Genehmigungsanforderungen: Automatisch die Genehmigung von Arbeitselementen anfordern

Mit Genehmigungsanforderungen können Sie jemanden automatisch bitten, ein Element auf Ihrem Blatt zu genehmigen oder abzulehnen. Konfigurieren Sie eine Genehmigungsanforderung, damit Smartsheet beispielsweise automatisch eine Anforderung an einen Mitarbeiter der Finanzabteilung sendet, mit der er gebeten wird, eine Bestellung abzuzeichnen, die einen maximalen Dollarbetrag überschreitet.

Anforderungen zum Erstellen und Empfangen von Genehmigungsanforderungen

Verwenden Sie die folgende Tabelle als Referenz dafür, ob Sie Genehmigungsanforderungen für sich selbst und andere auf Basis von Blattfreigabeberechtigungen erstellen oder bearbeiten können.

	Inhaber	Administrator	是arbeiter	Kommentierer	是trachter	Nicht freigegeben
Regeln für Genehmigungsanforderungen erstellen	Ja	Ja*	不行	不行	不行	不行
Regeln für Genehmigungsanforderungen bearbeiten	Ja	Ja*	不行	不行	不行	不行
Genehmigungsanforderungen empfangen und darauf reagieren	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja*

*Es kann sein, dass Sie eine weitere Einstellung anpassen müssen, damit jeder mit einer gültigen E-Mail-Adresse Genehmigungsanforderungen erhalten kann. Details hierzu finden Sie unten im AbschnittSteuern, wer Genehmigungsanforderungen erhalten kann.

Um unendliche Genehmigungsschleifen zu vermeiden, lösen Zellen, die blattübergreifende Formeln oder Zellverknüpfungen enthalten, keine Automatisierung aus. Um dies zu umgehen,erstellen Sie eine Aktualisierungsanforderung.

Steuern, wer Genehmigungsanforderungen erhalten kann

Standardmäßig können nur Mitarbeiter mit Berechtigungen für das Blatt Benachrichtigungen enthalten. Wenn Sie möchten, dass Benachrichtigungen an alle Personen mit einer gültigen E-Mail-Adresse auf Blattebene oder Kontoebene gesendet werden, lesen Sie die folgenden Hilfeartikel:

• Blattebene:Steuern, wer Benachrichtigungen erhalten kann
• Kontoebene:Enterprise-Kontoeinstellungen

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Eine Genehmigungsanforderung erstellen

是i geöffnetem Blatt:

1. Optional: Fügen Sie die SpalteDropdown (Einfachauswahl)für den Genehmigungsstatus ein und fügen Sie diese als Ihre Listenoptionen hinzu:
   • Warten auf Genehmigung
   • Genehmigt
   • Abgelehnt
2. Wählen Sie in der MenüleisteAutomatisierung>Einen Genehmigungs-Workflow einrichten…aus.
3. Geben Sie im Feld工作流ohne标题einen Namen für den Workflow ein.
4. Legen Sie im Auslöserblock die Kriterien fest, durch die der Workflow automatisch gestartet wird.
5. UmZeilen zu filtern, die Sie in dieGenehmigungsanforderung einschließen möchten, wählen Sie是dingung hinzufügen, um Zeilen zu filtern.
6. Wählen Sie im FeldName oder E-Mail-Adresse hinzufügendes BlocksGenehmigung anfordernden Entscheidungsträger aus, der das Element genehmigen muss.
   Wenn Sie nur einen Kontakt im FeldName hinzufügenoderE-Mail-Adresse hinzufügenhinzufügen, ist dies der Standardname der Spalte, die Smartsheet für den Genehmigungsstatus erstellt:ContactName_approval(z. B.Max Mustermann-Genehmigung). Wenn Sie mehr als einen Kontakt hinzufügen, lautet der StandardnameGenehmigungstatus.
7. Wählen Sie unterAntwort speichern unterin der Dropdown-Liste eine Spalte aus, in der Smartsheet den Genehmigungsstatus aufzeichnen soll.
   Standardmäßig wählt Smartsheet die Spalte aus, die es für den Genehmigungsstatus erstellt hat. Sie können diese aber ändern und die Spalte auswählen, die Sie in Schritt 1 dieses Vorgangs erstellt haben.
8. Um den E-Mail-Betreff und die Nachricht, die Smartsheet sendet, zu bearbeiten, wählen SieNachricht anpassenaus.
9. Wählen Sie im AbschnittNachricht enthältaus, ob alle oder ausgewählte Felder hinzugefügt werden sollen.
10. Um die Aktion für die genehmigten Anforderungen einzurichten, wählen Sie im AbschnittWenn genehmigtdie Option+>Aktion hinzufügenaus.
    • Optional: Fügen Sie eine Bedingung hinzu, wenn Sie die Zeilen filtern möchten, die Sie in den Workflow einschließen möchten.
11. Um die Aktion für abgelehnte Anforderungen einzurichten, wählen Sie im AbschnittWenn abgelehntdie Option+>Aktion hinzufügenaus.
    • Optional: Fügen Sie eine Bedingung hinzu, wenn Sie die Zeilen filtern möchten, die Sie in den Workflow einschließen möchten.
12. Wählen SieSpeichern.

Sie könnenkomplexere Genehmigungs-Workflows erstellen.

Erweiterte Optionen für Ihren Genehmigungs-Workflow einrichten

Wählen Sie im BlockGenehmigung anforderndas Symbol>Erweiterte Optionen...aus. Sobald das Formular „Erweiterte Optionen“ angezeigt wird, bearbeiten Sie die folgenden Felder:

• Wenn eingerichtet: Richten Sie den Wert ein, der in der Spalte mit dem Genehmigungsstatus angezeigt wird, nachdem Sie eine Genehmigungsanforderung eingereicht haben
• Wenn genehmigt: Richten Sie den Wert ein, der in der Spalte mit dem Genehmigungsstatus (oder in einer anderen Spalte, die Sie ausgewählt haben) angezeigt wird, um Genehmigungsanforderungen zu erhalten
  • Schaltflächentext: Passen Sie die Schaltflächenbeschriftung für die Schaltfläche „Genehmigung“ an (z. B. Genehmigen, Genehmigt usw.)
• Wenn abgelehnt: Richten Sie den Wert ein, der in der Liste „Genemigungsstatus“ (oder in einer anderen Spalte, die Sie ausgewählt haben) angezeigt wird, um abgelehnte Anforderungen zu erhalten
  • Schaltflächentext: Passen Sie die Schaltflächenbeschriftung für die Schaltfläche „Ablehnen“ an (z. B. Ablehnen, Zurückweisen usw.)

Fertig! Je nach Kontoeinstellungen erhält der Genehmiger eine Genehmigungsanforderung in einerE-Mail, einer mobilen Push-Benachrichtigung und in der Browser-Anwendung auf dem Computer.

是stehende Regeln bearbeiten, deaktivieren oder löschen

Führen Sie diese Schritte aus, um Änderungen an Ihrem Workflow vorzunehmen:

1. Wählen Sie in der MenüleisteAutomatisierung>Workflows verwalten…aus.
2. Wählen Sie in der rechten Ecke des Workflows, den Sie bearbeiten möchten, dasaus.
3. Wählen Sie die entsprechende Aktion aus. In der nachstehenden Tabelle erfahren Sie mehr über die einzelnen Befehle.

Diesen Befehl verwenden	Um Folgendes zu erreichen	Tipps und Hinweise
Deaktivieren	Deaktiviert den Workflow vorübergehend.	Verwenden Sie diesen Befehl, um die Regel in Zukunft zu verwenden.
是arbeiten	Kriterien für die Regel umbenennen oder ändern. Workflow-Builder öffnen und Änderungen an Ihrem Workflow vornehmen	Verwenden Sie diesen Befehl, um Änderungen an der Alarmmeldung vorzunehmen.
Duplizieren	Eine Kopie der Regel erstellen	Verwenden Sie diesen Befehl, wenn Sie denselben Workflow-Typ für einen anderen Zweck erstellen müssen. Dadurch können Sie einen anderen Workflow schneller erstellen.
Kündigen	是endet den Erhalt des Alarms	Sie können den Alarm oder die Aktion, die Sie erhalten, auch direkt kündigen. Wählen Sie dazuKündigenim AbschnittSie möchten diese E-Mails nicht erhalten?in der E-Mail-Nachricht aus.
Löschen	Die Regel endgültig löschen	Sie können dies nicht rückgängig machen.