Qu’est-ce que la gestion de portefeuilles de projets d’entreprise ?
La gestion de portefeuilles de projets d’entreprise (EPPM)consiste à adopter une stratégie d’entreprise générale et à la décomposer en initiatives plus petites afin de comprendre le travail à accomplir à un niveau plus tactique.
Une EPPM efficace augmente l’alignement entre les projets, les programmes, les portefeuilles et la stratégie d’entreprise globale d’une organisation. Les organisations qui mettent en œuvre avec succès l’EPPM sont synchronisées au niveau de la stratégie de l’entreprise et produisent des résultats de projet plus concluants à long terme.
L’EPPM est souvent gérée par un bureau de gestion de portefeuilles d’entreprise (EPMO), qui aide à établir et à superviser la gouvernance de ces programmes et projets spécifiques. Un EPMO intègre et module les priorités que les stratèges de l’entreprise ont créées pour s’assurer que les équipes allouent efficacement les ressources et atteignent leurs objectifs.
En quoi la gestion de portefeuilles de projets d’entreprise contribue-t-elle au fonctionnement d’une organisation ?
L’EPPM offre aux organisations une visibilité sur les travaux en cours de réalisation. Ces informations permettent de s’assurer que tous les travaux en cours sont liés aux stratégies et aux objectifs d’une organisation.
De plus, l’EPPM permet aux organisations de mieux gérer l’exécution des projets et des programmes et de faire apparaître des informations clés, telles que l’impact d’un projet sur un objectif stratégique, les unités commerciales qui travaillent sur un projet identique ou sur des projets similaires, les ressources allouées à chaque projet et les coûts prévisionnels des projets et des programmes.
Grâce à l’EPPM, chaque service d’une organisation peut s’aligner sur les objectifs plus vastes de l’entreprise et travailler ensemble pour éviter les redondances et maximiser le retour sur investissement.
Pour atteindre un EPPM efficace, les entreprises doivent tirer parti de l’EPMO, qui devrait idéalement traiter les éléments suivants :
- Projets à financer
- Projets à annuler ou à reporter
- Projets à performance limitée ou projets qui nécessitent une intervention externe
- Informations sur la manière d’améliorer les risques liés au projet, ainsi que la gestion et le suivi de la conformité
- Recrutement, rétention et motivation de tous les collaborateurs et membres de l’équipe
- Coûts des produits et des projets, ainsi que la manière dont ils peuvent améliorer ou nuire aux marges bénéficiaires
- Projets les plus critiques pour le trimestre et l’année à venir
Project and Portfolio Management E-book
Feel like work is moving faster than ever? It is.
In this introduction to project and portfolio management (PPM), learn how to streamline your efforts and get multiple projects — or an entire portfolio — over the finish line, on time and on budget.
Get the free e-book
Pourquoi les entreprises ont besoin d’un bureau de gestion de portefeuilles d’entreprises
Les entreprises ont besoin d’un bureau de gestion de portefeuilles d’entreprises (EPMO) pour évaluer et hiérarchiser les projets par rapport aux objectifs plus importants de l’entreprise. Cette analyse leur permet de mieux allouer les ressources et le budget.
杰森友善est le directeur du marketing chezPinnacle Management Systems. « Les organisations doivent être en mesure de s’adapter et d’agir rapidement, ce qui nécessite de rassembler les systèmes traditionnellement déconnectés dans une même vue au niveau de l’entreprise », explique-t-il.
Le rôle du bureau de gestion de portefeuilles d’entreprises
联合国统计局de治理de portefeuilles商会s permet également de résoudre les problèmes suivants :
- Redondances entre les équipes
- Manque de visibilité sur le travail à accomplir et sur la manière dont il s’inscrit dans le cadre des grands objectifs stratégiques
- Retards dans le projet et échéances manquées
- Goulets d’étranglement en matière de ressources
- Dépenses inutiles et retour sur investissement insuffisant
En quoi la PPM d’entreprise est-il différent de la PPM traditionnelle ?
Alors quela gestion traditionnelle des portefeuilles de projetsse concentre sur la réalisation de projets au niveau de l’unité commerciale, la PPM d’entreprise couvre tous les projets, programmes et portefeuilles qui s’alignent sur les objectifs stratégiques de l’organisation.
Selon Keith Gillette, fondateur et PDG deTaskTrain, « En général, l’EPPM intègre la PPM dans l’ensemble du contexte opérationnel de l’organisation en tant que solution intégrée de gestion d’entreprise. La gestion de projets, de programmes et de portefeuilles d’entreprise intègre ces pratiques et systèmes axés sur les projets dans la production continue et les processus opérationnels de soutien de l’organisation, conformément aux objectifs stratégiques afin de créer un système de gestion d’entreprise unique.
玛格丽特·梅洛尼, présidente de Meloni Coaching Solutions, Inc., explique : « Lorsque je pense à l’EPPM, je pense au PMO le plus efficace, le plus performant et le plus réussi, dopé aux hormones, dans le bon sens du terme. Par « dopé aux hormones », j’entends qu’il est grand, fort et capable de faire avancer l’entreprise vers le succès grâce à l’exécution réussie du projet.
Objectifs de la gestion de portefeuilles de projets d’entreprise
L’objectif principal de l’EPPM est de fournir une vue d’ensemble à 360 degrés de tous les projets, programmes, portefeuilles et efforts collectifs d’une organisation. Cette vue d’ensemble est essentielle pour gérer une entreprise en douceur et s’adapter efficacement au changement.
Selon une étude de CB Insights, 60 % des entreprises mettent plus d’un an pour commercialiser un nouveau produit. Cela constitue, en soi, une raison qui explique pourquoi les organisations comptent fortement sur la PPM pour réunir toutes les composantes de leurs programmes et s’assurer que les plans se déroulent sans heurt, efficacement et rapidement.
L’EPPM doit également regrouper toutes les composantes d’un projet ou d’un programme, telles que lacomptabilité financière,la gestion de la chaîne logistiqueet leCRM.
Avantages de la gestion de portefeuilles de projet d’entreprise
L’EPPM offre de nombreux avantages, notamment un meilleur alignement entre un projet ponctuel et des objectifs d’entreprise plus vastes, moins de redondances et moins d’interruptions dans le travail.
Les autres avantages sont les suivants :
- Allocation optimisée des ressources et du budget
- Amélioration de la prévisibilité en ce qui concerne les cadres et les approches de projet
- Moins de décisions réactionnaires
- 中hierarchisation des的项目
- Meilleur suivi du retour sur investissement des projets
Gillette réaffirme ces avantages. « L’EPPM promet aux entreprises qu’elles pourront atteindre l’excellence opérationnelle tout en s’adaptant à l’évolution rapide des circonstances du marché », explique-t-il.
Kinder fait des remarques similaires au sujet de l’EPPM : « La gestion par exception est un concept que j’ai toujours revendiqué. Un système d’EPPM indique les problèmes qui nécessitent une attention immédiate et évite que ces problèmes ne se perdent dans la masse. »
Comment élaborer un processus de gestion de portefeuilles de projets d’entreprise
Créer un processus efficace de gestion de portefeuilles de projets d’entreprise peut être facile et transparent, si vous suivez un modèle. Pour créer votre propre processus, suivez les étapes ci-dessous.
- Créez un inventaire de projet :Commencez par identifier tous les projets, programmes et portefeuilles au sein de l’organisation, y compris les informations clés et les détails du projet. Ensuite, organisez les projets par ordre de priorité et par alignement sur les objectifs stratégiques de l’organisation. C’est là qu’unPMOpeut jouer un rôle précieux en vous aidant à déchiffrer les projets qui peuvent être menés à bien.
- Discutez des questions critiques :既然你们creez的inventaire de projet, réfléchissez aux questions suivantes :
- Quels sont les projets les plus importants à mener à bien au cours de l’année suivante ?
- Quels projets devons-nous financer ?
- Quels projets comportent le risque le plus élevé, et comment pouvons-nous atténuer ces risques ?
- Quels projets existants ont des performances limitées ?
- Comment pouvons-nous améliorer le suivi des projets en ce qui concerne les risques et la conformité ?
- Comment pouvons-nous attirer, maintenir et motiver efficacement nos collaborateurs pour qu’ils soient performants ?
- Comment pouvons-nous mieux gérer les coûts des projets et améliorer les marges ?
- Développez votre EPMO :À mesure que vous travaillez sur les projets et programmes et leurs priorités pertinentes, commencez à incorporer votre EPMO et à lui donner une place adaptée au sein de l’organisation (généralement, cela se produit au moment de la planification stratégique).
- Alignez vos projets :Maintenant que vous avez une idée des projets que vous souhaitez faire avancer, alignez-les sur la stratégie et les objectifs globaux de l’organisation afin que vous puissiez évaluer comment les budgétiser et les planifier.
- Nommez une équipe dédiée à la mise en œuvre :Cette équipe doit être composée des parties prenantes clés, des portefeuilles,des responsables de programmes et de projets, et des membres de l’équipe qui assureront la mise en place des nouveaux systèmes impliqués dans votre EPPM.
- Lancez votre EPPM :Mettez en œuvre votre EPPM nouvellement développé à l’aide d’une plateforme centrale d’EPM, qui a pour mission de suivre l’avancement de tous les projets en cours, les métriques indiquant la réussite de chaque projet, les ressources internes et externes du projet, les objectifs stratégiques et d’autres détails clés.
- Surveillez l’exécution et la conformité :Votre système d’EPPM doit surveiller régulièrement le statut et l’avancement du projet afin que vous puissiez continuellement tenir les parties prenantes informées. De plus, votre système doit garantir unegouvernance des projetsirréprochable en ce qui concerne la responsabilité et l’alignement entre les équipes de projet et l’organisation au sens large.
- Recueillez des informations commerciales exploitables :的和d 'EPPM doit序de fourni可能r des informations basées sur les différents rôles, afin que vous disposiez toujours d’informations concernant les responsabilités de chaque poste et la manière dont les membres de l’équipe suivent l’avancement global du projet.
Comme l’explique Kinder, « des rôles différents nécessitent des données différentes. Assurez-vous que les tableaux de bord sont spécifiques à un rôle et fournissent les données nécessaires à l’utilisateur pour prendre des décisions éclairées ». - Configurez des modèles de traçabilité :Pour rendre votre EPPM aussi efficace que possible, vous devrez être en mesure de suivre les intervenants concernés, les éléments et les étapes pour chaque projet et programme, et vous assurer que toutes les actions resteront alignées sur les objectifs principaux. Cela garantit que chaque poste a accès aux bonnes informations et ne perd pas de temps à rechercher les données correctes pour prendre des décisions commerciales.
- Créez un document pour lesenseignements tirés:Ce document doit inclure les enseignements tirés de chaque projet et servir derencontre-bilan. Vous pouvez ainsi réitérer les actions qui ont bien fonctionné et vous débarrasser de tous les détails qui ont ralenti le projet. Ce document doit être facile d’accès pour toutes les parties de votre organisation.
Cycle de vie du portefeuille de projets d’entreprise
Le cycle de vie du portefeuille de projet d’entreprise se compose de trois éléments principaux : la prise de décisions au démarrage, le maintien des investissements et du budget, et la planification de la stratégie de sortie.
- Prise de décision au démarrage :Également connue sous le nomde feu vertoud’obtention de l’adhésion des parties prenantes et de l’approbation de l’entreprise, cette étape du cycle de vie porte sur les métriques de réussite qui seront utilisées pour suivre et évaluer chaque projet. Documentez toutes les modifications apportées à ces décisions initiales dansun registre des modifications ou un journal des modifications.
- Maintien des investissements et du budget :Une fois que votre EPPM est en cours, vous devez constamment surveiller les dépenses prévisionnelles par rapport aux dépenses réelles, afin d’avoir une connaissance précise du budget. Cela vous aidera personnellement, ainsi que les autres parties prenantes clés, à déterminer s’il faut ou non interrompre des projets ou redéfinir une stratégie d’entreprise.
- Planification de la stratégie de sortie :Aussi appeléeplan d’élimination progressiveoude retrait, cette étape du cycle de vie doit vous aider à élaborer une stratégie de sortie pour un projet ou un programme si le besoin s’en fait sentir.
Astuces pour mettre en œuvre l’EPPM
Parmi les conseils les plus utiles des experts en PPM d’entreprise, citons la hiérarchisation des risques du projet et l’identification des solutions. Si possible, vous devez annuler les projets qui ne s’alignent plus avec les stratégies de l’organisation et éviter la microgestion.
Voici d’autres conseils en matière de gestion de portefeuilles de projets d’entreprise :
- Donnez aux membres de l’équipe l’autonomie et la flexibilité nécessaires pour accomplir leur travail sur la base de l’EPPM en simplifiantla gestion du temps et des tâches.
- Hiérarchisez la collecte des données en temps réel afin que vous puissiez prendre des décisions commerciales plus rapidement et mieux vous conformer aux exigences et aux échéances du projet.
- Utilisez des outils et des logiciels automatisés d’EPPM pour simplifier vos processus et tenir l’ensemble des intervenants informés grâce à des rapports en temps réel.
- Obtenez l’adhésion des parties prenantes dès que possible.
« L’EPPM est un ensemble d’outils utilisés au niveau de l’entreprise par les cadres supérieurs lors de la prise de décisions stratégiques », explique Gillete. « Par conséquent, il est essentiel que la mise en œuvre bénéficie de l’adhésion des cadres supérieurs. »
Meloni exprime un sentiment très similaire quant à l’adhésion et à la mise en œuvre : « La mise en œuvre commence réellement dans le cœur et l’esprit de votre personnel. Il n’y a pas de place pour les politiques négatives et les conquêtes de pouvoir. Il doit y avoir un esprit de collaboration et de confiance. Tout le monde doit comprendre que l’avancement professionnel passe par le soutien au système, et non par sa violation ».
Pour commencer à utiliser votre EPPM à l’aide de modèles utiles liés à la PPM, consultezcet article comportant une grande variété de modèles gratuits et téléchargeables.
Métriques liées aux portefeuilles de projets d’entreprise
Le succès de l’EPPM peut être mesuré à l’aide de diverses métriques, y compris financières (p. ex. le retour sur investissement), ainsi que des données plus qualitatives, telles que la satisfaction des employés.
Vous pouvez également inclure des critères detableaux de bord équilibréspour identifier et mesurer la stratégie et le succès de votre EPPM. De plus, vous pouvez mesurer le succès spécifique en répartissant les métriques en fonction des différents rôles. Par exemple, un chef de projet peut classer la réussite en fonction du coût et du nombre de jours permettant de mener à bien un projet, tandis qu’un responsable comptable peut mesurer le succès en fonction des montants à payer, des montants à recevoir et du nombre de factures.
Comme l’explique Gillette, « Les meilleures mesures de réussite de la mise en œuvre de l’EPPM sont celles que l’entreprise utilise déjà pour faire son évaluation : les indicateurs clés de performance du système existant d’une entreprise se sont-ils améliorés un an après la mise en œuvre de l’EPPM ? Les bénéfices, les recettes ou la part de marché ont-ils augmenté de manière à représenter un retour sur investissement pour les coûts de la mise en œuvre de l’EPPM ?
D’autre part, Kinder indique que l’adoption par les utilisateurs constitue son principal indice d’intérêt. « Le système d’EPPM est considéré comme une réussite si je parviens à dépasser notre objectif de nombre d’utilisateurs. Cela m’indique que le système est bénéfique et leur donne les bonnes données pour prendre des décisions éclairées.
Meloni partage les mêmes idées. « Bien qu’il existe des métriques liées au périmètre, au calendrier, au budget, à la qualité et au changement largement utilisés, les bonnes métriques sont celles qui soutiennent la raison de votre mise en œuvre de l’EPPM. Il s’agit de mesurer les éléments importants pour votre organisation », explique-t-elle.
Défis liés à la gestion de portefeuilles de projets d’entreprise
Les principaux défis de la PPM d’entreprise résident dans la gouvernance complexe de projets et de programmes uniques, ainsi que dans l’élaboration d’un plan d’exécution stratégique, bien défini et bien documenté.
Les autres défis liés à la PPM d’entreprise sont les suivants :
- Gestion financière rigoureuse :Il n’y a pas de place à l’erreur lorsqu’il s’agit d’autoriser, d’enregistrer et de rendre compte des finances associées à vos projets et programmes. Pour augmenter le retour sur investissement et éliminer les inefficacités, une organisation doit être dédiée à des contrôles stricts en matière de finances et de conformité.
- Manque de compétences spécifiques en gestion :当你们将œuvre一EPPM,你们devezprendre en compte habilement les compétences de l’équipe du projet et dispenser une formation, si nécessaire.
- Choix des outils d’EPPM :Comme l’explique Kinder, « Consacrez suffisamment de temps en amont à la définition des besoins et à l’évaluation des outils. À maintes reprises, j’ai pu constater que la décision d’acheter un outil a été prise sans évaluation approfondie, et qu’au bout d’un an ou deux, on cherche à le remplacer ».
- Surcharge d’ICP :Assurez-vous que vous n’avez pas trop d’ICP à surveiller et à exécuter. Kinder recommande d’avoir « quatre à sixICP sur un tableau de bord, puis vous pouvez commencer à analyser la source du problème. Ne submergez pas les collaborateurs avec des dizaines d’ICP, car tous les indicateurs ne sont pas essentiels ».
Rationalisez la gestion de portefeuilles de projets d’entreprise grâce à Smartsheet
De la simple gestion de tâches et de projets à la gestion complexe de ressources et de portefeuilles, Smartsheet vous aide à améliorer la collaboration et à accélérer le travail. Vous avez ainsi les moyens d'accomplir plus de travail. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports de synthèse sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps.Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.