Hochlade-Workflow in Data Shuttle erstellen

Erstellen Sie einen Hochlade-Workflow, um eine externe Datenquelle zu verknüpfen und diese auf Smartsheet hochzuladen, zu bearbeiten und zu überschreiben.

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Voraussetzungen

Data Shuttle ist eine Premium-Anwendung. Melden Sie sich beidatashuttle.smartsheet.coman, um Ihre Zugriffsstufe zu prüfen.

Um Data Shuttle zu verwenden, müssen Sie:

• einlizenzierter Benutzersein
• Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterberechtigungen für das Ziel-Sheet haben
• von Ihrem Smartsheet-Systemadministrator unterBenutzerverwaltungBerechtigungen für die Data Shuttle Premium-Anwendung aktivieren lassen.

Schritt 1: Hochlade-Workflow erstellen

1. Melden Sie sich bei Data Shuttle an.
2. Wählen Sie in Data Shuttle in der linkenNavigationsleistedas Plus-Symbol aus.
3. Wählen SieDaten hochladen>Weiteraus.

Vorhandenen Workflow kopieren, um bei der Erstellung von Workflows Zeit zu sparen

Sie können einen Workflow kopieren und unverändert verwenden. Sie können einen kopierten Workflow auch bearbeiten, um einen neuen zu erstellen, ohne bei null anzufangen. So kopieren Sie einen vorhandenen Workflow:

1. Wechseln Sie zum Tab, in dem sich der Workflow befindet.
2. Zeigen Sie mit der Maus auf den Workflow.
3. Wählen SieMehraus.
4. Wählen Sie „Kopie erstellen“ aus.

Nachdem eine Kopie des Workflows erstellt wurde, können Sie diese bearbeiten. So bearbeiten Sie einen Workflow:

1. Zeigen Sie mit der Maus auf die Zeile mit der Kopie des Workflows.
2. Wählen SieMehraus.
3. Wählen Sie „Workflow bearbeiten“ aus.

Sobald Ihre Vorlage für den Hochlade-Workflow fertig ist, können Sie die Details bearbeiten.

Schritt 2: Quelldatei auswählen

1. Finden Sie Ihre Quelldatei in einem der folgenden Orte:
   • Smartsheet-Anlage:Da Sie angemeldet sind, können Sie nach dem Sheet suchen, an das die Datei angehängt ist. Wählen Sie aus, ob Sie bei jeder Ausführung des Workflows immer die neueste Anlage importieren möchten oder ob eine Anlage mit einem bestimmten Namen importiert werden soll:
     • Neueste: Die Synchronisierung der neuesten Anlage beruht auf dem Zeitplan Ihres Workflows. Sie können den Workflow aber auch manuell ausführen.
     • Anlagenname: Data Shuttle verwendet nur die in Ihrem Workflow angegebene Anlage.
       
   • Google Drive:Folgen Sie den Anweisungen, um smartsheetapps.com die Anzeige von Dateien in Ihrem Google Drive-Konto zu erlauben. Nach erfolgreicher Authentifizierung können Sie Ihr synchronisiertes Google Drive-Konto nach der Datei (.xlsx, .csv oder Google Sheet) durchsuchen, die Sie verwenden möchten.
     
   • OneDrive oder SharePoint:Folgen Sie den Anweisungen, um smartsheetapps.com die Anzeige von Dateien in Ihrem OneDrive- oder SharePoint-Konto zu erlauben. Nach erfolgreicher Authentifizierung können Sie Ihr synchronisiertes OneDrive/SharePoint-Konto nach der Datei (.xlsx oder .csv) durchsuchen, die Sie verwenden möchten.
     
   • Box:Folgen Sie den Anweisungen, um smartsheetapps.com die Anzeige von Dateien in Ihrem Box-Konto zu erlauben. Nach erfolgreicher Authentifizierung können Sie Ihr synchronisiertes Box-Konto nach der Datei (.xlsx oder .csv) durchsuchen, die Sie verwenden möchten. Sie können Box-Dateien, die Ihnen gehören oder die für Sie freigegeben wurden, hochladen.
2. Verwenden Sie die UmschaltflächeWeist die Eingabedatei Spaltenüberschriften auf, um sich zu vergewissern, ob die Datenquelle Überschriften enthält.
   
   Nur Excel-Dateien: Geben Sie an, welcher Sheet-Tab die zusammenzuführenden Daten enthält (das erste Sheet in der Excel-Arbeitsmappe ist Tab 1).
3. Klicken Sie aufWeiter.

OpenXML-basierte .xlsx-Dateien werden von Data Shuttle nicht unterstützt. Wenn Sie Ihre Dateidaten mithilfe einer API generieren, empfiehlt es sich, eine .csv-Datei statt einer .xlsx-Datei zu generieren.

Schritt 3: Ziel-Sheet und Workflow-Aktionen auswählen

Konfigurieren Sie, wie Ergebnisse in Smartsheet hochgeladen werden sollen.

1. Wählen Sie das Ziel-Sheet aus, an das Ihre Daten gesendet werden sollen. Wenn Sie Smartsheet-Anlagen als Quelle verwenden, kann dies dasselbe Sheet oder ein anderes Sheet als das Quell-Sheet sein.
   
   Wenn beim Anhängen von Dateien an Ihre Sheets Probleme auftreten, wenden Sie sich zur Überprüfung derAnlageneinstellungenIhrer Organisation an Ihren Smartsheet-Systemadministrator.
   
   Die Quelldatei sollte nicht größer als 1 GB sein. Eine größere Datei führt wahrscheinlich zu einer Zeitüberschreitung.
   
   您可以在Daten欧什超级数据航天飞机在一张签证官rhandene DataTable hochladen. Weitere Informationen zur Verwendung von DataTable erhalten Siehier.
2. Wählen Sie aus, wie die Daten bei Smartsheet importiert werden sollen:
   
   Alle Zeilen im Ziel-Sheet mit den Daten aus der Eingabedatei ersetzen. WICHTIG: Diese Option überschreibt Ihre Daten vollständig. Im Zielspeicherort werden eventuell vorherige Versionen gespeichert, damit Sie vorherige Offloads nach Bedarf wiederherstellen können.
   
   oder
   
   Daten basierend auf einem Spaltenschlüsselwert im Ziel zusammenführen. Wenn Sie sich dazu entscheiden, die Daten zusammenzuführen, werden auch die folgenden Zeilenoptionen ausgewählt:
   • Zeilen dem Sheet hinzufügen, wenn diese der Quelldatei hinzugefügt werden.
   • Zeilen aktualisieren, wenn diese in der Quelldatei geändert werden.
   • Zeilen löschen, die nicht mehr den Filterkriterien entsprechen.
3. Aktualisieren Sie die Dropdown-Optionen für die ausgewählten Spalten. Dies ersetzt die Smartsheet-Dropdown-Werte in den Spalteneigenschaften mit Werten aus Ihrer Excel- oder .csv-Datei.

Schritt 4: Filter anwenden, um zu bestimmen, welche Eingabezeilen importiert werden

Verwenden Sie Filter, um zu definieren, welche Daten das System an Smartsheet weiterleiten soll. Beispielsweise können Sie einen Filter erstellen, um nur Zeilen mit dem Wert „In Bearbeitung“ in der Statusspalte zu importieren.

Filter sind auch nützlich, wenn Sie mit großen Datensätzen arbeiten, die dazu führen können, dass der Import die Smartsheet-Zeilenbegrenzungen überschreitet. Für Datensätze, die Sheet-Begrenzungen überschreiten, empfiehlt sich die Verwendung von DataTable. Weitere Informationen zu den Maximalgrößen für Sheets und importierte Dateien finden Sie in den Smartsheet-Systemanforderungen und -Richtlinien.

Bei Filtern wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt. Stellen Sie sicher, dass sie exakt mit den Informationen in Ihrer Datei übereinstimmen.

So wenden Sie Filter an:

1. Wählen Sie im TabFilterdie OptionWeiteren Filter hinzufügenaus.
2. Wählen Sie im Menü für die Filtererstellung eine Eingabespalte, einen Vergleichsoperator (z. B. „ist gleich“ oder „enthält“) und den Wert aus.
3. Verbinden Sie im Feld „Filterlogik“ die Filter mit den Operatoren AND oder OR.
   • Verwenden Sie die Filter-IDs (die Zahlen neben den Filtern), um Beziehungen zwischen den Filtern zu definieren.
     
4. Wählen SieWeiteraus.

Komplexere Logik definieren

Sie können mithilfe von Klammern und AND oder OR eine komplexere Filterlogik definieren. Beispiel: (1 AND 2) OR 3 kombiniert die Logik so, dass alle Daten enthalten sind, bei denen (Abteilung = „Services“ AND Widget-Größe = „Groß“) OR die Abteilung = „Marketing“ ist. In diesem Beispiel würden nur große Widgets für die Services-Abteilung importiert werden, es würden jedoch auch alle Marketing-Widgets importiert werden.

Schritt 5: Spalten zwischen den beiden Systemen zuordnen

Smartsheet-Spalten werden vorab ausgefüllt. Sie wählen die Eingabespalten aus Ihrer Quelldatei aus.

1. 嗯一张Spalte manuell zuzuordnen, klicken您汪汪汪das Dropdown-Feld neben der Eingabespalte, scrollen Sie und wählen Sie die richtige Zuordnung für die auf der rechten Seite angegebene Smartsheet-Spalte aus.
2. Wählen Sie einen Spaltentyp aus, um sicherzustellen, dass Ihre Felder korrekt formatiert sind.

Falls Sie Änderungen am zugrunde liegenden Sheet vorgenommen haben, wählen SieAktualisierenaus, um die Zuordnung zu aktualisieren. „Aktualisieren“ überschreibt alle manuellen Änderungen, die Sie vorgenommen haben, prüfen Sie also nochmals genau nach, ob Ihre Spalten korrekt zugeordnet sind.

Schritt 6: Ihren Workflow planen

Es gibt zwei Möglichkeiten, die automatische Ausführung Ihres Workflows zu planen: „Anlagenmäßig ausführen“ oder „Zeitplanmäßig ausführen“. Wenn Ihre Daten nicht in einem bestimmten Intervall aktualisiert werden müssen, können Sie Ihren Workflow auch jederzeit manuell über das Dashboard ausführen.

Anlagenmäßig ausführen

Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Workflow jedes Mal analysiert und ausgeführt, wenn eine neue Anlage zum Quell-Sheet hinzugefügt wird, die die Kriterien erfüllt. Die Option „Anlagenmäßig ausführen“ ist nur verfügbar, wenn Ihr Workflow „Smartsheet-Anlage“ als Quelle verwendet und das Ziel nicht „DataTable“ ist.

Wenn Sie einen Workflow erstellen und festlegen, dass er jedes Mal ausgeführt werden soll, wenn eine neue Anlage hinzugefügt wird, dann wird der Workflow jedes Mal ausgeführt, wenn ein Benutzer eine Anlage hinzufügt.

Zeitplanmäßig ausführen

1. Aktivieren Sie die Umschaltfläche fürZeitplanmäßig ausführen.
2. Wählen Sie unterWochentage,Startzeit,WiederholungsintervallundEndzeitdie gewünschten Optionen aus. Sie können mehrere Planungsoptionen hinzufügen.
3. Klicken Sie aufWeiter.

Data Shuttle verwendet GMT.

Manuell ausführen

Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Ihr Workflow nicht nach einem festgelegten Zeitplan ausgeführt werden muss. Um Ihren Workflow manuell auszuführen, wählen auf dem Dashboard die OptionAusführenaus. Wenn Sie später entscheiden, dass ein Workflow nach einem festgelegten Zeitplan ausgeführt werden soll, können Sie den Workflow bearbeiten und ihm einen Zeitplan hinzufügen. Workflows, die zeitplanmäßig ausgeführt werden, können jederzeit auch manuell ausgeführt werden.

Schritt 7: Eingabeausdrücke erstellen

Eingabeausdrücke stellen in Data Shuttle eine Möglichkeit dar, eine Smartsheet-Formel auf Daten anzuwenden, die über Data Shuttle in Ihr Sheet importiert wurden.

Nehmen wir an, ein Sheet in Smartsheet bezieht Daten aus mehreren Quelldateien. Sie möchten nun differenzieren, von welcher Datenquelle eine bestimmte Zeile mit Daten stammt.

Wenn eine Datei von Netsuite und eine andere von Oracle stammt, können Sie einen Eingabeausdruck verwenden, um die Quelle während des Data Shuttle-Uploads zu identifizieren.

So kennzeichnen Sie Daten mit ihrem Quellort:

1. Erstellen Sie das Sheet, in das die Daten über Data Shuttle hochgeladen werden, und erstellen Sie eine Spalte, in der der Quellort angezeigt wird, z. B.Quelle.

2. Speichern Sie das Sheet.
3. Überspringen Sie die SpalteQuelleim Zuordnungsschritt bei der Erstellung Ihres Data Shuttle-Workflows.

4. Wählen Sie im TabAusdrückedie OptionWeiteren Ausdruck hinzufügenaus.
5. Geben Sie unterEindeutiger Feldnameden Namen der neuen Spalte ein. In diesem BeispielQuelle.
6. Geben Sie im FeldFunktionssyntaxeine Formel ein. In diesem Beispiel="Netsuite"

7. Wechseln Sie zurück zum Tab für die Zuordnung und ordnen Sie das Ausdrucksfeld der entsprechenden Spalte zu. In diesem Beispiel „Quelle“ zu „Quelle“.

8. Schließen Sie die Erstellung Ihres Data Shuttle-Workflows ab.

Wenn der Workflow ausgeführt wird, wird die Formel in die hochgeladenen Zeilen gesetzt. In diesem Beispiel wird die ="Netsuite"-Formel angezeigt, wenn Sie eine Zelle in der Spalte „Quelle“ auswählen.

Sie können beliebige andere Smartsheet-Funktionen als Ausdrücke verwenden, einschließlich derer, die auf Werte in anderen Spalten verweisen.

Beispielsweise könnten Sie Folgendes verwenden:

• =TODAY() [dies fügt die Funktion TODAY() ein, die den Zeitpunkt, zu dem das Sheet zuletzt geöffnet wurde, aktualisiert]
• =RIGHT(Location@row,3) [dies ruft die drei korrekten Zeichen der Zeichenfolge in der Spalte „Location“ und der entsprechenden Zeile ab]

Schritt 8: Workflow veröffentlichen

Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein und wählen Sie „Veröffentlichen“ aus. Nun können Sie auf Ihren Workflow zugreifen, wann immer Sie ihn ausführen, bearbeiten oder löschen möchten.