Stratégies, conseils et outils pour gérer plusieurs projets

Les experts soulignent que la gestion de plusieurs projets vous oblige à suivre continuellement vos objectifs, à utiliser d’excellentes compétences en communication et à apprendre à dire aux gens quand vous ne pouvez pas accepter de travail supplémentaire.

Voici quelques conseils supplémentaires pour gérer plusieurs projets :

• Évitez le multitâche :pour gérer et terminer efficacement plusieurs projets à temps, évitez de changer fréquemment de tâches. Au lieu de cela, accordez toute votre attention à une seule tâche pendant une période de temps définie (au moins 45 à 60 minutes). Réglez une minuterie et concentrez-vous sur votre travail jusqu’à ce que la minuterie sonne. Si possible, prolongez la période définie sur une tâche.
  
  Lorsque vous changez souvent de tâche, vous êtes moins productif. Votre cerveau a besoin de temps pour s’adapter à chaque changement avant de travailler de manière productive sur une nouvelle tâche.
• Établissez une structure de processus solide :Kristen Jourdanis, chef de produit technique principal chez Airspace, une entreprise californienne d’expédition et de logistique, offre les conseils suivants : « Il est très important de définir un langage commun et d’établir un processus de haut niveau cohérent. Si je ne peux pas communiquer efficacement au sein de l’équipe, personne ne comprend de quoi je parle et le résultat n’atteindra pas l’objectif prévu pour ce projet. Si personne ne sait ce qui devrait se passer tout au long du projet, l’équipe ne fournira pas les informations essentielles lorsque quelque chose pourrait aller de travers. J’essaie de mettre en place un système autonome dans le cadre duquel les membres de l’équipe sont habilités à rendre compte de leurs progrès de manière automatisée. »
• 通讯uniquez de manière investie:Une communication forte est essentielle pour s’assurer que tout se passe bien. Avec autant de travail quotidien et de projets, il est facile de perdre de vue ou de négliger une tâche importante. Créez un système d’organisation qui clarifie les priorités des projets sans avoir besoin de trop communiquer et de microgérer votre équipe. Ensuite, concentrez-vous sur la communication de ce qui est essentiel au succès.
• Dites non:Vous ne serez pas en mesure de faire avancer efficacement plusieurs projets si vous dites « oui » à tout nouveau travail. D’autres personnes peuvent vouloir vous assigner régulièrement de nouvelles tâches, et vous devez être en mesure de dire « non » à tout ce que vous ne pouvez pas assumer de manière réaliste - sinon, les tâches existantes en souffriront, car vous dépasserez des échéances, produirez un travail inférieur à la normale, ou les deux.
  
  « La contrainte la plus importante [pour bien gérer plusieurs projets] est de ne pas avoir assez d’heures dans la journée », explique Harrin d’Otobos Consultants. « Il s’agit à la fois d’une question de gestion des ressources et de priorisation du portefeuille, car les patrons s’attendent à ce que les personnes disent oui à chaque nouvelle initiative. Il n’y a pas la volonté d’avoir une conversation honnête sur la probabilité réaliste de réaliser tous les projets avec succès. »
• Évitez les distractions :dans les environnements de travail d’aujourd’hui, il existe de nombreuses distractions : e-mails, messages Slack, SMS, réunions et appels téléphoniques ou Zoom. Vous devez éviter ces distractions pendant une période de temps définie afin de progresser sur les tâches et les objectifs des projets. Définissez une minuterie et désactivez les e-mails, les SMS et autres notifications.
  
  Pour d’autres conseils utiles sur les façons de se concentrer et de gérer efficacement le temps, lisez notreguide sur les conseils et des techniques de gestion du temps.
• Responsabilisez votre équipe et vous-même :Planifiez des vérifications régulières avec votre équipe (certaines peuvent être des réunions individuelles). Vous devriez également planifier des réunions à l’échelle de l’équipe ou en petits groupes où les gens peuvent discuter des progrès ou des problèmes qu’ils rencontrent, ainsi que rendre compte de ce qu’ils prévoient d’accomplir au cours de la semaine à venir (ou d’une autre période de travail définie). Le chef de projet doit également rendre compte des tâches et des problèmes.
  
  « Faites des vérifications régulières et établissez des relations avec votre équipe », explique Harrin. « Vous voulez surtout leur faire sentir qu’ils peuvent vous parler des défis rencontrés ou des congés à venir afin que vous puissiez développer vos calendriers. J’apprends aux gens à utiliser un calendrier groupé qui montre les étapes clés et les points essentiels de chaque projet parmi tous leurs projets, afin qu’ils gardent toujours la vue d’ensemble à l’esprit.
• Définissez un signal pour vos moments de concentration :Indiquez vos同事当你们不devezêtre dérangé à certains moments, sauf en cas d’urgence réelle. Ces signaux peuvent être :
  • Un panneau physique sur votre porte ou votre espace de travail indiquant que vous ne devez pas être dérangé pendant une certaine période
  • Une réponse automatique par e-mail indiquant que vous ne répondrez pas aux e-mails non urgents avant une heure spécifique
  • Heure bloquée sur votre calendrier
• Revérifiez toujours les objectifs :Jourdonais, d 'Airspace, recommande辅助装备de« fixer une base de référence régulière pour la valeur que devrait atteindre les projets et de voir si les projets sont sur la bonne voie de fournir cette valeur. J’ai l’habitude de travailler dans des entreprises où les marchés dans lesquels nous opérons évoluent incroyablement rapidement. Souvent, l’objectif d’un projet ne correspond pas toujours aux résultats prévus, en raison de facteurs commerciaux volatils. Je surveille de près le moment où les choses pourraient dévier du chemin prévu. Parfois, c’est OK, puis nous réalisons que nous devons changer de cap et remanier nos priorités.
  
  « Il est difficile de se tenir toujours informé, mais j’ai la fâcheuse tendance de sur-communiquer et d’expliquer la façon dont ces changements se produisent, de sorte que personne n’a l’impression de ne pas comprendre où nous en sommes avec chaque projet aujourd’hui. »
• Déléguez:Il peut être difficile de transmettre le travail à d’autres, mais parfois, il est essentiel de le faire - en particulier pour les chefs - afin de terminer tout les tâches importantes à temps.
  
  Déléguer du travail peut en fait être la façon la plus efficace d’utiliser le temps de chacun. Si vous n’êtes pas le chef, assurez-vous qu’un responsable approuve tous les transferts de travail possibles.
• Gérez les attentes :Au fur et à mesure que votre projet avance, continuez à communiquer avec les chefs de projet au sujet des obstacles que vous rencontrez dans l’accomplissement de certaines tâches ou de tout autre problème. Aidez-les à comprendre pourquoi certains objectifs ou échéances du projet devront peut-être être modifiés bien avant l’approche de l’échéance.
• Cernez toujours les tâches à venir :Thomas Cagley est le président deTom Cagley and Associates,une société de conseil qui aide les entreprises dans le développement et la maintenance de logiciels. « Il est essentiel d’avoir une seule liste de tâches », dit-il. « La liste doit fournir une vue d’ensemble du travail à prioriser et à intégrer dans les systèmes de gestion de travail utilisés, quel qu’il soit. »