存档

使用Smartsheet控制中心的所有客户都可以使用项目存档。您必须是Smartsheet控制中心的项目负责人才能访问项目归档:只有项目负责人才能创建和运行归档工作流。

通过存档工作流，您可以:

• 设置筛选条件，以便项目负责人可以快速选择归档项目。
• 通过将项目移动到归档工作空间，为项目团队提供一个更干净的工作空间目录。
• 更改所有权，更新共享，并限制对项目的访问，以保存用于审计和分析的历史数据。
• 禁用警报和动作，以便完成的项目不再生成通知。
• 集体取消发布所有存档的工作表、仪表盘或报告。
• 保留存档项目的汇总数据，这样它们就可以成为年度投资组合报告的一部分。(您可能仍然希望在财政年度展期时存档汇总数据。)
• 提供Control Center中存档项目的列表，以备您的团队日后需要访问它们以供参考。

不。只有使用Control Center创建的项目才能存档。

一些常见的场景是:

• 一次性完成与已完成项目相关的存档锁定Smartsheet项。从组合级的仪表板和报告中批量删除已完成的项目，而不必手动编辑现有的仪表板和报告。
• 用有限的可见性进行归档——锁定已完成的项目并删除对它们的访问权限，但将它们保存在项目组合级别的仪表板和报告中，直到财政年度结束。在下一个财政年度开始时，您可以从仪表板和报告中删除存档的项目。

归档项目是一个永久性的行为。此时，您无法恢复存档的项目。

不。项目负责人必须从控制中心应用程序中手动归档项目。控制中心将自动执行您为所有选定项目定义的项目归档工作流的操作。

用户可以在Control Center中看到存档项目的列表。只有拥有权限(配置为存档的一部分)的用户才能访问Smartsheet中的项目项。

项目只会出现在能够访问该项目的人的搜索结果中。存档工作流中的一个选项是将项目文件夹移动到存档工作区。移动文件夹后，只有具有访问存档工作区权限的用户才能在搜索结果中看到项目。

是的。项目归档支持多阶段归档。当一个项目完成时，它可以被移动到Pending Archive工作区中，只有特定的人可以访问它。在完成任何审查和审核之后，您可以执行完整的存档以删除所有访问并锁定项目。