当今工作流管理软件的流行用途
工作流一般有两种类型:一种是基于功能的系统，它自动通知下一个任务负责人，另一种是取代基于纸张的流程。这两种类型的工作流管理软件都寻求提高效率和减少错误的数量。当您考虑到传统上手工处理的任务的数量和将受益于自动化时，就很容易理解为什么工作流管理软件在不同的行业中变得如此流行。下面是一些流行的用法:
- 人力资源新员工培训/ Offboarding:自动化需要员工完成的文书工作有助于减少用户错误，并为人力资源人员节省宝贵的时间。
- 合规:管理遵从性程序，跟踪需求，安排事件，并设置警报，以便在整个流程中通知关键到期日期。
- 营销和设计团队:建立一个系统，既可以作为储存活动资产的中央仓库，也可以作为通过自动通知引入营销材料的审批流程。
- 项目经理:使用工作流管理将员工分配到项目中，自动化任务，发送警报，并跟踪状态。
- 发票处理:将发票输入会计系统的方式自动化，并将它们设置在审批、预算调节和自动支付的路径上。
这些行业都有特定的工作流管理解决方案，它们专注于自动化特定的任务，因此软件必须兼容，并且能够与工作场所中的现有解决方案集成。相反，您也可以找到一个工作流管理解决方案，它更像是一把瑞士军刀，可以用于跨广泛的业务流程自动化任务。无论您选择哪种类型的软件，您都会很高兴了解到工作流管理联盟(WfMC)，一个由开发人员、采用者、顾问、分析师和研究小组组成的联盟，专注于定义与流程相关的标准，以便工作流管理系统兼容。
5个来自商业专家的关于选择工作流软件的有用提示
自动化可能会在现有系统中引入严重错误的普通任务似乎是显而易见的。但是你如何找到适合你和你的团队的系统呢?我们向业务专家请教了如何挑选工作流管理软件。然而，在开始评估软件选项之前，有几件关键的事情您应该弄清楚。
1.评估现有系统
真正分类和理解业务中的每件事是如何工作的是工作流管理部署和优化的第一个阶段。在这个阶段，组织的涉众必须让他们所有的经理和主题专家都参与进来。这些团队成员通常能够提供关于过程中需要表示的内容的最佳见解，并且还将确定调整策略的方法，以满足组织不断变化的需求。-丹尼斯·托马斯，公司的首席技术官NeuraFlash他是Salesforce客户服务应用程序的创建者。
2.确定您的工作流程挑战
关于工作流管理软件的讨论源于对现有工作流的普遍不满。为了找到具体的痛点，花点时间去真正挖掘那些普遍的挫折是至关重要的。没有这些信息，您就无法确定具体的解决方案，这使得为您的组织选择正确的软件变得异常困难。——瑞秋·多森，公司的市场经理Sanebox，电子邮件过滤解决方案的开发者。
3.选择你的团队将使用的解决方案
与那些将每天使用它的员工一起使用任何应用程序。他们的要求是什么?界面是否容易使用?它是根据您的需要定制的吗?我强烈建议任何成长型企业，他们喜欢那些可以根据您的业务需求定制的应用程序——毕竟，没有两个企业是相似的，那么为什么他们对任何特定应用程序的使用也要相同呢?——Jessica Thiele，公司的市场经理重要的公司，为全渠道提供数据集成服务。
4.试驾
当你把选择减少到2个或4个的时候，花点时间尝试使用每一个。例如，尝试将您需要的所有附加功能加载到您的工作流中，然后运行5个模拟实例，它们在工作流中采用不同的路径。即使每一个软件都要花费几个小时，这也是值得的。这是一个转换成本非常高的领域——你会希望这个软件与你一起使用数年。——Amanda Moskowitz, at的创始人/首席执行官Stacklist该公司专注于帮助创业者在发展初创公司时使用的商业工具方面做出更快、更容易、更明智的决策。
5.确定你的成功标准
如果没有一个全面的计划来衡量绩效，您如何知道您的工作流管理计划是否正常运行?建立一个度量系统，让管理层能够快速有效地监控跨部门的绩效，这是运营朝着正确的方向前进、实现组织目标的关键。使用旧工作流管理过程的现有系统度量可以为组织提供度量当前进展和未来机会的基线。——丹尼斯·托马斯
在工作流管理软件中寻找什么
一旦您确定了您试图解决的工作流问题，会见了将使用该系统的关键涉众，并确定了您将如何使用工作流管理软件，就该开始评估产品了。正如前面提到的，工作流软件有许多不同的风格。(有趣的是，它并不总是被称为“工作流管理软件”，所以要开放地接受所有可能的解决方案——在一天结束的时候，你想要一个适合你的公司的解决方案，所以它的标签不应该是什么。)下面是工作流软件中经常出现的功能的综合列表:
设计元素:许多程序将允许您创建自己的模板和创建自定义web表单。这些特性关注的是你可以在多大程度上定制你的解决方案的外观:
- WYSIWIG表单设计器
- 创建仪表板
- 工作流图——使用它来创建工作如何通过系统的流程图。如果您只是想创建一个工作流图来帮助确定您的需求，请尝试图只支持行业标准BPMN 2.0表示法的在线软件解决方案。找一个你可以下载并分享图表的在线应用程序，这样你就可以把它附加到你的工作流软件解决方案中。
- 拖放界面创建工作流图/工作流向导
- 工作流类型:标准、移动、定制、社交、人力资源
程序:除了自动化任务之外，还要考虑您希望用该软件还能做什么。下面的列表可以帮助你开始思考你可能想要自动化的现有流程:
- 发起流程请求/用户请求
- 分析/运行报告
- 进料项目申请
- 启动项目
- 分配资源欧宝体育app官方888
自动化:这些特性的重点是简化任务。在评估这些特性时，确定你想对一个过程有多少控制:
- 构建自动化的工作流程
- 应付/应收帐款业务规则-财务跟踪
- 通知
- 工作流的路由
- 基于角色的仪表板/访问控制
- 委派预定义的和特别的程序
云计算/存储库:考虑你想要在网上存储什么，并使任何使用该系统的人都可以轻松访问。以下是基于云的管理功能:
- 企业内容管理
- 基于云计算的
- 文档管理
- 数字资产管理
- 移动
- 可伸缩的平台
软件通用功能:这些并不是工作流管理软件产品特有的特性，但是在做决定之前还是值得评估的:
- 构建应用程序
- 开源
- 与api、webhook和其他云服务集成
- 用户数
- 订阅vs完全购买
- 支持
公司如何使用Smartsheet的工作流软件来显著改进业务流程
邵氏用工作流管理维持公司的可持续发展
全球地板供应商邵氏工业集团对可持续发展采取了全面的方法——不仅在他们生产的产品上，而且在他们如何经营他们的业务上。ob欧宝娱乐app手机下载该公司使用工作流管理将现有的数百个系统整合为一个简化的流程，以消除浪费并培养灵活、高效和可持续的业务模型。在转向新的工作流管理系统之前，该公司确定它需要一个跨平台、地点和团队无缝工作的系统，易于使用(意味着现有的员工只需最少的培训就可以使用它)，并且几乎可以在任何地方对内部和外部团队访问。
Shaw求助于Smartsheet来实现一种解决方案，使他们的项目管理在所有地点都具有一致的体验。他们使用主模板创建报告并简化业务流程。此外，Smartsheet移动应用程序是现场工作人员实时更新数据的理想伴侣。Shaw供应链业务解决方案总监Torrance L. Ford表示:“使用Smartsheet，我们消除了许多一次性项目管理系统，简化了我们的流程。
一个连接全球供应网络的极端解决方案
作为西门子企业通信公司和有线和无线网络基础设施和安全解决方案的全球供应商，Extreme公司70%的产品由内部设计，其余的则来自世界各地的原始设计制造商(ODM)。ob欧宝娱乐app手机下载与这些合作伙伴合作时，获得最新的信息是至关重要的。一个错误就可能延误生产，给Extreme带来高达ob欧宝娱乐app手机下载10万美元的损失。很明显，该公司需要采取“云优先”的方式来提高能见度，增加协作和效率。当公司的新产品信息(NPI)组开始寻找工作流管ob欧宝娱乐app手机下载理解决方案时，他们想要的是易于部署、可通过云访问、健壮而仍然灵活的解决方案。他们找到了Smartsheet，这是一种基于云的直观解决方案，功能强大到足以满足他们当前和未来的业务需求。
自从采用了Smartsheet, NPI团队现在有了一个中央存储库，可以实时跟踪所有的NPI活动，因此Extreme员工和odm可以在需要的时候立即访问状态更新和关键信息。该团队利用Smartsheet的自动提醒来保持流程继续进行，而多个表单视图是查看更大的图片，以查看项目是在按计划进行还是落后的理想选择。
当时的工程和质量副总裁Brad Martin说:“我们新产品导入组处理的所有项目都围绕着一个非常紧密相连的信息链。“通过使用Smartsheet进行协作和工作，我们的团队在每个产品上都节省了数周的时间。ob欧宝娱乐app手机下载从概念到实现，我们需要管理的错误水平要低得多，质量水平要高得多，我们能够更快地将产品推向市场。”ob欧宝娱乐app手机下载该解决方案已被证明是如此流行和有效，以至于其他Extreme团队已经开始使用Smartsheet来管理工作流的各个方面。
洛约拉大学获得了网络表单的礼物
洛约拉大学的礼物处理部门负责输入所有捐赠者的联系信息和处理每一份礼物。数据库中的信息必须是最新的和准确的，因为其他学校部门也可能需要访问它。大学拥有四个校区和超过15万名校友，拥有广泛的赞助人网络，这为礼品处理部门提供了大量的数据来跟踪和管理。这个小组花了很多时间处理请求和处理最后一分钟的消防演习。前一种流程流程需要创建Excel文件来完成请求，然后将它们通过电子邮件发送给团队，太耗时和繁琐。
进入Smartsheet和它有用的web表单，已经完全自动化了Loyola礼品处理部门的数据请求工作流。现在，洛约拉大学的员工只需要填写完整的数据请求网页表格并提交即可。表单上的信息会自动输入到Smartsheet中，并分配给礼品处理器。该团队还利用了Smartsheet的提醒功能，当有紧急请求时，团队会通过电子邮件自动收到提醒。
洛约拉大学进步信息服务部主任Stacey Hughes说:“Smartsheet对我的团队产生了巨大的影响，帮助我们简化工作并跟踪请求。“虽然你不能经常看到我们的工作，但我的团队总是安排得满满的。现在我可以使用日程表的Calendar视图与其他部门进行通信了。他们的反应?“我们不知道你这么忙。“现在，我们两周的请求指导方针得到了理解和尊重。看到尊重的增加给我的团队带来的积极影响，我很兴奋。”
圣地亚哥港营销团队使用Smartsheet保持预算
在圣迭戈港进行的所有令人兴奋的事件和活动的营销都涉及到许多活动的部分、信息和人员。圣迭戈港占地34英里，有17个公园，两个货运站，一个游轮码头，港口警察局，以及圣迭戈湾周围数百家企业的租约。营销团队必须管理多个营销资金的预算，圣迭戈港各种物业的场地要求，以及所有的推广活动。
圣迭戈港的营销项目经理Justin Kanoya在意识到营销团队从来没有预算项目的实时状态时，开始寻找替代解决方案。他一直在寻找一种直观的解决方案，既不需要大量培训，又能简化发票流程，于是他选择了Smartsheet。“我立刻觉得Smartsheet非常适合我们，因为它模仿了微软的Excel，但因为它是在线的，所以更适合我们。由于许多过程和项目已经通过Excel进行了跟踪，团队不需要学习新的工具，这是一个很大的优势，”Kanoya说。
现在市场营销的预算工作流程是完全自动化的。该系统跟踪数百张发票的状态，让团队清楚地知道在任何给定时刻有多少钱可以花，无论他们是坐在办公桌前还是在现场与供应商会面。事实上，由于Smartsheet在自动化结账过程中非常有用，团队使用它来跟踪日历视图中的截止日期，通过移动应用程序从任何地方访问Port的数据库，并使用web表单来管理场地请求和回复。
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