如何选择营销项目管理工具和软件

营销项目经理有独特的需求。他们通常在快节奏的环境中工作，并且需要多种方法来排序任务(按部门、项目、客户和特定的团队成员)，并需要一种方法来组织项目中涉及的各种资产(视频、图像、内容和音频)。团队中的许多人通常都有不同的工作流程，这使得应付时间表和设定截止日期成为任何营销项目经理工作的重要组成部分。在选择一个选项之前，必须了解需要营销项目管理软件为您做的所有事情。首先问自己以下几个问题，这样可以更容易地缩小你的选择范围。

1. 您的团队和客户会以不同的方式使用该工具吗?

您的内部团队如何使用软件来管理营销项目可能与您希望客户与之交互的方式不同。例如，您可能需要一个可以用于与客户机协作的外部门户。门户使您能够仅共享可供审阅的材料，而不是提供对内部创建的所有版本的访问。客户端还可以使用此门户请求更改、监视日历更新以及在项目指示板上查看项目进度。相反，内部团队应该能够访问上卷到仪表板的底层项目电子表格。

2. 您希望项目管理软件创建自动化工作流吗?

市场营销活动有很多元素需要多人多次审查。考虑到这一点，您是想手动地在审查过程中移动资产，还是更喜欢将其自动化?如果是后者，那就寻找一种解决方案，让你在进入下一阶段之前制定规则，通过校对和审查过程来转发营销材料。为了避免项目在工作流程中卡住，可以使用自动向负责审批材料的人员发送提醒的软件。

3. 您计划如何组织和存储项目资产?

如果你已经使用了云存储解决方案，如Dropbox、Google Drive或Box，你需要确保它与你选择的解决方案集成在一起。或者，您也可以选择存储附带的基于云的项目管理软件。通过这种方式，您可以轻松地在一个位置存储、组织和管理资产。当涉及到共享这些文件时，考虑一些允许线程注释、版本控制和编辑工具的东西。

4. 你会用它来管理员工和自由供应商吗?

市场营销部门经常在项目的各个部分雇佣自由职业者。在这种情况下，您可能不希望自由职业者访问与内部团队成员相同的项目。能够设置权限将会非常有用。此外，一个允许自由职业者上传资产并通过消息传递与团队成员沟通的工具可以消除来回发送电子邮件的需要。考虑一下你是否希望自由职业者能够通过平台跟踪他们的时间或提交发票。自由职业者和员工需要学习和使用的工具越少，一切就越有效率。

5. 您会将项目管理工具与其他软件一起使用吗?

列出你在进行日常营销活动时使用的所有软件。这个列表应该包括CRM、金融服务、Google Apps、社交媒体管理应用和分析工具。然后看看它们是否兼容或可以与您正在考虑的解决方案集成。

6. 你能定制这个工具吗?

如果你打算把软件作为一个面向客户的工具，你想把你的品牌放在上面吗?您是否需要选择与客户平台一起工作的选项?检查包含的项目模板，看看它们是否有你需要的，以及它们是否容易修改或复制。当涉及到报告时，请确保软件提供您需要的报告，或者您可以轻松创建它们。

7. 你需要可扩展的项目管理软件吗?

不要只考虑你今天的需求，而是考虑未来的需求。了解是否对用户数量有限制(或者是否需要为每个座位付费)。如果您计划将其用作存储库，是否存在存储限制?即使您今天不打算使用某些功能，也要了解它们在当前产品中是否可用。你不希望在几年之后因为你已经不再需要它而不得不改变你正在使用的软件。

8. 你需要移动解决方案吗?

作为项目经理，您可能总是想知道白天或晚上任何给定时间的状态。在这种情况下，选择一些你可以通过安卓或iOS应用在移动设备上使用的东西，这样只要你有互联网连接，你用什么都没关系。此外，考虑需要移动访问的团队成员，并找出他们使用的设备类型。移动访问的另一个好处是，自由职业者和客户可以访问他们需要的材料，无论他们在哪里工作。

既然您对如何计划使用营销项目管理软件有了更好的了解，那么了解哪些功能是可用的就会有所帮助。当你阅读这个列表时，考虑优先考虑那些最重要的，以缩小你的选择范围。然后试用这些产品，因为这个原因，ob欧宝娱乐app手机下载大多数工具都提供免费试用期。

• 任务管理:每个项目管理工具的核心是任务管理。它有助于把目标变成可执行的项目。管理人员使用它来创建任务、子任务和设置截止日期。然后，他们可以按项目组织任务并分配任务。为了确保任务完成，他们可以设置自动提醒，并在截止日期临近时进行更新。如果您想要一个任务如何适应时间轴的全局性视图，请寻找允许您轻松创建依赖关系并提供甘特图视图的东西。
• 指示板:这是一个有用的工具，可以让您看到项目和流程的实时状态。例如，您可能想知道一个项目的成本是多少。您应该能够创建一个显示关键细节的指示板，包括截止日期、费用和费用，并且还考虑到超支以及它们如何影响总体计划。仪表板是可视的，因此您可以使用图表、图形和其他设计元素自定义它们。还可以为团队中的小组或个人创建仪表板，或者为客户设置仪表板，以便他们可以快速评估项目的进度。
• 运行报告:项目经理负责许多活动部分，并且经常需要报告团队的工作。一些营销项目管理工具自带报告模板，其中包括资源负载、项目阶段和关键路径概述等内容。确定您需要的报告，并确保您选择的工具支持它们，或者您可以轻松地创建它们。
• 互动时间:没有什么比完成一项任务并看到你的项目时间表自动更新以显示完成时间更令人满意的了。创建一个包含任务和截止日期的项目路线图非常重要。一些工具使您能够创建甘特图，并轻松地移动资产到期日期和添加依赖项和里程碑。
• 邮件集成:当涉及到项目管理工具时，与电子邮件集成不仅仅意味着能够发送通知要求更新。电子邮件集成使用户能够从收件箱中添加评论、设置截止日期和更新任务。它还可以用于将电子邮件链接到任务、项目或文件，这可以节省大量时间。该元素通常是软件的一部分，但也可以作为插件使用。无论哪种方式，您都会希望集成功能与您已经使用的电子邮件系统一起工作。
• 移动应用程序:您是否希望能够在Android或iOS手机或其他移动设备上随时查看项目状态?如果是这样，你会想要一个有移动应用配套的项目管理软件。然而，并不是所有的应用程序都是一样的，所以移动版本的软件包可能会有限制。许多选项让用户跟踪时间，创建任务，并查看项目状态;然而，并不是所有在桌面上可用的项目信息都可以在移动应用上使用。此外，一定要检查同步选项以及它是如何发生的，它并不总是自动的。
• 文件/文档分享:包括副本、设计草稿、线框图和其他相关文档在内的所有内容将存储在哪里?许多解决方案要么与基于云的存储应用程序绑定，要么让你将其附加到一个项目中，并按客户端或任务进行组织。请记住，这些文件很大，因此请确保您选择的系统能够处理您的存储需求。
• 与现有工具集成:你不会在孤岛中使用营销项目管理软件。有很多工具可以用来完成一个项目。如果你想要能够处理发票，寻找一些与金融应用程序，如STRATA, SmartPlus和QuickBooks工作的东西。也许你在像Salesforce这样的CRM工具中管理潜在客户;在营销项目管理工具中访问所有这些信息不是很好吗?检查您选择的软件是否支持您使用的其他工具，如Google Apps、MS Project和基于云的文档管理产品。如果没有，公司是否有开放的API让你可以自己集成?
• 消息传递和协作:谁有时间开会?一些协作工具可以通过项目聊天室、留言板和应用程序中的消息传递来帮助消除额外会议的需要。如果您希望将内部团队沟通与与客户端的讨论分开，请寻找允许您将客户端消息传递设置为独立门户的选项。
• 工作流程:营销材料需要经过多次修改和批准。让他们轻松地完成这个过程就是工作流的全部内容。营销项目管理工具通常提供创建自动化工作流的能力，其中一旦任务完成，需要批准该任务的人员将被自动通知。您还可以设置自动任务分配，并根据各个项目对其进行定制。
• 友好的用户界面:无论营销项目管理软件提供了多少花言巧语，如果它不容易使用或学习，没有人会使用它。寻找一个直观的工具，它提供了一个拖放界面和一个简单的方式来保持项目和客户状态的更新。如果有学习曲线，公司会提供哪些材料来帮助你学习这个系统?查看支持、视频教程和充满“如何”文章的知识中心。如果在这些材料中看起来很简单，那么它可能很容易学习。
• 日历:除了时间表之外，您可能对每个人都可以查看的小组日历感兴趣，以便了解即将到来的截止日期。这可能是你选择的解决方案的一部分，也可能是与你已经使用的现有日历应用程序集成的东西。负责内容的营销经理应该寻找一个编辑日历，他们可以定制它来监控公司博客、内容营销材料和社交媒体活动的状态。
• 模板:了解产品的一个好方法是通过他们的模板。ob欧宝娱乐app手机下载它们倾向于利用您可能想要使用的许多已经设置好的特性，因此您只需对其进行定制以满足您的需求。
• 权限:并不是团队中的每个人都需要了解项目中发生的所有事情。使用权限，您可以分配某些权限级别，并规定谁可以访问哪些文档和通信。如果你和自由职业者一起工作，这是一个有用的功能。你应该检查一下自由职业者是否也需要个人账户，以及这将花费多少钱。
• 跟踪成本:那次成功的营销活动的制作成本是多少?营销项目管理软件将帮助您进行分析，以确定每个活动的投资回报率。它提供了跟踪每个项目的费用并按员工、任务、部门和工作项进行分解的方法。在项目结束时，您将能够查看实际成本与初始预测的对比。
• 日志:这是了解员工在某项任务上花费多少时间的有效方法。时间表允许用户输入在特定项目和任务上花费的时间。对于项目经理来说，这是非常有用的信息，可以更好地分配资源，并了解完成任务所需的时间。欧宝体育app官方888
• CRM工具:在与客户打交道时，有一个团队与客户互动的历史记录是很有帮助的。这就是CRM客户管理工具派上用场的地方。此外，这是一个寻找新工作前景的好地方，你需要的所有信息都是现成的。这些功能可能是营销项目管理软件的一部分，或者应该与现有的工具(如Salesforce)集成。
• 定价结构:开始要花多少钱?有些产品提ob欧宝娱乐app手机下载供免费版本，但大多数产品都是按月定价的，并且可以限制项目数量或用户数量。对于那些在大公司工作的人来说，也有企业服务。

最好的营销团队知道有效的活动管理、持续的创意运营和强大的活动后勤的重要性，而Smartsheet可以帮助您实现这三个目标，从而使您更有效并实现更多目标。

Smartsheet平台可以轻松地从任何地方计划、捕获、管理和报告工作，帮助您的团队更有效地完成更多工作。报告关键指标，并通过汇总报告、仪表板和自动工作流实时了解工作情况，以保持团队的联系和信息。

当团队对要完成的工作有了清晰的认识时，就不知道他们在同样的时间内能完成多少工作。今天就免费试用Smartsheet吧。