Qu’est-ce qu’un flux de travail ?
En termes simples, un flux de travail est un diagramme visuel d’un ensemble structuré et prédéfini d’activités qui produisent un résultat souhaité. Les flux de travail peuvent être une suite d’étapes basique et séquentielle, ou une série complexe d’événements qui doivent se produire en parallèle avec des interdépendances, des règles et des exigences précises. En théorie, chaque fois que vous exécutez le même flux de travail, vous avez le même résultat. Un flux de travail comprend les étapes, les ressources nécessaires pour les accomplir (comme votre personnel ou votre matériel), et la façon dont elles interagissent. Les flux de travail délimitent les points de début et de fin, les sens du mouvement, les points de décision possibles, les résultats attendus et les étapes de remplacement potentielles. Enfin, un responsable est assigné à chaque étape.
一次莱斯通量de阵痛en, ce processus simple peut optimiser les résultats. Il devient plus facile de visualiser les domaines où les pertes peuvent être éliminées et où l’efficacité est créée. Des flux de travail performants peuvent aider à améliorer la communication au sein de votre personnel et à mesurer la croissance. Cependant, il est important de se rappeler que lorsque nous évoquons les flux de travail, nous parlonsde la façon dontles résultats sont réellement atteints, et non des protocoles qui dictent le travail effectué.
Dans le domaine de la gestion de projet, les flux de travail sont importants car c’est grâce à eux que les résultats sont prévus et mesurés. Les chefs de projet adorent les flux de travail, car dans un environnement dynamique où une planification et une coordination constantes doivent se produire, les flux de travail fournissent les résultats attendus.
10 avantages inattendus à utiliser des flux de travail
Les flux de travail font gagner du temps et garantissent la transparence et la reproductibilité. Mais ils peuvent aller plus loin. Tenez compte de ces dix avantages que l’intégration de flux de travail dans votre gestion de projet vous apportera.
- Les flux de travail réduisent les risques liés au projet．Lorsqu’un risque survient au cours d’un projet, il en augmente sa complexité, et le nombre de membres de l’équipe peut augmenter. Les flux de travail peuvent assurer un nombre de retards plus faible dans le calendrier. Ils peuvent également être à l’origine de la diminution des litiges et des coûts potentiels en limitant la nécessité de refaire le travail.
- Des changements organisationnels se produisent.Lorsqu’une équipe travaille de façon cohérente, elle réduit les interventions nécessaires de la direction concernant la partie des processus opérationnels et peut démontrer une meilleure compréhension des flux de travail.
- La mise en œuvre de flux de travail peut changer les processus.Lorsqu’elles développent des flux de travail, les entreprises doivent examiner leurs processus actuels. Cela peut conduire à des améliorations et des optimisations.
- Les通量de阵痛donnent联合国acc accru辅助正无穷ormations.Les processus critiques peuvent être examinés à chaque moment, veillant à ce qu’il n’y ait pas d’obstacles ou de problèmes. Cette supervision permet aux chefs de projet de déterminer comment le processus se passe de bout en bout.
- Les flux de travail délimitent la responsabilité du travail entre différentes personnes.Au lieu de laisser votre personnel incertain quant aux tâches qui lui incombent, le flux de travail les définit pour lui.
- Les estimations des délais des projets sont améliorées．Cela多恩辅助厨师de倒est计划一个基地imer combien de temps une tâche ou le projet global durera.
- Ils offrent une visibilité.Les flux de travail sont un moyen de communiquer visuellement le processus aux parties prenantes.
- Les responsables peuvent se concentrer sur la stratégie.Lorsqu’un système fonctionne correctement, les responsables n’ont pas besoin de se consacrer sur les activités. Au lieu de cela, ils peuvent se concentrer sur d’autres aspects de leur travail, en favorisant la croissance et le développement de l’entreprise.
- Les flux de travail fournissent une piste d’audit.塞西est particulierement真的当你们泌尿道感染lisez un logiciel de gestion des flux de travail. Des registres conservent l’avancement et l’achèvement des tâches, ainsi que les détails pertinents tels que les personnes qui ont terminé l’action, le moment où elle a été effectuée et les modifications apportées.
- Les entreprises peuvent saisir des règles.Au lieu de déterminer le moment où les problèmes surviennent, les flux de travail renvoient aux règles prédéfinies. Cela élimine certaines des hypothèses, ce qui fait gagner du temps et renforce la confiance dans la capacité de travail de l’organisation.
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Éléments clés des flux de travail
好公式通量terminologie des模型de travail puisse varier légèrement, les éléments décrits ci-dessous restent les mêmes pour chaque méthode. Les professionnels peuvent décrire leurs diagrammes comme informels ou formels. Les flux de travail informels sont simples, ne nécessitent pas de logiciel spécial, et peuvent être simplement un diagramme ou un organigramme délimitant une séquence d’étapes. Les flux de travail formels peuvent être composés de plusieurs systèmes logiciels et appelés pipelines analytiques. Chaque composant ou étape du flux de travail comporte trois paramètres : les entrées, les règles de transformation et les résultats.
- Les entrées: le matériel et les ressources nécessaires à la réalisation d’une étape.
- Les règles de transformation: un ensemble spécifique de règles qui dictent comment les entrées sont reçues et ce qu’on y fait.
- Les résultats: le matériel et les ressources qui sont produits par l’étape et qui servent d’entrées pour l’étape suivante.
Quatre éléments principaux constituent l’essentiel des flux de travail. Lors de la modélisation des flux de travail, chacun doit se composer au moins d’acteurs, d’activités, de résultats et d’états.
- Les acteurssont des personnes ou une machine responsables d’au moins une partie du travail.
- Les activitéssont les tâches ou les processus opérationnels qui sont effectués. Elles représentent une étape unique et logique du processus. Lorsque les activités sont effectuées d’une manière spécifique, on parle d’action. Les activités sont structurées d’une manière appropriée pour que la personne ou la machine puisse l’accomplir avant de passer à la suivante. Lorsque les acteurs sont associés à des activités, cela s’appelle une tâche. Lorsque les conditions d’interdépendance sont remplies, les tâches sont activées.
- Les résultatssont les conséquences souhaitables de chaque étape.
- L’étatse produit lorsqu’un projet se trouve entre deux processus. Le contrôle des flux garantit que le flux des processus se dirige, depuis chaque état, dans la direction prescrite, en fonction de la façon dont ils sont définis.
La documentation du processus de flux de travail est essentielle pour les chefs de projet, les professionnels et les chercheurs, car il offre une feuille de route pour l’avenir, augmente la transparence et la reproductibilité, et permet l’analyse des données dans le cadre du cycle de vie des données. Les experts dans le domaine recommandent de saisir clairement la façon dont les données sont analysées et transformées.
L’histoire des flux de travail
Les flux de travail remontent à l’industrie manufacturière des années 1920 et à l’étude de l’organisation rationnelle. Les pionniers Frederick Taylor etHenry Gantt, tous deux ingénieurs mécaniques et premiers « chefs de projet », ont étudié comment organiser le travail efficacement et graphiquement, en particulier dans le domaine de la fabrication. Henry Gantt a ensuite adopté l’harmonogramme polonais et l’a transformé en diagramme de Gantt pour aider à suivre le travail. Lesdiagrammes de Ganttsont un outil utile pour visualiser les flux de travail ou pour créer un calendrier afin de mettre en page les jalons, les plannings et les interdépendances.
Conçus à l’origine pour le secteur de la fabrication, les « flux de travail » et cette organisation rationnelle du travail ont été repris dans les entreprises. Paru en 1950, le livreOffice Methods, Systems, & Procedures, d’I.A. Herrman, porte sur l’utilisation de « diagrammes de flux de travail » pour résoudre divers types de problèmes. En 1962, Carl Petri présente sa thèse sur un modèle mathématique de distribution. Le réseau de Petri est finalement devenu la logique des processus opérationnels pour la conception de systèmes de flux de travail et de logiciels. Les années 1990 ont vu les flux de travail évoluer, passant d’un diagramme basique et unique à des systèmes logiciels propres à l’industrie, qui permettent un meilleur contrôle des processus.
Théories d’amélioration des flux de travail
Il existe de nombreuses théories que les entreprises peuvent utiliser pour améliorer leurs processus. Les philosophies de base de ces théories d’amélioration prennent en compte l’expérience, les besoins et les ressources de l’entreprise pour créer les flux de travail les plus ciblés possibles.
- Six Sigma: pour faire court, cette théorie divise un processus en micro-tâches. La méthode Six Sigma permet de minimiser les variations en aidant à standardiser le processus de flux de travail.
- Lessystèmes Lean: le Lean a pour objectif d’améliorer le flux de travail des processus en cherchant constamment des améliorations et des moyens de faire plus avec moins.
- Laqualité totale: ce système permet de peaufiner la qualité à chaque étape afin de perfectionner les processus.
- Laréingénierie des processus d’affaires (RPA): une méthodologie qui utilise un logiciel de gestion des flux de travail pour prendre en charge la réingénierie des processus d’affaires (RPA).
- LaThéorie des contraintes: cette théorie se concentre sur la gestion des obstacles et l’évaluation des correctifs dans vos flux de travail, en particulier dans le secteur de la fabrication.
Exemples de flux de travail dans différents secteurs
Les flux de travail sont tout aussi divers que les secteurs et les personnes qui les utilisent. Voici des exemples simples de la façon dont les flux de travail peuvent être utilisés dans divers secteurs.
- LesRessources humaines :les flux de travail peuvent définir de nouveaux processus de recrutement, la manière dont les congés sont traités, les exigences annuelles en matière de formation et des processus de rémunération.
- Lafabrication pharmaceutique :les flux de travail peuvent être utilisés pour contrôler la qualité de certains aspects, tels que les tests de matières premières, la production de médicaments, l’emballage des produits, les tests post-fabrication et la préparation de l’expédition.
- Leservice à la clientèle :un flux de travail qui attribue des enquêtes pour les plaintes des clients.
- L’armée :le déploiement des flux de travail pour gérer une situation difficile et suivre les règles d’engagement.
- Letourisme :utilisation des flux de travail par une agence de voyages pour gérer les réservations de vol, d’hôtel, de visites touristiques et de location de voitures d’un client.
- Lessoins de santé :un flux de travail qui gère la réception d’une ordonnance d’un médecin, la préparation et le retrait par le patient.
- Latechnologie de l’information :un flux de travail permet d’indiquer la manière dont chaque type de problème lié au logiciel ou au matériel informatique signalé par un membre du personnel est traité.
Logiciel de gestion des flux de travail et des processus d’entreprise
Le logiciel de gestion des processus d’entreprise ou Business Process Management (BPM) intègre divers flux de travail à d’autres applications, systèmes, technologies et éléments humains. Le BPM représente plusieurs flux de travail et processus, et prend en charge le cycle total d’amélioration des processus opérationnels.
Comment la gestion des flux de travail diffère de la gestion de projet
La gestion des flux de travail et la gestion de projet sont des concepts similaires. Ils sont liés, mais ils ne sont pas identiques. La gestion des flux de travail est l’automatisation des processus opérationnels. Ces processus d’affaires sont définis, restent généralement inchangés (ou comportent des similitudes), et se produisent fréquemment. La gestion des flux de travail peut appliquer des processus répétitifs qui comportent régulièrement de petits changements. En revanche, la gestion de projet est un processus plus large qui comprend la coordination, la planification, et une évolution constante, et nécessite une réponse aux changements pour des projets spécifiques et uniques. De nombreux outils, ressources et processus peuvent être utilisés pour atteindre l’objectif de l’organisation et mener à bien le projet.
Comprendre les systèmes de gestion des flux de travail
Les系统de治理des通量de阵痛,或者我们rkflow management systems (WFMS), sont des logiciels qui fournissent une infrastructure permettant d’organiser, de suivre, de surveiller et de coordonner les processus d’affaires, appelés des flux de travail. Un WFMS doit permettre à l’utilisateur de définir les flux de travail nécessaires en fonction de différentes circonstances : les tâches, les processus et les paramètres. De plus, de nombreux WFMS permettent l’analyse et la mesure des processus afin que des opportunités d’amélioration et de rationalisation puissent être identifiées et réalisées.
De nombreux WFMS peuvent offrir un acheminement automatique et des processus automatisés, combinent plusieurs systèmes et processus indépendants dans une structure cohérente, s’intègrent à l’infrastructure existante et organisent les produits de diverses sources. Les WFMS peuvent également fournir des notifications et donner à la prochaine personne les données dont elle a besoin pour terminer son étape, et fournir un suivi pour les tâches non terminées. Ces fonctionnalités augmentent la valeur ajoutée du système de flux de travail.
Trois types de flux de travail peuvent être créés par des systèmes de gestion des flux de travail, dont l’utilisation dépend des besoins du projet. Il s’agit notamment des flux de travail séquentiels, des flux de travail de machine à états et des flux de travail basés sur les règles.
- Unflux de travail séquentielest linéaire et progressif, comme un organigramme. Ce flux de travail va d’une tâche ou d’un processus à l’autre et ne revient pas en arrière dans la séquence.
- Un flux de travail demachine à étatsest plus complexe qu’un flux de travail séquentiel et peut revenir en arrière si une dépendance le commande. Ces flux de travail passent d’un « état » à un autre.
- Unflux de travail basé sur les règlesest essentiellement un flux de travail séquentiel de niveau supérieur. Les « règles » déterminent l’avancement du flux de travail. Ils utilisent des conditions pour décider si les expressions sont « true » ou « false », et les règles sont modélisées avec les expressions « if », « then » ou « else ».
Avantages et fonctionnalités d’un logiciel de gestion des flux de travail
Les logiciels ou les moteurs de flux de travail permettent aux entreprises d’automatiser les processus opérationnels répétitifs, garantissant des résultats identiques (ou très similaires) à chaque fois. Les entreprises et les chefs de projet ont besoin de solutions logicielles complètes et intégrées qui leur donnent la flexibilité et le degré de responsabilité nécessaires pour accomplir leur travail.
Le meilleur système de gestion des flux de travail est celui qui répond aux besoins de votre entreprise. Certaines entreprises proposent des systèmes « légers », ce qui signifie que le programme est plus simple ou plus rapide et comporte moins de composants que d’autres offres sur le marché. Certains experts en technologie disent que ces systèmes « légers » sont plus faciles à utiliser et occupent parfois moins d’espace de stockage. Certains systèmes de gestion des flux de travail ne sont qu’une petite partie d’un ensemble de systèmes plus larges. La plupart des experts en technologie disent que, quel que soit votre choix, les utilisateurs doivent disposer d’une plateforme unique capable de gérer tous leurs flux de travail.
La liste ci-dessous donne un aperçu des fonctionnalités qui peuvent être trouvées dans les logiciels actuellement disponibles. Les experts en technologie recommandent de déterminer les fonctionnalités essentielles pour vos processus opérationnels et de baser votre choix sur les fonctionnalités disponibles dans chacun d’eux.
- Processus automatiques
- Flux de travail adaptable et flexible (pouvez-vous le changer au cas par cas ?)
- Interdépendances illimitées
- Exécution parallèle des étapes et des branches
- Basé sur le cloud
- Basé sur la grille (local uniquement)
- Tableaux Kanban
- Visualisation de vos flux de travail sous différentes formes
- Infrastructure actuelle mise à profit
- Intégration aux produits Microsoft Office
- Intégration à SAP et à d’autres services
- Intégration à Java/Unix/Oracle
- Prise en main et utilisation intuitives
- Modélisation
- Mesures : indicateurs du tableau de bord
- Basé sur des indicateurs clés de performance : fournissent des rapports d’analyse
- Notifications et alertes envoyées au personnel
- Accès et contrôles basés sur les rôles
- Piste d’audit
- Coûts et calendrier des coûts
- En open source (options)
- CRM
- Suivi et relevés horaires
- Gestion des ressources
- Suivi de la rentabilité
- Portail client
- Création de factures et de formulaires
- SaaS
- Formulaires et suivi du budget
- Logiciels de gestion de documents compatibles
- Diagrammes de Gantt
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