Bedingungslogik verwenden, um Formulareinsendungen effizient zu gestalten

Mit einer Bedingungslogik in Formularen können Sie sicherstellen, dass Personen, die das Formular verwenden, nur die Fragen beantworten, die für ihre Einsendung relevant sind, indem basierend auf ihren Antworten auf andere Fragen spezifische Felder angezeigt werden. Beispiel:

1. Sie können ein Formular zur Verwaltung von IT-Helpdesk-Anforderungen erstellen.
2. Die Person, die das Formular verwendet, wählt „IT-Ausstattung“ als Anforderungstyp aus.
3. Es werden mehrere Felder in Zusammenhang mit IT-Ausstattungsanforderungen im Formular angezeigt, während nicht in Zusammenhang stehende IT-Support-Anforderungsfelder nicht angezeigt werden.

Sie können auch andere Formularelemente, wie Überschriften, Trennzeichen und Anlagen, bedingt anzeigen, um diese Elemente besser mit den zugehörigen Fragen zu synchronisieren.

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Ein Formular erstellen und Felder bedingt anzeigen

So erstellen Sie ein neues Formular und fügen Regeln zur bedingten Anzeige von Feldern und anderen Formularelementen hinzu:

1. Öffnen Sie das Blatt, an welches das Formular angehängt werden soll.
2. Klicken Sie in der Menüleiste oben im Smartsheet-Fenster auf „Formulare > Formular erstellen“.
3. Wählen Sie das Feld aus, das bestimmt, welche anderen Felder und Formularelemente basierend auf seinem Wert angezeigt werden. Dies wird als Quellfeld für Ihre Regel angesehen.
4. Wählen Sie in den Feldeinstellungen rechts die Registerkarte „Logik“ aus und wählen Sie dann „Logik hinzufügen“.
5. Definieren Sie in der Bedingung Ihrer Regel, die immer mit „When“ beginnt, den Operator (variiert basierend auf dem Feldtyp) sowie den/die Wert(e) des Quellfelds aus, das bestimmt, wann die Zielfelder und -elemente angezeigt werden.
   
   
6. Um die Aktion Ihrer Regel festzulegen (beginnend mitThen), wählen Sie die Felder und Formularelemente aus, die angezeigt werden sollen, wenn die Bedingung erfüllt wird. Diese werden als Ziele für Ihre Regel angesehen.
7. Klicken Sie unten rechts in Ihrer Regel aufHinzufügen, um sie zum Quellfeld hinzuzufügen.
8. Wenn Sie eine weitere Regel zu diesem Quellfeld hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Link+Regel hinzufügen.
9. Sobald Sie alle Felder und Regeln zu Ihrem Formular hinzugefügt haben, können Sie das Formular durch Auswahl vonFormular öffnenrechts oben im Formular-Generator speichern und eine Vorschau anzeigen.

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Die Logik in Ihrem Formular anzeigen

Felder mit Bedingungslogik werden durch Logiksymbole neben dem Feldnamen angegeben.

Quellfelder werden durch das-Symbol bezeichnet. Klicken Sie auf das Symbol, um die Registerkarte „Logik“ für dieses Feld zu öffnen.

Zielfelder und -elemente werden durch das-Symbol bezeichnet. Halten Sie den Mauszeiger über das Symbol, um alle für dieses Feld oder Element geltenden Bedingungen anzuzeigen.

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Verhalten der Bedingungslogik

Berücksichtigen Sie bei der Arbeit mit der Bedingungslogik in Ihren Formularen Folgendes:

• Zielfelder und -elemente werden standardmäßig nicht angezeigt. Sie werden angezeigt, wenn mindestens eine der Quellbedingungen erfüllt ist.
• Zielfelder senden nur dann Daten an das Blatt, wenn sie bei der Einreichung des Formulars angezeigt werden.
• Erforderliche Zielfelder sind nur dann erforderlich, wenn sie bei der Einreichung des Formulars angezeigt werden.
• Das Bearbeiten des Spaltentyps oder von Feldwerten, die in Ihrer Bedingungslogik verwendet werden, kann sich auf bestehende Regeln auswirken.
• Wenn Sie ein Feld aus dem Formular entfernen, wird eventuell auch die verknüpfte Logik entfernt.
• Wenn mehr als eine Logikregel für ein Zielfeld oder -element gilt, wird das Feld angezeigt, wenn eine der Regeln erfüllt ist.
• Wenn Sie ein Feld mit dem Umschalter zum Ausblenden in denFeldeinstellungenausblenden, werden sämtliche mit diesem Feld verknüpften Regeln überschrieben.

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Tipps zur Verwendung der Bedingungslogik

Anhand dieser Tipps können Sie vielseitigere Regeln mit einer Bedingungslogik erstellen:

• Die Auswahl eines geeigneten Operators aus dem blauen Dropdown-Feld für die Bedingung Ihrer Regel kann Ihnen dabei helfen, Ihre Regel zu kürzen und die Anforderung für mehrere Regeln zu reduzieren.
  • Beispiel 1: Wenn mehrere Antworten in einem Dropdown-Quellfeld dazu führen können, dass dieselben Zielfelder im Formular angezeigt werden, müssen Sie keine separate Regel für jede Quellfeldantwort erstellen. Verwenden Sie stattdessen eine einzelne Regel mit demist ein beliebiger von-Operator in der Bedingung.
    
  • Beispiel 2:您要是Zielfeld in den meisten Fällen anzeigen möchten, kann die Auflistung all dieser Fälle ineffizient sein. Dasselbe Ergebnis erreichen Sie stattdessen mit einer kürzeren Bedingung, die umgekehrte Operatoren verwenden, wie z. B.ist nicht. Wenn Sie z. B. Feld 2 in allen Fällen anzeigen möchten, außer wenn [Wert A] in [Feld 1] ausgewählt ist, können Sie folgende Regel verwenden:
    
• Ein Zielfeld kann auch ein Quellfeld sein, was Ihnen die Erstellung einer verschachtelten Logik ermöglicht. Die Antwort auf Frage 1 kann z. B. dazu führen, dass das Formular Frage 2 anzeigt, und die Antwort auf Frage 2 kann dazu führen, dass das Formular Frage 3 anzeigt. Wenn sich die Antwort auf Frage 1 ändert, sodass Frage 2 nicht angezeigt wird, dann wird Frage 3 auch nicht angezeigt.
• Sie können Einsendungen an Ihr Formular standardisieren, indem Sie die Dropdown-Listen verwenden, um numerische Bedingungen nachzuahmen. Beispielsweise können Sie statt es dem Formularbenutzer zu erlauben, einen Budgetwert in ein Textfeld einzugeben, ein Budget-Dropdown-Feld mit Wertoptionen wie z. B. „Über 10.000 USD“ erstellen. Dann fügen Sie Regeln für eine Bedingungslogik hinzu, durch die bestimmte Felder angezeigt werden, wenn jemand eine oder mehrere der Wertoptionen auswählt.
• Smartsheet-Formulare sind mit dem Blatt verknüpft. Wenn Sie also den Feldtyp oder Werte auf dem Blatt ändern, kann sich dies auf die Bedingungslogik auf diesem Blatt auswirken. Bedingungslogikregeln werden bearbeitet oder gelöscht, wenn Formularfelder oder Werte, die sich auf die Logik auswirken, geändert werden. Um sicherzustellen, dass das Formular wie erwartet funktioniert, sehen Sie sich den Formular-Generator an oder testen Sie das Blatt oder Formular, nachdem Sie Änderungen daran vorgenommen haben.