关于选择适合您公司的数字资产管理系统的专家建议

数字资产是数字内容文件，如摄影图像、音频、视频、图形、文本文件或数据。它们可以本地存储在服务器、数字设备(PC、平板电脑、媒体播放器等)上，也可以存储在云中。

数字资产管理(DAM)是个人或组织对其数字资产进行分类、存储和共享的过程。DAM系统是一种软件解决方案，可以简化和自动化DAM过程。

数字资产管理影响了广泛的行业和学科，包括:

• 营销和广告
• 社交媒体
• 教育
• 销售
• 出版
• 平面设计
• 摄影
• 金融
• Web开发
• 零售
• 政府
• 娱乐

DAM还可以影响与公司合作的第三方，如战略合作伙伴、供应商或分包商。

对于许多刚接触DAM的组织来说，这个类别可能是压倒性的。还有许多悬而未决的问题:什么样的系统是最合适的?要花多少钱?我们的投资多长时间能看到回报?我们真的需要寻找解决方案提供商合作伙伴吗?

作为品牌资产的唯一真相来源，数字资产管理软件是在这些集合的大小增加时最大化操作效率和内容价值的基本工具。

世界各地的企业和品牌都遇到了一个日益严重的问题，即不断增长的数字资产文件。接触受众的渠道和形式更加多样化和复杂。因此，建立一个通过这些渠道持续接触受众的品牌体验对整体商业目标也变得越来越重要。因此，品牌正在转向DAM系统，以更好地管理这些成倍增长的数字资产。

当选择大坝这是适合你的系统，这里有一些关键的事情需要考虑:

• 直观的搜索——DAM系统的很多好处来自于它的易用性。相关资产是否会在您的搜索中出现在您期望的时间和地点?
• 分配和共享——在内部和外部团队之间工作有其独特的挑战。应该有一种简单的方法来确保这些项目可以在没有额外的来回沟通和创造性要求的情况下进行。
• 自动化——今天的品牌(及其内容)通过许多不同的接触点连接在一起。能够在DAM系统内全面动态更新资产，这对于品牌一致性和整体品牌体验至关重要。
• 权限和安全——品牌控制和版本控制对整体品牌体验至关重要。过时的和未经批准的资产可能会使成功的活动复杂化，所以应该设置资产使用和访问的简单性。
• 阅读评论-访问资源，如G2数字资产管理概述看看其他企业是如何找到适合自己的。

公司产品主管Jim Hanifen说ob欧宝娱乐app手机下载Brandfolder“公司最有价值的资产是品牌，而这个品牌是由数字资产组成的。正确的品牌管理软件将确保每一件抵押品都达到推动认可和增长所需的高标准。”

选择数字资产管理系统的第一步是对您的内容和数字资产进行彻底的审计。审核将帮助您清楚地了解您所拥有的内容类型，确定重新利用有价值内容的方法，并帮助清除表现不佳或不相关的资产。

要组织审计，可以使用任何标准的电子表格工具，也可以下载这个工具免费审计模板．为了帮助您决定保留哪些资产，请考虑以下内容:

• 它是专业的外观，品牌，并与你的公司的声音和语气一致吗?
• 它是否会产生动作(浏览量、下载量、点击量等)?
• 它是否支持你的商业目标?
• 搜索优化了吗?
• 你是否为最流行/有用的类型和格式开发了足够的内容?
• 你的内容是否具有主题性，是否支持当前的行业趋势?

一旦完成审核，就应该制定一个计划，将业务目标和内容策略考虑在内。考虑一下你想要创建内容的平台(YouTube、公司网站、移动应用程序、Snapchat、播客、Instagram等)，确定你需要的资产类型(照片、信息图表、音频文件等)，并确定你需要支持哪些语言和地区。

通过更新您的(相关)内容目录并确定库存中的差距，您将能够制定可操作的路线图，并准备在数字资产管理系统到位后执行您的内容战略。

确定您的系统需求是确保您选择的DAM解决方案是适合您的业务模型、基础设施和用户的关键部分。首先，通过以下方面对现有系统和需求进行面向未来的评估:

• 遗留系统集成:您目前有什么基础设施，您的DAM系统需要如何集成?
• 安全:您是否需要保护敏感或专有信息恶意软件和恶意攻击?用户访问需要什么类型的身份验证，包括员工、远程工作人员和第三方的权限?
• 报告:用户需要收集和访问哪些类型的数据?您需要解决法规遵从性问题吗?
• 分析:您的组织如何使用分析，这将如何影响数字资产和内容?
• 配置:如果您需要大量定制和配置选项，那么企业解决方案可能是合适的选择。如果您是一家小型或中型企业，那么具有预先打包功能的不太复杂的解决方案可能是正确的选择。

一旦您掌握了您的IT需求，请查看您的业务需求。这项测试将进一步为您的选择提供信息，并将帮助您明确需要数字资产管理解决方案来解决的挑战。

• 用例:与用户交谈，了解他们如何使用或将如何使用DAM解决方案。确保接触到整个组织的一系列团队，以了解不同的用例。
• 自定义工作流程:您需要构建自定义工作流吗?那么具有可修改工作流的数字资产管理软件呢?或者您可以简单地使用预先构建的解决方案吗?
• 治理:您的组织是否关注法规遵从性?考虑您可能需要的报告和电子发现级别。
• 全球或第三方用户:如果您与分布式工作人员一起工作，或与远程供应商或合作伙伴一起工作，您是否需要配置您的系统以支持不同级别的访问和共享。
• 权限管理:您是否需要控制贵公司拥有版权的资产的使用、修改和分发?
• 可伸缩性:随着业务的发展，DAM系统的快速扩展有多重要?
• 预算:最终，你需要在可用的预算范围内工作。关键是要清楚你的“必须拥有”，这样你就可以花在一个解决你所有基本业务需求的系统上。

了解未来是否需要显著地扩大或缩小规模、可用的IT资源和预算限制将帮助您确定是否需要基于云的混合(内部和外部的混合)或内部DAM解决方案。欧宝体育app官方888以下是对每种解决方案的快速概述:

确定数字资产管理系统的投资回报率(ROI)不仅为战略规划目的提供了必要的数据，而且如果您发现自己向内部决策者“推销”了DAM的想法，还可以为DAM购买提供验证。为此，您需要计算您期望实现的节省的美元价值，并预测由于数字资产管理部署而可以产生的额外收入。

以下是需要考虑的成本:

• 资产的再创造:当资产因为不容易搜索和查找而不可用时，必须重新创建，这既浪费时间又浪费金钱。
• 资产搜索:用户每天要花8%的工作时间搜索数字资产，但往往是找不到。
• 资产分布:手动将物理资产分发给合作伙伴和供应商的过程，如刻录、标记、包装和运输磁盘，不仅过时，而且成本高昂。

您还可以通过计算ROI来确定收益收益:

• 通过资源可用性获得更多收益:许多公司报告说，一旦他们实施了DAM系统，他们的工作效率更高(或有更多的带宽来承担更ob欧宝娱乐app手机下载多的工作)。
• 新的收入来源:组织通常可以通过向合作伙伴或客户提供额外的基于dam的服务来增加收入。

最后，计算ROI还可以让您很好地了解DAM解决方案需要多长时间才能收回成本。

欧宝体育app官方888DAM ROI计算的资源

许多数字资产管理软件供应商提供免费的在线ROI计算器。这里有一些可以帮助你开始:

• 北方平原大坝投资回报率计算器
• IO集成投资回报率计算器数字资产管理解决方案
• 拓宽大坝ROI计算器

一旦确定了系统和业务需求，并清楚地知道使用DAM解决方案可以节省多少钱(以及产生多少钱)，就需要获得购买的支持和批准。确定一些内部的利益相关者可以验证DAM系统对业务的影响。尽早让他们参与进来，这样当您向业务决策者展示解决方案时，他们就可以支持您。

因为控制支出的高管通常从不使用他们被要求批准的许多解决方案，聪明的做法是用能引起他们共鸣的信息武装自己，而不是告诉他们他们可能不关心或不理解的事情。

做谈论商业价值:

• 效率:DAM将如何帮助您的公司以更智能的方式完成工作
• ob欧宝娱乐app手机下载生产力: DAM如何让用户完成更多工作
• 降低成本:DAM将如何为公司节省资金
• 增加收入: DAM将如何帮助提高底线
• 维护品牌:DAM将如何保护公司品牌的完整性
• 投资回报:你的DAM系统需要多长时间才能收回成本

不讨论:

• 特点:那些能让IT专业人士兴奋的花哨功能，却不能让决策者兴奋
• 功能:过多地讲述产品的工作原理会让他们很快失去兴趣ob欧宝娱乐app手机下载

一旦您获得了数字资产管理系统的预算，就该确定部署该系统的解决方案提供商了。使用以下指南构建您的征求建议书(RFP):

提供者的背景和资格

了解解决方案提供商的经验、他们在市场中的位置以及他们的工作方式。请他们提供公司的以下信息:

• 背景:记录使用DAM的多年经验、部署数量，并提供相关客户参考的列表。
• 市场地位:描述他们与竞争对手的不同之处，并给出他们应该被选中参加这个项目的理由。
• 前景:供应商如何看待DAM空间在未来的发展，他们计划如何应对这种发展?
• 过程:描述将在这个DAM实现中使用的方法，从发现和设计到部署。

贵公司业务要求

向他们提供关于您的业务需求的信息，并要求他们提供解决方案的摘要、其功能以及它将如何满足您的业务目标。同时询问以下方面的信息:

• 提醒和通知:系统警报是否通过电子邮件发送?还包括哪些其他通知选项?
• 资产审查/批准:解决方案如何处理审查和批准，包括注释和资产拒绝?
• 文件格式:解决方案是否支持所有文件格式，是否有文件大小限制?
• 维护/支持:询问有关可用保修和支持包的信息。
• 元数据/搜索:请求搜索功能的完整描述。解决方案如何处理元数据?它是否嵌入到文件中?单个资产与资产组的元数据如何?
• 重新格式化:系统是否支持资产的重新格式化、重新使用和转换?这些能力需要什么?
• 报告:让供应商详细地概述系统的报告方法。
• 解决方案部署/培训:提供部署的策略和时间表，以及如何培训员工使用系统的概述。
• 用户:部署中包含多少用户许可证?描述内部和第三方用户的审批和认证过程。
• 版本控制:提供系统文件版本控制功能的概述。
• 工作流自动化:系统中是否包含工作流自动化?描述一下它是如何工作的。

配置及系统要求

要求供应商提供有关数字资产管理系统配置的信息，包括硬件要求和定制选项:

• 云、内部部署或混合:根据你的需求和你的用户访问解决方案的方式(网页、应用程序等)，找出公司推荐的解决方案类型。
• 定制:解决方案是可定制的吗?如何定制?关于定制有具体的要求吗?
• 硬件和服务器:解决方案需要什么样的后端硬件、数据库和服务器系统?如果是云解决方案，他们将如何存储你的资产?
• 与现有基础设施的集成:它们将如何支持与当前IT基础设施的集成?
• 操作系统和浏览器支持:它们支持哪些平台和浏览器，所有平台的特性和功能是否一致?

保安及行政

建立解决方案如何建立用户访问和系统管理:

• 访问:系统是否能够基于特定的用户配置文件授予或限制访问权限?
• 管理:概述数字资产管理解决方案中系统管理员的角色。

业务连续性

在处理数字资产和其他类型的知识产权时，业务连续性规划至关重要。确保收到以下资料:

• 存档:解释归档功能，搜索如何使用归档资产，以及系统是否可以与其他归档系统集成。
• 灾难与恢复:描述在自然灾害或系统故障的情况下使用的灾难预防和恢复过程。

Jill Talvensaari是Moxie Marketing的首席营销技术专家，是数字资产管理解决方案的专家。当谈到选择DAM解决方案时，她说有必要牢记行业的需求。她说:“不同的DAM系统在特性、文件类型和支持的工作流方面各有优缺点。”“这真的取决于行业，当你试图留住员工时，这些都是需要考虑的重要因素惊喜降到最低限度。”

关于云计算、内部部署或混合数字资产管理解决方案的大问题，Talvensaari表示，她看到了混合产品的增长。“我们看到了很多优化文件大小的混合解决方案，因为创造性的工作流程有如此庞大的工作流程，它允许新的压缩技术，或者通过放大来向你展示你正在查看的文档的确切部分。他们在品牌和他们的代理商之间以及整个创意供应链的生态系统之间使用了大量的审批工作流程。有很多技术进步使得人们可以在任何地方用任何设备工作。”

在评估DAM解决方案时，Talvensaari说，虽然清楚地了解您的需求是必不可少的，但向内部决策者推销项目也是必不可少的。她补充说:“他们需要确保了解签署或支付该系统费用的人的想法。”“确保你在内部销售系统的方式能够让首席财务官或副总裁或任何将询问系统如何工作和在系统启动和运行后如何使用的人理解。有很多方法可以在数字资产管理系统上获得ROI，但谈论它的重要方式是以最接近和最亲近的方式签署它的人的心。你可以从时间、人员、资源、金钱等方面来谈论它，但归根结底是什么对你的组织有用。”欧宝体育app官方888

Talvensaari建议，除了RFP上要求的信息外，在准备购买DAM时，您应该考虑在内部询问一些额外的问题:

• 谁将是负责供应商选择过程的关键利益相关者?他们将如何管理供应商咨询和RFP流程?
• 哪些涉众将从开始到结束与供应商一起管理系统实现?涉众将如何一起工作?
• 您将如何避免对采用的阻力，并让整个组织都开始使用该软件?

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