Einen Workflow erstellen, um automatisch Dokumente zu generieren

Mit Smartsheet Automotion können Sie automatisch Dokumente generieren, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Mithilfe dieser Funktion können Sie Aufträge, Patientenaufnahmeformulare, Verträge und andere Dokumente generieren, die Standard in Ihren Arbeitsprozessen sind.

Bevor Sie die automatische Dokumentenerstellung einrichten, benötigen Sie eine ausfüllbare PDF- oder DocuSign-Dokumentenvorlage und eine Dokumentenzuordnung. Weitere Informationen zurDokumentenzuordnung für Docusignoder für eineausfüllbare PDF.

So generieren Sie automatisch Dokumente:

Wählen Sie im MenüAutomatisierungdie OptionNeuer Workflow.

1. Wählen SieVon Grund aufund erstellen Sie Ihren Workflow mit den gewünschten Auslösern und Überlegungen.
2. Legen Sie die Auslöser für den Workflow fest. Hierbei kann es sich um ein bestimmtes Datum handeln, wenn ein Feld Änderungen aufweist, oder um jede beliebige andere Änderung an der Zeile, die das verknüpfte Dokument erforderlich macht.
3. Wählen Sie unterAktionsblock auswählendie VorlageDokument generieren, wenn sich etwas ändertaus.
4. Wählen Sie im Dropdown-FeldZuordnung auswählendie zu verwendende Zuordnung aus.
5. Fügen Sie sämtliche Bedingungen oder zusätzliche Aktionen hinzu, die bei der Generierung des Dokuments stattfinden sollen. Vielleicht möchten Sie beispielsweise jemanden in Ihrem Team benachrichtigen, dass das Dokument verfügbar ist. Weitere Informationen zuWorkflow-Bedingungen.
6. Klicken Sie unten rechts aufSpeichern. Smartsheet generiert jetzt Ihr Dokument automatisch, sobald die Bedingungen erfüllt sind.

Sie können auch eine Workflow-Vorlage verwenden, um Ihre Dokumente automatisch zu generieren. Anstatt Ihren Workflow von Grund auf neu zu erstellen, wählen Sie die VorlageDokument generieren, wenn sich etwas ändertund folgen Sie den Anweisungen im Workflow-Builder.