如何制定涉众管理和沟通计划

对于任何项目的最佳结果，确定最重要的以及扩展的涉众是关键。一旦您确定了涉众矩阵中的关键参与者，您就可以衡量他们各自的需求和影响，并开始评估如何管理他们。在较大的项目中，您可能想要列出“扩展的”涉众，根据涉众理论，他们可能包括公司员工、客户、供应商等等。

涉众沟通是涉众管理的一个组成部分，尽管它不是唯一的组成部分。在项目的正确阶段，让正确的人参与到循环中——拥有正确的细节量——对于让涉众感到被重视、参与、倾听和欣赏是至关重要的。

在确定了关键的涉众(以及扩展的涉众，如果需要的话)之后，了解如何最好地管理他们是很重要的。涉众管理计划可以是一个简单的网格或电子表格，在一条轴上列出涉众，在另一条轴上列出他们的兴趣点和影响点。在单独的方框中，注明涉众可能特别感兴趣的关键里程碑或可交付成果，以及与项目相关的财务和情感需求。

项目经理或客户主管可以创建并维护干系人管理计划，但该计划可能会在项目团队中共享，特别是在那些定期与干系人会面的团队中。在某些情况下，该计划还会与高层管理人员共享。涉众管理计划通常不会与列出的实际涉众共享。

涉众沟通计划通常产生于管理计划中的信息和发现。它应该列出需要接收通信的关键涉众，包括类型、频率和细节。在管理计划之后立即写沟通计划，或者作为一个计划的两部分，可能是有意义的。同样，干系人通常无法接触到沟通计划，尽管随着时间的推移，他们可能会习惯接收你的计划的输出——例如，他们每两周通过电子邮件更新你计划中提到的项目。

有关利益相关者的更多详细信息，请阅读我们的利益相关者分析和映射文章和我们的利益相关者理论的文章．首先，以下是潜在项目涉众的简要列表:

• 外部:客户，包括主要客户团队、他们的经理和他们的部门主管。在代理环境中，通常有一个或两个涉众被确定为客户项目团队的联络人。在一个公司的项目中，会有一小部分关键的领导者，他们被认为是关键的利益相关者。
• 内部:项目团队，包括承包商和供应商，以及最高管理层、资源主管、会计部门成员，以及其他希望看到项目高效和盈利的人。
• “扩大”的利益相关者:这些可能包括行业布道者、客户、员工、制造商、供应商、环境和其他社区活动家，以及更多。与所有类型的利益相关者保持强有力的、一致的沟通，可以确保项目顺利进行，获得更多的支持和更好的公共关系。

Vivian Kloosterman是新西兰VK咨询环境工程师有限公司的常务董事，同时也是在线商学院“继续职业发展”的创始人，该学院提供利益相关者管理课程。她说:“让你的项目和利益相关者发展起来是至关重要的。一些利益相关者可能在早期深入参与，然后在后期阶段‘退出’，而其他人可能在项目开始后很长时间才加入。”

例如，Kloosterman补充说，一个建筑项目可能在一开始会有建筑师和城市规划者的大量参与，而在利益相关者理论下也是利益相关者的社区环境组织，可能会在建筑建成并开始运作后发挥作用。

一旦您确定了与您的项目相关的所有类型的涉众，您就可以开始计划如何在项目的生命周期中管理他们。是时候问关键问题了，并且记住在评估涉众和他们的需求时要诚实。

重要考虑因素

1. 谁是对你的项目影响最大的涉众?通常，这些人大多来自客户端，包括他们的项目团队、项目发起人和执行发起人。
2. 哪些涉众会受您的项目影响最大?虽然这个组也可以包括客户端人员，但也可能包括外部人员。与一个建设项目例如，社区居民、环境活动家和最终建筑的潜在居民都可能属于这一群体。
3. 你应该如何处理那些实际上不会被视为利益相关者的重要人员?尽量减少这些人的参与，因为他们有能力引起关注或制造障碍。这些人通常是他们部门的关键领导，他们可能需要了解某些事情的情况。
4. 谁控制资源?欧宝体育app官方888这些利益相关者可能会站在客户一边，也可能站在你的机构一边。如果您需要请求范围或预算更改，或者需要从某一学科中分配更多资源，那么您就会去找这些人。欧宝体育app官方888
5. 你的利益相关者的首要动机和兴趣是什么?在决定利益相关者的驱动力时，应考虑:

• 谁有经济利益?
• 有情感兴趣的人(不要低估这一点;如果这个项目是某人的“宝贝”，那么保持他们的快乐和参与是至关重要的)?
• 每个涉众的首要动机是什么?
• 谁是这个项目最大的支持者?
• 谁是最大的非支持者或反对者?

一旦您完成了上面的练习，您就应该有足够的信息来开始处理每个涉众和涉众组的管理需求。在网格的一边列出所有涉众(通常是最左边的一列)，在顶部列出因素、需求和兴趣。

干系人管理计划范例
在这个场景中，我们正在为一个区域电力公司的水力发电风力发电场的建筑项目创建一个利益相关者管理计划。

创建涉众管理计划的好处
当您利用最强大的利益相关者的意见和影响来帮助塑造项目时，您和项目将更好地为成功做好准备。最重要的是，你不会浪费宝贵的时间和资源与那些根本不需要信息的人交流。欧宝体育app官方888

此外，具有最大权重和影响力的关键涉众可以帮助您获得资源，对资源或时间线的竞争需求进行优先排序，并清除潜在的障碍。欧宝体育app官方888因此，让他们对项目及其进展感到高兴和积极是至关重要的。

当你确定了利益相关者以及如何最有效地管理他们时，你也将开始着手你的沟通计划。从一个简单的格子开始，填上你排序的利益相关者，并记下他们期望和需要的沟通类型。

当你制定这个计划的时候，要注意虽然高层管理人员想要保持在重要项目的循环中，他们的时间也是非常宝贵的。一个好的项目经理知道如何平衡沟通，既能让重要的人感到消息灵通，又不会陷入细枝末节。同样地，“扩展的”涉众不需要访问关于项目的一切，只要他们觉得他们被听到并有输入。以下是一个示例计划:

下载涉众沟通计划模板- Microsoft Word

网格可以包括一轮一轮的复制和设计审查，以及每天、每周或每月的进度、预算和即将完成的任务更新。

您可以通过将网格保存到共享驱动器与客户共享该计划，并使用自动化工具以正确的频率向正确的人发送电子邮件更新。你可以通过项目经理的私人电子邮件每周为客户做一份高级报告。内部利益相关者可能还想看到一份消耗报告——预测的小时数与花费的小时数，以及近期可能花费的时间。

一些涉众(比如高管领导)可能需要更正式、更少频率的沟通。也许这些利益相关者更喜欢每月的PowerPoint报告，报告状态、特性和已经发布的更新、到目前为止收到的输入和反馈，等等。

在制定沟通计划的同时，考虑如何处理涉众的风险和反馈也是有帮助的。例如，如果风电场项目的时间线发生了变化，哪些利益相关者需要知道，以什么方式知道?如果大风暴造成破坏，需要通知谁，如何通知?对于积极的事件也是如此，比如一家当地环保组织发表声明，表示对该公司实施的野生动物保护指南感到满意。

在整个项目中保持强有力、简洁的沟通是确保项目顺利进行的关键，也是让项目干系人对你和项目充满信心的关键。创建并继续一个涉众沟通计划还有其他的关键好处:

1. 不要再即兴发挥了。你可以随时准备，提前两步计划如何以及何时与重要的利益相关者沟通。一个看上去一本正经、经过战略规划的项目经理是一个能激发干系人信心的项目经理。
2. 您可以预测涉众的需求，并在它们成为问题之前回答它们。如果你有固定的交流节奏，你已经有了一个分享新闻和更新的工具，并减少任何风险或面对任何障碍。
3. 这个计划可以共享，这样整个项目团队就知道谁在什么时候学习什么。授予整个团队的访问权限——甚至可以为项目团队的注释和建议创建一个部分——让每个人都有一种所有权和责任的感觉。
4. 该计划可以适应新的涉众、变化的目标、项目的新阶段等。这个计划的存在是为了帮助你和你的项目团队激发利益相关者最大的信心，所以一定要创建一个有机的文档。

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