Ablade-Workflow in Data Shuttle erstellen

Mit Ablade-Workflows können Sie Daten aus Ihren Smartsheet-Dateien extrahieren und auf ein Smartsheet-Sheet oder einen anderen Cloud-Speicher übertragen.

Bei Data Shuttle anmelden

Voraussetzungen

Data Shuttle ist eine Premium-Anwendung. Melden Sie sich beidatashuttle.smartsheet.coman, um Ihre Zugriffsstufe zu prüfen.

Um Data Shuttle zu verwenden, müssen Sie:

• einlizenzierter Benutzersein
• Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterberechtigungen für das Ziel-Sheet haben
• von Ihrem Smartsheet-Systemadministrator unterBenutzerverwaltungBerechtigungen für die Data Shuttle Premium-Anwendung aktivieren lassen.

Wie funktioniert ein Ablade-Workflow?

Wenn ein Ablade-Workflow gestartet wird, extrahiert dieser Daten aus einem Smartsheet-Sheet. Nach Extraktion der Daten konvertiert der Workflow diese in eine Excel- oder CSV-Datei und leitet die Datei als Anlage an eine dieser Optionen weiter:

• Ein Smartsheet-Sheet
• OneDrive
• SharePoint
• Google Drive
• Box

Schritt 1: Neuen Ablade-Workflow in Data Shuttle erstellen

1. Wählen Sie in der linkenNavigationsleistedenLauncheraus. Wenn Sie Data Shuttle zum ersten Mal verwenden, müssen Sie sich unterdatashuttle.smartsheet.comanmelden.
2. Wählen Sie in Data Shuttle in der linkenNavigationsleiste迪e Optionaus.
3. Wählen SieDaten abladenund dannWeiteraus.

Vorhandenen Workflow kopieren, um bei der Erstellung von Workflows Zeit zu sparen

Sie können einen Workflow kopieren und unverändert verwenden. Sie können einen kopierten Workflow auch bearbeiten, um einen neuen zu erstellen, ohne bei null anfangen zu müssen. So kopieren Sie einen vorhandenen Workflow:

1. Wechseln Sie zum Tab, in dem sich der Workflow befindet.
2. Zeigen Sie mit der Maus auf den Workflow.
3. Wählen SieMehraus.
4. Wählen SieKopie erstellenaus.

Nachdem eine Kopie des Workflows erstellt wurde, können Sie diese bearbeiten.

So bearbeiten Sie einen Workflow:

1. Zeigen Sie mit der Maus auf die Zeile mit dem kopierten Workflow.
2. Wählen SieMehraus.
3. Wählen SieWorkflow bearbeitenaus.

Schritt 2: Quell-Sheet auswählen

• Wählen Sie im TabQuelledas gewünschte Quell-Sheet und dannWeiteraus.

Schritt 3: Ziel auswählen

Konfigurieren Sie, wie Ergebnisse aus Smartsheet abgeladen werden sollen.

Bevor Sie beginnen

Beachten Sie die folgenden Punkte, bevor Sie ein Ziel auswählen:

• Wenn Sie Smartsheet-Anlagen als Ziel verwenden, können Sie dasselbe Sheet oder ein anderes Sheet als das Quell-Sheet verwenden. Wenn Sie in eine Drittanbieter-App abladen, müssen Sie sich in der App anmelden.
• Die Dateierweiterung wird von Data Shuttle während des Abladeprozesses entfernt. Benennen Sie die Datei um oder öffnen Sie sie in einer Drittanbieter-App. Speichern Sie sie anschließend, um die Erweiterung wieder hinzuzufügen.
• Legen Sie die Ablade-Zieldatei und die Hochlade-Quelldatei niemals als dieselbe Datei fest.

So wählen Sie ein Ziel aus

1. Wählen Sie im TabZielden Zielort aus, an den Ihre Daten gesendet werden sollen:
   • Smartsheet-Anlage:Wählen Sie das Smartsheet-Element aus, dem die Datei angehängt werden soll.
   • Drittanbieter-App:Wenn Sie eine dieser Optionen auswählen, müssen Sie sich anmelden und den Ordner auswählen, in den die Abladedatei verschoben werden soll.
     • OneDrive
     • Google Drive
     • Box
2. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Name der exportierten Datei:Geben Sie Ihrer Abladedatei einen Namen.
   • Typ der exportierten Datei:Wählen SieCSVoderExcelaus.
3. Wählen SieWeiteraus.

Schritt 4: Filter anwenden, um zu bestimmen, welche Zeilen abgeladen werden

Verwenden Sie Filter, um zu definieren, welche Daten das System von Smartsheet auf Ihr Drittanbieter-Laufwerk abladen soll. Beispielsweise können Sie einen Filter erstellen, um Zeilen mit dem Wert „In Bearbeitung“ in der Statusspalte abzuladen.

Sie können Filter auch verwenden, wenn Sie mit einem großen Datensatz arbeiten, von dem Sie nur eine Teilmenge der Daten freigeben müssen.

Bei Filtern wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt. Stellen Sie sicher, dass sie exakt mit den Informationen in Ihrer Datei übereinstimmen.

So wenden Sie Filter an

1. Wählen Sie im TabFilter迪e OptionWeiteren Filter hinzufügenaus.
2. Wählen Sie im Menü für die Filtererstellung eine Eingabespalte, einen Vergleichsoperator (z. B.ist gleichoderenthält) und den Wert aus.
3. Verbinden Sie dann im FeldFilterlogik迪e Filter mit den OperatorenANDoderOR.
   • Verwenden Sie die Filter-IDs (die Zahlen neben den Filtern), um Beziehungen zwischen den Filtern zu definieren.
     
4. Wählen SieWeiteraus.

Mindestens eine Zeile im Quell-Sheet muss die Filterkriterien erfüllen. Ansonsten wird die CSV-Datei nicht generiert. Es kann keine leere CSV-Datei generiert werden.

Komplexere Filterlogik definieren

Sie können mit Klammern und den OperatorenANDoderOReine komplexere Filterlogik definieren.

Beispiel:(1 AND 2) OR 3 kombiniert die Logik so, dass alle Daten enthalten sind, bei denen (Abteilung = „Services“ AND Widget-Größe = „Groß“) OR die Abteilung = „Marketing“ ist.

In diesem Beispiel würden nur große Widgets für die Services-Abteilung beim Abladen enthalten sein, aber es würden alle Marketing-Widgets abgeladen werden.

Schritt 5: Spalten zwischen den beiden Systemen zuordnen

Smartsheet-Spalten werden vorab ausgefüllt. Sie wählen die Spalten aus der Abladedatei aus.

So ordnen Sie eine Spalte manuell zu

1. Wählen Sie im BereichSheet-Spalte迪e Sheet-Spalten aus, die an die Spalten der Abladedatei angepasst werden sollen.
2. Optional: Zeigen Sie mit der Maus auf eine Spalte des Sheets/der Abladedatei, um sie anzuordnen. Wählen Sie dann das Pfeilsymbol aus. Wenn Sie nicht alle Felder zuordnen möchten, zeigen Sie mit der Maus auf eine Spalte des Sheets/der Abladedatei. Wählen Sie dannaus.
3. Sobald Sie die Felder zugeordnet haben, wählen SieWeiteraus.

Falls Sie Änderungen am zugrunde liegenden Sheet vorgenommen haben, wählen Sie „Aktualisieren“ aus, um die Zuordnung zu aktualisieren. „Aktualisieren“ überschreibt alle manuellen Änderungen, die Sie vorgenommen haben, prüfen Sie also nochmals genau nach, ob Ihre Spalten korrekt zugeordnet sind.

Schritt 6: Ihren Workflow planen

Planen Sie die automatische Ausführung Ihres Workflows oder führen Sie ihn manuell aus.
Data Shuttle verwendet GMT.

So wird der Workflow automatisch ausgeführt

1. Aktivieren Sie im TabAusführungsoptionen迪e Umschaltfläche fürZeitplanmäßig ausführen.
2. Um den Zeitplan einzurichten, füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Wochentage:Die Tage, an denen der Workflow ausgeführt werden soll
   • Startzeit:Die Uhrzeit, zu der die Workflow-Ausführung gestartet werden soll
   • Ausführungshäufigkeit:Die Frequenz des Workflow-Zeitplans (z. B. alle 15 Minuten)
   • Endzeit:Die Uhrzeit, zu der die Workflow-Ausführung beendet werden soll
3. Sobald Sie den Zeitplan eingerichtet haben, wählen SieWeiteraus.

Am besten sollten mindestens 6 Stunden zwischen geplanten Ausführungen liegen. Häufigere Ausführungen können:

• Eine sehr große Anzahl an Schreibvorgängen in deren Cloud-Quelle erzeugen
• Mehrere Versionen erstellen, die schwer voneinander zu unterscheiden sind
• Fehler auslösen, wenn der Workflow versucht, auf verwendete Dateien zuzugreifen

Manuell ausführen

Wenn Sie keinen Zeitplan für den Workflow einrichten, können Sie ihn jederzeit ausführen. So führen Sie den Workflow manuell aus:

• Navigieren Sie zum Workflow und wählen SieAusführenaus.

Schritt 7: Ihren neuen Workflow veröffentlichen

Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein und wählen Sie dannVeröffentlichenaus. Nun können Sie auf Ihren Workflow zugreifen, wann immer Sie ihn ausführen, bearbeiten oder löschen möchten.