L’organisation de conférences internationales par le Laboratoire national Lawrence Berkeley
Découvrez comment le Laboratoire national Lawrence Berkeley utilise Smartsheet pour suivre les approbations, le budget, les remboursements et plus encore, lorsqu’il envoie plus de 3 000 scientifiques à des conférences chaque année.
« De nombreux services du Berkeley Lab utilisent Smartsheet pour coordonner différents processus et projets depuis des années. J’ai pensé qu’il répondrait aussi à nos besoins, car Excel n’est pas assez collaboratif et Google Sheets n’offre pas le contrôle dont nous avons besoin. Smartsheet est un mélange parfait de flexibilité et de contrôle. »
Superviseur administratif principal, divisions des sciences physiques, Lawrence Berkeley National Laboratory
Le Lawrence Berkeley National Laboratory (LBL ou Berkeley Lab) est un laboratoire dépendant de l’Office of Science (bureau scientifique) du Département de l’énergie géré par l’université de Californie. Il compte plus de 3 200 scientifiques et ingénieurs qui mènent des recherches non couvertes par le secret défense dans un large éventail de disciplines scientifiques, telles que l’énergie nucléaire et l’imagerie macromoléculaire. Ces scientifiques assistent chaque année à des conférences qui nécessitent des processus d’autorisation à plusieurs niveaux, des restrictions en matière d’indemnités journalières, des directives de voyage, des estimations de coûts et des politiques de remboursement. Il s’agit d’un processus complexe et délicat à gérer.
Le LBL avait besoin d’une méthode rationalisée pour suivre les demandes et les approbations de conférences, les budgets et la participation aux conférences afin de garder la trace des scientifiques lorsqu’ils sont en déplacement. Smartsheet a répondu à tous ces besoins et plus encore.
Pour recueillir les demandes de participation aux conférences et les informations générales, le LBL a fait appel au référentiel centralisé de Smartsheet.
« Toutes les informations pertinentes doivent être fournies avant que nous ne lancions le processus d’approbation », explique Tom Gallant, superviseur administratif principal des divisions des sciences physiques. « Smartsheet nous donne le contrôle et les indications nécessaires pour communiquer ce dont nous avons besoin. »
Le LBL avait également besoin d’un moyen pour gérer les budgets consacrés aux conférences, et la solution de suivi et d’estimation des budgets de Smartsheet a résolu le problème.
« Nous utilisons des colonnes de listes déroulantes et des formules pour calculer les estimations de coûts en fonction du nombre de participants ou des rafraîchissements qu’ils souhaitent proposer lors de l’événement », déclare Tom Gallant. « Nous pouvons créer un budget fictif en quelques minutes plutôt qu’en plusieurs heures, ce qui nous aide à prendre des décisions plus rapides et plus judicieuses. Nous utilisons également Smartsheet pour suivre les dépenses liées à la conférence et les classer en dépenses autorisées et non autorisées. Cela procure un niveau de transparence et de cohérence que nous n’avions jamais eu auparavant. »
Enfin, le LBL a recours à la source unique de vérité de Smartsheet pour la gestion des processus et des approbations, en suivant qui va où, quand et comment.
« Dans nos divisions, tout est désormais consigné dans Smartsheet : les discussions, le statut d’approbation, les coûts associés, etc. », précise Tom Gallant. « Avec un seul endroit pour suivre ces informations, au lieu de 50 fichiers Excel différents, nous sommes sûrs qu’elles sont à jour. »
Avant Smartsheet, les employés de LBL envoyaient des fichiers Excel par e-mail et les informations se perdaient dans la masse. Smartsheet a fourni un meilleur moyen de gérer le processus d’inscription aux conférences et de prévenir les problèmes avant qu’ils ne se produisent.