Übersicht über Berichte in Resource Management

Sie können häufig verwendete Berichte erstellen und speichern. Greifen Sie auf Ihre gespeicherten Berichte von Ihrer persönlichen Seite oder der Seite „Analyse“ aus zu.

Analyseseite

Die Analyseseite bietet eine Übersicht über aktive Projekte mit farbcodierten Projektbalken und prognostizierten Budgets. Auf dieser Seite wird auch angezeigt, wer in den nächsten zwei Wochen verfügbar ist.

Auf der Analyseseite werden gespeicherte Berichte aufgelistet, auf die Personen mit der entsprechenden Zugriffsstufe zugreifen können.

Berichte

Um einen neuen Bericht zu erstellen, wählen Sie auf der SeiteAnalysedie OptionNeuer Berichtaus.

Ein Bericht besteht aus vier Komponenten:

• Berichtsansicht: Wählen Sie die Daten aus, die Sie anzeigen möchten. Wählen Sie zwischenZeit und Gebühren,Budgets,AuslastungoderAusgaben.
• Zeitrahmen: Verwenden Sie vordefinierte Zeitrahmen oder legen Sie einen benutzerdefinierten Datumsbereich fest.
• Gruppieren nach: Wie Sie Ihre Daten gruppieren möchten. Sie können Daten beispielsweise nach Teammitglied, Projekt oder Kunde gruppieren. Sie können auch eine sekundäre Gruppierung festlegen. Sie können die Daten beispielsweise zunächst nach Projekt und dann nach Teammitglied gruppieren, um zu sehen, wer an welchen Projekten arbeitet und wie viel ihnen zugewiesen ist.
• Anzeigen: Wählen Sie aus, welche Daten angezeigt werden sollen. Standardmäßig zeigt Resource Management alle Daten aller Projekte an. Sie können auswählen, ob Sie Informationen von einem Projekt oder einem Teammitglied aufnehmen möchten.

Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie „Bericht ausführen“ aus.

Abhängig vomangefallenen ZeitraumIhres Kontos können in den Berichtsdaten vergangene Tage und heute oder nur vergangene Tage enthalten sein (heute wird als zukünftige geplante Zeit betrachtet).

Der Berichtsabschnitt funktioniert wie eine Pivot-Tabelle in Excel. Gruppieren und filtern Sie die Daten bei Bedarf mithilfe von Pivots.

Berichtstypen

Es gibt vier Berichtstypen:

• Berichte zu Zeit und Gebühren

• Ausgabenberichte

• Budgetberichte

• Auslastungsberichte

Wählen Sie im Abschnitt „Anzeigen“ in der linken Spalte einen Berichtstyp aus.

Erfahren Sie, wie Sie die Daten erhalten, die Sie für Berichte benötigen, und wie Sie diese Daten exportieren, um außerhalb unseres Tools Ihre eigenen Berichte zu erstellen:

• Filtern
• Zeiterfassung
• Freigegebene und gespeicherte Berichte
• Daten exportieren
• Beispiele für Pivot-Tabellen

Große Berichte verwalten

Die Verarbeitung von Berichten mit großen Datenmengen kann mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Überprüfen Sie, ob die Ansicht, der Datumsbereich, die Gruppierung und die Filter korrekt festgelegt sind, bevor Sie den Bericht ausführen. Dadurch müssen keine unnötigen Berechnungen angestellt werden und die Gesamtleistung wird verbessert. Wenn Sie versuchen, zu viele große Berichte in kurzen Abständen zu laden, wird möglicherweise eine Warnung angezeigt, dassmehrere große Berichte verarbeitet werden.

Wenn der angeforderte Bericht zu viele Daten enthält (Millionen von Zeiteingabedatensätzen) und die Verarbeitung und das Laden mehr als 5 Minuten dauert, wird möglicherweise eine Warnung angezeigt, dass derBericht zum Laden zu groß ist. Wenn Sie auf diese Warnung stoßen, reduzieren Sie den Umfang des Berichts und versuchen Sie es erneut.

Wenn Sie den Umfang nicht reduzieren möchten, können Sie die Daten per E-Mail erhalten. Wählen SieZugrunde liegende Daten anfordernaus, um einen Link zu einer Datei mit dem vollständigen Datensatz zu erhalten. Je nach Berichtsumfang und Systemlast kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die Berichtsdaten generiert und an Sie gesendet werden.

„Zugrunde liegende Daten anfordern“ ist für Auslastungsberichte nicht verfügbar.

So begrenzen Sie den Umfang Ihres Berichts:

• Wählen Sie einen kleineren Datumsbereich aus, z. B. die letzten 30 Tage, oder wählen Sie einen benutzerdefinierten Datumsbereich aus, der die Daten, an denen Sie interessiert sind, genauer widerspiegelt.
• Verwenden Sie Filter, um die Anzahl der enthaltenen Projekte zu begrenzen. Wählen Sie ein bestimmtes Projekt, einen Kunden, einen Projekttyp (bestätigt oder vorläufig) oder eine andere Eigenschaft aus, die die Reihe von Projekten definiert, an denen Sie interessiert sind.
• Verwenden Sie Filter, um die Anzahl der Personen im Bericht einzuschränken. Wählen Sie eine bestimmte Disziplin, Rolle oder einen bestimmten Standort aus.