通过包含定制的消息和占位符，可以使人们更容易地理解警报和请求。你也可以限制你发送的信息，让接收者只看到他们需要的。
要在基于更改的工作流中使用动态占位符，必须设置触发块当触发．
您可以将工作流设置为每周、每天或在一天中的特定时间运行。需要复习一下如何创建新的工作流吗?检查概述:自动化工作流篇文章。
编辑现有工作流
- 在工作表的左上角区域，选择自动化>管理工作流程．
- 将鼠标悬停在要编辑的工作流上，然后选择编辑．
进入工作流构建器后，就可以开始编辑警报消息内容。
在工作流中定制消息
选择自定义消息，并在出现的字段中键入您的消息。
在编写自定义消息时要记住以下几点:
- 要创建占位符并进一步定制消息，请使用大括号(例如，{{任务名称}}）.
- 的自定义消息Box有2000个字符的限制。
- 当您选择消息只，则需要自定义消息。否则，消息体是可选的。
选择警报或请求中包含的内容
在消息包含部分
选择要包含在警报中的内容:
- 链接到工作表和所有字段:包括表格中的所有字段
- 链接到工作表和特定字段:只选择用户需要查看的字段
- 消息只:如果您只需要在警报中添加消息，则使用此选项
如果你和不使用Smartsheet的人一起工作，选择链接到工作表和所有字段选择是有帮助的。
提醒中的注释和附件
对于基于时间的工作流中的警报操作，永远不会包括注释和附件。对于基于更改的工作流中的警报操作，它们只会在触发事件时附件或注释被修改时出现。不包括触发器事件之前存在的附件和注释。
对于更新请求和批准请求操作，包括所有新的和现有的附件和评论。
使用占位符的技巧
当您使用占位符(即花括号中的字段名称)时，Smartsheet会将它们的惟一单元格数据添加到该行的警告消息中。Smartsheet将为每一行发送单独的警报，而不是发送一条包含多行的警报消息。
使用占位符时要记住以下几点:
- 使用占位符时请求批准提醒时，Smartsheet会为每一行生成一个单独的通知。
- 使用占位符时警觉或更新请求在基于更改的工作流中，如果同时触发6行或更少的行，占位符会生成单独的通知。如果一次触发七行或更多行，则删除自定义主题和主体。
- 当使用消息只警报类型，任何同时触发的行将合并成一个通知。
- 占位符不适用于基于时间的主题警觉行动。
- 占位符不适用于基于时间的更新请求行动。
- 时，占位符不能使用运行工作流设置是每小时，每天,或每周．