量联行技术解决方案是国际商业地产公司仲量联行(Jones Lang LaSalle)旗下的一个部门。

“CAFM系统是向完全数字化的设施管理迈出的一大步，但这些程序并不能支持设施管理生命周期的每个阶段。公司可能会从CAFM或CMMS系统开始，然后决定将其用作IWMS和其他设施管理技术的构建块。”Doane补充道。

理论很棒，但任何系统变更都需要投入金钱和时间，并可能破坏运营。公司希望看到一个强有力的商业案例来支持从传统系统(如纸质电子表格)迁移到CAFM和IWMS。

美国和加拿大的业务发展经理Greg Alevras指出，支持这些系统的理由非常充分Archibus公司该公司生产IWMS软件。对IWMS的兴趣反映了企业管理者之间的一种演变，他们将设施视为可以利用的资产，通过更灵活的管理来实现更高的生产力。ob欧宝娱乐app手机下载

Alevras认为，智能使用这些系统可以减少1%到34%的运营成本，具体取决于公司，平均水平为10%到15%。“这让他们更加灵活，”他说。

CAFM和IWMS系统更具体的好处包括:

• 提高空间利用率，减少多余的容量和不必要的开销。
• 关键设施信息的准确报告和基准。
• 有机会削减公用事业和维护等项目的成本。
• 对租赁、项目和房地产投资组合进行更强有力的财务管理。
• 简化空间调度、维护等流程。
• 更好的协调减少了搬迁和重新安置的需要。
• 在设施问题上更强的决策能力。
• 安全和环境规划方面的改进，可以减少事故和法规遵从性问题。
• 提高应对灾害和突发事件的能力。
• 更容易跟踪和控制资产，包括折旧和维护等成本。
• 减少设备停机时间。
• 更环保的足迹。
• 更容易和更集中的管理和后台管理与数据标准化，无纸化的过程。
• 通过自动化流程降低了人工错误的风险。
• 改进了移动工具和通知的响应时间。

Service Works Group在2012年对设施管理软件用户进行的一项调查发现80%的受访者表示，CAFM为他们节省了资金，91%的人表示，它提高了设施管理的效率。77%的人表示，他们的CAFM解决方案给了他们想象中的好处。

另一个有利于CAFM和IWMS的趋势是物联网(IoT)，其中设备、设备和传感器连接到互联网。这种现象正在迅速发展，因为它允许机器进行通信并促进快速的信息交换。因此，越来越多的组件和传感器被制造出来，它们的价格也变得越来越实惠。

“总的来说，CAFM市场的增长似乎是技术进步和企业希望充分利用其实体办公室和设施的结果。经过多年的使用，企业领导者看到了使用软件以战略方式管理设施的长期价值。其他因素，如对能源消耗和FM服务外包的监管增加，也促进了这一增长，”CAFM市场研究员Taylor Short说软件的建议(一家Gartner公司)。

“使用CAFM的最大好处是能够收集有关设施及其资产的数据。例如，这些数据可用于识别消耗过多能源的区域，管理层可以解决这个问题。没有这些数据，组织就没有真正的方法确切地知道他们的设施是如何运行的。”

医疗保健组织必须具有较高的设施管理标准，因为患者和提供者的需求都很重要，并且必须遵循最高的健康和安全标准。此外，医疗保健并购(M&A)活动正在增加，医院合并和保险合并改变了医疗保健组织历来的运营方式。

为了应对这些与设施管理相关的挑战，医疗保健组织必须能够快速有效地响应所有维护问题和请求。为了确保最佳的护理质量，有效地与其他业务合并，并保持对所有设施流程和程序的可见性，您需要一个强大的实时工具，使医疗保健组织能够有效地管理其设施。

Smartsheet是一个工作执行平台，使医疗保健公司能够提高工作效率并扩展设施管理流程，同时安全地存储和共享受保护的健康信息。管理和跟踪设施变更，与关键利益相关者共享状态更新，并在满足或超过HIPAA法规要求的情况下将所有信息安全地存储在一个集中位置。

有兴趣了解更多关于Smartsheet如何帮助您最大限度地提高工作效率的信息吗?发现医疗保健智能表。

如果您决定采用CAFM/IWMS，那么您在选择软件时将面临一些高层次的考虑。这些包括在任何软件选择中常见的一些决定:

• 应该选择开源软件还是专有软件?
• 应该选择托管解决方案还是基于云的解决方案?
• 哪些集成是重要的?
• 它在易用性和灵活性方面有什么特点?
• 解决方案是否有移动界面?
• 自助服务功能是什么?
• 您需要行业定制吗?
• 多少钱?

让我们逐一探讨一下。

开源vs专有-有许多开源解决方案，一些公司更喜欢这些解决方案，因为他们不希望局限于特定的供应商。开源软件的另一个吸引力是它通常是免费的或非常便宜的，并且可以安装在任何需要的地方，而不需要跟踪许可证限制。缺点是，作者没有专门的支持或承诺来更新它，而专有软件通常提供这些支持或承诺。

托管vs.基于云托管软件有两个主要优点:使数据更安全的潜力，以及对软件资产有更好的控制。然而，前期成本较高，托管选项也会带来一些安全风险。此外，您还承担了维护和更新的更大责任。许多用户正在转向云解决方案，因为它们通常在产品生命周期中提供更低的成本，使添加或减少用户或位置变得容易，并且供应商处理支持、维护和更新。ob欧宝娱乐app手机下载在2016年的一项调查中2016年，44%的用户选择云托管设施管理，高于2015年的24%。

集成,您需要一个能够与组织使用的其他软件(如计算机辅助设计、文件托管服务、电子表格、数据存储、电子邮件、数字签名、日历、应用程序集成器、程序和开发人员工具)很好地集成的解决方案。

易用性/灵活性-您希望您的团队成员能够理解和使用的软件，并且可以随着您的需求变化而轻松扩展。您的设施管理团队成员的专业化和成熟程度是相关的。你的大多数员工都是可互换的通才，还是你有专门负责管理不同方面的专家?答案将根据特定学科提供的深度以及软件的学习难易程度来指导您的选择。

咨询公司CAFM专家Phil Bearce说设施的第一，建议验证软件是否满足组织的需求，并说“它是可伸缩的吗?它能随着公司的发展而发展吗?”它是否具有解决设施管理各个方面的模块?”

移动-设施管理团队经常离开办公桌。但是，当员工在物业之间或设施周围旅行时，他们需要保持联系——这就是具有移动功能的程序派上用场的地方。SWG的调查发现，2016年72%的受访者在移动设备上使用CAFM/IWMS，高于2015年的45%。

自助服务功能—许多公司现在希望建筑物的使用者和用户能够在线记录和管理自己的服务请求。在SWG的调查中，2016年自助服务的使用率从44%上升到66%，增长了40%。

定制,一些供应商在某些领域的使用率更高。因此，考虑为您的设施类型或用例量身定制解决方案。这可以是学校、住宅物业、工厂或商业办公室。你的投资组合的规模也很重要，所以考虑一下你是否在管理地理上分散的大量建筑物。

成本-当然，成本是一个主要的考虑因素。自托管软件比软件即服务(SaaS)订阅更昂贵。许多平台收取初始的一次性启动费用，然后根据管理的平方英尺数量和/或用户数量收取持续的订阅费。您还需要考虑所需的硬件、培训和任何其他费用。

CAFM和IWMS平台通常由特定工作领域的模块组成。主要有:

空间和工作场所管理这些工具管理建筑空间，包括绘制空置的办公桌和办公室、设备位置和关键数据。

〇房地产经营这侧重于维护一个关于建筑物和财产的数据库，包括它们的大小、特征、位置、价值、状况、占用情况和整个生命周期的成本。可以在此模块中管理租约，并请求创建提案。

维护管理——跟踪和协调从日常清洁到设施和设备的预防性维护和故障呼叫的一切。目标是在降低成本的同时保持设施在最佳状态下运行。

基本建设项目管理该模块涵盖了新建筑或改造等重大项目，并汇集了预算，设计，工作分配，文档和会计。

环境可持续性-这些工具监测能源和水的使用以及垃圾和二氧化碳排放等废物的产生。ob欧宝娱乐app手机下载可以识别资源的过度使用，并进欧宝体育app官方888行改进，包括智能恒温器，照明控制，并努力获得LEED认证。

其他附加模块可能包括:

• 服务管理——这可能包括访客服务、保安、食品服务和安全。
• 供应商/承包商管理此工具协调您在设施中使用的所有外部服务提供者，并确保工作已完成并记录。
• 培训模块-跟踪员工的培训和资格，以处理设施工作，并确保任何认证及时更新。
• 报告和分析——此功能可以根据您的业务需求提取信息，并提供关键指标的仪表板。还要考虑您的系统是否会根据您设置的触发器发送警报和通知。展望未来，CAFM和IWMS专家预计更多的公司将利用其系统中的数据来使用预测分析来进行更准确的预测。这一点尤其重要，因为随着工作方式的发展，远程办公和在家办公的员工之间的协作越来越多。Alevras解释说，这意味着，例如，减少私人办公室，减少员工与座位的比例，从一比一降至二比一或三比一。
• 〇健康安全记录程序，跟踪演习和准备工作，处理风险评估和事件报告。
• 〇工单管理该工具协调按需请求以及计划和预防性维护。

现在你已经了解了什么是可能的，你需要选择一个具体的解决方案。有很多选择。行业从业者估计，在这个领域大约有200家供应商。做出选择的一个好方法是使用决策矩阵。尝试使用下面的例子。

1. 在最上面一行，列出你需要的最重要的特性或功能。(根据需要添加更多列。)在上面的工作表中，我们填写了一些示例标准。
2. 在第一栏中列出所考虑的每个软件程序。
3. 沿着你的列表，给每个项目打分，从0(最差)到5(最好)，根据它在个人标准上的评分。
4. 在第二行(在因素下面)，根据相对重要性对每个因素进行排序，范围从0(不重要)到5(关键)。你可能有多个同样重要的因素。(上表中的例子)
5. 将每一列的分数乘以因素的相对重要性，得到加权分数。
6. 将每个软件的加权分数相加。
7. 总得分最高的是你的赢家。

选择最好的软件工具并不是工作的结束。CAFM和IWMS专家表示，成功实施可能存在许多陷阱。以下是一些最常见的障碍:

• 缺乏所有利益相关者的支持
• 在高层管理中缺少倡导者
• 未能识别所有组件进程
• 数据缺失或不准确。

cafm咨询公司的James Thomassen说RSC指出缺乏领导力和高级管理层的支持是一个常见的问题。他表示:“如果没有自上而下的授权，而且他们没有看到自己的参与有任何好处，那么部门设置障碍是很常见的。”“在任何CAFM工具的可操作性上，企业的不动产和It投入是至关重要的。”

阿奇布斯的Alevras提到，匆忙行事可能会导致问题。“很多人试图介入并获取数据，但他们并没有整合正确的资源。欧宝体育app官方888他们试图加快这个过程。”

托马森还强调，让员工只获得他们需要或想要的信息是很重要的。他说:“信息过载将导致工具不被使用，用户对信息失去信心，如果没有信息过滤，最终用户可能会‘自我迁移’或做其他类型的恶作剧，使你所拥有的信息无效。”

Short of Software Advice发现了CAFM成功实施的三个主要因素。首先，组织必须为软件制定一个目标。他们想要达到的确切结果是什么?其次，企业需要制定计划。这需要召集相关部门(主管、维护和设施人员)来定义使用系统的角色。最后，CAFM的实施需要整个组织的承诺，以最好的方式工作，因为提高设施利用率通常涉及改变建筑物居住者的行为。

Doane of technology，仲量联行指出，在投资任何新系统之前，CAFM系统的成功实施首先要为其房地产和设施运营制定全面的IT战略和路线图，以避免在不适合的技术上花费资金。“在研究CAFM系统之前了解您的需求。我们的公司经常与客户合作，以确定他们的端到端需求，并确定他们是否需要CAFM、CMMS或IWMS，或工具的组合，以及如何最好地为他们的目的配置系统。如果没有明确定义的需求，您可能会无意中做出错误的决定，”Doane说。

投资于变更管理和采用培训是至关重要的。你也应该有一个计划，你将如何维护和管理软件，以及数据和图纸。Doane补充说:“忽略这个决定可能会让你付出高昂的代价，特别是如果你没有数据治理或系统更改的流程。”

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