如何为你的公司选择合适的看板软件

要选择正确的看板软件，您需要了解看板本身。看板它出现在20世纪40年代末的日本，当时丰田公司的工程师大野太一分析了超市是如何在库存耗尽时重新订购产品来囤货的。ob欧宝娱乐app手机下载在丰田，这种做法发展成了准时库存补充(JIT)。

看板这个词(发音为“KAHN-bahn”)在日语中的意思是标志或广告牌，在丰田，看板卡片用于信号或触发生产过程中的其他步骤。ob欧宝娱乐app手机下载这些概念不断发展并相互融合敏捷方法遍及整个制造业务，然后蔓延到IT界。

看板系统基于三个关键思想:

• 可视化—工作流以一种可见的方式表示。
• 基于—当团队成员准备好并完成任务时，工作就会在流程中进行。这与基于推动的系统不同，在推动系统中，工作的进展是因为有人完成了自己的部分，并将其推给下一个团队成员。
• 在制品限制(WIP)-在每个阶段，只允许一定数量的任务或分配。这与其他注重时间限制的系统不同。在制品限制最大限度地提高了效率，并通过确保人们不会超负荷工作和被拉到太多不同的方向来提高注意力和质量。

在21世纪，看板进一步发展，软件工程师David J. Anderson将其思想细化为服务的看板方法。核心原则被其他一些关键价值观所强化:管理工作流程、制定明确的政策、实施反馈循环、协作改进和实验发展。

看板现在应用于软件开发和许多其他非it业务。这种方法强调从你现在的位置开始，所以处于任何阶段的团队都可以使用看板。您可以继续运行良好的实践，并在发现瓶颈或问题时进行增量更改。

看板系统之所以成功，是因为它们使工作可见。这是通过一个带有代表任务或要完成的工作的卡片的板来完成的，称为看板。这个板是看板项目管理的基石。

一个看板可以像白板一样简单，有三个列，分别是“要做的”、“正在做的(在制品)”和“已完成”。您还可以为工作流中的其他步骤(测试、计费等)添加列，或者为任务类型、优先级或其他属性添加不同的卡。

简单看板卡:

详细看板卡:

工作流的可视化表示可以很容易地发现工作在哪里进行，在哪里被阻塞。这会引起你对问题的注意，这样你就可以调整你的系统，重新分配工作或做出其他更正。这有助于团队成员交流工作过程，保持生产滚动，并导致致力于改进的文化。ob欧宝娱乐app手机下载

当您开始选择看板软件时，您将有一些高级别的选择要做。以下是在软件选择中常见的一些决定:

• 你应该选择开源软件还是私有软件?
• 您是否应该选择为您的行业定制的软件?
• 您应该选择托管解决方案还是基于云的解决方案?
• 哪些集成是重要的?
• 它的易用性和灵活性如何?

让我们来看看其中每一个的主要考虑因素。

开源vs.专有——有许多开源看板解决方案，一些公司更喜欢它们，因为他们不想被限制在特定的供应商。开源软件的另一个吸引力是它通常是免费的或非常便宜的，并且可以安装在任何需要的地方，而不需要跟踪许可证限制。缺点是，作者没有专门的支持或承诺来更新它，这是专有软件通常提供的。

特定行业或一般项目管理——项目经理可能会寻找适合他们自己需求的软件。软件开发可能是看板最流行的用途，许多解决方案最初是为IT应用程序设计的。

然而，看板的优点之一是它的灵活性和适应性。因此，通常情况下，只要选择具有强大看板功能的解决方案，就不需要为特定行业设计软件。看板可以定制以适应您的工作流程。在许多情况下，针对特定的部门和常见的流程模式存在模板。虽然一些通用的项目管理平台说它们可以适应于执行看板，但通常明智的做法是避免使用这些方法，除非解决方案能够根据看板原则轻松创建可视化项目板。

关于在软件开发中使用看板的一个注意事项:一些软件团队将看板与其他技术结合起来，包括Scrum，它侧重于有时间限制的冲刺(2到4周)。看板不包含时间限制，它是由任何时候的工作量限制所驱动的。即使对于这些团队，看板仍然是他们最关键的需求，所以上面的指导通常适用。然而,“Scrumban团队可能希望确保Scrum功能(如冲刺计划工具和燃尽图等指标)也可以在软件中使用。

托管与基于云的——托管软件有两个主要优势:保持数据更安全的潜力，以及对软件资产有更好的控制。然而，前期成本较高，托管选项也会带来一些安全风险。此外，您还需要对维护和更新承担更大的责任。许多用户正在转向云解决方案，因为云解决方案通常在产品生命周期内提供更低的成本，易于增加或减少用户或位置，并且供应商负责支持、维护和更新。ob欧宝娱乐app手机下载

集成——集成的数量和类型非常重要。您将需要评估您的组织使用的其他软件、工具和平台，并选择与尽可能多的软件无缝集成的看板软件。这些服务包括文件托管服务、浏览器扩展、电子表格、数据存储、电子邮件、数字签名、日历、应用程序集成器、程序和开发工具。

易用性/灵活性——你希望你的团队成员能够理解和使用软件，所以要了解你的团队的优点和缺点。一个技术熟练的团队可以适应更复杂的功能，并且需要更少的培训。技术恐惧症患者会想要最安全的软件。您还希望能够将不相关的信息推出视图。当然，每个人都喜欢出色的用户体验。此外，您希望确认软件足够灵活，以满足您的需求，包括用户数量的增长、流程的潜在更改以及管理多个项目的功能。

在这一点上，您将希望研究使看板原则发挥作用的特定特性。以下是一些值得评估的内容:

可视化工作流看板专注于使工作可见，这意味着这些特性可能是最关键的。

• 看板-你的软件最重要的任务就是用看板任务卡创建功能强大、可读性强的看板。检查供应商提供的模板。能够访问适合您的工作流的模板库是很有吸引力的。
• 单板定制-如何容易定制板，以满足您的特定需求?不同的软件程序允许自定义主题和小部件，如日历、自定义视图、任务框等。
• 泳道泳道是看板上的水平类别或行，可用于表示不同的团队成员、产品、产品所有者、优先级或自定义维度。ob欧宝娱乐app手机下载泳道的表示和使用应该是直观的。
• 活动流这些流提供实时项目状态更新，当其他用户进行更改、评论或向任务添加文件时，您会收到通知。你也可以订阅其他板上的更新，并通过工具或电子邮件获得这些更新。

限制在制品的数量-限制在制品是看板的另一个核心原则。这些通常是看板板上的每一列设置的，这是工作流的特定阶段(编码、测试等)，或者是每个人或团队。

• 规则-能够创建在制品限制规则，以便董事会自动执行它们。
• 过程跟踪-你希望能够监控单个项目的过程，发现延迟并可视化进展。
• 投资组合跟踪-在一个较大的组织中，你可能需要监控项目组合，并根据需要调整进度和完成情况。
• 自定义报告-您想要基于自定义标准的团队进度或绩效报告吗?

管理流看板就是保持工作的流畅。看板中最常见的说法之一是:停止开始，开始完成。这表明它的重点是把工作一路完成。

• 自动时间跟踪-这个功能可以让你看到你的团队在哪里花费时间。您可以按个人、流程阶段或周期时间进行跟踪。
• 累积流程图-随着时间的推移，cfd显示项目每个阶段的任务以及您所取得的进展。(CFD的作用与Scrum中的燃尽图大致相同。)纵轴显示当前正在处理或完成的任务数量，横轴显示周期时间，周期时间定义为完成单个任务所需的时间。
• 缺陷跟踪-当一个任务或故事有缺陷或问题时，卡片和棋盘是否通过颜色或其他属性使之明显?
• 拖放界面-这可以让你很容易地移动牌周围和重新安排你的板，因为情况的变化。
• 卡老化-有了这个功能，卡片开始褪色或改变颜色时，你预设的时间流逝，突出显示工作已经停滞。

明确策略-你希望你的董事会能很容易地适应你的要求和规则，而不是相反。

• 可配置的工作流程-这使得你可以很容易地表示你的过程，这是看板关注的一个关键部分，即从已经存在的系统开始。
• Subworkflows-当工作流中的一个步骤由多个步骤组成时，您希望能够在您的电路板上建模。
• 触发器-一些程序允许您设置规则，每次发生特定事件时触发一个动作，例如在工作完成时补充队列。

实施反馈循环看板致力于持续改进，日语称为Kaizen。您的软件通过提供事情如何进行的反馈来支持这一点。

• 请求和想法管理-是否容易接收和管理建议、要求和想法?
• 分析当您的软件收集数据并生成测量性能、领先时间和周期时间、阻碍因素和其他指标的分析时，您可以改进预测。这个软件能做什么?
• 管理多个项目、团队-在投资组合或企业层面，您可能需要能够使您对多个项目或团队有良好概述的功能。

合作改进，实验进化-精益看板建议团队集合他们的知识和经验来提出改进过程的方法。然后使用模型和科学方法对这些数据进行测试。你需要的软件可以让你很容易地做出改变。

• 指示板您的软件可以通过提供关键指标的快照来支持这一工作。它是否直观且易于安排?
• 自定义字段-该功能允许您随意调整和改变流程，而不是被锁定在软件供应商设置的工作流模式中。
• 移动-你希望所有的团队成员都能随时访问软件，这样合作才能持续进行。
• 邮件通知-确保你的软件在董事会更新和/或他们的名字被提及时通过电子邮件通知项目成员。
• 推式更新-手机通知可以让团队成员随时了解情况。
• 允许随时更改工作流-因为你在不断改进，你不想被锁定在你的板开始的配置集。
• 多个工作流/流程-如果你需要管理多个团队或流程，你希望软件能让这一切变得容易。

许多人希望更好地理解看板和看板软件如何转化为具体的业务利益。看板的原则是协同工作的，类似地，正确的软件通过组合关键特性来支持您的成功，同时避免不必要的复杂性。

以下是一些具体的例子，说明了特定的功能是如何推动效益的:

• 分布式团队的紧密集成源于所有团队成员在同一个看板上工作，工作是可见的，并且可以看到同事进度的即时更新。
• 更高的质量、改进的生产力和防止范围蔓延的保护是由在ob欧宝娱乐app手机下载制品限制实现的，它确保团队成员高度专注于他们的任务。
• 由于看板的可见板和在制品限制，瓶颈和问题更容易被发现。这也减少了浪费的工作和时间，确保项目负荷有战略地分散。
• 软件内的通知和消息传递、移动界面以及管理多个团队和项目的能力都带来了更好的协作和沟通。
• 效率和盈利能力的提高是由时间跟踪、缩短交货时间和周期时间以及改进的工作流程所驱动的。
• 客户满意度的提高是持续改进的结果，这种改进是由快速反馈循环、缺陷跟踪、分析以及在项目生命周期的任何时刻调整工作流的能力所促进的。

虽然看板是流程的核心，看板专家警告说，不要把更多的注意力放在软件上，而不是看板的原则。实施看板板而没有深入理解工作限制、持续改进和减少浪费原则的团队更有可能逐渐消失。健壮的实现需要在看板思维模式和机制上有一个彻底的基础。

现在您已经了解了看板软件的功能。确定最适合您需求的程序的一个好方法是使用决策矩阵。试试下面的例子。

1. 在最上面一行，列出你需要的最重要的特性或功能。(根据需要添加更多列。)在上面的工作表中，我们填写了一些示例标准。
2. 在第一栏列出每个考虑中的软件程序。
3. 沿着你的列表，给每个程序打分，从0(最差)到5(最好)，根据它在各个标准上的评分。
4. 在第二行(在因素下面)，根据每个因素的相对重要性，从0(不重要)到5(重要)进行排序。你可能有多个同样重要的因素。(上表中的例子。)
5. 将每一列的分数乘以因素的相对重要性，得到加权分数。
6. 将每个软件的加权分数加在一行中。
7. 总分最高的就是你的赢家。

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