FAQ: Smartsheet-Formulare

Lizenzierte Sheet-Inhaber oder Administratoren könnenFormulare erstellen.

Mit einerSmartsheet-Testversionkönnen Sie Formulare erstellen, aber nicht freigeben.

Business- und Enterprise-Pläne bieten zusätzliche Optionen für dasBrandingund für dieSicherheit.

Abhängig von denSicherheitseinstellungendes Formulars kann jeder ein Formular ausfüllen. Formulareinreicher benötigen keine Smartsheet-Lizenz oder -Anmeldedaten.

Manche Formularfunktionen sind nur über die mobile Smartsheet-App verfügbar, wie dieOffline-Einreichung, das Barcode-Scannen und die Geolokalisierung. Benutzer benötigen keine Lizenz, aber Anmeldedaten für Smartsheet, um die App nutzen zu können.

Alle Mitarbeiter, für die das Sheet freigegeben wurde, in dem das Formular erstellt wurde, können auf den Tab mit den Formularen auf dem Sheet zugreifen. Jedoch können nur lizenzierte Administratoren oder Inhaber Änderungen an den Formularen vornehmen.

Jeder, für den das Sheet freigegeben wurde, kann den Link des Formulars abrufen und ihn an andere weitergeben.

• Ordnen Sie Ihre Felder sinnvoll an und entfernen Sie Felder, die keine Daten benötigen.

• Fügen Sie formularspezifische Feldbezeichnungen oder Anweisungen hinzu, damit andere genau wissen, welche Informationen sie angeben müssen.

• Fügen SieValidierunghinzu, um andere bei der Angabe der richtigen Daten zu unterstützen.

• Verwenden Sie Standardwerte oderAbfrageparameterzum Vorausfüllen bestimmte Felder.

• Steuern Sie mitbedingter Logik, wann ein Feld angezeigt wird.

您bestimmte Drop-down-Werte basierend盟f einem Wert in einem anderen Feld anzeigen, erstellen Sie eine andere Spalte für jeden Satz an Drop-down-Werten.

• Kennzeichnen Sie ein Feld als erforderlich, damit das Formular nicht ohne einen Wert darin eingereicht werden kann.

• Schränken Sie für eine konsistente Datenerfassung die mögliche Feldeingabe ein (Drop-down-Menüs/Daten/Kontrollkästchen) oder fügen SieDatenvalidierunghinzu.

• Sie können pro Sheet mehr als ein Formular verwenden. Dies ist hilfreich, wenn jede Zielgruppe unterschiedliche Nachrichten erhalten soll, Sie aber die Daten an einem Ort erfassen möchten.

• Verwenden Siebedingte Logikund/oderAbfrageparameter, um dasselbe Formular in unterschiedlichen Szenarien wiederzuverwenden.

• Zum Sammeln von Daten, ohne dass Formularbenutzer sie sehen oder ändern können, fügen Sie einenStandardwertoder im Voraus einenAbfrageparameterhinzu und verbergen Sie das Feld.

Wenn Sie einen Business-Plan oder höher haben, können Sie ein Formular mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Ihren Bildern anpassen. Siehe:Anpassen der Designs eines Formulars

Fügen Sie Ihrem Sheet die SystemspalteErstellungsdatumhinzu, um automatisch zu erfassen, wann das Formular ausgefüllt und eine neue Zeile erstellt wurde.

Formulareinreichungen sind standardmäßig anonym. Zum Erfassen, wer das Formular ausfüllt, erstellen Sie eine Kontaktspalte (ohne vorausgefüllte Werte), stellen Sie sie auf „erforderlich“ ein und fügen Sie E-Mail-Datenvalidierunghinzu.

Fügen Sie Ihrem Sheet alternativ die SystemspalteErstellt vonhinzu und ändern Sie dieFormularsicherheitso, dass die Smartsheet-Anmeldung erforderlich ist. So wird automatisch erfasst, wer das Formular ausfüllt. Sie können nicht rückwirkend erfassen, wer das Formular vor Änderung dieser Sicherheitseinstellung ausgefüllt hat.

Als Erinnerung: Benutzer, die sich bei Smartsheet anmelden, um Ihr Formular auszufüllen, müssen nicht Teil des Smartsheet-Plans Ihrer Organisation sein oder eine Lizenz besitzen.

Auch wenn Sie zum Ausfüllen des Formulars eine Anmeldung verlangen, haben Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Daten, die im zugrunde liegenden Sheet eingegeben wurden, wenn es nicht auch für sie freigegeben wurde.

Mitautomatisierten Workflowswerden zu wichtigen Zeitpunkten E-Mails an Kontakte in Ihrem Sheet gesendet, z. B. wenn bei der Formulareinreichung eine Zeile in Ihrem Sheet erstellt wird oder wenn basierend auf den übermittelten Daten weitere Informationen benötigt werden.

Zum Verwenden eines Benachrichtigungs- oder Anforderungs-Workflows zusammen mit einem Formular muss bei der Einreichung als Kontaktwert die E-Mail-Adresse der Person erfasst werden, die das Formular ausgefüllt hat.

Zum Erfassen dieser Daten gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Erstellen Sie eine Kontaktspalte, in die der Benutzer seine E-Mail-Adresse mit E-Mail-Validierung eingibt.
2. Fügen Sie Ihrem Sheet die Systemspalte „Erstellt von“ hinzu und ändern Sie die Formularsicherheit so, dass der Benutzer sich anmelden muss.

Wenn das Sheet für den Formulareinreicher nicht freigegeben ist, müssen die Automatisierungsberechtigungen auf „uneingeschränkt“ festgelegt sein.

Weisen Sie Ihren E-Mails eine eindeutige ID zu, indem Sie Ihrem Sheet eine automatische Nummernspalte hinzufügen und diese in Ihren automatisierten E-Mails verwenden.

Das funktioniert nicht nur für E-Mails.

Neu erstellte Zeilen in Formularen können automatisierte Workflows auslösen. Weisen Sie damit sofort Aufgabeninhaber zu, verschieben oder kopieren Sie Zeilen in andere Sheets, starten Sie einen Genehmigungszyklus, erstellen Sie automatisch ein Dokument und mehr. Siehe:Aktionsblöcke: Angeben, welche Art der Automatisierung ausgelöst wird

MitFormelnim zugrunde liegenden Sheet können zusätzliche Daten in derselben Zeile der Formulareinreichung ausgefüllt werden. Das Formular muss zunächst übermittelt werden, bevor mit der Formel in der Zeile des Sheets gerechnet wird.

Zum Beispiel: Mit Ihrem Formular werden Mitarbeiter für eine Auszeichnung nominiert. Eines Ihrer Felder enthält den zu nominierenden Kontakt. Die Benutzer, die das Formular einreichen, wissen möglicherweise nicht, wer der Manager des Nominierten ist, aber Sie benötigen diese Information bei der Wahl des Gewinners.

In diesem Fall können Sie ein weiteres Referenz-Sheet mit allen Mitarbeitern in einer Spalte und ihren Managern in der zweiten Spalte erstellen. Verwenden Sie dann eineKombination von INDEX und MATCHalsSpaltenformel, um automatisch den Manager in Ihrem Sheet auszugeben.

1. Wählen Sie auf dem Tab „Einstellungen“, ob neue Formulareinreichungen am Anfang oder am Ende des Sheets hinzugefügt werden. Siehe:Formularanzeige verwalten und Einreichungsoptionen

2. Erstellen Sie einenZeilenberichtund wählen Sie das Sheet mit den Formulareinreichungen als Quelle aus. Sie können direkt im Bericht arbeiten und das Sheet als Daten-Repository verwenden.
   
   Im Bericht können Sie zusammengehörige Formulareinreichungen entweder zusammengruppierenoder dieSortierfunktionverwenden, um sicherzustellen, dass neue Zeilen automatisch in der richtigen Gruppe oder Sortierreihenfolge angezeigt werden.

Kein Zugriff auf Daten
Passen Sie Ihre Formulareinstellungen an: Standardmäßig können Einreichende in einer Antwort sich selbst auf CC setzen. Die Benutzer können dieses Kontrollkästchen aktivieren und Ihre E-Mail angeben, um eine Kopie Ihrer Einreichung und der Fragen im Formular zu erhalten. Als Formularersteller können Sie diese Funktion deaktivieren. Siehe:Formularanzeige verwalten und Einreichungsoptionen

Nur Lesezugriff auf bestimmte Daten
VeröffentlichenSie einen Zeilenbericht: Erstellen Sie einenZeilenberichtund schränken Sie ein, welche Spalten und Zeilen die Benutzer sehen können.

Bearbeiterzugriff auf bestimmte Daten
Aktualisierungsanforderungen:您可以在窗户的皮毛Aktualisierungsanf工作流orderungen einrichten, um Anforderungen zu erstellen, mit denen nach der ersten Formulareinreichung Änderungen an Zeilen vorgenommen werden. So arbeiten Sie mit Personen zusammen, für die nicht das gesamte Sheet freigegeben werden soll.

Dynamic View: Haben Sie Sicherheitsbedenken, wenn andere weitere Zeilen oder Spalten sehen können, richten Sie Dynamic View ein.

Zeilenbericht in einer WorkApp: Sie können Berichte in einer WorkApp einbinden, ohne dass Mitarbeiter Zugriff auf das zugrunde liegende Sheet erhalten.

Zugriff auf alle Daten
Geben Sie das Sheet frei, in dem die Formulareinreichungen gesammelt werden, oderveröffentlichen Sie das Sheetfür Benutzer ohne Smartsheet-Konto.