什么是敏捷文档管理，它为什么有用?
文档是任何开发项目的重要组成部分——它可以提供有用的见解、面向客户的发布说明，以及产品开发生命周期的整体记录。ob欧宝娱乐app手机下载然而，深入的产品文档有时会干扰实际的ob欧宝娱乐app手机下载开发，因为团队成员可能会花费太多的时间记录文档，而没有足够的时间改进产品。因此，实现敏捷文档风格是帮助简化流程和提高效率的一种方法。
与敏捷开发类似，敏捷文档重视最终产品的功能而不是多余的东西。ob欧宝娱乐app手机下载因此，您只需要在需要的基础上创建文档，并且每个报告应该尽可能简洁明了。使用敏捷文档风格的团队仍然可以跟踪产品进度，创建报告，并为未来的迭代提供大纲，但目标是最小化文档的频率和长度，以便ob欧宝娱乐app手机下载您能够专注于正在完成的工作。最终，避免过多的文档将为你提供更多的时间用于产品开发，并提供一个清晰、简洁的工作记录。ob欧宝娱乐app手机下载
敏捷文档的另一个关键方面是文档管理系统。文档管理系统使您能够将所有项目文档存储在一个中心枢纽中，以便团队成员能够轻松地访问和更新记录。团队使用许多不同类型的管理系统——从本地项目组合到带附件的电子邮件链——但有几种基于网络的工具可以帮助标准化这个过程。此外，一些管理系统的结构实际上有助于进一步实现敏捷的其他价值，比如沟通和一致的反馈。虽然实施管理系统似乎是一个不必要的步骤，但它将帮助您的团队通过消除额外的过程和系统浪费来最大化敏捷性。
敏捷文档管理最佳实践
敏捷文档涉及两个变量:记录多少文档，以及记录的频率。一般的想法是，如果您将记录产品生命周期的每个细节所花费的时间和精力最小化，您就可以将更多的时间用于产品本身。ob欧宝娱乐app手机下载此外，由于传统系统中的许多文档永远不会被小型开发团队之外的人接触，因此可以大大减少创建的文档量。相反，将孤立的报告从文档转移到讨论中，以确保团队内的协作和沟通。努力在文件和讨论之间取得平衡，因为稳定的报告和灵活的沟通将有助于使你的产品和过程达到最佳状态。ob欧宝娱乐app手机下载
确定所需文档的频率和数量的一个简单方法是采用客户的观点。在创建文档之前，询问如下问题谁是客户?，What does the customer need?, What does the customer want to know?, and What questions does the customer have about the product, release time, or delivery?以客户为中心的问题将帮助您确定是否需要编制文档:如果更新与客户无关，则没有必要正式编制文档。相反，你应该召开团队会议或快速发送电子邮件给内部利益相关者，汇报进展情况。
但是，您的文档管理系统的成功与否不能仅由您的团队领导的判断来决定:您还应该选择一个强大的文档管理工具。最有效的系统将被构建成促进敏捷价值的结构，比如协作、灵活性和持续的反馈。这意味着当选择一个系统时，要寻找能够提供多个协作者、定制选项和实时更新的程序。当然，您还需要一个能够容纳所有文档(考虑多种文件类型)的系统，并以一种有组织且易于查看的方式显示信息。
这里有一个快速的特性清单，您可以使用它来找到适合您敏捷文档需求的工具。这绝不是一个完整的列表，但它将帮助你确定与你的产品、项目或团队相关的特性，并帮助你在选择工具时牢记敏捷价值:ob欧宝娱乐app手机下载
- 基于Web或云的(与服务器托管或桌面应用程序相反)
- 多个协作者(一次)
- 附件(考虑多种文件类型，如Word文档或图像)
- 实时或自动更新
- 跟踪更改/单元的历史
- 评论/讨论功能
- 搜索功能(即元数据)
以下是一些你可能会觉得有用的附加功能:
- 集成(从其他程序导入数据)
- 模板文档
- 与公司或组织之外的利益相关者分享
- 自定义(格式、组织、颜色等)
- 手机应用程序
既然您已经知道在选择敏捷文档管理系统时应该注意什么，那么让我们来看看一些最流行的基于web的工具。
创建敏捷文档管理系统
如果您选择创建一个敏捷文档管理系统，您首先需要决定如何以及在哪里组织您的记录。有一些在线工具可以帮助你开始管理你的文档。以下是一些最受欢迎的选择:
- 敏捷团队支持各种文档类型，使它很容易创建，开发，并最终确定项目文档从头到尾。强大的搜索功能和数据跟踪功能也确保所有记录是正确的和最新的。此外，界面是直观的，您可以很容易地与外部涉众共享数据。
- Agiloft通过自动化产品生命周期，使管理所有项目文档变得容易。ob欧宝娱乐app手机下载一旦设置好，该软件将自动向相关方发送更新和通知，并可以存储各种类型的文件，因此所有信息都是集中的。全文搜索功能还可以方便地定位和访问特定的数据条目。
- 蓝色清晰敏捷文档对于已经在使用SharePoint的团队来说是一个很好的选择，该软件集成了SharePoint。用户保持相同的登录，文件保持它们原来的共享属性，因此您可以在两个应用程序之间无缝地更新数据。通过版本控制跟踪更改，并通过强大的安全和权限功能控制数据。
- JIRA +敏捷:这个首次发布的问题跟踪工具还具有通过文档自定义和跟踪工作流的功能。有本地和云版本，聊天服务和移动应用程序，随时访问和更新很容易。但是，要确保你的团队有时间学习程序它有一个陡峭的学习曲线．
您还可以使用Smartsheet创建敏捷文档管理系统。Smartsheet是一个基于电子表格的工作管理平台，具有强大的沟通能力。在下一节，我们将向您展示如何使用Smartsheet构建敏捷文档管理系统。
如何在Smartsheet中建立敏捷文档管理系统
Smartsheet是一个完全可定制的平台，团队可以使用它来存放、组织、跟踪和管理所有文档。你将从头开始建立你的Smartsheet文档管理系统，因此利用程序的灵活性，调整设置，或在此过程中添加/删除项目。然而，Smartsheet之所以能成为一个强大的敏捷文档管理系统，是因为它的许多特性旨在促进沟通、快节奏、实时更改和改进，并提高整体组织和效率。让我们看看如何使用Smartsheet构建自己的敏捷文档管理系统。
第一步:创建敏捷文档管理系统。
1.从主屏幕在“智能表格”中，点击侧边导航栏上的“+”图标。然后,单击创建并选择网格．
2.给你的表格命名并点击好吧．对于这个例子，我们将表单命名为“项目文档”。
3.将打开一个空白的电子表格。您将在这里构建文档管理系统，并将所有文档直接附加到工作表。
步骤二:创建列。列将允许您对文档进行标签和组织，还将启用过滤功能，我们稍后将对此进行解释。
1.双击最左边的列(它将被标记主要列默认情况下)。这个专栏将推动您的表中的所有其他功能，因此它应该是标识文档的最基本方法。在本例中，我们将使用文档名称．点击好吧．
2.双击列标题，继续为您需要的任意数量的标签创建列。有几种不同的列属性可以选择用于组织文档，例如联系人列表，目前为止,下拉列表…，复选框,符号．
- 要标记哪个团队成员创建和/或上传了文档，请从列出的选项中选择Contact list并命名列。点击好吧．现在，您可以在该列的单元格中直接键入相应团队成员的电子邮件或姓名。
- 若要向文档添加日期(如创建或上传的日期)，请选择日期从选项中为列命名，然后单击好吧．现在，您可以单击单元格并在日历上选择适当的日期。
- 您还可以在工作表中创建下拉列表，例如针对观众的下拉列表。您可以选择下拉(单选择)或下拉(多选择)，这将允许用户选择一个或多个选项，分别。对于本例，单击下拉(单选)……，并为你的专栏命名。在右边的字段中键入您想要的选项，然后单击好吧．对于这个例子，我们将输入公众、客户、内部,而且团队．在工作表中，您现在可以选择在该列中的每个单元格中创建的下拉项之一。
- 按照上述步骤创建列复选框或象征．如果您希望以可视化的方式编写文档，那么这些代码将派上用场。
第三步:在表格中添加文档。通过将文档直接附加到工作表，您的工作表就变成了一个文档管理系统。Smartsheet支持几乎所有的文件类型，因此您的表格将成为所有文档的中心信息枢纽——使其易于访问、筛选和定位特定的文档。
1.可以通过两种主要方式向工作表添加文档。您总是从单击Primary Column左边的附件图标开始。
- 若要从计算机附加静态文档，请单击附加．在自动打开的右边面板中，选择将文件附加到第1行并点击上传一个文件．选择要附加的文档，它将直接存储到您的行中。
- 要从另一个服务附加活动文档，请单击附加．在自动打开的右侧面板中，选择要导入的多个服务中的一个，比如谷歌Drive、OneDrive和Box。选择文档，它将存储在该行中。
- 您可以在一行中附加任意多的文件，最大文件大小为250 MB/文件。Smartsheet支持几乎所有的文件类型，除了那些可能在下载时带来风险的文件(.exe， .cmd， .js和.bat文件)。
2.记得在创建的其他列中填写关于附加文档的信息。一旦您上传或导入了几个文档，您的管理系统可能看起来像这样。
第四步:与合作者分享你的表格并调整权限。共享您的表格是将其转换为敏捷文档管理系统的第一步。因为敏捷方法优先考虑交流，所以分享你的表格以充分利用这个平台是非常必要的。
1.单击分享在工作表右上角的图标。
2.键入您想要共享该工作表的电子邮件或名称，并适当调整它们的权限。
- 管理是表格的“主人”吗?管理员可以在工作表中创建或删除列，并调整工作表设置。
- 编辑器-可以分享授予收件人编辑访问权。编辑器对表格有完全的编辑权限，比如添加附件和对列进行更新。该权限还允许编辑与其他合作者共享表格。
- 编辑器-不能共享为接收者提供与以前权限相同的功能，但不包括共享功能。
- 最后,查看器允许将发送一个仅供查看的工作表副本。查看器不能更改存储在工作表中的任何数据，但可以访问所有信息和附件。
3.您可以在文档管理系统中添加任意数量的协作者。完成后，单击共享表．
第五步:开始在Smartsheet中合作，利用敏捷文档管理系统的优势。
1.协作和沟通是任何敏捷过程的关键价值，包括文档管理。使用Smartsheet可以通过多种方式在表格中直接与涉众沟通。我们将向您介绍三个最常用的函数:注释、发送一行和请求更新。
- 使用评论来留下关于一个特定附件的笔记，问问题，或要求更多的信息，在您的表格中的一个项目。
- 单击主列左侧的Comments图标。在屏幕右侧打开的面板中，您可以输入注释并根据需要标记团队成员。
- 输入你的笔记，然后点击帖子．其他合作者现在可以实时看到并回复你的评论。
- 如果希望引起对单个行或一组行的注意，可以使用Send…函数将行通过电子邮件发送给协作者。
- 单击主列左侧的省略号图标，向下滚动到Send。您也可以在任何单元格内右键单击并向下滚动到发送．
- 键入要将行发送给的收件人的姓名或电子邮件，并在必要时添加澄清信息。
第六步:筛选列以定位表格上的特定信息。筛选搜索可以用于快速定位文档，并帮助团队节省在密集数据库中筛选的时间。在Smartsheet中，你拥有的标签(列)越多，过滤就越容易，因为你将有更多的条件来搜索。
1.若要对列应用筛选器，请右键单击要筛选的任何列标头。向下滚动并选择过滤列．
2.在本例中，我们搜索的是仅供内部使用的文档。我们会选择内部选项中的筛选器选项观众列。点击应用．
3.现在，您的表格将只显示我们的管理系统中满足过滤搜索的文件。
现在您已经在Smartsheet中创建了一个功能性的敏捷文档管理系统，您可以研究多个定制选项，如颜色、符号和不同的视图类型，包括甘特(Gantt)、日历和卡(看板)视图。此外，Smartsheet的移动应用程序(可在iPhone、iPad和Android上使用)可以让你随时随地访问最新的更新。
Smartsheet能够成为有效的敏捷管理系统有几个关键原因。Smartsheet具有强大的交流功能，如无限分享、评论和更新请求，以及实时更新，可以帮助您的团队节省时间和最小化系统输入，同时确保有一个集中的、全面的文档记录。
敏捷文档管理的好处和挑战
正如我们已经讨论过的，实现敏捷文档过程可以通过生成最少、简洁的记录来帮助团队简化过程，并从他们过去的项目中更有效地成长。此外，一个极简的文档系统可以帮助标准化项目和过程，增加团队沟通，并将焦点转移回工作本身。因此，一个强大的文档管理系统可以将所有项目信息保存在一个地方，便于访问、实时更新和可靠的自动化。
一个有效的敏捷文档管理系统的好处是巨大的。有了正确的工具，你将能够在内部与团队成员共享项目笔记，在外部与客户共享项目笔记(添加安全权限)，在不删除或替换过时版本的情况下进行更新，直接在应用程序中与涉众创建对话框，并通过警报、提醒和自动更新保持最新。总的来说，这些特性节省了大量的时间:无需花费更多的精力搜索当前版本、手动更新团队成员或跨分解的系统存储文档。
当然，迁移到敏捷文档系统也有一些挑战。传统的文档风格促进了沉重的、静态的报告，因此一些团队努力向轻量级的、基于文本的和依赖反馈的文档转变。此外，敏捷项目需求的变化可能会影响项目从头到尾的文档风格，这使得完全标准化文档变得困难。最后，项目级和企业级文档需要不同的受众、不同的正式程度和不同的详细程度，所以在创建报告时一定要注意它们之间的差异——不要从工作本身上占用太多的时间。
然而，这些挑战都不应该阻止您采用敏捷方法进行文档管理。相反，接受学习曲线，并将方法作为指导方针，而不是硬性规定的规则手册——最终，文档管理系统应该增强您的工作流程，而不是使其复杂化。
敏捷文档的其他类型
我们已经讨论了敏捷文档的一般指导方针，但还有一些更具体的风格可能会让您的团队进一步受益。学习一些衍生文档样式，并结合与您的项目相关的任何方面:
- 紧急文档:使用这种样式，您只记录已经完全完成的事情。您将只报告已经发现或完成的内容，而不是列出预测、待办事项或正在进行的项目。这样，文档就成为开发过程的一部分，而不是单独的步骤。
- 维护文档:敏捷文档的承担者(轻量级、灵活、按需创建)经常与审计或维护团队的需求不一致，后者需要更频繁、更详细的报告来解决产品缺陷或遵从性和法规问题。ob欧宝娱乐app手机下载为了解决这些差异，您可以创建专门针对维护团队的文档。然而，不需要为这些目的创建单独的文档—相反，只需重用文档并编辑它以满足其他团队的需要。
- 讨论和文档:如前所述，讨论是限制所创建文档数量的必要步骤。然而，你也可以把讨论作为一种工具来完善文档——口头上跳跃的想法可以帮助缩小文档的目标和范围，以及创建最简洁、最彻底的报告。
- 利用文档:这是思考敏捷文档的另一种方式。其理念是只在有明确的、有形的优势时才创建文档。要确定是否有优势，就要考虑其他人需要知道什么，以及这些信息的应用。如果您不能确定潜在文档的真正价值，那么就不值得创建它。
此外，文档的内容和组织可能会根据垂直方向发生变化。在选择风格时，要记住你的特定行业、部门和/或客户，并确保在方法上保持灵活性——就像敏捷开发一样，随着时间的推移，通过试验和持续改进，你的过程将变得更加有效。
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