Rôles et responsabilités
Bien que chaque projet puisse nécessiter un ensemble unique de compétences, la plupart des équipes de projet sont composées d’un ensemble de personnes endossant des rôles similaires. Dans cette section, nous définirons les rôles et responsabilités clés d’une équipe de projet.
Qu’est-ce qu’un(e) chef(fe) de projet fait ?
Le/lachef(fe) de projetsest responsable de chaque aspect du projet, de la planification et de l’exécution à la livraison, en passant par la création de rapports. Le/la chef(fe) de projets doit avoir une compréhension approfondie des objectifs, des contraintes, des risques et des ressources.
Les cinq responsabilités principales d’un(e) chef(fe) de projets sont les suivantes :
- Créer le plan de projet :le/la chef(fe) de projets est responsable de diviser le projet en tâches spécifiques, d’attribuer des tâches aux membres pertinents de l’équipe et de créer un calendrier convenable.
- Créer une équipe de projet solide :le/la chef(fe) de projets considère les compétences nécessaires à chaque projet, puis rassemble l’équipe de projet la mieux adaptée pour l’exécuter. Selon le projet, vous devrez peut-être réunir une équipe polyvalente pour créer la meilleure équipe.
- Superviser le projet pendant son exécution :c’est là que la partie « gestion » fait son apparition. Le/la chef(fe) de projets supervise l’exécution du projet et surveille les performances, tout en adaptant le calendrier ou le budget nécessaire.
- Agir en tant que liaison entre l’équipe du projet et les parties prenantes :le/la chef(fe) de projets rend compte de l’avancement du projet aux parties prenantes concernées et gère les attentes. En savoir plus sur l’équilibre entre l’équipe du projet et les parties prenantes clés ci-dessous.
- Conserver la documentation du projet :le/la chef(fe) de projets est responsable de la documentation de chaque phase du projet, y compris de tous les documents de planification pertinents, des versions adéquates de chaque livrable, de toutes les communications associées et des leçons apprises une fois le projet terminé. Il est important de rester organisé(e) pendant l’exécution du projet. En outre, la documentation pourra également servir de données historiques pour les futurs projets.
Généralement, un(e) chef(fe) de projets efficace possède les cinq caractéristiques suivantes :
- Une vision claire :tous les projets font inévitablement face à des obstacles, de sorte qu’un(e) chef(fe) de projets doit avoir une compréhension claire des objectifs du projet pour garder le cap. De plus, le/la chef(fe) de projets doit comprendre comment le projet s’intègre à des objectifs organisationnels plus importants afin de pouvoir hiérarchiser les tâches et les ressources en conséquence.
- Excellentes compétences en communication :un(e) chef(fe) de projets doit être un(e) excellent(e) communicateur/communicatrice afin de donner des orientations claires et de relayer efficacement les informations entre les équipes et avec les parties prenantes externes.
- Coopération :les bons leaders savent déléguer. Un(e) chef(fe) de projets doit faire confiance aux membres de l’équipe, leur donner suffisamment d’autonomie pour exécuter le projet et négocier efficacement avec d’autres personnes si des intérêts concurrents surviennent.
- Haut degré d’organisation :au minimum, les chef(fe)s de projets jonglent avec les personnes, les calendriers et les budgets. Avec autant d’éléments mobiles, il est essentiel qu’un(e) chef(fe) de projets reste organisé(e).
- Intégrité :un(e) chef(fe) de projets doit surtout inspirer confiance à tous les membres de l’équipe et à toutes les parties prenantes. Pour gagner cette confiance, un(e) chef(fe) de projets doit rester transparent(e) et fiable tout au long du cycle de vie du projet.
Disposer d’un(e) chef(fe) de projets fiable et organisé(e) est essentiel au succès de vos projets. Pour en savoir plus sur la façon de devenir chef(fe) de projets et les certifications pertinentes disponibles, lisez lechapitre 8.
Membres de l’équipe de projets
L’équipe du projetest le groupe d’individus qui travaillent ensemble pour exécuter le projet et fournissent le bon mélange de compétences pour la tâche en cours.
Uneéquipe polyvalenteest une équipe composée de personnes de différents services de l’entreprise, ayant différentes connaissances fonctionnelles. Par exemple, un projet de lancement de site Web peut nécessiter une équipe polyvalente qui comprend des membres des équipes marketing, ventes, conception et développement Web.
Lorsque vous rassemblez une équipe de projet, tenez compte des objectifs du projet, des compétences nécessaires pour répondre à ces objectifs, des ressources, des contraintes chronologiques et budgétaires, et des styles de travail de chaque personne.
Matrice RACI
Unematrice RACI (réalisateur, approbateur, consulté, informé)是联合国outil利用倒attribuer des角色非盟ein d’une équipe de projet. Utilisez cette matrice comme guide pour identifier qui est responsable des tâches, qui est responsable de l’achèvement des tâches, qui doit être consulté et qui doit rester informé du statut des tâches.
Vous pouvez utiliser une matrice RACI afin de déterminer le rôle de chaque membre de l’équipe pour chaque tâche ou l’ensemble du projet. Consultez notreguide sur le modèle RACIpour en savoir plus sur l’utilisation d’un modèle de matrice RACI.
Comment trouver un équilibre entre l’équipe de projet et l’influence des parties prenantes
Pour gérer efficacement les intérêts concurrents des membres de l’équipe et des parties prenantes, travaillez ensemble pour prioriser les exigences en fonction des ressources et de la taille de l’équipe. En outre, restez en étroite communication transparente tout au long du projet.
Ci-dessous, nous proposons quelques conseils sur la gestion de l’équipe et des parties prenantes.
Gestion des équipes et des ressources
Pour mieux gérer votre équipe et vos ressources, commencez par comprendre les besoins et la capacité des membres de votre équipe. Déterminez également comment utiliser au mieux ces compétences et ressources pour exécuter le projet.
Voici quelques astuces pour une gestion efficace de l’équipe :
- Embauchez les bonnes personnes :pour faire le travail, il faut faire appel aux bonnes personnes. Tenez compte non seulement des compétences nécessaires, mais aussi des personnalités, des styles de travail et de la fiabilité des membres potentiels de votre équipe et choisissez en conséquence.
- Communiquez :comme indiqué, la communication est une compétence critique pour un(e) chef(fe) de projets. Votre équipe attend de vous que vous la guidiez. Soyez donc proactif/proactive et clair(e) pour fournir aux personnes des informations à jour.
- Mettez en place et encouragez la collaboration :le cloisonnement星期二la prodob欧宝娱乐app手机下载uctivite等创造ivité. Indiquez à votre équipe l’importance de la collaboration et d’un travail polyvalent en la mettant vous-même en place. En outre, encouragez les gens à travailler ensemble pour accroître l’efficacité.
- Apprenez à déléguer :de nombreux/nombreuses chef(fe)s de projets novices tentent de tout faire eux-mêmes/elles-mêmes. Un(e) bon(ne) leader fait confiance à ses collègues pour accomplir le travail. Il/elle les motive et les accompagne en cours de route.
- Faites des commentaires utiles :l’une des meilleures façons de renforcer votre équipe est de fournir des commentaires constructifs. Cela aidera les gens à s’améliorer et augmentera également vos chances de réussite à l’avenir.
Gestion des parties prenantes
Unepartie prenanteest une tierce partie qui a un intérêt direct dans la réussite du projet. Les parties prenantes peuvent être internes (comme un cadre dirigeant) ou externes (comme un investisseur ou un client). Elles doivent être tenues informées de l’avancement du projet.
La gestion des parties prenantes peut être difficile, car elles peuvent avoir de nouvelles demandes ou des demandes changeantes en ce qui concerne le calendrier, le coût ou les livrables. Pour hisser toutes les parties vers la réussite, suivez ces conseils primordiaux :
- Organisez rapidement des conversations :la confiance est la qualité la plus importante dans la relation entre les parties prenantes. Démarrez du bon pied en impliquant rapidement les parties prenantes. Ainsi, toutes les parties se sentiront écoutées.
- Développez un rythme de communication :pour maintenir la confiance des parties prenantes et l’autonomie de l’équipe du projet, définissez un calendrier pour une communication régulière afin que tout le monde reste informé et de veiller à l’avancement des projets.
- Restez transparent(e) tout au long du cycle de vie du projet :tenez les parties prenantes au courant de l’avancement du projet, en particulier lors d’événements inattendus ou de changements de calendrier, de budget ou de livrables. Sans ce niveau de transparence, les parties prenantes peuvent perdre confiance en votre capacité à réussir.
- Restez flexible, mais ayez connaissance des contraintes de votre projet :parfois, les parties prenantes font des demandes supplémentaires une fois le projet lancé. Un(e) chef(fe) de projets efficace sera ouvert(e) au changement, mais définira également des limites quant à ce qui peut être modifié et dans quelle mesure. À défaut, indiquez (à l’avance et de manière claire) aux parties prenantes que les changements apportés à la portée auront un impact sur le budget et les échéances.
- Favorisez les échanges en face à face :dans le paysage du travail moderne, les conversations avec les parties prenantes se déroulent souvent virtuellement. Bien que les commentaires écrits et d’autres documents soient utiles, visez à rencontrer régulièrement les parties prenantes en face à face, que ce soit dans le cadre de réunions vidéo ou en personne.
L’importance d’une collaboration efficace
Dans la gestion de projets, lacollaborationest essentielle pour deux raisons principales : elle améliore la productivité et favorise l’innovation. Les équipes qui collaborent obtiennent de meilleurs résultats, sont plus rapides et développent des produits, des solutions et des services de pointe et plus originaux.
Par opposition autravail d’équipe, la collaboration implique des personnes ayant des compétences différentes, qui rassemblent leurs connaissances pour obtenir un résultat. La collaboration est particulièrement nécessaire dans les équipes polyvalentes, où les personnes ont une expertise dans différents domaines et doivent donc travailler ensemble pour exécuter un projet.
Cependant, la collaboration ne consiste pas seulement à combiner différentes compétences. Elle permet également de définir des processus rationalisés, d’accélérer la livraison et de fournir de l’aide sur des tâches difficiles ou chronophages. Lorsque le/la chef(fe) de projets définit un objectif « tout le monde sur le pont », les équipes qui ont été plus collaboratives seront motivées à se lancer et à aider à atteindre l’objectif.
Pour en savoir plus, lisez notreguide détaillé sur le travail d’équipe et la collaboration.
L’essor de la collaboration à distance
Lacollaboration à distancefait référence aux processus, pratiques et outils qu’une équipe met en œuvre pour travailler ensemble alors qu’elle est séparée géographiquement. Au cours des dernières années, de nombreuses entreprises ont commencé à faire appel à une main-d’œuvre de plus en plus dispersée. Ainsi, une collaboration à distance solide est devenue essentielle à la réussite des projets.
Lisez notre article sur这样拉de créer une collaboration à distance efficacepour en savoir plus.
Meilleures pratiques pour la collaboration à distance
Une collaboration à distance efficace signifie la création de processus et la mise en œuvre d’outils qui aident les équipes dispersées. Établissez des flux de travail pour les environnements à distance et définissez des normes de communication afin de vous assurer que tout le monde se sent accompagné et intégré dans la boucle.
Voici quelques-unes des meilleures pratiques en termes de collaboration à distance :
- Privilégiez la vidéo aux e-mails :bien que rien ne puisse remplacer les conversations en personne, les appels vidéo sont mieux adaptés à la collaboration que les e-mails et autres applications de messagerie. Effectuez des brainstormings, des contrôles et des appels sur la création de rapports en face à face.
- Équilibrez heures de travail et réunions :bien que les réunions vidéo remplacent un grand pourcentage des correspondances par e-mail, veillez à ne pas paralyser votre équipe avec trop de réunions. Équilibrez les heures de travail exigeant de la concentration et les temps de réunion afin que les gens puissent conserver leur autonomie et accomplir le travail.
- Soyez proactif/proactive quand vous rencontrez de nouvelles personnes :sans bureau central, il est difficile de rencontrer et de collaborer avec de nouvelles personnes. Organisez des appels vidéo avec d’autres équipes pour rester en contact et identifier les opportunités de travail d’équipe polyvalent.
- Définissez des heures de travail :vous pouvez limiter le sentiment d’isolement et la sensation d’épuisement en définissant des « heures de travail » où tout le monde est en ligne et disponible. Cela permet de maintenir un sentiment de structure, de stimuler la communication entre les équipes et d’atténuer l’impression d’être « toujours à l’affût » liée au travail à domicile.
- Organisez des événements virtuels de team building :ne sous-estimez pas la valeur des événements amusants et non liés au travail, même pour les équipes à distance. Planifiez des déjeuners d’équipe virtuels, des apéros ou d’autres activités de groupe via appel vidéo pour stimuler le moral et permettre aux gens de se sentir connectés.
Vous trouvereztout ce que vous devez savoir sur la gestion d’une équipe à distancedans notre article complet. Vous pouvez également en apprendre plus sur les outils et logiciels généraux de gestion de projets dans lechapitre 9.