Freeze, store, and report on historical projects for trend analysis and compliance within a Control Center portfolio.
Smartsheet Control Center: FAQs zur Projektarchivierung
Die Projektarchivierung macht Smartsheet Control Center zu einem umfassenden Management-Tool für den Lebenszyklus von Projekten. Es ermöglicht Programm-Leads die Automatisierung und Verwaltung der Archivierung, die letzte Phase des Lebenszyklus von Projekten.
Control Center ist ein Premium-Angebot, das nur Smartsheet-Kunden erwerben können, die einen Business-Plan oder höher nutzen. Weitere Informationen zum Kauf von Control Center erhalten Sie vomSmartsheet-Vertrieb。
是不是lautendie Anforderungen für die Projektarchivierung und wer kann diese Funktion verwenden?
Die Projektarchivierung ist für alle Kunden verfügbar, die Smartsheet Control Center verwenden. Sie müssen ein Programm-Lead in Smartsheet Control Center sein, um auf die Projektarchivierung zuzugreifen: Nur Programm-Leads können Archivierungs-Workflows erstellen und ausführen.
Welche Funktionen sind Teil der Projektarchivierung?
心肌梗死t einem Archivierungs-Workflow haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Legen Sie Filterbedingungen fest, sodass Programm-Leads schnell Projekte für die Archivierung auswählen können.
- Stellen Sie Ihrem Projektteam ein sauberes Verzeichnis von Arbeitsbereichen zur Verfügung, indem Sie Projekte in Arbeitsbereiche für die Archivierung verschieben.
- Ändern Sie die Inhaberschaft, aktualisieren Sie Freigaben und beschränken Sie den Zugriff auf Projekte zur Speicherung historischer Daten für Prüfungen und Analysen.
- Deaktivieren Sie Alarme und Aktionen, sodass ein abgeschlossenes Projekt keine Benachrichtigungen mehr generiert.
- Heben Sie die Veröffentlichung aller archivierten Blätter, Dashboards oder Berichte kollektiv auf.
- Speichern Sie Zusammenfassungsdaten zu archivierten Projekten, damit sie Teil des Portfolio-Reporting für das Steuerjahr werden können. (Vielleicht möchten Sie dennoch die Zusammenfassungsdaten in der Übersicht über das Steuerjahr archivieren.)
- Geben Sie eine Liste der archivierten Projekte in Control Center an, falls Ihr Team zu Referenzzwecken zu einem späteren Zeitpunkt darauf zugreifen muss.
Kann ich Smartsheet-Elemente archivieren, die nicht mithilfe von Control Center erstellt wurden?
不行。努尔Elemente mithilfe冯控制Cente死去r erstellt wurden, können archiviert werden.
Wie sehen die gängigen Szenarios aus, die von der Projektarchivierung unterstützt werden?
Einige gängige Szenarios sind:
- Vollständige Archivierung: Sperren Sie Smartsheet-Elemente, die mit einem abgeschlossenen Projekt in Zusammenhang stehen kollektiv. Entfernen Sie alle abgeschlossenen Projekte aus Dashboards und Berichten auf Portfolioebene auf einmal, ohne Ihre bestehenden Dashboards und Berichte manuell bearbeiten zu müssen.
- 心肌梗死t eingeschränkter Sichtbarkeit archivieren: Sperren Sie abgeschlossene Projekte und entfernen Sie den Zugriff darauf, aber behalten Sie Dashboards und Berichte auf Portfolioebene bis zum Ende des Steuerjahres. Zu Beginn des nächsten Steuerjahres können Sie die archivierten Projekte aus den Dashboards und Berichten entfernen.
Kann ich ein archiviertes Projekt wiederherstellen?
Die Archivierung eines Projekts ist eine dauerhafte Aktion. Derzeit können archivierte Projekte nicht wiederhergestellt werden.
Können Projekte automatisch archiviert werden?
不行。Ein Programm-Lead muss Projekte in der Control Center-App manuell archivieren. Control Center führt dann automatisch die von Ihnen für den Projektarchivierungs-Workflow definierten Aktionen für alle ausgewählten Projekte durch.
Wer kann archivierte Projekte anzeigen und darauf zugreifen?
Benutzer können eine Liste der archivierten Projekte in Control Center anzeigen. Nur berechtigte Benutzer (die als Teil des Archivs konfiguriert sind) können in Smartsheet auf die Projektelemente zugreifen.
Werden archivierte Projekte aus den Suchergebnissen entfernt?
Projekte werden nur für Personen mit Zugriff auf das Projekt in den Suchergebnissen angezeigt. Eine der Optionen im Archivierungs-Workflow verschiebt den Projektordner in einen Arbeitsbereich für die Archivierung. Wenn der Ordner verschoben wurde, sehen nur Benutzer mit Berechtigungen zum Zugriff auf den Arbeitsbereich für die Archivierung die Projekte in den Suchergebnissen.
Kann ich ein Projekt teilweise archivieren, um es für abschließende Prüfungen oder Audits offen zu lassen?
Ja. Die Projektarchivierung unterstützt eine mehrstufige Archivierung. Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, kann es in einen Arbeitsbereich für die ausstehende Archivierung verschoben werden, in dem nur bestimmte Benutzer Zugriff darauf haben. Wenn sämtliche Prüfungen und Audits abgeschlossen sind, können Sie die vollständige Archivierung durchführen, jegliche Zugriffsberechtigungen entfernen und das Projekt sperren.
Frequently Asked Questions
What are the requirements for Project Archiving and who can use the feature?
Project Archiving is available to all customers using Smartsheet Control Center. You must be a Program Lead in Smartsheet Control Center to access Project Archiving: only Program Leads can create and run archiving workflows.
What features are part of Project Archiving?
With an archive workflow, you can:
- Set filtering conditions so Program Leads can quickly select projects for archiving.
- Provide your project team with a cleaner directory of workspaces by moving projects to archive workspaces.
- Change ownership, update sharing, and limit access on projects to preserve historical data for audit and analysis.
- Disable Alerts & Actions so that a finished project no longer generates notifications.
- Collectively unpublish all archived sheets, dashboards, or reports.
- Retain summary data on archived projects so they can be part the portfolio reporting for the fiscal year. (You may still want to archive the summary data at fiscal year rollover.)
- Provide a list of archived projects in Control Center in case your team needs to access them for reference at a later time.
Will I be able to archive Smartsheet items that were not created using Control Center?
No. Only items created using Control Center can be archived.
What are common scenarios that Project Archiving supports?
Some common scenarios are:
- Complete archival—lock Smartsheet items related to a finished project all at once. Remove finished projects from portfolio level dashboards and reports in bulk, without having to manually edit your existing dashboards and reports.
- Archive with limited visibility—lock completed projects and remove access to them, but keep them in portfolio level dashboards and reports until the end of the fiscal year. At the beginning of the next fiscal year, you can remove the archived projects from the dashboards and reports.
Can I restore an archived a project?
Archiving a project is a permanent action. At this time you cannot restore an archived project.
Can projects be archived automatically?
No. A Program Lead must manually archive projects from within the Control Center app. Control Center will then automatically perform the actions that you define for the project archive workflow on all of the selected projects.
Who can view and access archived projects?
Users can see a list of archived projects in Control Center. Only users who have permission (configured as part of the archive) will able to access the project items in Smartsheet.
Will archived projects be removed from search results?
Projects only appear in the search results for people who have access to the project. One of the options in the archiving workflow is to move the project folder to an archive workspace. After the folder is moved, only users with permissions to access the archive workspace will see the projects in search results.
Can I partially archive a project to leave it open for final review or audits?
Yes. Project Archiving supports multi-stage archiving. When a project is completed it can be moved into a Pending Archive workspace where only certain people will have access to it. After any reviews and audits are complete, you can perform the full archive to remove all access and lock the project.
