如何为初学者在Excel, Word, Google Sheets和Smartsheet中制作电子表格

世界上最强大的纯电子表格应用程序Excel是微软Office和Office 365的一部分。这两款产品有两个主要区别:首先，微软Office是一款内部部署应用，而Office 365是一款基于云的应用套件。其次，Office是一次性付费，而Office 365是按月订阅的。Excel适用于Mac和PC。

“电子表格让你有条理。行和列，格式，公式，过滤。这是构建结构和概述的基石。”——Kasper Langmann，公司联合创始人Spreadsheeto

有超过400个函数，当涉及到纯粹的计算时，Excel或多或少是最全面的电子表格选项。它还具有强大的可视化能力，包括条件格式、数据透视表、SmartArt、图形和图表。家庭和企业用户都可以创建功能强大的电子表格和报告来跟踪数据并告知他们的决策。

一个强大的Excel功能是宏，你可以创建小脚本和录音，使程序自动执行不同的操作。虽然没有其他电子表格程序具有这种类型的功能，但它很复杂，可能会给初学者带来困难。

Excel还与Microsoft Access(一款可以增强功能的数据库程序)有密切联系。一般来说，Excel与数据库和任何需要每个工作簿进行多次计算的数据集集成得最好。

当你第一次在Office 365或更新版本的Microsoft Office中打开Excel时，你会看到一个基本的屏幕。以下是该视图的主要特征:

一个。App基本功能:从左到右沿着这个顶部的绿色横幅，你会发现图标:重新打开创建工作簿页面;保存你的工作;撤消上次执行的操作并显示记录的操作;重做已经完成的步骤;选择下面出现的工具。

B。带:这个灰色区域称为Ribbon，其中包含用于输入、操作和可视化数据的工具。也有侧重于特定功能的选项卡。默认选择Home;点击插入，页面布局，公式，数据，审查,或视图选项卡显示每个选项卡独有的一组工具。我们将在稍后的“导航功能区”一节中详细介绍这一点。

C。电子表格工作区域:默认情况下，工作区域是一个网格。顶部是列标头A到Z(以及更高)，左侧是带编号的行标头。电子表格中的每个矩形称为一个单元格，每个单元格都根据其列字母和行号命名。例如，这里选择的单元格是A3。

D。公式栏:的公式栏显示高亮显示的单个单元格或单元格区域中包含的信息。如果在单元格A1中输入“1”作为值，则在单元格A1中将显示“1”公式栏．在单元格中输入的纯文本也将显示在公式栏．

有些情况下，你看到的公式栏和细胞里的不一样。例如，假设A1 = 1, A2 = 2。如果在A3中创建一个公式等于A1 + A2，那么工作表中的A3单元格将显示“3”，但是公式栏将显示“=A1+A2”。当您试图将单元格移动到工作表的其他部分时，这一点很重要-记住单元格的显示“值”不一定是单元格包含的内容。

也就是说，引用单元格的其他公式将考虑单元格的当前值。如果A4 = A3 + 1，那么它将等于4，因为它将公式A3 (A1 + A2)与A4 = A3 + 1叠加在一起。一个公式可以多次引用其他公式。

E。搜索栏:只需键入要查找的值，即可突出显示包含该值的所有单元格。不需要完全匹配。例如，如果你搜索“o”，一个标记为“Dogs”的单元格就会出现在你的搜索结果中。

F。表选项卡:在这里可以找到工作簿中不同的工作表。每个表单都有自己的选项卡，您可以为其命名。这对于分离数据很有用，这样一张表就不会太大。例如，您可能有一个年度预算，其中每个月是一列，每一行是一种费用。而不是保持每一年你跟踪在一个工作表和水平滚动，你可以使每个标签一个不同的一年只包含12个月。

请注意，公式可以引用同一工作簿中不同工作表中的数据。例如，如果您有两个工作表Sheet1和Sheet2，则可以将Sheet2的数据导入Sheet1。如果希望Sheet1中的单元格A1等于Sheet2中的单元格A1，可以在A1中输入此公式:" =Sheet2!A1 "。感叹号调用在定位数据之前引用的上一个工作表。

G。可视性选项:左边的图标是正常的哪个显示工作表，因为它出现在上面的图像中，而右边的图标是页面布局，它将工作表划分为与打印时的外观相似的页面，并提供添加标题的选项。带有“-”和“+”的滑块用于缩放或缩放级别。向左或向右拖动滑块以放大或缩小。

的首页TAB是你管理表格格式和外观的地方，以及一些你总是需要的简单公式。

一个。复制和粘贴工具:使用这些工具可以快速复制电子表格中的数据和格式样式。的复制工具可以复制选定的单元格或单元格组，也可以复制电子表格的一个区域，以便在另一个文档中用作图片。的减少工具将选定的单元格移动到新的目标位置，而不是复制它。

的粘贴工具可以将剪贴板中的任何内容粘贴到选定的单元格中，并且通常保留所有内容，包括值、公式和格式。但是，Excel有丰富的粘贴选项:您可以通过单击粘贴图标旁边的向下箭头来访问这些选项。你可以将复制的内容粘贴为图片。还可以将复制的内容仅粘贴为值，这样就不会复制复制单元格的公式，而是复制单元格中显示的最终值。

的格式Paintbrush复制与选定单元格格式相关的所有内容。当您选择单元格并单击时格式，然后可以突出显示整个单元格范围，每个单元格将采用原始单元格的格式，而不更改其值。

B。可视化格式化工具:这些工具中有许多与Microsoft Word中的工具相似。可以使用格式化工具更改键入的单词的字体、大小和颜色，并将其加粗、斜体或加下划线。它还有几个特定于电子表格的格式选项。您可以选择单元格的哪些边获得附加边框，以及它们的样式和厚度。您还可以更改整个单元格的高亮颜色。这对于创建视觉上吸引人的边框或区分大型工作表上的行或列，或突出显示想要强调的特定单元格非常有用。

C。位置格式化工具:将单元格数据与单元格的顶部、底部或中间对齐。还有一个选项可以倾斜显示的值，这可以使它更容易阅读。最下面一行有熟悉的左、中、右对齐选项。还有右缩进和左缩进按钮。

D。多单元格格式功能:本节包含两个非常重要的功能，可为Excel新用户解决常见问题。首先是文字换行．通常，当您在单元格中输入超出单元格大小的文本时，它会溢出到下一个单元格中。例如，如果您在A1中输入“预算项目”，则“项目”一词的某些部分会溢出到B1中。然后，如果您输入B1，您将覆盖任何从A1扩展到B1的字符。单元格A1中的额外文本仍然存在，但现在它被隐藏了。如果不想扩大单元格，请单击文字换行图标-这将“预算项目”分成两个堆叠的行，而不是一个在A1。这使得整个行更高以容纳内容。现在，输入B1不会覆盖现有的文本。

本节中的另一个工具是合并和中心．在某些情况下，您可能希望组合多个单元格，并将它们作为一个长单元格。例如，您可能希望整个表的标题清晰且易于阅读。选择要合并的所有单元格，单击合并，然后输入标题并格式化。虽然标题的默认设置是居中文本，但只需单击下拉箭头即可选择不同的合并和取消合并选项。

E。基于数字的格式设置:下拉菜单有数字格式的选项。例如,货币将您选择的所有内容放入“$0.00”格式，然后百分比将0.5或½转换为“50%”，日期选项。这些是基本的格式选项，但您可以选择更多数字格式从下拉菜单中获得更多专业用例(不同国家的货币，或向电话号码序列添加“(xxx)xxx-xxxx”格式)。通常，您可以在整个列上使用这些工具，以使一个类别中的所有数据以相同的方式运行。

F。表格格式:格式如表和单元格样式允许您使用预设或自定义表(例如，使用交替的行颜色和突出显示的标题栏)。选择您的数据范围并选择用于标准化格式的样式。

条件格式稍微复杂一些。使用下拉菜单可以从一系列选项中进行选择，比如插入有用的可视化图标来表示状态或完成，或者更改不同行的颜色。最重要的是有条件的规则，它们是用一个简单的逻辑创建的。例如，假设您有一个列，其中包含A1到A3的数据，A4保存这三个单元格的和。您可以在A4上设置一条规则，即“如果A4 > 0，则将A4高亮显示为绿色”。然后，您可以添加另一条规则，即“如果A4 < 0，则将A4突出显示为红色”。现在您有了一个快速的视觉参考，其中绿色=正数，红色=负数，它将根据您在A1, A2和A3中输入的内容而变化。

G。行和列格式化工具:的插入下拉菜单将单元格、行或列放在工作表上选定区域的前后，而“删除”将它们删除。的格式下拉菜单允许您更改行高度和列宽度。它也有隐藏和取消隐藏某些部分的选项。

H。各种各样的工具:从左上角开始，有自动求和，它允许您选择一组单元格，并将总和放置在位于最后一个选定数据点正下方或直接右侧的单元格中。您可以使用下拉菜单更改计算平均值的功能，显示所选数字的最大值、最小值或计数。

使用填满获取单元格的内容，并将其向任意方向扩展，以容纳任意数量的单元格。如果单元格包含值，填满将简单地一遍又一遍地复制这个值。如果它包含公式，它将重新计算每个新单元格的相对位置。如果第一个单元格等于A1+B1，那么下一个单元格就等于A2+B2，以此类推。

的清晰的按钮可让您清除值或仅清除单元格格式。

排序和筛选工具允许您选择要显示的内容，以及以何种顺序显示。在基本级别，此工具对包含从A到Z的文本的单元格和包含从低到高的数字的单元格进行排序。它还可以按颜色或图标排序。排序和过滤有助于只显示您需要的数据。

使用插入选项卡可以向Excel工作簿中添加文本和颜色以外的其他元素。

A.这些工具控制数据透视表，一个重要的Excel函数。将数据透视表视为“报告”，一种快速查看所有数据、分析趋势和得出结论的方法。通过选择至少两行数据并单击数据透视表，您可以快速生成一个视觉上吸引人的表。执行此过程将启动数据透视表生成器，它可以帮助您选择要包含的列，对它们进行排序，并拖放它们以快速构建表。它们可以包括可折叠行，以使报表具有互动性和整洁性。还有一个推荐数据透视表的按钮，当你不知道从哪里开始的时候，它可以帮助你。

表格生成一个简单的表，其中包含您选择的任意数量的列。它不是将表格放在工作表的其他位置，而是在现场将数据转换为表格，并应用可自定义的颜色格式。

B.这个部分允许您插入视觉元素，如图片文件、预构建的形状和SmartArt。您可以添加形状并调整大小、重新上色和重新定位它们，以创建直观的数据集和报表。SmartArt对象是预先构建的图表，您可以在其中插入文本和信息。它们非常适合表示工作簿上另一个位置的数据。

C.这些工具是用来插入其他微软产品中的元素的，比如必应地图(Bing Maps)、预置的人物信息卡(仅限微软账户)，以及他们商ob欧宝娱乐app手机下载店中的插件。

D.使用这些工具制作图表。它们中的大多数仅在您选择一个或多个数据集(仅限数字，标题或类别使用单词)时才有效。图表和图形的功能与您所期望的一样——只需选择您想要可视化的数据，然后选择所需的可视化类型(条形图、散点图、饼图或线形图)。创建后会弹出格式选项，您可以在其中更改颜色、标签等。

E。微线图是更简单的图形，可以容纳到一个单元格。您可以将它们放在数据旁边，以获得一个小而快速的可视化表示。

F。切片机是让你的数据更具互动性的大按钮列表。你可以选择数据透视表您已经创建了一个切片器，然后从中创建一个切片器——这允许查看器单击与他们想要过滤的数据相关的按钮。

这个超链接工具允许你将单元格或表格变成可点击的链接。一旦查看者点击受影响的单元格，它们将被带到您选择的任何网站或内部网站点。

最新版本的Excel允许更好的协作-在任何单元格或单元格范围上插入注释以添加更多上下文。您可以打开或关闭注释，这样工作表就不会太混乱。

我一个。文本框在创建报表并且不希望键入的单词表现得像单元格时非常有用。它可以很容易地移动文本，而不是剪切和粘贴单元格(这可能会弄乱实际数据的格式)。下一个区域是页眉和页脚，这将带你到页面布局视图-在这里你可以为整个页面添加页眉和页脚。WordArt，另一方面，让你修饰文本。插入对象允许您将整个文件(Word文档，pdf等)放入工作表。

这个部分允许你插入方程与符号．使用方程写一个数学方程，包括分数、变量和更多你可以放在你的工作表上的东西文本框．例如，这有助于解释如何在报表中计算表的一部分。符号另一方面，可以直接插入单元格，包括大多数语言的所有非标准字符，以及表情符号。

的页面布局TAB具有更改工作表结构部分所需的所有功能，特别是用于打印或呈现。

A.使用这些按钮可以快速调整整个工作表的视觉样式。您可以调整字体和颜色，并使用主题节将其快速应用到每个表，数据透视表和SmartArt元素，以创建一个干净、设计良好的工作表。

B.这些是打印选项。您可以更改打印的边距，无论您是想要垂直还是水平打印对齐，您想要打印工作表中的哪些单元格，您想要分页符的位置，以及它是否具有背景(例如放置您的公司名称)。你也可以开始给每个页面一个标题打印标题按钮，并按顺序打印每个部分。

这可以让你选择你想要打印的横几页和横几页。

这个部分可以让你切换自动网格是否出现在工作表和打印它，以及行和列标题(A, B, C, 1, 2, 3等)。

的公式tab存储了几乎所有与Excel“复杂”的名声有关的东西。由于本文的目标读者是初学者，因此我们不会全面介绍本节中的每个函数。

答:的插入函数按钮对于那些不知道所有速记的人很有用。这就引出了一个问题公式构建器节中描述每个函数，您可以选择要使用的函数。

这些按钮按类别划分所有的功能。

• 自动求和与在Home选项卡中的工作原理相同。
• 最近使用的有助于调出常用的公式，以节省浏览菜单的时间。
• 金融包括所有与货币、价值、贬值、收益、利率等相关的内容。
• 逻辑包括条件函数，如" IF X THEN y "
• 文本函数帮助清理、调节和分析纯文本单元格，例如显示单元格的字符计数(对Twitter帖子很有帮助)，通过将两个不同的行组合在一起连接，或者从格式不正确的文本项中提取数值。
• 日期和时间函数帮助从时间格式的单元格中获得意义，并包括像“TODAY”这样输入当前日期的条目。
• 查找和参考函数可以帮助您从工作簿的不同部分提取信息，从而省去查找这些信息的麻烦。
• 数学与三角函数顾名思义，涉及你能想到的所有数学学科。
• 更多的功能包括统计和工程数据。

C.本节包含标签选项。如果有一个单元格范围或表格需要经常在公式中引用，可以在这里定义它的名称并标记它。例如，假设您有一个列，其中包含您销售的产品的整个列表。ob欧宝娱乐app手机下载你可以突出显示名单上的名字定义的名字为“Prob欧宝娱乐app手机下载oductList”。每次需要在公式中引用该列时，只需键入“ProductList”(而不是再次查找该数据集合或记住它们的单元格位置)。ob欧宝娱乐app手机下载

D.包含错误检查工具。与跟踪的先例和跟踪家属，您可以看到哪些单元格包含引用给定单元格的公式，反之亦然。显示公式显示所有单元格中的公式，而不是它们的显示值。错误检查自动发现断开的链接和其他问题与您的电子表格。

E.如果你有一个包含大量相互关联的公式、表格和单元格的大工作表，你可以使用这个部分来触发计算，也可以选择哪些类型的数据不运行。一个很好的例子是A抵押或资产折旧表．

的数据TAB用于执行比大多数初学者需要的更复杂的数据分析。

答:这些是数据库导入工具，允许您从任何web，文件或基于服务器的数据库导入数据。

本节帮助您修复数据库连接、刷新数据和调整属性。

C.这些是排序和筛选类似于工作表中数据的选项，应用于数据源。它们在这里尤其重要，因为数据库的数据肯定比您能够或关心使用的数据多。

D.这些是数据操作工具。您可以取单个长字符串，例如用逗号或空格分隔的字符串，并将它们分成用文本到列．您可以查找和删除重复项、合并单元格，并验证数据是否符合某些标准，以评估其准确性。假设分析帮助您使用现有数据和趋势填补不完整数据的空白，以确定新场景的可能结果。

E.这些工具帮助你管理一次要处理多少数据，并根据你认为必要的标准对它们进行分组。它类似于排序，但您可以选择任意范围的列或行，并使它们可折叠，每个列或行都有自己的标签。使用小计根据不同类别创建自动计算数据集，这对财务报表很有帮助。

的审查的一部分丝带这有助于分享和准确性检查。

答:这些是简单的基于文本的检查(就像在Word中一样)，可以让你定位有拼写错误的单元格，或者通过同义词典找到更合适的单词。

B。可访问性检查显示错误，这些错误可能会使在其他程序中访问数据变得困难，或者只是为了读取目的。它可能会发现您的工作表缺少所有文本，或者您使用默认的工作表名称，这会使导航不那么直观。

注释工具允许合作者在工作表内彼此“交谈”。

保护和共享工具允许您邀请合作者并限制对工作表某些部分的访问。您可以手动分配不同级别的访问权限—例如，您可能只允许承包商编辑与他们工作时间相关的单元格，而不允许编辑计算他们工资的单元格。与Word一样，与追踪变化意味着你可以看到床单上的所有变化。

当您共享工作簿时，您可以在以后使用此按钮并选择单个贡献者来限制权限。

使用的工具视图选项卡更改与您可以看到或执行的操作相关的设置。

答:这是你的基本视图，在这里你可以看到默认的工作表视图，打印时的外观，以及你自己设置的自定义方式。

B.使用这些按钮选择是否要查看网格、标题、公式栏和标尺。

C.这是控制细胞放大和缩小的另一种方法。

D。冻结窗格控件是制作可用电子表格的重要组成部分。使用这些工具，您可以在滚动时冻结许多行和/或列。例如，如果第一行包含所有列的标题，并且保持冻结状态，那么在向下滚动时，您将始终知道要查看的是哪一列。

E。宏是一种在Excel中实现流程自动化的方法。然而，它远远超出了Excel 101。

现在您已经了解了Excel中的工具，让我们练习从头开始制作自己的电子表格。本指南将涵盖基础知识，以及一些中级技术，让您更熟悉电子表格。

步骤1:创建一个工作簿

当你打开Excel时，你会看到这样一个屏幕。控件创建新工作簿新选项卡。的最近选项卡将显示您最近打开的任何工作簿。下面是共享选项卡，它显示其他Excel用户直接通过应用程序发送给你的工作簿(我们现在不会关注这个)。最后一个标签是开放，打开文件浏览器，以便选择现有工作簿。

在新选项卡，你可以看到许多可用的模板，它们可以帮助你直接进入制作特定类型的电子表格，如预算和任务列表。然而，在本例中，我们将从头构建一个电子表格。点击空白工作簿在左上角，然后点击创建．

步骤2:计划所需的数据

在你可以创建任何类型的电子表格之前，你需要计划它将包括什么，这样你就可以相应地构建和格式化它。虽然稍后可以更改电子表格结构，但添加的数据越多，就越不方便。另外，移动整个行和列会增加意外更改公式的可能性。在这个例子中，我们要做一个每月的预算，所以我们将使用每月的时间戳。如上所述，我们可以使用该工作簿中的其他工作表来跟踪其他时间增量，如周或年。当然，我们想把所有不同的费用加在一起，但我们也应该考虑进行比较的类别。我们可以有一个用于必需品，一个用于奢侈品。我们需要小计行，以及预算与实际支出的比较。最后，我们还希望轻松地将预算的不同部分进行比较。

现在我们知道了我们需要的元素，并可以相应地组织它们。

步骤3:创建标题

既然我们知道我们想要比较月份，我们应该使用月份作为我们的列标题-水平通常是最好的时间比较。因为我们知道我们还将有支出类别要标记和子标记，所以我们应该打开A和B列，并从单元格C1开始。

这里有一个有用的技巧:如果键入带有逻辑下一个条目的数字或时间戳，您可以单击该单元格的右下角并向任何方向拖动，以自动填充序列的其余部分。对于本例，在C1中输入“January”之后，您可以将其拖到N1，并观察它填充其余月份。要在屏幕截图中创建对角线名称，请导航到首页选项卡，找到并单击具有对角线上升外观的格式选项。这样可以在不改变列宽度的情况下突出标题。我们还需要在工作表上的一个区域，在那里我们可以获得行总数，以获得更多有用的数据，因此创建标题总计在O1细胞中。

步骤4:标记行

在b列上创建三个条目块，命名第一个块生活必需品，它将包括你看到的一切，并以一个小计结束。命名第二个块奢侈品包括一些类别;也以小计结束。最后一块是我们的总计与之比较的预算，以及两者之间的差异，我们称之为保存(此金额表示预期支出与实际支出之间的差额)。为了让他们脱颖而出，使用油漆桶使用工具并选择一种颜色(在本例中为灰色)。

对于列A，我们将创建与灰色块对齐的标签，并将书写垂直放置，这样就不会占用太多空间。若要减小列的宽度，请抓住A列的右边缘并将其拖动到左侧。要合并类别标签的所有单元格，突出显示A2到A7，和合并和中心．要使文字垂直，请导航到首页选项卡，找到格式化选项并单击垂直写作．最后，选择高度对齐居中，这样垂直文本将出现在中间。对A9到A13细胞重复此操作。

第五步:设定界限

使用上图中的图标为电子表格添加边界。选择每个单元格集合，不要调整灰色块分组之间的空间。点击所有的边界绘制不同的网格现在，通过选择整个区域并选择，使每个块的外部边界变厚厚框边．最后，在每个标签框的内行周围做同样的操作小计，使它们在视觉上不同。应用一个厚框边到第O列，Total，并在每个行分组之间留下空格。所有这些都提高了电子表格的可读性。

步骤6:创建结果表

使用格式良好的电子表格的一侧创建一个简单表格的轮廓，其中将包含您的主要结果。这些信息将帮助您稍后创建图表。给它一个适当的标签，并将其行标记为总数生活必需品，从奢侈品的总和保存这一年。

步骤7:格式化和编写公式

这就是电子表格变得更强大的地方。它包括一系列步骤:

a .首先，选择每个包含数字的单元格，在C到O列下面，也在预算部分表中。现在单击键盘上的“$”以标准美元格式格式化单元格，其中两个小数表示美分。

B.选择单元格C2到C7，单击自动求和．这将创建一个公式，将此列中的所有内容相加，并将总和放入C7(最后选择的单元格)。

C.使用光标抓住单元格C7的右下角，并将其向右拖动到o列。这将复制整个公式小计行。这意味着C7 = C2到C6的和，D7 = D2到D6的和，以此类推。重复这个过程奢侈品。

D. For the,预算总额,保存Area，这个过程有点不同。单击单元格C15，输入如下公式:=C7+C13。这是两个小计的总和。就像你对其他公式所做的一样，拖动并复制它到O列。

F.单击单元格C17，输入如下公式:=C16-C15。这将使保存行等于两者之差预算和总计

最后，将公式添加到您的预算部分表格Q3=O7，这将把所有必需品项目的年度小计带到这个表格的必需品部分。对奢侈品表年度小计和保存年度总。

步骤8:脚本条件格式

在输入数据之前，还有一点需要设置:条件格式。为此，单击上的下拉箭头条件格式并点击管理规则。接下来，单击+以添加规则，这将带您到一个新的弹出菜单。点击风格:经典．然后选择只格式化包含的单元格，并按单元格值大于0．用标准选项格式化它，绿色填充深色绿色文本。现在你会被送回管理规则节中，您可以在其中选择它应用于哪个单元格范围。选择C17 ~ O17使其影响保存行。

现在重复这些步骤，但这一次只格式化包含的单元格的单元格值等于或小于0．使用标准选项浅红色填充深红色文本，并将其应用于相同范围的单元格。

现在，所有最终计算的结果都有了条件格式保存行条目。如果它大于0，它被标记为绿色，如果它小于等于0，它被标记为红色。当你的数据输入后，你可以立即看到你在哪些月份省钱，哪些月份没有。

步骤9:输入数据并观看计算

首先，输入一个假定的预算，并将其复制到预算从其右下角拖动。在这种情况下，假设预算是$3,000。

接下来，输入去年每个月的数据，从收据和银行对账单中汇总，并相应地分类。现在来看看电子表格的魔力:当你输入每一个数据位时，你会看到你的小计，总计，保存填充的行，以及预算1部分能够-所有的计算和实时更新。

步骤10:创建饼状图

创建一个简单的可视化。选择整个预算部分表，然后单击插入选项卡丝带，选择饼状图．由于表格的设置方式，图表将被命名预算部分，每个美元金额将显示为饼状图的百分比，并带有必要的标签。别忘了点击保存在Excel应用程序的左上角。


现在你有了一个非常有用的电子表格，它能准确地告诉你每个月你的预算执行情况，同时也能了解你去年的钱都花在了哪里。你可以年复一年地复制和使用这个电子表格。

如果你想要更多的帮助来开始制定预算，点击这里Excel预算模板．
另外，用这个来提高你的速度键盘快捷键的完整列表在Microsoft Excel中。

学习使用Microsoft Word制作电子表格的所有基础知识。Word是世界上最流行的文字处理应用程序，具有无数种格式化基于文本的文档的方法，但也包括简单的表格和电子表格。和Excel一样，这款应用是微软Office和Office 365的一部分，有PC和Mac版本。本教程使用的是Office 365中可用的微软Word版本。

事实上，Word并不是一款电子表格应用，而是一款用于输入和排版文本文档的应用。在Word中格式化句子和段落要比在Excel中的文本框中容易得多，更不用说在单元格中了。因此，Word可用于创建引人注目的报告，或将半可用的数据插入文本较多的文档(如文章)中。

Word有两种创建电子表格的模式:在程序本身中创建简单的表格，或者从Excel中插入表格和图表。

不像Excel，所有的丝带对于创建电子表格至关重要，在Word中只有少数项目是相关的。首先，几乎所有你需要的东西都在插入选项卡。以下是相关的插入标签工具:

一个。表:单击此按钮可以通过几种方式创建基本表。当你点击表格时，将出现一个网格，您可以将鼠标悬停在该网格上并单击以选择电子表格所需的垂直和水平单元格的数量。如果你点击插入表，您将得到一个弹出窗口，通过输入表格的行数和列数以及设置单元格的宽度，您可以指定电子表格的尺寸。最后，您可以选择绘制表格拖动和创建尽可能多的单元格。尽管看起来很简单，绘制表格实际上并不是在Word中创建电子表格的最好或最简单的方法。

B。图:当您单击此按钮时，将出现一个下拉菜单，该菜单具有与Excel相同的图表类型和样式-甚至相同的界面。您将看到散点图、饼图、线形图等。

C。表格设计和布局:单击Word文档中的任何表时，控件的中心将出现两个附加选项卡缎带-桌子设计和布局．这两个选项卡仅适用于表，并包含进一步丝带菜单解释如下。

D。对象:您可以将Excel元素直接导入Word文档。插入Microsoft Excel图表或Microsoft Excel工作表。选择这些选项中的任何一个都会打开Excel，这样你就可以创建和编辑一个功能齐全的电子表格，然后在Word文档中按原样显示。这些电子表格和图表就像Word中的图像一样，所以你可以移动它们并调整它们的大小，甚至双击它们打开Excel并更新它们的数据。

也可以插入现有的Excel文件。为此，请单击从文件，然后导航到Excel文件的位置并打开它。最初，只显示主工作表，但双击它可以允许任何人访问整个工作簿，除非您对其进行了保护。

让我们关注一下表设计选项卡。这些选项仅适用于在Word中创建的表，而不适用于从Excel导入的表。

E.使用这些开关来选择某些表布局元素，如列、行或标题颜色。

F.这些样式与Excel中的表格样式非常相似，具有各种各样的颜色和品种。另外，随着油漆桶图标，您可以自定义阴影，而不是从下拉菜单中选择一个。

这些工具可以让你设计每个单元格和整个表格的边界。您可以选择粗细、颜色和线条类型(虚点、直线、波浪等)。

接下来，让我们看看布局选项卡。同样，这只适用于在Word中创建的表。

H.使用这些工具选择行，并选择是否显示网格线。你也可以打开属性窗口和编辑各种元素，表的对齐方式，或边框和阴影的显示方式。

我。这是另一个家绘制表格和擦除表工具。使用这些工具拖动鼠标并绘制每个单元格并将其擦除，每次只擦一侧。

这些工具用于删除行、列或整个表。您还可以突出显示一个单元格，右键单击，然后选择删除这些部分。

K.插入行或列，无论你喜欢在你的表与这些工具。同样，您还可以通过突出显示和右键单击表的不同部分来访问这些工具。

L.这些工具允许您更改表的组织。可以合并和取消合并单元格，就像在Excel中一样。这是在表中创建标题或空格的有用功能。还可以将表拆分为任意两行。

m .执行最适合的自动将表格填入Word文档的空间，或使所有列的宽度相同。

N.以数字方式调整行和列的高度和宽度，而不是使用拖放操作。

使用这些工具来选择多行或多列，并将它们均匀地分布在页面上，使您的表格看起来干净而专业。

对齐工具帮助您指定如何对齐每个单元格的内容(左上、右下、居中等)。
还可以选择文本是水平的还是垂直的。

这里是基本的电子表格功能所在，它们不像你在Excel中找到的那么强大。排序工作方式相同，允许您在列中选择几行并使用它们对表进行字母排序。转换为文本允许您选择任意数量的单元格，并将它们放入文本值中，而不使用表格，以逗号或空格分隔。这有助于以后编辑段落形式的内容，或将数据导入到其他应用程序中。

最后是函数。Word表有18个核心函数，其中大部分是数学函数，还有一些逻辑IF和THEN函数。在Word中调用公式中的单元格也比较困难。如果您有一个单行表，那么每个单元格将是第一行- A1, B1, C1，等等。然而，这些都没有标记，所以你必须数一遍，或者只是记住它们。您还可以按位置调用:如果您想知道列中所有单元格的总和并将其放在最后一个单元格中，选择最后一个单元格，并创建公式“= sum (ABOVE)”。同样，使用RIGHT、LEFT或BELOW来调用这些方向上的所有内容。

可以在Word中创建的另一个与电子表格相关的项目是图表功能。在插入选项卡，单击插入图表按钮访问此功能。一旦选择了样式，就会打开Excel，这样你就可以编辑图表数据了。该功能与上面的Excel教程中的功能完全相同。然而，一旦图表在Word中，在丝带，代替表设计和布局．他们成为图表设计和格式．

A.使用这些工具在图表中添加额外的重要元素，可以单独使用添加图表元素，或者使用有用的预设快速布局．

B.使用这些工具来调整图表的样式，而不会过多地改变其布局。你可以调整颜色、阴影、背景等等。

C.用这组工具操作图表中的数据。开关行/列允许您更改图表的x - y轴。选择数据将带您回到Excel会话中选择要在图表中表示的数据集。Excel中编辑数据允许您更改Excel中数据的任何内容。你也可以通过双击图表进入Excel。返回Word时，单击刷新数据更新图表以反映对Excel中数据所做的任何更改。

D。更改图表类型允许您使用相同的数据集，从饼图切换到折线图等。

现在看看格式选项卡。

选择器工具可以让你选择你想要编辑的图表的哪一部分，这样你就不会不小心点击其他地方。你可以选择图形区图存储在哪里图表区所有轴标签存在的地方，或任何其他元素。

F.使用它可以在图表中插入形状，就像在Word中插入任何其他对象一样。

G.使用这些工具给图表上的每个元素上色，包括你想如何填充线条、文本颜色等等。

这些都是图表中文本的样式选项，可以处理添加WordArt，填充颜色等。

定位工具的工作原理类似于定位Word中的其他对象。可以使文本环绕图表文字换行，并将其放置在页面上任何其他元素的后面或前面。

使用这些工具以数字方式改变整个图表的高度和宽度。您还可以通过抓住图表的角落或侧面并用鼠标进行调整来调整图表的高度和宽度。

这就打开了格式窗格它的一些工具与美国的丝带但它们更大，对一些人来说更容易进入。

既然您已经了解了Word中的电子表格工具，那么您可以练习几种不同的方法来将现有的电子表格导入Word。

步骤1:创建一个Word文档

打开Word时，会出现这个屏幕。的新左边的选项卡可以让你创建一个新文档，最近显示最近打开的文件，共享显示其他Word用户发送给您的文档，以及开放打开文件浏览器以选择现有文档。

在新选项卡，你可以看到许多模板，你可以直接使用它们来制作不同类型的文档，比如简历、博客和研究论文。大多数都与电子表格无关，所以点击空白的文档在左上角，然后点击创建．

步骤2:保存文档

创建文档后，通过单击上面所示的保存图标保存文档，并选择保存文档的位置。给它起一个与其目的相关的名字，这样就很容易找到。

步骤3:将Excel工作簿导入文档

去插入选项卡，然后单击对象．

当插入对象弹出窗口出现，点击微软Excel工作表，然后点击从文件．这将打开一个文件浏览器窗口，例如，您可以在其中选择前面创建的Simple Budget电子表格。打开它。

步骤4:调整电子表格的大小

我们创建的电子表格对于正常大小的标准Word文档来说太大了。要缩小它，请在导入的电子表格上单击一次，然后按住转变关键。而紧迫的转变，选择电子表格的一个角，并将其向对象的中心拖动几次。需要注意的是，电子表格的行为就像Word中的普通图片或对象一样，所以你可以随意拖动它们并改变它们的大小。您也可以随意在电子表格下方添加文本。

无论电子表格的大小如何，您都不能在Word中与数据交互。但是，所有的公式和格式将保持不变。您仍然可以处理文档的其余部分，键入单词并在电子表格周围插入图片。

步骤5:在Excel中编辑数据

要编辑数据，请双击电子表格以在新的Excel窗口中打开电子表格。在这里，您可以编辑任何数据。它是实时更新的，这意味着只要你在Excel中做了更改，更改就会反映在Word中。通过这种方式，您可以将功能齐全的电子表格直接导入Word。

注意:当双击插入的对象(如Excel工作簿)时，您可以访问整个工作簿，而不仅仅是在Word中作为对象显示的第一个工作表。如果您正在与他人共享这样的文档，并且不希望他们访问其他工作表，请确保在Excel中启用“保护工作表”。

新版本的Word可以简单地将Excel工作簿中的单元格和其他Excel元素复制并粘贴到Word文档中。以下是如何做到这一点:

步骤1:打开Excel文件
打开Excel中包含表格、图表和电子表格的“简单预算”工作簿。

步骤2:选择并复制单元格区域、表格或图表

突出显示预算电子表格中的单元格，然后按Ctrl + C复制数据。或者，您也可以单击预算部分图表，然后按Ctrl + C复制它。

步骤3:打开Word文档并粘贴选定的单元格或图表

在Word文档中，右键单击鼠标并单击粘贴将图表和选定的Excel工作表内容粘贴到Word文档中，每次粘贴一个。(注意，在本例中，我们没有复制整个电子表格。)你会注意到一些单元格格式丢失了;这是因为数据进入Word并表现得像在Word中创建的表格，而不是Excel电子表格。

步骤4:格式化数据

Word中的图表与Excel中的图表非常相似。当您单击图表以选择它时，它将打开图表设计和格式选项卡，这样您就可以操作信息(例如，设计和布局)。如果需要更改图表的某些数据，请单击编辑数据在Excel中在丝带．您还可以将鼠标悬停在此饼图的区域上，以显示其他信息，例如蓝色部分表示多少美元。

相比之下，电子表格和表格在Word中的表现就不一样了，因为Word的表格功能要有限得多。许多格式保持完整，但几乎丢失了所有的公式。例如，请注意标题中的月份不再呈45度向上倾斜。如果单击“公式”按钮，同时将光标保持在任何单元格中，则应该显示该单元格包含的公式。1月份的小计生活必需品声称有配方=(上图)和，这意味着这个单元格是上面有数字的所有单元格的和。然而，这不是真的-编辑上面的单元格不会更新数字。您可以重新输入这个公式，它会插入新的和，但它会将单元格内的其余文本视为文本，将新的和与之一起挤进去。

结论?直接从Excel中复制表格是将可视化表格导入Word的一种快速方法。但是，如果需要更新数据，它就没有用了，因为它不保留公式。然而，图表可以复制粘贴到Word中，因为它们仍然可以在Excel中编辑，并具有完整的功能。

步骤1:创建并保存Word文档
用同样的方法创建一个Word文档，并记得保存它。

步骤2:插入新的Excel元素

这一次，打开插入按TAB键，转到插入对象，然后单击其中之一微软Excel图表插入图表，或微软Excel工作表插入完整的工作表。点击好吧．任何一个选项都会打开Excel。

的微软Excel工作表将打开一个空白的Excel表格。你可以输入任何你想要的信息，按照你在上面的Excel教程中使用的相同的过程。在Excel中更改的任何内容都会立即在Word中更改，无论是单元格的间距、颜色和边框格式，还是其中的公式。您无法在Word中更改任何数据，并且必须再次双击对象以打开Excel进行编辑。

如果发现有多余的单元格，也可以双击打开Excel，选择所需的数据，然后右键单击并选择复制．当你回到Word时，右键单击并选择选择性粘贴在编辑菜单，然后单击Microsoft Excel工作表对象．删除原对象。

图表将按照前一节中关于复制Excel图表的描述工作。添加图表将打开一个Excel文件，其中一个表格包含图表，另一个表格包含数据。一旦将图表保存到Word文档中，数据将保留在只有一个工作表的Excel中，并且图表将出现在Word文档中。您可以在Excel中随时更改数据，方法是双击图表，并在Word中更改图表的样式。

在Word中插入图表的另一种方法是单击insert选项卡，然后单击图表，然后选择所需的图表类型和设计。然后，你将被带到Excel中从头开始输入数据，这将更新你在Word中的图表。

步骤3:更改对齐和文本换行

现在你将学习如何在Word中调整这些元素来制作一个工作文档。首先，通过单击对象的角落并向内移动来缩小图表的大小。这个操作创建了一个更易于管理的大小。

您会注意到在文档中移动图表不是很容易。Word会自动尝试强制对象对齐，这样它们就不会滑出位置而混淆用户。要更自由地移动图表或表格，请单击表格或图表，然后单击布局选项卡丝带．选择文字换行，并按紧将对象拖放到页面的任何位置。

当您在插入的图表周围键入单词时，它们不会重叠或在对象后面，而是整齐地排列在对象周围(无论您将其放置在页面上的哪个位置)。

在Word中创建电子表格的最后一种方法是从头创建一个表。这些表通常只支持简单的函数，因此我们将创建一个周计划。

步骤1:创建并保存Word文档

按照上面列出的方法来做。

步骤2:插入表

单击插入选项卡，然后单击插入表看到一个网格。您可以将鼠标悬停在小正方形上以创建任意高度和宽度的表格。因为我们要做一个每周的日程表，所以我们要做七列，因为我们有一个包含三个条目的标题，四行。

步骤3:创建标题

现在我们有一个空白的表格，其中包含一定数量的单元格。游标出现在第一行的第一个单元格中。开始键入以创建列标头。不要费心去做任何造型。还要注意的是，Word表格没有Excel自动填充数据的功能，比如星期几，所以你必须手动输入每一天。

步骤4:输入数据

输入每天的数据，包括必要的任务和它们所需的时间。为简单起见，我们的表将只包含几个值。

有时文本可能比单元格长，导致它分成两行。更改内容较长的单元格的宽度，方法是抓住单元格的左边缘或右边缘，并在您认为合适时拖动它。

步骤5:应用样式

要使日程表在视觉上具有吸引力，请对其应用快速样式预设。单击首页选项卡。选择整个表，然后从中选择您喜欢的预设丝带．既然您有一个标题行，请确保选择一种使其在视觉上明显的样式。

现在，您有了一个简单、设计精美的表，可以用于日常调度。要扩展它并向待办事项列表中添加更多项目，请单击一行，然后右键单击鼠标并选择插入:下面的行．

看到一个键盘快捷键的完整列表在微软的Word中。

本节将介绍使用Google表格的所有基础知识。Google Sheets是一个存在于云端的电子表格应用程序，这意味着你永远不需要下载任何东西，你可以从任何电脑或智能手机上更新Sheets。最值得注意的是，它是免费的——任何拥有谷歌/Gmail账户的人都可以使用它的所有功能。

Google Sheets在功能上不如Excel强大。它的公式函数更少，工具集更不容易访问，而且您不能设置任何自动化宏。然而，Google Sheets所拥有的功能对于基本用户来说是非常好的:实时协作功能。这意味着你可以与其他谷歌用户共享一个表格，在同一个电子表格上与他们合作，并立即看到彼此的更改和评论。

Google Sheet的另一个独特功能是Explore，它可以让你即时获取有关数据的见解，还可以自动生成图表、表格和图形以插入文档中。

Sheets与所有其他Google产品集成，允许您自动插入Google Formob欧宝娱乐app手机下载s数据。您创建的表格将保存到您的Google Drive帐户，您可以快速插入您在Google Photos中的任何图像。

答:这将带你回到Google Sheets中心页面，其中包含你最近的Google Sheets和许多模板。

B.使用这个区域来命名你的表格。点击无标题的电子表格并为你的工作表键入一个标题。点击星号可以让你“收藏”这张表，这样更容易找到。点击文件夹图标会显示该文件在Google Drive中的位置，并允许您移动它。

C.灰色部分的所有图标都是你的主工具栏。它们包括简单的格式化选项、对齐选项、注释、过滤和一些功能工具。在这些工具下面是公式栏，其工作原理与Excel公式栏类似。您可以在这里输入和查看单元格的不同公式。

d .的评论按钮打开所有评论，并允许您在当前单元格或选定单元格的范围上留下评论。它还允许您选择通知设置:每次进行更改时都会收到通知，每当任何用户进行更改时都会收到通知，或者永远不会收到通知。

E.分享按钮对Google Sheet的价值主张至关重要。当您单击它时，您可以输入您希望接收工作表的每个人的电子邮件地址。开始在你的Google联系人中输入某人的名字，工作表将识别并自动填充它。您还可以选择与您共享的人的权限级别:允许他们查看，允许他们查看和评论，或者允许他们查看，评论和编辑。您还可以锁定更多的权限高级设置．

这是你的工作空间。它的功能与Excel非常相似，有A-Z列及以后的列，以及1-行——你喜欢的任何数字。每个横截面都是一个具有唯一地址的单元格，如这里突出显示的A1。这对公式来说很重要。

G.使用这些选项卡访问一个Google工作表文档中的多个工作表。这些选项卡的功能与Excel的工作表完全相同，但您可以为它们上色以方便区分。

H.将鼠标悬停在此图标上探索．单击它将出现一个右侧窗格，该窗格生成关于任何选定单元格、图表或表组的唯一信息。

与微软的产品不同，谷歌没有变量ob欧宝娱乐app手机下载丝带在工具中，只有一系列功能相似的下拉菜单。本节将介绍在哪里可以找到Google Sheets中的所有电子表格工具。

答:这些是一些基本功能，包括打印工具，撤销和重做，以及格式画笔。使用这些工具可以将选定单元格的颜色/样式/属性/格式应用到其他单元格上。

B.使用这些文本格式化工具将数字条目转换为百分比，或标准美元格式，如“$1.00”。使用此区域中的快速按钮可以添加或删除小数点。

单击下拉菜单可以查看隐藏在另一个菜单中的更多货币、日期和时间格式以及其他选项。

这是一个标准的字体选择器。选择任何内置字体来格式化任何单元格中的文本。

一个标准的点大小选择器，用于输入单元格中的任何字符。

E.这些大多是标准样式的文本格式化工具，如粗体、斜体和文本颜色。

文本颜色选择器也可以找到“条件格式”工具。这些工具允许您选择一系列单元格并创建if/then条件来更改其格式(颜色、字体、大小、背景颜色、划掉等等)。您可以向单个单元格选择中添加许多规则，以便它们的格式能够一目了然地反映您所选择的状态。

这是单元格样式格式化选项所在的地方。您还可以访问油漆桶下拉菜单中的条件格式化工具。使用这些工具来选择或绘制单元格边界，包括厚度和样式(虚线、直线等)。这里的最后一个按钮控制合并，就像在Excel和Word表格中一样。

这些是对齐工具。您可以选择单元格中的左对齐、右对齐和居中对齐，以及上对齐、下对齐和浮动对齐。第三个图标是文本包装，允许文本溢出到下一个单元格，向下换行并增加单元格的高度，或者在文本开始溢出时“剪切”文本。(文字还在，只是隐藏起来了。)这个区域的最后一个按钮可以让你以不同的角度书写文本，就像在Excel中一样。

H.这些工具用于更高层次的目的。第一种方法允许您将单元格或单元格范围链接到网站或文件。第二个是注释选项-只需突出显示单元格范围并单击它即可进行注释。其他人也可以回复你的评论。

下一个是插入图表，它会弹出一个相当强大的弹出窗口，其中包含许多数据可视化选项。这里有比Excel中更多的类型，但是每种类型的样式更少。除了线形图、条形图和饼状图之外，还有基于位置数据的地图，公司的组织结构图、雷达图和维恩图等等。

下一个图标用于排序和过滤，它允许您在每个列的顶部插入过滤菜单，您可以实时更新和更改这些列。

最后一个图标是主公式下拉菜单。它只显示几个函数默认- SUM, AVERAGE, COUNT, MIN, MAX。其余的函数隐藏在More functions中，这将打开一个只有函数列表的新页面。公式栏也有一个自动完成功能:开始输入“=”和几个字母，显示一个函数列表，你可以选择这些字母并插入到公式中。

所有其他工具都隐藏在下面介绍的下拉菜单中。文件和编辑包含下载、共享、撤销、重做等基本功能。的编辑菜单上还有查找和替换，它允许您扫描文档以查找包含搜索条件的任何单元格。

视图菜单:

• 冻结:此子菜单包含冻结窗格所需的所有内容。您可以冻结任意数量的列和行，以便在滚动屏幕时保留必要的信息。例如，如果第一行的所有列都有标题名，那么无论滚动多远，都可以看到这些标题。
• 网格线:它控制是否在工作表上看到网格。例如，在打印时可能需要删除它们。
• 显示公式:当您在单元格中输入公式时，它将显示公式解析为值的方式。例如，如果A1=1, B1=2，并且您使C1具有公式“=A1+B1”，那么它将显示值为3。然而，单元格实际上包含的是它的公式。显示公式显示所有单元格的公式，而不是它们的值。

插入菜单:

菜单的前几个部分允许您在您喜欢的位置插入列、行和单元格，或者向工作簿添加另一个工作表。您还可以添加注释、图表和函数。

• 注意:使用注释来解释数据和指导用户，而不是作为需要回应的评论。您可以向任何单元格或单元格范围添加注释。
• 图片:从Google Photos, Google Drive，网站或您的计算机中导入图像到您的Google Sheet。
• 形式:在工作表中插入一个Google表单。这允许从表单中收集的数据作为新行显示在工作表中。
• 图:谷歌绘图是一个工具，可以让你拖放形状和颜色来创建简单的信息图表和图表。你可以直接从应用程序中把它们放到表格中。

格式菜单:

的格式菜单由工具栏上的冗余工具组成，但有两个额外的工具:

• 交替的颜色:在工作表的右侧会出现一个侧边栏，让您可以像在Excel中那样使用交替颜色构建表格。有一些预设，其中一些标题颜色与其他颜色不同，它还允许您构建自定义版本。只需选择您的单元格并将其应用于它们。
• 明确的格式:突出显示单元格并按下此按钮以删除所有格式，使单元格仅显示其内容和/或值。

数据菜单:

• 排序:排序选项与主工具栏上的排序工具是冗余的。这些添加了可以在其中排序的范围。
• 受保护的纸张及范围:这允许您选择要阻止人们编辑的某些单元格或工作表。
• 数据透视表:这些数据透视表的工作方式与Excel类似:选择一组至少有两列的数据，然后创建报表。报告编辑器出现在侧边，让您选择想要分组成行、列的数据，以及要使用的值和过滤器。
• 数据验证:对于更复杂的工作表，此功能可以找到错误和丢失的数据供您更正。

工具菜单:

• 创建表单:这将启动一个Google表单创建窗口，自动绑定到您的Google表单。当你将其嵌入网站或通过电子邮件发送时，所有的响应数据都会输入到你的表单中。
• 脚本编辑器:这允许您编写自定义函数和脚本来自动化和扩展Google Sheets的功能。此功能仅供高级用户使用。
• 启用自动完成:这是一个有用的设置，允许谷歌表格使用它学到的东西来填充信息。建议戴着它。
• 保护板:这使您可以使用密码保护部分或全部工作表，以便只有与您共享该工作表的正确人员才能访问它。
• 个人字典:这是你的谷歌账户被告知的每一个拼写正确的单词，而这个单词在它的主字典中不存在。

表格菜单:
这个菜单只是有一些关于Google Forms的多余功能。

附件:
这个菜单有链接到Google Sheets插件市场。这些大多是不同开发人员创建的非官方扩展，以使Google Sheets更有用。它们并不总是正常工作，不建议初级用户使用。

现在您已经了解了Google Sheets中的所有工具，请练习从头开始制作自己的电子表格。本指南将涵盖基础知识和一些应用程序的独特功能，以快速生成一个伟大的电子表格。对于本例，我们将构建一个比前两个示例更复杂的电子表格。

步骤1:创建一个新的Google表单

从打开Google表格开始。你可以搜索现有的工作表，或者在你的谷歌或Gmail帐户中打开它，靠近右上角的图标。的网格的图标应该会列出表格应用程序。一旦你到达谷歌表格中心的主页面，你就可以看到和搜索你创建的任何其他电子表格，并选择模板。让我们从头开始并单击Blank。

第二步:计划你的数据
就像使用Excel电子表格一样，为了正确构建电子表格，你必须计划好需要哪些数据和分析。在本例中，我们正在制作一个电子表格，可以跟踪具有不同价格和盈利能力的不同产品的全球销售情况。ob欧宝娱乐app手机下载因为你有多种产品，你需要一个定价、成本和利润的参ob欧宝娱乐app手机下载考表。然后，您需要一个表来记录每次销售，包括每种产品的销售数量，以及这些销售的总利润。ob欧宝娱乐app手机下载你还需要将不同国家的税率从基于成本的利润率中剔除。

为了帮助你根据自己的情况制定这样的计划，考虑一下分析性目标。在这种情况下，在全球销售产品的公司希望从电子表格中获得什么信息?ob欧宝娱乐app手机下载

• 哪个产品卖得ob欧宝娱乐app手机下载最多?
• 哪个国家获得的利润最大?
• 哪个国家的商品销售量最大?
• 全球销售的总利润是多少?

步骤3:创建参考表

首先给你的电子表格命名。最好是描述性的和独特的，这样你以后就可以很容易地用Google Drive的搜索工具搜索到它。

B.为引用表的每一列创建名称。我们将使用ob欧宝娱乐app手机下载产品，价格/单位，成本/单位,利润/单位．

C.产品将是Aob欧宝娱乐app手机下载, B和C.分别将这些字母添加到单元格A2, A3和AC。它们的价格是可变的，但生产成本都是一样的，所以每一种都有不同的利润率。要创建它，请单击单元格D2。在公式栏中输入“=B2-C2”，计算每个单位的利润。然后单击单元格的右下角并将其拖到D4，以复制第3行和第4行的公式。现在你已经计算出了每种产品的利润率。ob欧宝娱乐app手机下载

D.最后，为了便于查看，可以对表应用一些样式。只需突出显示整个单元格范围，然后单击格式菜单。从下拉菜单中选择交替的颜色，打开侧边栏菜单，您可以在其中应用表格样式。选择一个使标题明显的预设。的右上角的X交替的颜色边栏关闭它。

E.输入价格/单位和成本/单位的金额。

步骤4:创建销售跟踪器布局

让我们开始布置销售跟踪表。一家公司很可能会按照到达的订单来跟踪订单，因此单击单元格A7并键入“Sales ID”。将订单号添加到单元格A8到A17销售ID头。同样重要的是要知道每种产品的销售量，因此将接下来的三列设置为A、B和C的产品数量。为此，在ob欧宝娱乐app手机下载单元格7B中键入“A的数量”，在单元格7C中键入“B的数量”，在单元格7D中键入“C的数量”。显然，公司想要知道单个销售的利润，因此在单元格7E中输入“销售利润”。

买家的国家对我们的分析也很重要，因为对于一家真正的公司来说，这将以税收的形式影响经营成本，这也会减少最终利润。您需要专门的列来跟踪这些信息，因此在单元格7F中键入“客户国家”，在单元格7G中键入“所得税”，在单元格7H中键入“最终利润”。

还要注意，在输入列标题后，列F的宽度不够客户的国家，因此，单击单元格F7的右侧垂直线并拖动边框以增加该列的宽度。

第五步:创建一个盈利公式

这是本文中比较复杂的公式之一。为了计算每次销售的基本利润，我们必须将每种产品的数量乘以该产品的每单位利润率，并将它们全部相加。ob欧宝娱乐app手机下载单击单元格7E并插入这个初始公式:“=(B8*D2)+(C8*D3)+(D8*D4)”。我们在公式中加入圆括号是为了保持运算顺序。然而，有一个问题。

如果将该公式向下拖动以为每次销售复制该公式，则将更改参考单元格及其乘数的相对位置。例如，将其拖到一个单元格中会得到公式“=(B9*D3)+(C9*D4)+(D9*D5)”，这意味着我们没有使用相同的利润率单元格并将其乘以新的数量水平。要解决这个问题，您需要在单元格坐标的每个部分的前面添加“$”以保持不变。最终结果会是这个样子:“= (B8 * $ D $ 2) + (C8 * $ D $ 3) + (D8 * D 4美元)。”

现在，当您拖动单元格的右下角到所有10个订单时，它们都将在引用表中引用正确的利润率单元格。不要忘记突出显示E8到E18，并单击工具栏上的$按钮。这将把所有内容放入“$0.00”表单中。

第六步:计算最终利润和列总数

的最终的利润列需要反映扣除客户所在国家的贸易税后的利润。对于初学者，输入“=E8*(1-G8)”。这样做的原因是所得税列将以百分比表示，其中1 = 100%。因此，要从利润中减去税率，利润需要乘以剩余的百分比，而不是减去的百分比。

的格式所得税列，方法是突出显示单元格并单击工具栏上的%按钮。将货币格式添加到最终的利润通过突出显示它的单元格并单击$ format按钮。

现在，使用基本的AutoSum公式来放置每个数量列、销售利润列和最终利润列的总数。突出显示B8到B17，然后单击公式按钮，和单击总和．总金额会出现在B18中现在把这个单元格的公式拖到C18和D18，然后复制粘贴到H18。

第七步:添加造型

向表中添加样式有助于使其更具可读性。单击并突出显示表中的所有单元格(不包括总数)。然后单击“格式”菜单并单击交替的颜色在下拉菜单中。然后点击a格式化风格从侧边栏将样式应用到表。点击蓝色完成按钮。

接下来，单击并突出显示包含总计的单元格，然后单击填充颜色图标，并选择一种颜色。数量总数可能与上面的产品参考表颜色相同。ob欧宝娱乐app手机下载与钱有关的总数可能是绿色的。添加颜色元素来帮助快速的视觉参考是一个加分项。

步骤8:输入数据

现在输入所有表格中每次销售中每种产品的销售数量以及买方所在国家的数据。ob欧宝娱乐app手机下载请随意使用上面截图中的数据。你会注意到所有的计算都是自动完成的。

第九步:按国家分类

让我们学习一下排序。要创建地图数据表，我们必须有按国家划分的总数。如果我们按这个标准分类，收集这些数据就容易多了。在排序时，您需要确保不会导致任何行被反汇编——数据必须保持在一起才有用。

选择A7到H17(这是除总数外的整个表)。现在打开数据”菜单上,单击“排序范围，然后打勾数据有标头行箱。(它不会重新排列标题，只是重新排列标题下面的所有内容。)然后选择列客户的国家从排序菜单，从A到z。现在你的数据是按国家排列的。

现在，使用上面描述的相同步骤创建一个只有客户的国家和最终的利润作为标题。每个国家只有一个细胞，而且最终的利润是使用公式“=SUM(开始单元格:结束单元格)”从该国家获得的额外利润。对于美国，单击单元格K12并键入公式“=SUM(H15:H217)”。您需要手动添加每个公式。如果你喜欢，你也可以给它添加样式。

步骤10:用Explore分析数据

现在您已经将数据表示为可以回答所有问题的数据，现在是开始分析它们的时候了。重要的是要记住，在真正的销售表中，您可能会有100个或1000个销售，而不是10个，因此计算机辅助分析将是真正有益的。

单击屏幕右下角的Explore图标，打开Explore侧边栏。从gif中可以看到，有无数种方法可以通过选择一个或另一个表来分析数据，并探索可用的自动创建的图表和图形。还可以突出显示表格中的所有单元格并单击Chart。现在，您已经准备好了一个具有有用数据分析的工作销售跟踪器。

这是一个键盘快捷键的完整列表在谷歌表格中。

本节将涵盖使用Smartsheet所需了解的所有基础知识，Smartsheet是一个受电子表格启发的工作和流程自动化平台，您可以使用它来创建功能强大的协作电子表格。这是一个基于云的应用程序，所以你不必下载任何东西，它可以从任何电脑或智能手机上更新，并在设备之间保持同步。它可以在任何有网络浏览器的平台上使用，你可以与任何人共享电子表格。

Smartsheet拥有Excel在实时协作环境中的许多功能，尽管不是全部。Smartsheet的独特之处在于电子表格，被称为网格视图，只是应用程序功能的底层基础。使用Smartsheet，您可以为每个列分配独特的属性，从而影响其在不同视图类型中的行为。例如，如果你有一个日期列，您可以在其中查看数据日程表视图，其中每行成为日历上的一个项目。如果你给每一行a开始日期和结束日期列，你可以使用甘特的观点查看从项目到项目的时间轴重叠的地方。如果你把行设为a下拉列表中列，你可以使用卡片视图将项目视为可以从一个部分拖放到另一个部分的卡片，以表示类别或状态。

Smartsheet的另一个主要独特功能是，并不是每个人都需要购买应用程序才能访问它。付费用户可以邀请内部和外部合作者到一个表格，他们都可以在表格上进行实时协作。

您可以在Smartsheet中从头开始练习制作自己的项目跟踪电子表格。本指南将涵盖基础知识和许多应用程序的独特功能，以快速生成强大的协作电子表格。

步骤1:创建一个新的工作表并命名它

在Smartsheet的首页，单击创建并选择网格开始吧。

在弹出窗口中，将您的工作表命名为“新项目工作表”。

步骤2:命名主列并输入数据

从改变你的名字开始主要列到“任务名称”。单击包含单词的单元格主要列在屏幕上显示的弹出窗口中重命名它。点击蓝色好吧按钮。

在列中输入一些与您喜欢的任务相关的任务。

步骤3:创建联系人列表列

现在更改的名称Column2到"分配到。"单击包含单词的单元格Column2在屏幕上显示的弹出窗口中重命名它。然后，单击column属性联系人列表．点击好吧．

现在你可以开始在这一列的每一行输入，Smartsheet会自动填写联系人的姓名，为他们分配任务。

步骤4:创建开始和结束日期列

点击Column3和Column4单元格将它们分别重命名为“Start”和“Due”。将它们的列属性都更改为Date。这将允许您同时使用日程表视图和甘特的观点，这些视图在管理大型电子表格或项目数据时非常有用。

步骤5:创建下拉列表列

更改的名称Column5“舞台”，然后给它下拉列表中财产。下拉列表中让您为协作者选择几个不同的选项。它还允许你使用卡片视图按任务状态(或您选择的其他标准)组织网格视图中的信息。你可以任选其一单一的选择或同时选中选项，这意味着用户可以分别选择一个选项或多个选项。

对于此工作表，选择单一的选择，并将您的状态选项设置为“未开始”、“进行中”、“审查中”和“完成”。

步骤6:创建符号列

更改的名称Column6改成"状态"然后给它符号列属性。这就像一个下拉列表，但使用不同的符号来表示行信息，一目了然。在这种情况下，使用RYG球，其颜色为红色，黄色或绿色。红色表示“迟到”，黄色表示“快迟到了”，绿色表示“准时”。

步骤7:查看甘特视图

现在，您有了一个工作项目管理表，可以轻松协作并以多种方式查看。输入每个任务的日期后开始和由于列,选择甘特的观点从顶部导航栏，并查看您的任务如何根据开始和结束日期重叠。

步骤8:查看Card View

与卡片视图，可以通过。查看所有任务行阶段,因为阶段是下拉列表中的一个标准。这是一种快速直观的方式，可以看到有多少任务是未完成的，以及哪些工作被卡住了。当你从没有开始来在进行中，你可以点击卡片，把它拖到下一列。当你回到网格视图，地位的变化也会反映在那里。

步骤9:查看日历视图

当你去日程表视图对于多个日期列，它询问您希望如何处理它们。点击使用显示日期范围并设置开始起始日期，和由于作为结束日期。现在你可以看到你应该在每个任务上工作的时间。

就像这样，你就有了一个基本的、灵活的项目管理表。你可以用Smartsheet做更多的事情，包括添加传统的公式，但这个例子展示了它的许多独特功能。