变更管理

作为Smartsheet Control Center的一部分，Global Updates使业务用户能够轻松地更新项目模板，并将这些更改自动级联到现有和新项目。

随着项目的进展，您可能需要额外的信息来保持项目顺利运行。例如，您可能希望添加At Risk列，以便用户可以标记可能错过截止日期的任务。全局更新允许您进行此更改并在整个项目组合中展开。

本文概述了可用的全局更新类型，包括如何在Control Center投资组合中创建和测试全局更新。

全局更新类型

在创建和运行全局更新之前，请熟悉可用的全局更新类型及其功能。全局更新提供以下选项:

• 添加新列:在项目表和模板中添加新列。
• 修改现有列:调整项目工作表和模板中的现有列。
• 添加配置文件数据:向项目中一个或多个模板的摘要部分添加新的概要数据行。
• 查找/替换查找和替换项目和模板中的值。
• 更新的报告:更改预置的项目报表和报表模板。
• 更新仪表板:更改预置的项目仪表板和仪表板模板。

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创建一个新的全局更新

开始并指定您的更新

1. 要登录，请选择控制中心从应用程序启动器在Smartsheet或访问https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com。
2. 单击菜单，然后单击要更新的程序的名称。
   
3. 在左上角单击管理程序。
4. 选择全球更新然后点击新的更新。
5. 选择更新。当您选择更新时，磁贴上的加号变为复选标记。
   
   
6. 点击下一个然后输入您的更新详细信息。
7. 在右下角，单击创建并运行。

测试和验证您的更改

测试是必需的。

点击创建并运行，根据活动项目和工作表测试和验证建议的更新。测试创建一个项目的临时副本，确保您在确定需要这些更改之前不会提交更改。

1. 在测试全局更新页，选择一个项目，然后单击应用测试在这一页的底部。
   
   
   当测试副本准备好时，“测试全局更新”页上的“状态”列从“新建”变为“成功”。
   
   提示:将鼠标悬停在Success消息上可以看到更新摘要。
   
   
2. 点击开启测试检查测试表、报告或指示板，并确认测试更新如预期的那样。
   注意:要编辑更新，请单击关闭若要关闭测试，请进行更改，然后再次运行测试。有关详细信息，请参见编辑全局更新。
   提示:要在其他项目上测试更新，请单击关闭回到更新汇总页面。点击测试更新，并选择要测试的项目。这样做的次数越多越好，直到你对自己的改变有信心。
3. 一旦确认更新按预期工作，关闭测试并返回到测试全局更新页面。
4. 点击确认去更新汇总页面。

确认结果并应用更新

您将有最后一次机会检查并确认建议的更改，并选择希望应用更新的位置。

1. 检查更新汇总页面和验证您的更新是预期的。
2. 点击应用更新。
3. 在应用更新页，选择要更新的项目。
   注意:如果你想更新你的模板，请勾选对基本项目模板应用更新。
4. 点击应用。您将看到通知，告诉您更改是永久性的，单击是的完成更新。

全局更新保留在全局更新页面中。你可以随时运行它们。选择更新并如上所述运行它。

编辑现有的全局更新

更新现有的全局更新:

1. 登录时，选择“控制中心”应用这r在Smartsheet或访问https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com。
2. 单击菜单，然后单击要更新的程序的名称。
   
3. 在左上角单击管理程序。
4. 选择全球更新然后点击新的更新。
5. 找到要更改的全局更新，然后将鼠标悬停在三个点图标上(在更新名称的左侧)并选择编辑。
6. 进行更改，然后选择更新和运行来测试和验证您的更改。有关更多信息，请参见测试和验证更改。

关于全局更新和智能表控制中心的常见问题，请参见Smartsheet Control Center FAQ。

全局更新:仪表板允许您对仪表板模板进行更改，并在所有现有项目中推出这些更改。

当你对仪表板模板做了以下更改时，使用全局更新:

• 更新了仪表板上的颜色或品牌
• 仪表板小部件的修订
• 小部件的布局
• 新增或删除的小部件

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如何使用全局更新:仪表板

警告:全局更新将重建整个仪表板，并在每次运行更新时将小部件链接到报表和工作表。更改是不可逆转的，因此在一个项目上运行更新，并在对所有项目运行更新之前检查结果。

更新Dashboard模板

在Smartsheet中，转到Blueprint源文件夹并直接对仪表板模板进行更改。

您可以:

• 修改现有小部件
• 添加新的小部件
• 删除现有小部件
• 更新小部件布局

在控制中心中创建全局更新

1. 在“控制中心”中，选择要使用的程序。
2. 在屏幕顶部，单击管理程序然后点击全局更新。
3. 点击新的更新然后选择更新仪表板。
4. 按照Update Dashboard向导中的说明操作。
   
   提示:根据更新的功能来命名更新，例如，Move Budget Widget。
5. 在屏幕底部，单击创建并运行。(点击关闭保存更新而不运行它。)

应用全局更新

当您运行更新时，Control Center将搜索每个项目，以通过ID或名称查找与您的指示板模板匹配的指示板。它还会显示没有匹配指示板的项目——要么是因为找不到匹配项，要么是因为最初创建项目时没有包含指示板。您可以在运行更新时将新编辑的仪表板添加到这些项目中。

1. 检查选定的仪表板。
   
   选择更新的项目排序如下:
   • 与当前模板ID匹配的仪表板:这些项目包含从Blueprint源文件夹中的指示板模板创建的指示板。
   • 与当前模板名称匹配的仪表板:这些项目包含与Blueprint源文件夹中的指示板模板名称相同的指示板。
   • 没有找到匹配的仪表盘:点击选择仪表板选择要更新的指示板或将指示板添加到项目中。
     
2. 点击应用更新所有项目仪表板。
   
   注意:Control Center会覆盖您的仪表板，但在运行更新之前，它也会对原始仪表板进行备份。它存储在与原始仪表板相同的位置—如果需要回滚更改，可以引用它。
3. 回顾结果。警告指示器显示有更新问题的仪表板。将鼠标悬停在警告图标上以了解更多信息。
   
   

充分利用仪表板的全局更新

直接对仪表板模板进行更改。这是确保仪表板与您的项目匹配的最可靠的方法，即使您更改了仪表板的名称。项目中的仪表板是Blueprint源文件夹中仪表板模板的直接子代。Control Center很容易识别它们并进行更改。

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常见问题

有些项目在仪表板上有自定义修改。这些修改会丢失吗?

是的。当项目中的指示板更新时，所有小部件将被删除并重新创建，以与模板指示板相同。

我重命名了项目中的仪表板。全局更新还能找到并更新它吗?

是的。

我手动添加了一个仪表板，并将其重命名为匹配。全局更新会识别它吗?

不。全局更新将只识别通过控制中心创建的仪表板、报告和表格。

我删除了仪表盘。全局更新会把它添加回来吗?

项目将出现在“未找到匹配报告”部分。在Global Updates中选择项目，单击Choose Dashboard，然后选择Add new Dashboard。运行更新以创建仪表板。

我能看到我所有的项目吗?

是的。与以前的全局更新不同，您将看到从蓝图创建的所有项目。

我可以再次运行全局更新吗?

是的。您可以根据需要多次运行更新。

我可以“撤消”全局更新吗?

不。您可以调整蓝图源文件夹中的模板报表，然后再次运行全局更新。

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排除仪表板小部件更新的故障

小部件从表格和报告中提取数据;避免麻烦的最好方法是确保提供小部件的源是一致的和最新的。如果项目仪表板上的小部件在更新后不能正常工作，请检查以下内容:

• 项目中是否存在所有的资源?
  
  报告或工作表可能已从项目中删除，小部件无法找到所需的数据。如果小部件引用稍后添加到项目中的报告或工作表，或者由于项是可选的而未创建，则可能发生相同的错误。
• 表格中的数据结构是否正确?
  
  度量和图表小部件显示工作表中单元格中的数据。更新通过将主列中的列名和值与工作表模板相匹配来定位单元格。如果找不到匹配项，则小部件将具有Missing Data。要使Global Updates正常工作，请不要引用主列中的数据。主列应该包含指标的“名称”，数据应该在其他列中。
• 项目负责人是否有权访问基础项目或报告?
  
  您可能需要更改权限以使数据可见。

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全局更新:仪表板最佳实践

在构建与Control Center一起使用的Dashboard模板时，重要的是要以一种避免Global Updates潜在问题的方式构建源数据。

避免主列中的重复值和空白值

主列中的数据用于标识图表或指标小部件范围的第一行和最后一行，即使您没有将此列作为数据范围的一部分。避免在小部件数据范围中使用主列。

如果发现重复值或空白值，则在运行全局更新时小部件将中断

使用以下选项之一来构建源数据:

1. 要避免重复值，请使用行命名方案。例如，以数字方式命名主列行(1、2、3等)。这样，就可以避免主列中的任何重复值。
2. 添加层次结构来管理重复的值。如果必须将主列用于小部件中的数据范围，这将非常有用。请看下面的例子:
   
   

在本例中，主列包含重复值(“Very High”、“High”等)。通过使用层次结构，可以在运行全局更新时避免由重复值引起的问题。这是因为查找主列返回父行和子行。

注意:使用此方法，如果您有两个或更多具有相同名称的父行，并且在这些单独的父行下具有相同名称的子行，则仍然可能有重复的值。

确保用于模板的报表包含一些示例数据

如果报表在仪表板模板的图表小部件中使用，并且没有可以创建图表的结果，则在配置项目时它将无法正确映射。确保报表模板中至少有一个数据点。

看到仪表板中的图表了解更多信息。

确保模板表中引用的单元格包含一些数据

如果模板工作表中引用的单元格从未包含任何数据，则可能发生与丢失数据相关的错误。为了避免这种情况，请通过右键单击单元格并选择“查看单元格历史记录”来确保模板表有一些单元格历史记录。

的全球更新报告Smartsheet Control Center中的功能允许您对报表模板进行更改，并在所有现有项目中推出这些更改。

当您对报表模板进行以下更改时，使用全局更新:

• 删除或添加新列
• 更改了列的顺序或宽度
• 更改列上的显示或隐藏设置
• 更改报告标准
• 更改列上的排序顺序
• 从报表中添加或删除工作表

更新报表模板:

1. 将新的模板报告添加到Blueprint源文件夹中。
2. 编辑Blueprint中的源模板设置，以确保Control Center能够识别新报表。
3. 创建一个更新报告全局更新，并在基本信息屏幕上。
4. 在Test Global Update屏幕上，选择选择报告在“报表名称”列中。
5. 在选择要更新的报表侧面板，选择单选按钮添加新报告。

当更改列名/类型或向报表中使用的工作表添加新列时，还可以使用Global Updates更新报表。

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如何使用全局更新:报告

警告:每次运行更新时，全局更新都会重新生成整个报表。更改是不可逆转的，因此在一个项目上运行更新，并在对所有项目运行更新之前检查结果。

更新报表模板

在Smartsheet中，转到Blueprint源文件夹并直接对报表模板进行更改。

您可以:

• 添加/删除列
• 隐藏/显示列
• 重新排序的列
• 改变标准
• 更改排序顺序
• 更新报告中包含的工作表

在控制中心中创建全局更新

1. 在“控制中心”中，选择要使用的程序。
2. 在屏幕顶部，单击管理程序,然后点击全局更新。
3. 点击新的更新然后选择更新报告。
4. 按照“更新报告”向导中的说明操作。
   在更新执行的操作之后命名更新，例如，调整预算列的大小。离开更新报告来源切换到关闭状态，除非您更改了报告中包含的工作表。
5. 在屏幕底部，单击创建并运行。(选择关闭保存更新而不运行它。)

应用全局更新

当您运行更新时，Control Center将查看每个项目，通过ID或名称查找与您的报表模板匹配的报表。它还向您显示没有匹配报告的项目——要么是因为找不到匹配，要么是因为最初创建报告时没有包含该报告。您可以在运行更新时将新编辑的报告添加到这些项目中。

1. 检查选定的报告。
   
   
   
   选择更新的项目排序如下:
   • 与当前模板ID匹配的报告:这些项目包含从Blueprint源文件夹中的报表模板创建的报表。
   • 与当前模板名称匹配的报告:这些项目包含与Blueprint源文件夹中的报表模板名称相同的报表。
   • 未找到匹配报告:没有找到匹配的报告。点击“选择报告”链接，手动选择要更新或添加到项目中的报告。
     
2. 查看每个报表上的源映射状态。
   
   如果你打开更新报告来源切换时，“源映射状态”显示报表模板范围中包含的多少工作表可以与项目中的工作表匹配。作用域在报告生成器。
   
   • 灰色:报告中包含的表格不会更改。
   • 格林:范围内的所有表都匹配成功。
   • 黄色:范围项中至少有一个工作表匹配。
   • 红色:范围项中的所有表都不匹配。
   
   
   
   可选:选择状态标记以查看每个报表的源映射详细信息。在不完全匹配的项目上，单击重新映射表将报告映射到正确的表格上。
   
3. 选择应用更新所有项目报告。

充分利用报告的全局更新

当您需要进行更改时，请直接对报表模板进行更改。这是确保报告与您的项目匹配的最可靠的方法，即使您更改了报告的名称。项目中的报表是Blueprint源文件夹中报表模板的直接子项。Control Center很容易识别它们并进行更改。

有关模板和蓝图源文件夹的详细信息，请参见智能表控制中心:蓝图源文件夹概述。