来自专家:所有关于项目管理办公室和PMO最佳实践

现代项目管理办公室出现在20世纪，并形成了一个类似于今天的PMO的概念，这要归功于美国政府在20世纪50年代管理大型国防项目的努力。项目管理组织在20世纪90年代末开始迅速增加，通常是为了响应快速发展的技术和更好地管理企业中的IT项目的需要。

关于术语的一个简短说明:项目管理办公室(PMO)是描述这种业务功能的主要术语，但其他术语包括项目管理办公室、项目支持办公室和项目办公室卓越中心。此外，缩写PMO还有其他含义，如总理办公室、产品管理办公室和计划维修中断，但我们在这里不介绍这些含义。ob欧宝娱乐app手机下载

不管你怎么称呼它，PMO已经变得无处不在。一项调查显示,点解决方案发现2016年85%的公司拥有项目管理办公室，而2000年这一比例为47%。这包括95%的年收入超过10亿美元的公司，83%的年收入在1亿至10亿美元之间的公司，以及75%的年收入在1亿美元以下的公司。

项目管理办公室可以有不同的结构、风格和操作方法，但它们存在的理由通常是相同的:通过标准化政策和遵循项目管理方法，帮助组织以最具战略意义和效率的方式交付项目。

英国政府商务办公室(后来被解散)为成熟的pmo制定了一个备受推崇的标准，认为它们的任务是为项目提供治理、透明度、可重用性、交付支持和文档。

项目管理办公室的工作和职能随组织结构类型的不同而不同，但是共同的责任领域包括:

• 定义并实施项目管理过程或方法
• 为组织提供项目管理方面的培训
• 作为借调到业务单位执行项目的项目经理的基础
• 咨询或运行组织的项目，确保一致性和最佳实践
• 选择和维护项目管理技术，如软件和应用程序
• 管理组织的项目组合
• 为项目进行资源分配和预算
• 处理项目调度
• 维护信息资源欧宝体育app官方888项目工作流的模板
• 跟踪和分析项目绩效和项目管理办公室的有效性
• 项目的治理和决策支持
• 识别和评估风险
• 确保项目的质量和一致性
• 支持和指导项目团队
• 与利益相关者和参与者沟通
• 监控供应商绩效

项目管理办公室已经变得流行起来，因为它们响应组织内部的共同和重要的需求。复杂的项目充满了错过截止日期、成本超支、目标失败和范围蔓延的风险。

管理不善的项目会导致企业资源的浪费。欧宝体育app官方888事实上，项目管理协会(Project Management Institute)在2016年的一项分析中得出的结论是，由于项目绩效不佳，每投资10亿美元，就会浪费1.22亿美元，比前一年增加了12%。通过将项目管理任务集中到项目管理办公室，企业可以利用项目管理办公室工作人员的专业化、经验和专业知识，而不是让单个经理在运行项目时“重复工作”。项目管理办公室培养项目管理的一致性，使从一个项目到下一个项目的重复过程成为可能，

对于那些开发出有效pmo的公司来说，回报是巨大的。PMO的好处包括:

• 集中化的项目数据可以更好地了解项目，更好地理解项目如何与组织目标相一致，并改进对项目状态的洞察。
• 更好的资源分配，因为PMO会考虑候选项目的范围，并使用项目组合管理技术，确定计划的优先级。
• 项目管理的一致性更高，更容易跟踪和分析项目绩效。
• PMO的职责之一是增加问责制，以确保每个项目的明确所有权。
• 在整个生命周期中使用项目管理工具和流程实现更大的准时/预算内性能。
• 提高了项目的生产力ob欧宝娱乐app手机下载和ROI。

PMI发现，绩效高的PMO团队最有可能获得这些好处，他们的项目实现目标的频率是同行的2.5倍，而浪费的资金是同行的13倍。分析发现，在高度重视项目管理文化的组织中，71%的项目实现了目标，而在低重视这种文化的公司中，这一比例为52%。

在听起来PMO不会犯错之前，我们应该指出，有一些人持怀疑态度。哈克特集团的研究反对普遍积极的观点，认为pmo未能帮助大多数公司降低IT成本或提高绩效。他们的研究显示，严重依赖项目管理组织的企业看到了“更高的IT成本，同时也无法交付具有更高ROI或更好的准时和预算内绩效的项目。”他们2012年对200家大公司的分析得出结论，那些PMO使用率低的公司的运营成本比那些PMO使用率高的公司低32%。

此外，2016年PMI分析称，只有17%的受访组织从PMO中获得了较高的收益，这一数字在三年内保持不变，而报告收益实现率较低的百分比呈上升趋势，接近40%。此外，虽然成本的节省通常归功于pmo，但pmo的成本却降低了2003年的调查项目管理协会和CIO杂志的调查发现，74%的受访者没有看到他们的项目管理组织的成本效益。

专家们表示，通常情况下，PMO的年龄越大，在战略上越一致，它对组织的贡献就越大。这意味着采用最佳实践，我们将在下面详细介绍。

项目管理办公室可以以不同的方式合并到组织中，但主要有三种模式。

1. 项目存储库或“支持性”PMO:在这种模式下，项目管理办公室的权威相对较弱，是一种资源。当项目经理需要时，它通过提供专业知识、培训和信息来提供支持。项目经理通常驻留在业务单位中，这种类型的PMO在更分散的组织中最常见。
2. 项目教练或“控制性”项目管理办公室:该模型下的项目管理办公室处理所有项目的某些方面和一些监督。它在制定政策、促进最佳实践、记录项目绩效和分析结果方面发挥积极作用。PMO提供支持，但也通过强制项目使用特定的方法或政策来施加控制元素。
3. 企业或“指令”PMO:在这个模型中，项目管理办公室参与管理所有项目的所有方面，并对资源分配、调度、范围、成本和目标做出决定。这种风格的办公室接管项目，它的职业项目经理被分配到各个项目。这在大型企业中最为常见，因为它们有足够的项目量来支持这种强大的中心资源。

此外，可以为一个部门或部门设立项目管理办公室。项目管理办公室也可以实现专注于单一的特殊用途和短暂的寿命。

项目管理研究所将所有这些趋势汇集在项目管理办公室结构的五个潜在框架下。

• 单位或部门PMO:为支持部门的项目提供服务。
• 具体项目的PMO:提供与项目相关的服务，作为支持特定项目或计划的临时实体。
• 项目支持/服务/控制办公室:使用由组织建立的治理、过程、实践和工具，并为项目、计划或项目组合工作的交付提供管理支持。
• 组织范围内/战略/企业/组合/全球PMO:经常负责项目和规划工作与公司战略的一致，建立并确保适当的企业治理，并执行项目组合管理功能，以确保战略一致和利益实现。
• 卓越中心/能力中心:通过为组织配备方法、标准和工具来支持项目工作，使项目经理能够更好地交付项目。通过良好的实践和项目经理的中心联络点来增加组织的能力。

项目管理办公室任务的核心是确定和实施项目方法。最常见的是，这些是行业标准的方法，例如项目管理知识体系(项目管理知识体系)或PRINCE2(受控环境中的项目)。

这种方法符合有关的要求ISO 9000以及政府的监管要求，如美国萨班斯-奥克斯利法案该法案对上市公司的会计和财务披露提出了要求，并要求财务重大项目的经理在合规和记录保留方面负有责任。事实上，2002年推出的萨班斯-奥克斯利法案(又称SOX法案)被认为是PMO推广的原因之一。

其他方法包括敏捷、瀑布式、Scrum和看板．

如果你打算在公司内部建立PMO，专家说有几个重要步骤。首先是获得高层管理人员的支持。一项研究埃里克·达林和乔纳森·惠蒂的研究发现，高级经理通常对pmo不满意，所以设定明确的期望并获得关键领导的支持很重要。然后分析你现在的状态，列出你现在的优势和劣势，确定你的目标状态。

“pmo未能实现其战略目标的原因包括缺乏来自执行人员的支持，缺乏透明度，以及缺乏重点，”美国公共卫生学院的Eileen O’loughlin说软件的建议．”避免这些陷阱的最佳实践包括确定可实现的业务目标，概述实现该目标的战略计划，制定项目评估标准，投资于PM解决方案，以提供适当级别的透明度和监督。”

独立过程管理顾问Maria Erland推荐组织确定他们最关键的需求这可能是平衡资源的供给和需求，优先考虑项目组合，或确保战略项目的成功交付。欧宝体育app官方888首先选择一个要解决的问题，并为实现它设定优先级。

其他专家建议采取一些可以速战速决并提高PMO接受水平的即时措施，例如制定一个优先排序的项目清单。

接下来，设计项目管理办公室的任务、结构和服务。要认识到PMO的任务越广泛，利益相关者的期望就越高——失望的风险就越高。与你的组织沟通PMO的任务是什么，以及它将如何与其他部门互动。

项目组确定其制定PMO的10个步骤为:

1. PM弱点的诚实分析
2. 完整的利益相关者分析
3. 明确区分项目和线路任务
4. 进度文档的成熟度级别标识
5. 尽早取得快胜
6. PMO任务字段的明确定义
7. 一开始不要有太多的任务字段
8. 全面沟通项目管理办公室的任务
9. 从一开始就建立变更管理
10. 管理层的明确支持

PMO领导人强烈同意，与组织目标紧密一致是成功的先决条件。“当建立PMO愿景、使命、目标和目标时，PMO领导层应该从组织的愿景、使命、目标和目标开始，并确保它们与这些一致，”说Rakan Saraiji他是BOT国际PMO咨询业务的负责人。

“为了有最佳的目标和目标，PMO领导应该与所有相关的利益相关者领导会面，以获得他们对他们希望从PMO看到的关键结果的投入(例如，财务希望减少项目成本超支，人力资源希望更好的项目资源分配)。确保您已经捕获了所有这些关键的输入，并尝试将PMO的目标与一些(如果不是大部分的话)相关的涉众领导输入保持一致。这些步骤将确保您与组织的目标和目标保持一致，并且您将得到来自大多数(如果不是所有)相关利益相关者领导层的支持，”他补充说。

Denis Geoghegan，创始人项目管理专家警告不要以牺牲战略一致性为代价，专注于作为信息库的服务。“我在不成功的项目管理组织中看到的最常见的问题是，它们建立在通过汇集和集中最佳实践、模板和流程来获得成功的基础上，最终目的是减少未来项目的延迟。如果以这种方式创建PMO，那么通常会导致PMO无法成功，因为PMO在整个组织中被视为简单的官僚开销，”他说。创建PMO的一个更好的方法是将PMO与公司的战略目标保持一致。通过这种方式，PMO可以与业务领导一起工作，只关注那些给组织带来最大价值的项目，并通过这样做，真正赢得它在业务中的位置。”

Todd C. Williams，战略咨询公司总裁eCameron公司他说，当pmo失去敏捷性、专注于一个明确定义的目标时，它们也会陷入困境。“在大多数情况下，有目标要实现的pmo在目标实现后就不需要存在了。他们可以被解散。”“他们更应该被定义为解决具体企业问题的特别工作组……比如《in》里的汤姆·彼得斯追求卓越指出优秀的公司如何不断创建临时小组来完成任务，而不那么优秀的同行则为同样的任务创建员工职位。结果是不必要的开销。”

“许多pmo变成了官僚机构，延长了它们的寿命，远远超出了它们维持实体的作用。他们变成了自私自利、自我延续的群体，拖累了组织的发展。”

杰夫·瓦尼美国生产力和质量中心咨询服务主任，赞同这一观点。ob欧宝娱乐app手机下载“为什么PMO会失败?他们忽视了所需的业务结果，从纯粹的角度关注项目管理，导致无附加值的工作和项目满足进度和预算，但没有创造预期价值，”他说。

好消息是PMO的能力会随着它的寿命而提高，所以坚持不懈会有回报。PM Solutions发现，PMO的年龄与其能力之间存在高度相关性。高绩效组织的pmo平均只有6年，而低绩效组织的pmo只有3年。

除了战略协调，项目管理办公室的领导们说，当项目管理办公室失败时，问题通常是由以下几个因素之一造成的。这包括没有:

1. 明确责任。”项目管理办公室是企业的代理人，它的权威来自于赞助或拥有项目的企业领导者。因此，PMO必须与这些商业领袖密切合作，而商业领袖反过来必须避免规避PMO和相关的标准/方法。PMO不能独立于业务及其需求而独立存在。企业不能忽视或使所有项目都非标准，”Varney说。
2. 与组织保持平衡和适当的关系。哈利的绿他说，PMO必须理解自己作为项目团队教练的角色。“当项目管理办公室没有制定游戏计划时，当他们由于性格或能力的不足而不能从团队成员那里获得最大利益时，团队就会失败。一个项目管理办公室必须在他们的方法上强大而机智，对目标有一个清晰的理解，但愿意和开放地倾听替代方案，以达到目标。大多数成功的项目管理经理利用人员、项目、工具和技术方面的经验，为团队加快进度并减少障碍。要记住，政府管理办公室把一切都统一在一起。”
3. 强大，有经验的PMO员工。发展和留住强大的项目经理是项目管理组织的核心竞争力之一。PMO需要招募具有关键技能的人才，并通过参加行业会议等活动来继续他们的专业发展。
4. 与组织的文化契合度。软件咨询公司的Eileen O'Loughlin说:“对组织来说，认识到他们的项目组合管理(PPM)的成熟度并将PMO的目标与组织的成熟度保持一致是很重要的。”这有助于确保为实现特定的价值目标做好必要的基础工作。设定的目标远远超出组织的成熟度，是项目管理组织失败的主要原因之一。”
5. 高层领导的支持。
6. 涉众的支持。“行政支持对PMO的成功有重大影响，但有时垂直对齐是不够的....项目管理办公室必须横向联系其他业务主管，并倡导提高对项目管理最佳实践的认识和重要性。普拉萨德Mahale他是加州河滨市项目管理官。“与业务主管建立和保持强大的横向伙伴关系，并通过最佳实践讲习班为他们提供支持和指导，将提高项目管理办公室的成功率。”
7. 在组织内具有高度的可见性和可信度。
8. 关于项目管理办公室目标的协议。pmo失败的原因是“它们是作为解决方案而设立的，而不是达到目的的手段。”它们是在没有明确目标的情况下创建的。“提高项目绩效”不是一个明确的目标。他们在试图解决一个不确定的问题时陷入了困境，”eCameron公司的威廉姆斯说。
9. 定义良好的策略、过程和项目工作流。拥有一个共享的操作程序和模板库可以在项目管理中产生巨大的不同。通过分享经验教训作为未来项目的最佳实践，项目经理可以更成功，组织可以获得更好的结果，”说莎拉Meerschaert他是CenTrak的医疗保健技术项目经理。
10. 有权做出重要的项目决策。
11. 在项目内部和组织内部就项目管理办公室进行良好的沟通。“沟通障碍往往是一个失败点。项目将来自各种各样的来源，如果内部和客户的期望没有明确定义，这是失败的秘诀。通常，只需在项目外部添加一个提交表格或启动会议就可以帮助解决这个问题。”

在其他最佳实践中，范围管理是至关重要的，他说瑞克麦克洛斯基麦格劳-希尔教育公司PMO的高级总监。“项目失败的主要原因之一是范围管理不善，”他说。在这种情况下，你的项目范围就是你的目标。如果你不能明确表达你的项目的目标是什么，你怎么知道它是成功的?此外，也没有什么可以衡量、管理、预算和计划。糟糕的范围管理的影响是深远的，并可能导致成本超支、延迟、质量差和不能满足客户需求。”

“在项目开始时明确记录和批准的范围是至关重要的。这可能需要一些额外的时间和努力，但总是有助于避免我们可以控制的陷阱，”他补充说。

软件咨询公司的O'Loughlin表示，选择a点解决方案可能很重要，因为工具有助于连接团队、部门和执行者，并简化用户之间的协作。她说:“这些工具可以帮助为关键的商业决策和重要的沟通创建审计跟踪。”“此外，它们可以帮助提高对项目需求的认识和可见性，允许经理和项目管理办公室领导为当前项目分配资源，并更有效地计划未来的计划。”欧宝体育app官方888

通过以下方式改进项目交付完善你的计划过程．如果你还没有准备好，那就加入吧利益相关者分析作为你计划过程的一部分。其次，更好地了解与项目范围、预算和时间轴相关的团队能力，将使您能够在项目过程中迅速解决出现的问题。最后，对那些可能会影响项目交付的请求，要坦然地拒绝。

与任何其他业务流程一样，跟踪和度量PMO的性能非常重要。为PMO找到好的度量标准一直是难以捉摸的，因为项目的成功可能并不总是立即显现出来，或者可能在完成后随着时间的推移而变化。一个相对容易实现的解决方案是调查内部客户、用户和涉众对项目过程和结果的满意度。

建立标准化的过程，使用项目选择标准来衡量计划，以及项目跟踪工具来监视项目进展，可以为领导者提供有用的绩效数据，允许他们更好地分析不同计划的风险与回报，最终促进更明智的投资决策。

“在我看来，与项目管理标准相关的最重要的最佳实践是落实一个持续的、良性的过程改进循环，旨在提高组织内项目管理的成熟度。改善应该通过项目按时交付、成本降低和盈利能力来衡量。”

从简单的任务管理和项目计划到复杂的资源和投资组合管理，Smartsheet帮助您改善协作，提高工作速度——使您完成更多工作。

Smartsheet平台可以方便地在任何地方计划、捕获、管理和报告工作，帮助您的团队更有效地完成更多工作。报告关键指标，并在工作发生时通过滚动报告、仪表板和自动工作流来获得实时可视性，以保持团队的联系和消息灵通。

当团队清楚要完成的工作时，没有人知道在同样的时间内他们能多完成多少。今天就可以免费试用Smartsheet。