评估营销项目管理软件时的8个关键问题
营销项目经理有独特的需求。他们通常在快节奏的环境中工作，需要多种方法来排序任务(按部门、项目、客户和特定的团队成员)，并需要一种方法来组织项目中涉及的各种资产(视频、图像、内容和音频)。团队中的许多人通常有不同的工作流程，这使得协调时间线和设定最后期限成为任何营销项目经理工作的重要组成部分。在选择一个选项之前，有必要了解你需要营销项目管理软件为你做的一切。先问自己以下几个问题，以便缩小选择范围。
- 您的团队和客户会以不同的方式使用该工具吗?
- 您是否希望项目管理软件创建自动化的工作流程?
- 您计划如何组织和存储项目资产?
- 你会用它来管理员工和自由职业者吗?
- 您是否将项目管理工具与其他软件一起使用?
- 你能定制工具吗?
- 您需要可扩展的项目管理软件吗?
- 你是否需要移动解决方案?
您的内部团队使用软件管理营销项目的方式可能与您希望客户与软件交互的方式不同。例如，可能您需要一个可以用于与客户机协作的外部门户。门户使您能够只共享准备好审阅的材料，而不是提供对内部创建的所有版本的访问。客户端还可以使用此门户请求更改、监视日历更新，并在项目仪表板上查看项目进度。相反，内部团队应该能够访问滚动到仪表板上的底层项目电子表格。
营销活动有很多元素需要被多人审查，通常需要多次审查。考虑到这一点，您是想通过评审过程手动移动资产，还是更喜欢自动化?如果是后者，寻找一种解决方案，让你建立规则，在进入下一个阶段之前，通过校对和审查过程转发营销材料。为了避免项目被卡在工作流程中，要寻找能够自动向那些负责审批材料的人发送警报的软件。
如果你已经使用了云存储解决方案，如Dropbox、谷歌Drive或Box，你需要确保它与你选择的解决方案集成。或者，您也可以选择带有存储的基于云的项目管理软件。通过这种方式，您可以在一个位置轻松地存储、组织和管理资产。当谈到共享这些文件时，考虑允许线程注释、版本控制和编辑工具的东西。
市场营销部门经常在项目的各个部分雇佣自由职业者。在这种情况下，您可能不希望自由职业者访问与在职团队成员相同的项目。能够设置权限将是非常有用的。此外，一个允许自由职业者上传资产和通过消息传递与团队成员沟通的工具可以消除来回发送电子邮件的需要。考虑一下你是否希望自由职业者能够通过该平台跟踪自己的时间或提交发票。自由职业者和员工需要学习和使用的工具越少，一切就越高效。
列出你在进行日常营销活动时使用的所有软件。这个列表应该包括CRM、金融服务、谷歌应用程序、社交媒体管理应用程序和分析工具。然后看看它们是否兼容，或者是否可以与您考虑的解决方案集成。
如果您计划将该软件作为面向客户的工具使用，您是否希望将您的品牌放在上面?在使用客户平台时，您是否需要所选择的选项?检查包含的项目模板，看看它们是否具有您需要的内容，以及更改或复制它们有多容易。当谈到报表时，确保软件提供了您需要的报表，或者您可以轻松创建它们。
不要只考虑你今天的需求，而是要考虑以后的需求。弄清是否有人数限制(或者是否需要为每个座位付费)。如果计划将其用作存储库，是否存在存储限制?即使您今天不打算使用某些特性，也要了解它们在当前产品中是否可用。你不希望因为软件已经过时而不得不在几年后更改它。
作为项目经理，您可能总是想知道白天或晚上任何给定时间的状态。在这种情况下，选择你可以通过Android或iOS应用在移动设备上使用的应用，所以只要你能上网，用什么都没关系。此外，考虑你的团队中需要移动接入的成员，找出他们使用的设备类型。移动访问的另一个好处是，自由职业者和客户可以访问他们需要的材料，无论他们在哪里工作。
在营销项目管理软件中寻找什么
既然您已经对计划如何使用营销项目管理软件有了更好的了解，那么了解哪些特性是可用的将会有所帮助。当你阅读这张清单时，考虑优先考虑那些最重要的，以缩小你的选择范围。然后使用这些产品进行试驾，因为大ob欧宝娱乐app手机下载多数工具都提供免费试驾期。
- 任务管理:每个项目管理工具的核心都是任务管理。它有助于将目标转化为可执行的项目。管理者使用它来创建任务、子任务和设置截止日期。然后，他们可以按项目组织任务并分配任务。为了确保任务完成，他们可以在截止日期临近时设置自动提醒和更新。如果您想要一个关于任务如何适应时间轴的大图视图，请寻找允许您轻松创建依赖关系并提供甘特图视图的东西。
- 指示板:这是一个有用的工具，可以让您查看项目和流程的实时状态。例如，您可能想知道一个项目的成本是多少。您应该能够创建一个显示关键细节的仪表板，包括截止日期、费用和支出，并且还考虑到超支及其如何影响总体计划。仪表板是可视化的，因此您可以使用图表、图形和其他设计元素对其进行定制。仪表板还可以为团队中的团队或个人创建，或者为客户设置，以便他们可以快速衡量项目的进度。
- 运行报告:项目经理负责许多活动的部分，经常需要报告团队的工作。一些营销项目管理工具带有报告模板，其中包括资源负载、项目阶段和关键路径概述等内容。确定您需要的报告，并确保您选择的工具支持它们，或者您可以轻松创建它们。
- 互动时间:没有什么比核对任务并看到项目时间表自动更新以显示完成时间更令人满意的了。创建一个包含任务和截止日期的完整项目路线图是很重要的。有些工具使您能够创建甘特图，轻松地移动资产到期日并添加依赖关系和里程碑。
- 邮件集成:当涉及到项目管理工具时，与电子邮件集成意味着不仅仅是发送通知请求更新的能力。电子邮件集成使用户能够在收件箱中添加评论、设置截止日期和更新任务。它也可以用来链接电子邮件到一个任务，项目，或文件，这可以节省大量的时间。该元素通常是软件的一部分，但也可以作为插件使用。无论哪种方式，您都希望集成功能能够与您正在使用的电子邮件系统一起工作。
- 移动应用程序:您是否希望能够在Android或iOS手机或其他移动设备上查看项目的运行状态?如果是这样，您将需要项目管理软件有一个移动应用程序配套。然而，并不是所有的应用程序都是平等的，所以软件包的移动版本可能会有限制。许多选项允许用户跟踪时间、创建任务和查看项目状态;然而，可能不是所有的项目信息在桌面也将在移动应用程序上可用。另外，一定要检查同步选项和它是如何发生的，它并不总是自动的。
- 文件/文档分享:所有的东西，包括副本、设计草稿、线框图和其他相关文件，应该存储在哪里?许多解决方案要么与基于云的存储应用程序绑定，要么让您将其附加到项目中，并按客户端或任务组织它。记住，这些文件很大，所以要确保选择的系统能够满足存储需求。
- 与现有工具集成:你不会在一个竖井里使用营销项目管理软件。有很多工具可以用来完成一个项目。如果你想能够处理发票，寻找一些与财务应用程序，如STRATA, SmartPlus和QuickBooks工作的东西。也许你用CRM工具(如Salesforce)管理潜在客户;在营销项目管理工具中访问所有这些信息不是很好吗?检查您选择的软件是否支持您使用的其他工具，如谷歌Apps、MS Project和基于云的文档管理产品。如果没有，公司是否有一个开放的API，这样你就可以自己集成东西了?
- 消息传递和协作:谁有时间开会?一些协作工具可以通过项目聊天室、留言板和应用程序内的消息传递来帮助消除额外会议的需要。如果您希望将内部团队沟通与与客户端的讨论分离开来，请寻找一个选项，让您将客户端消息传递设置为独立门户。
- 工作流程:营销材料需要经过相当多的修改和批准。让他们轻松地完成这个过程就是工作流的意义所在。营销项目管理工具通常提供创建自动化工作流的能力，其中一旦任务完成，需要批准它的人就会自动得到通知。您还可以设置自动任务分配，并根据个别项目自定义它。
- 友好的用户界面:无论营销项目管理软件可能提供多少花哨的功能，如果它不容易使用或学习，就没有人会使用它。寻找一种直观的工具，它提供拖放界面和保持项目和客户端状态更新的简单方法。如果有学习曲线，公司会提供什么材料来帮助你学习系统?查看支持、视频教程和充满“如何”文章的知识中心。如果在那些材料中看起来很简单，那么它可能会很容易学。
- 日历:除了时间表之外，您可能还对小组日历感兴趣，以便每个人都可以查看截止日期的临近。这可能是您选择的解决方案的一部分，也可能与您已经使用的现有日历应用程序集成在一起。负责内容的营销经理应该寻找编辑日历，他们可以定制该日历来监视公司博客、内容营销材料和社交媒体活动的状态。
- 模板:了解产品的一个好方法是通过它们的模板。ob欧宝娱乐app手机下载它们倾向于利用许多你可能想要使用的功能，所以你只需要定制它来满足你的需求。
- 权限:并不是团队中的每个人都需要访问项目中发生的所有事情。有了权限，您可以分配特定的权限级别，并规定谁可以访问什么文档和通信。如果你和自由职业者一起工作，这是一个很有用的功能。你应该检查一下自由职业者是否也需要个人账户，以及这需要多少钱。
- 跟踪成本:这个成功的营销活动的制作成本是多少?营销项目管理软件将帮助您进行分析，以确定每个活动的ROI。它提供了跟踪每个项目费用的方法，并按员工、任务、部门和工作项将其分解。在项目结束时，您将能够查看实际成本与初始预测的对比。
- 日志:这是一种很有用的方法，可以了解员工在给定任务上花了多少时间。时间表允许用户输入花费在特定项目和任务上的时间。对于项目经理来说，这是非常有用的信息，可以更好地分配资源，并了解完成一项任务需要多长时间。欧宝体育app官方888
- CRM工具:在与客户打交道时，拥有团队与他们互动的历史是很有帮助的。这就是CRM帐户管理工具派上用场的地方。此外，这是一个寻找新工作前景的好地方，你需要向他们推销的所有信息都是现成的。这些功能可能是营销项目管理软件的一部分，或者应该与Salesforce等现有工具集成。
- 定价结构:开始要花多少钱?有些产品提ob欧宝娱乐app手机下载供免费版本，但大多数都是按月定价，并可以根据项目数量或用户数量进行限制。此外，在大公司工作的人也可以使用企业产品。
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