项目归档

所有使用Smartsheet Control Center的客户都可以使用项目存档。您必须是智能表控制中心的项目主管才能访问项目归档:只有项目主管才能创建和运行归档工作流。

使用归档工作流，您可以:

• 设置过滤条件，以便项目主管可以快速选择归档的项目。
• 通过将项目移动到存档工作区，为项目团队提供更清晰的工作区目录。
• 更改所有权、更新共享和限制对项目的访问，以保留历史数据以供审计和分析。
• 禁用警报和操作，以便完成的项目不再生成通知。
• 集体取消发布所有存档的工作表、仪表板或报告。
• 保留已归档项目的汇总数据，以便它们可以作为财政年度投资组合报告的一部分。(你可能仍然希望在会计年度的结转时存档汇总数据。)
• 在Control Center中提供存档项目的列表，以便您的团队在以后需要访问它们以供参考。

不。只有使用Control Center创建的项目才能存档。

一些常见的场景是:

• 一次性完成与已完成项目相关的所有存档锁智能表项。批量地从投资组合级仪表板和报告中删除已完成的项目，而无需手动编辑现有的仪表板和报告。
• 具有有限可见性的存档——锁定已完成的项目并删除对它们的访问权限，但将它们保留在投资组合级别的仪表板和报告中，直到财政年度结束。在下一个财政年度开始时，您可以从仪表板和报告中删除已归档的项目。

归档一个项目是一个永久性的动作。此时，您无法恢复已归档的项目。

不。项目负责人必须在控制中心应用程序中手动归档项目。然后控制中心将自动执行您为所有选定项目的项目归档工作流定义的操作。

用户可以在Control Center中看到归档项目的列表。只有具有权限(配置为存档的一部分)的用户才能访问Smartsheet中的项目项。

项目只出现在对项目有访问权限的人员的搜索结果中。归档工作流中的一个选项是将项目文件夹移动到归档工作区。移动文件夹后，只有具有访问归档工作区权限的用户才能在搜索结果中看到项目。

是的。项目归档支持多阶段归档。当一个项目完成后，它可以移动到Pending Archive工作区中，只有特定的人可以访问它。在任何审查和审计完成之后，您可以执行完整的存档，以删除所有访问并锁定项目。