BPI专家如何攻击业务流程改进

业务流程改进(BPI)，也称为功能流程改进，是组织开发的一部分。BPI项目的目标是系统地改进或落实流程，期望的结果是向消费者提供增强的产品或服务，并提高运营效率。ob欧宝娱乐app手机下载BPI是一个范围广泛的术语，可以涵盖许多操作，从增量持续改进(CI)到业务的根本转变(称为业务流程再造(BPR))。

业务流程是一系列关联的任务，具有已定义的起点，它们导致服务或产品的交付。ob欧宝娱乐app手机下载任何时候，当一个组织想要消除浪费和冗余或制定新的战略目标时，它都可以进行BPI项目。通常情况下，企业在发现没有定义好的方法时启动BPI项目。

一个BPI项目可能使用几种不同的方法或方法、技术和工具的组合。一些流行的方法论包括六西格玛，精益管理，精益六西格玛，敏捷管理再造、全面质量管理、即时，改善，Hoshin规划，Poka Yoke，实验设计，过程卓越。许多这些方法促进了类似的过程改进周期，其步骤或阶段的数量各不相同。

过程改进周期是BPI项目所经历的一系列高级步骤。大多数都包含一个或多个步骤，用于确定变更的需求、分析当前过程、获得组织支持、创建新过程以及跟踪这些过程。然后循环再次开始。之所以这样描述，是因为一个循环继续改进过程，而不是停留在一个结果上。

BPI项目还可以以创建更高效的工作流为目标。工作流是产生预期结果的一系列步骤或事件。它们描述了步骤、资源(如人员或设备)以及它们之间的相互作用。欧宝体育app官方888工作流被绘制在流程图中，这是工作流和业务流程的图形表示。

任何BPI项目的一个重要部分是变更管理，这是一种系统的方法，使组织在个人和业务层面上进行调整和发展。变更管理意味着积极主动，专家将业务价值主张与个人观点联系起来。在BPI的情况下，专家建议在项目之前建立一个变更管理团队，管理员工对适应的期望，并经常检查。

技术是任何BPI计划的关键部分，但它只是整个计划的一个方面。当改进的过程包括新安装或升级的技术时，尤其如此。例如，智能工厂可能是不断改进的技术的顶峰，但专家建议，推动BPI的应该是组织的战略目标，而不是技术。工艺变更应该在新技术实施之前进行，以减少任何负面影响。此外，对工艺和技术的更改不应同时执行。

业务流程改进与业务流程管理:有什么区别?

BPI的目标是持续改进，而业务流程管理(BPM)是对公司中流程的管理，不管它们的设置和运行有多好。BPM中没有持续改进的要求，但有一个要求是在战略上调整公司的流程。

业务流程管理软件(BPMS)支持BPM和BPI原则。因为BPM是一个全面的规程，所以您可以从与任务一致的软件中受益。关于BPI和BPM软件的一个注意事项:确保您选择的软件包对您的员工来说不会太复杂，并且具有支持您计划进行的项目的特性。

BPI的目的是持续地提高过程生产力，并持续地产生正确的结果。ob欧宝娱乐app手机下载一个成功的过程是一个定期交付预期产品或输出的过程。ob欧宝娱乐app手机下载该过程应使用最有效的资源，以预期的最低成本产生结果。欧宝体育app官方888产品应该ob欧宝娱乐app手机下载总是按照预期工作，并在指定的时间到达那里。

您的客户设定标准，他们的期望成为您的过程指标。过程经理的责任是不断地审查这些指标，并确保它们与市场保持一致。经理还必须确保过程不会以牺牲其他指标为代价来支持一个指标。BPI应该改进过程的有效性、效率和质量。

企业所采取的良好BPI计划的一个例子是订单到现金流程，在该流程中，减少流程周期(完成时间)对公司的底线产生了明显的好处。对于那些没有实体经营环境的公司来说，这个周期对生存尤其重要。

在这个过程中，接受订单，核对订单和库存，组装货物或服务，验证组装的质量，分派和交付货物或服务，给客户开发票，付款，并执行报告。这个过程是漫长的，而且出现错误和瓶颈的时机已经成熟。参与的人员越多，周期时间就越长。BPI可以带来巨大的改变。

BPI计划的其他好处包括:

• 增加利润
• 节约和控制计划的文件
• 安全推广
• 减少工艺摩擦
• 更好的自动化
• 识别工艺系统缺陷的根本原因
• 消除瓶颈
• 减少污染

没有企业希望保持静止。为了竞争和取胜，你的组织不仅要跟上挑战者的步伐，还要找到超越他们的优势。BPI项目使您的企业能够完成以下工作:

• 提升客户体验
• 提高生产力和效率ob欧宝娱乐app手机下载
• 在现有的基础上增加容量
• 提高客户服务和团队合作
• 减少返工和过度加工
• 改善内部和外部的沟通
• 标准化端到端业务流程

BPI项目非常重要，因为它们推动组织成为以过程为中心的企业。使用多维的观点，BPI项目经常回顾高性能过程的基本方面，并推动公司提出关于它们的问题。在对已知问题进行排序和优先级排序之后，公司应该问以下问题:

1. BPI项目应该解决的最重要的问题是什么?
2. 预期的改善水平是什么?现实吗?

每一个BPI计划都应该满足组织的特定目标。在评估项目时，管理人员应审查以下标准，并确定项目是否达到了这些标准，以及如何在未来更好地实现这些标准。

• 有效性:这主要关注最终用户的交付需求，特别是客户和客户。项目经理应该询问是否达到了预期的结果，以及该过程是否能够交付所需的内容。
• 效率:这主要关注负责整个流程的人员、执行流程的人员以及流程是否足够用户友好。对于这一标准，项目经理应该确定是否消除了任何官僚主义，以及是否需要最少的资源来实现结果。欧宝体育app官方888
• 适应性:这将评估新流程是否可以随着业务需求的变化而修改。项目经理应该通过沿途的度量来确定过程的灵活性。

BPI计划不仅仅与技术和大企业相关。有许多用例。例如，您可以将BPI项目应用于营销活动、HR入职或招聘实践、销售订单、IT票务或服务台、采购流程、咨询服务、材料请求和遵从性需求。在市场营销中，你可以执行一个BPI项目来自动化你的沟通，从而减少启动新活动所需的时间。您还可以实现一个审批过程，检查并消除副本中的错误。在IT领域，您可以开发一个流程，将服务请求自动分配给团队，并引入一个流程，将新员工的详细信息拉入到他们的软件帐户中进行设置。

专门从事BPI的咨询公司可以为组织在评估过程时提供一定程度的客观性。利用他们深厚的行业知识和BPI经验，顾问可以识别和优先考虑哪些过程应该改进，以及设计和实施适当的解决方案。在他们的评估中，顾问会查看过程的成熟度、它们的执行情况、预期执行的水平，以及如何将现实与需求协调起来。

过程成熟度指的是过程的正式程度和优化级别，无论它们是临时实践还是包含里程碑的正式定义步骤。过程成熟度的连续过程从特别实践到完全优化的实践。更成熟的流程强调具有服务水平协议的框架，在这种框架中，组织中的每个人都在协调一致的努力下工作，以将计划付诸行动。此外，在一个成熟的过程中，还定义了度量。过程成熟度还表示完整性:它的有用性、自动化和可靠性。

企业可以通过查看以下标准来评估流程成熟度:

1. 领导:这包括流程的问责、管理和监督。理想情况下，整个过程都有一个领导。
2. 团队合作:这是指处理流程的团队是否具有内聚性结构。
3. 终端用户的链接:这是最终用户(无论是外部客户端还是内部员工)参与流程设计的程度。
4. 指标:这是流程度量定义的好坏程度。
5. 自动化:这是流程自动化的程度。
6. 清晰:这是流程被布置和理解的程度。
7. 持续改进:这是一系列定期的评估和改进活动。
8. 通用:这是该流程在整个业务中的使用情况。

确定过程成熟度的最终目标是达到过程卓越性。流程卓越不仅仅是改进流程;它是关于改变员工的工作和行为方式。只有这样，你的员工才能解决问题，管理变化和绩效，以便与你的业务目标保持一致。为了实现真正的过程卓越，公司必须首先了解几个细节，包括他们正在使用什么类型的改进程序，他们的目标是什么，以及将技术集成到项目中的最佳方法是什么。

这就是BPI顾问的用得上的地方。他们可以代表公司管理项目，帮助公司决定要使用的方法，并通过他们的项目支持公司。以下是一些咨询公司可以提供的支持类型的例子:

• 建设开发管理
• 项目监控贷款
• 可行性研究
• 现金流预测
• 管理与人力资源咨询
• 团队和个人发展
• 组织转型
• 供应商开发
• 学术机构流程改进
• 为新的合作伙伴融合流程

改进方法通常用于调整流程，因为它们的结构防止业务在调整阶段失败或挣扎。然而，根据马克革顺在这种情况下，大多数业务流程改进项目仍然失败。究其原因，据斯科特·劳为TechRepublic撰写的文章有:

• 缺乏来自高层的支持
• 组织文化
• 不合作的团队成员
• 项目团队没有响应
• 该倡议过于集中

历史上，过程改进方法的有效性也有所不同。阿德索拉和贝恩斯说没有一种方法可以解决BPI项目的所有必要阶段，一些实践者建议将方法结合起来以获得最佳结果。

BPI项目使用著名的方法，包括六西格玛、精益、改善， ISO 9000，约束理论，全局8-D，和Rummler Bache。这些方法都具有流程总是可以改进的理念。他们还假设测量和统计是改善的关键。最后，他们认为最接近流程的工人是改进流程的最佳人选。

欲了解更多信息，请阅读以下一些方法的简要概述:

六西格玛:六西格玛是一种质量测量方法，旨在通过专注于产出来消除缺陷、错误和冗余。六西格玛分为五个阶段:定义、测量、分析、改进和控制(DMAIC)。这种方法有助于找出流程中的缺陷，以及它们是如何产生和分类的。然后，从业人员回顾改进它们的方法。

六西格玛的其他工具包括六西格玛设计(DFSS或DMADV)，因果分析和SIPOC分析。DFSS是用于改进过程的方法，使其达到六西格玛质量水平。因果分析，也称为鱼骨显示或石川显示，是显示问题或结果的因果关系的过程的可视化图表。在SIPOC(供应商、输入、过程、输出和客户)分析中，每个类别都是分析中的标题，使您能够确定项目的范围。六西格玛经常与精益生产．这种组合被称为精益六西格玛，并利用了两种方法的优势。当一起使用时，它们可以应用于改进过程的所有阶段。

精益生产:精益是一种寻求减少浪费和改进工作流程的质量度量方法。精益思维认为，任何不能产生价值的活动都是浪费，应该从过程中删除。精益有五个阶段:分类、整理、擦洗、系统化和维持(5S)。它还使用价值流映射工具来创建将您的产品或服务提供给客户的材料和信息的工作流图表。ob欧宝娱乐app手机下载这些可以是当前状态映射或未来状态映射。

改善:改善专注于大量的小的持续改进，它涉及到所有的员工。“改善”强调以渐进、渐进、持续的方式增加价值、减少浪费。改善包括四个步骤:计划、执行、检查和行动(PDCA)。改善是一种快速改进的技术，因为问题是明确定义的，解决方案是已知的。改善项目的风险极小。一些专家建议将改善与六西格玛结合起来，这样改进就会在持续的基础上发生，偶尔会有突破。

ISO 9000:虽然iso9000是一个管理体系而不是一个改进体系，但它被认为是国际质量标准。欧盟和世界其他地区一样，正式接受了iso9000。ISO 9000要求对公司进行“认证”的过程进行记录。一旦通过iso9000认证，公司就不需要持续改进其流程。然而，ISO最近在其质量管理大家庭中增加了持续改进标准。

约束理论(TOC):这种质量改进方法迎合了过程中的约束和瓶颈。使用流程流分析，TOC处理一个瓶颈，这暴露了另一个需要注意的瓶颈。这可以被认为是一种全面质量管理或持续改进，因为固定和暴露瓶颈的持续循环。

所有这些方法都可能是业务改进策略的一部分。成功的关键是知道如何以及何时将它们应用到各种过程改进机会中。专家建议用这三种方法来教育你自己和你的团队，以适应不同项目的需要。

BPI计划可以借鉴许多方法和方法。DRIVE就是这样一种方法，尤其是在首次起草流程时。DRIVE代表:

• 定义过程范围，成功看起来像什么，以及什么可交付成果是合理的。
• 回顾您当前的流程;识别和收集任何相关数据。
• 确定过程改进和维持它们的方法。
• 验证，确定优先级，并计划将实现既定目标的改进。
• 执行计划，获得反馈，并进行审查。

其他方法包括统计过程控制、模拟和快速。RAPID是一种BPI改进方法业务流程改进共享服务，它汇集了来自几所顶尖大学的同行评议方法变革与持续创新网络(NCCI)。RAPID代表:

• R审视问题
• 一个确认当前状态
• P局域网变更
• 我mplement变化
• Determine成功

RAPID非常适合于改善事件，因为它们是快速、增量和实时执行的。

为了使您的公司达到优化流程的下一个层次，无论定义了什么方法和方法，您都应该考虑以下七个步骤。

1. 映射流程。因为流程就像河流一样互相流动，所以地图是合适的。确定瓶颈和客户体验，并收集相关资源。欧宝体育app官方888理解项目并在头脑中拥有明确的目标对于项目的成功是至关重要的。
2. 让团队认同。此步骤使您的组织参与到必要的流程改进中。没有这一点，你所有的改进努力都将失败。
3. 设计流程。此步骤考虑在实现业务目标时增加价值的结果，以及调整过程以实现这些结果的最佳方法。这是理想的过程。根据期望的结果，通过BPI过程中可用的工具对组织中的工作人员进行重组。
4. 实现更改。过程的更改应该使用已知的工具来实现。
5. 执行流程。自动化是否合适?即使是最周密的计划也可能因实际经验而改变。
6. 监视过程。继续检查您的流程，寻找使其更高效和更好优化的方法。测量，测量，测量。在此步骤中，您将验证所定义的目标是否得到了实现。
7. 优化流程。经验是最好的老师。利用您学到的经验教训，继续改进以保持过程的卓越性。

我们可以从每天使用BPI的专业人员那里学到许多经验。他们的许多观点都是来之不易的，是建立在经验和斗争的基础上的。一些专家甚至建议在BPI项目中同时部署企业风险管理(ERM)专业人员。以下每一位专业人士都在不同的领域使用BPI，他们给出了自己的观点和如何实现BPI的建议。

1. 在你开始之前定义“好”是什么样子的:为什么要改进您的业务流程?如果项目成功了，会有什么不同?如何衡量呢?
2. 记录当前业务流程:参与的演员是谁?他们的目标是什么?步骤是什么?哪里有摩擦?
3. 确定涉众和价值图:在这个过程中，谁是内部和外部的利益相关者?在这个过程中添加、交换和删除了什么价值?增加/提取新价值的机会在哪里?
4. 影响分析:成功的项目会影响哪些涉众?他们将如何受到积极/消极的影响?一个新的过程如何与公司/部门级别的目标和目的保持一致?需要多大的改变?组织/团队对变化准备好了吗?
5. 明显的和不透明的:有什么明显的解决方案?为什么它们还没有实现呢?改变的无形障碍是什么?

“在完成了初始工作之后，就可以开始开发和测试关于新过程的假设，以及它们如何实现与‘好的样子’相符的结果。”

诺克罗斯继续说:“根据BP趋势报告在美国，20%的企业采取BPI计划，而66%的企业从不或只是偶尔执行过程改进项目。我们也知道33%的BPI项目会失败。”

用他的话来说，以下是三个最主要的原因:

1. 缺乏执行层的支持:有些项目是由希望改善业务的团队发起的，但没有管理层对变更的支持——而且通常没有运行一个完整项目所需的预算。第一步必须使BPI项目与公司目标一致，并获得一个最高级别的赞助商。
2. 缺乏组织准备:许多BPI项目的深远影响超出了领导项目的团队。如果组织没有准备好，就会出现多层次的阻力。提前弄清楚谁会受到影响，并确保他们看到了做出改变的价值/好处。检查设置是否太长，以避免在项目开始前耗尽精力。
3. 厌恶风险/害怕失败:改进需要改变。更改是有风险的，有时项目或阶段会失败。失败是学习和成长的一部分，但许多人害怕失败。每个人都必须能够理解、评估并减轻与变更相关的风险。解决这一问题的一个简单方法是查看单个目标和绩效评审指标，并确保它们允许(甚至鼓励)成功BPI项目所必需的更改。

“底线是:为了降低成本和提高效率，将业务流程从基于纸张的流程更改为在线流程，或从手工更改为自动化流程，这是很容易的部分。真正的工作是在你开始之前了解组织、人员、目标和风险承受能力。”

“使用‘框架内的自由’来开发和改进流程的结果是，当它正确执行时，你会得到更快乐的团队成员，更有效地解决挑战和完成工作。这整个概念与微观管理密切相关。没有人喜欢它，‘框架内的自由’可以很好地提醒你如何避免将它带入过程开发和bpm中。”

请注意网络上的专家们从BPI项目中学到的其他经验教训:

1.BPI可以让我们更多地了解我们的员工。员工可能并不懒惰，但他们可能有糟糕或低效的流程。他们是自己工作的专家，应该是帮助做出改变的人。此外，期望他们在一个过程的每个阶段都是专家是不现实的。

2.不要忘记标准化流程交接。确定交接的步骤顺序以及谁负责什么。您可以根据组织的流程来确定它的正式程度。

3.任何BPI项目的最后一次会议都应该是“吸取教训”的会议。你会在未来的行动中感谢自己。

4.庆祝胜利!这有助于保持团队士气高涨。

许多公司为BPI提供培训。这些课程绝大多数都局限于几个小时或一天的研讨会。先决条件通常包括对业务建模和映射。尽管专家们建议对每一种方法都要有所掌握，但只有少数几个将具体的方法经验或理解列为必要条件。每种方法对BPI都有自己的观点，可以找到与每种方法一致的课程，以及一些混合方法的课程。方法中立的课程是可用的，但他们通常吹嘘他们自己的模型是改进计划的“最佳”遵循。

最后，所有的课程都提供了实用的或实际操作的提示和技巧。一般来说，学习这些课程的专业人员已经有业务流程管理的经验，通过额外的课程学习他们可以直接应用这些概念。

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