连接您的公司:人力资源门户的终极指南

人力资源门户，或称HR门户，是公司员工访问与人力资源相关的信息和有关其工作场所的其他信息的内部门户。它也是外部求职者和潜在求职者的一个入口。人力资源门户通常是动态和交互式的，不应该仅仅作为福利和其他工作场所信息的存储库。

人力资源门户的目标是简化和集中信息，以便员工能够很容易地找到他们需要的东西。例如，如果手册、福利登记详细信息和其他信息都在门户网站上，公司可以通过减少印刷成本和分发人员的工作时间来节省资金。(人力资源门户通常是安全的，因此现有员工通常必须有登录凭证才能访问公司信息。)

人力资源门户还可以帮助连接人力资源人员与员工(反之亦然)，并减少两者之间的电话和电子邮件。如果员工可以自己找到他们需要的信息，他们就不需要让人力资源人员参与。

这些更改可能涉及到确保员工输入的数据是准确的，并与门户正确地交互。“(人力资源人员的)工作重点可以转变为改进系统，为员工提供更好的信息。通过提供更准确的信息，可以增强员工的体验。你管理的是系统，而不是数据本身，”怀特-埃文斯解释道。

快乐且投入的员工往往比不满的员工更好。市场研究公司合益集团研究发现，积极敬业的员工比那些不太满意的员工工作效率高43%。ob欧宝娱乐app手机下载

合益集团通过对一家专业服务公司的10个办事处的诊断性调查来衡量员工满意度。最敬业的5个办公室的员工比最不敬业的5个办公室的员工创造的收入高出43%。

怀特-埃文斯指出:“人力资源门户是公司与员工互动的另一种方式。”“我发现，你与公司的积极联系越频繁，公司建立的忠诚度就越高。(人力资源门户)是一个尚未开发的领域，有很多公司可以利用它发展壮大，”她强调。

如今的员工都在寻求工作和个人生活之间的平衡，保持员工的快乐和高效是留住他们的关键。ob欧宝娱乐app手机下载使用盖洛普公司的一项研究数据哈佛商业评论确定高度敬业的公司的员工流动率和缺勤率比不积极促进员工敬业度的公司低25%。敬业度高的公司报告的安全事故减少48%，质量事故减少41%，这往往是因为敬业度高的员工更加专注和警惕。道理很简单:当人们看到自己对公司的贡献时，他们就会愿意来工作。

事实上，人力资源门户网站可以帮助推动这种参与。McMinn说:“无论是改善内部沟通，让员工在博客或调查中有组织的发言权，公开表扬员工的出色工作，还是简单地让他们容易获得完成工作所需的工具，人力资源门户网站在许多方面都做出了重大贡献。”

在考虑在人力资源门户中包含什么时，要考虑员工在公司环境中开展工作所需的信息。该门户应该使员工能够很容易地找到他们需要的信息，而不必联系人力资源部门。欧宝体育app官方888它还可以帮助他们与其他员工交流。

通常，人力资源门户是公司更大的内部网系统的一部分。这些门户项目可能包括但不限于以下内容:

• 入职及简介资料包:当开始一份新工作时，很难记住新人告诉你的每件事。门户上的信息包是介绍需要信息的新员工的好地方。它也可以是现有员工更新自己的基础知识的地方。
• 政策和程序:这可能包括手册、公司价值观、表格、社交媒体政策、多元化政策和申诉程序。
• 职位描述及招聘流程:本部分包括关于薪金和业绩审查、组织图表、薪金资料和内部空缺通知的资料。
• 福利和权利:关于福利和附加福利的所有信息，包括保险、健康激励、退休计划信息、年假程序和折扣计划。
• 员工目录和Bios，可能带照片:这是一个让员工通过消息或类似工具进行交互的地方。
• 公司新闻和公告的链接:使用这个部分来传播关于公司的新信息和发展。

在人力资源部门工作的人很可能会反复回答同样的问题。不同的公司会列出不同的清单，但询问通常都是关于病假、保险和退休计划。门户上的FAQ部分可以帮助人力资源人员提供这些问题的答案。

查塔姆金融(Chatham Financial)主要使用他们的人力资源门户网站来填写表格，该公司还使用其他在线服务来连接员工彼此并分发信息。在公司的内部网系统中有一个人力资源部门，它位于防火墙后面，该组织使用几种通信方法将员工推送到他们的人力资源门户，以获取表单和其他信息。埃文斯说:“我们最终复制了很多信息，试图把消息传出去，但我们需要了解员工的具体情况。”

这种在员工需要的时候向他们提供信息的方式可以帮助你的员工更满意。

“依赖同事提供信息可能是一件令人沮丧的事情。我相信我们都可以讲述一个团队成员拖延提供你完成任务所需的关键数据的故事，”McMinn说。人力资源门户网站提供的自助服务方式意味着，员工通常可以完全绕过同事，在正确的时间直接获得信息。事实上，当我们知道自己做得很好时，能够这样做是一种解放和增强成就感和满足感。”他建议道。

员工门户——也称为企业、内部网或员工自助服务门户——通常只是为员工提供一种保持联系和更新组织信息的方法，通常包含基本的员工工具。与HR门户一样，它们通常是安全的，并且需要登录凭证。

有时，员工门户为组织内的社交网络和交互提供了空间。它们可以连接不同部门的人员，提供照片和联系方式，这样人们就可以知道他们的同事是谁。对于拥有多个地点的大公司或远程工作者来说，这是一个特别重要的功能。

它们也是一种有价值的项目管理工具，因为它们提供了存储文件、管理表单、保存组日历、发布目录和构建的地方知识库．您还可以使用员工门户来处理任务，比如归档费用报告和里程记录、注册活动和预订房间。

尽管员工门户与人力资源门户不同，但它们通常包含一些类似的信息。但是，员工门户通常不用于人力资源任务，例如跟踪休假、提供福利信息或下载HR文档。要将现有的人力资源门户用作员工门户，您应该提供某种形式的员工交互和参与。

人力资源门户在短时间内取得了长足的进步。它们最初是通过提供手册、供应商和公司信息的链接列表来减少纸张和印刷成本的一种方式。现在，他们正在推广自助服务，而且通常是互动和个性化的。

门户的发展速度通常取决于公司本身。“这是基于一个组织的文化的差异。这里有一个很大的文化转变。有些公司在打开信息防火墙方面行动迟缓，”怀特-埃文斯说。长期以来，企业一直将数据隐藏在封闭的门和防火墙之后，允许员工访问数据——其中许多人都是远程工作——对它们来说是一件新鲜事。由于智能手机和其他技术的发展，人们现在已经习惯了信息触手可及，而许多大公司的内部技术并没有跟上这一步伐。

“过去，最好的信息是在公司内部。现在，这项技术是由更小的计算机市场驱动的，并向组织内部驱动，”怀特-埃文斯说。“消费者市场的发展速度已经超过了许多组织目前使用的内部技术。人们习惯于使用门户网站获取信息，当他们走进一家公司，发现技术与他们在手机上的功能不匹配时，他们会非常惊讶。”

人力资源门户通常可以弥补公司技术的不足，因为它通常是内部技术的一个附加项。许多门户现在都是协作和员工交互的场所。人们可以注册福利，申请休假，填写表格，申请升职，填写绩效评估，等等。

人力资源门户的目标是为员工提供一个获取各种职能所需信息的地方。如果员工不使用它，它就不会有多大好处，所以您应该了解大多数人力资源门户的基本功能。

如果人力资源门户网站也是为求职者和潜在求职者提供服务的地方，那么就需要区分当前员工在内部网上看到的内容和外部人员通过互联网看到的内容。

“说到招聘，这是一个竞争非常激烈的世界，如果他们想吸引优秀的求职者，每家公司都需要拿出最好的一面。人力资源门户网站通过为求职者提供无缝衔接的服务，是真正展示你公司最好一面的一种方式。”“它为申请者提供了一个单一的知识获取点和来源。而且，对公司来说，这让招聘管理任务变得更容易、更划算。”

一旦公司雇佣了某个人作为团队的一部分，新员工就可以通过门户访问入职材料(文档、视频、演示文稿等)。你会在这里找到最佳的入职实践文章，以及免费的入职检查清单和模板在这里．

人力资源门户也可以是员工自动化某些任务的地方，如更新人事记录、预订休假、提交费用报告和完成其他管理任务。

HR门户应该是客户友好的，并且是为用户(员工)设计的，而不是为在HR工作的人设计的。门户应该是直观和易于导航的。

“我们的网站有类似网站的导航，希望能让员工更容易找到他们想要的东西。菜单导航非常关键。”

例如，查塔姆金融的人力资源门户网站包含以下标题:

• 人力资源:工资，福利，政策，组织结构图，休假追踪
• 学习与发展:培训，绩效考核，内部流动
• 文化和领导力:领导团队，领导博客，年度敬业度调查
• 办公室:每个办公室位置的特定办公室信息
• 差旅及费用:旅行信息，费用/报销

许多门户还充当第三方供应商(如保险公司、退休计划和其他福利供应商)的接入点。帮助员工比较利益、了解选择和估计成本的决策支持工具也很有帮助。一个解释开放注册的视频可以放在这里，而不是在一个冗长的文件中概述程序。

安全性也很重要，因为门户包含私人信息，如社会保险号、联系信息、绩效评估、薪资历史和其他数据。由于登录凭证是保护这些信息所必需的，因此门户还可以是个性化的，并且可以根据位置、工作职能、年龄和其他因素为人们提供不同的信息。经理和主管可以访问绩效评估和请假批准信息。

门户上的信息需要是最新的，因此需要有人在必要时监视和更新站点。门户还可以是HR向员工推送信息、讨论当前问题和回答人们可能提出的问题的一种方式。这些信息可以是多种形式中的一种，包括博客、论坛或通讯。提供双向沟通对于那些可能从未见过人力资源部代表的远程工作者来说尤为重要。

人力资源门户也可以是协作工作和项目管理的场所。促进这种互动和参与有助于增强员工的权能。

下面是一些吸引员工的方法:

• 测验、调查和民意测验:这些都是收集员工反馈的有趣方法，同时也给了他们发言权。
• 庆祝成功:允许人们讨论里程碑可以促进积极的工作环境。使用门户发布客户奖状，确定当月最佳员工，或庆祝工作之外的成就。
• 职业发展:通过提升和提供培训机会帮助员工发展职业生涯。

多年来，人力资源部门不得不适应不断变化的工作场所，现在门户网站也不得不做同样的事情。“传统上，人力资源都是关于组织的人的一面，每个企业都建立在员工之间良好的个人关系上。否则，你怎么能取得成就呢?今天的工作场所与50年前有了很大的不同。技术进步意味着更多的员工可以远程工作，或者实行灵活的工作时间，他们通常在不同的城市甚至不同的国家工作。”

人力资源门户通过模拟人们在近距离工作时的亲密度，克服了物理距离带来的一些问题。“如今，促进员工的社区意识是一项真正的挑战，而人力资源门户网站可以让一切变得不同。许多公司都在他们的人力资源门户网站上使用社交功能，以促进员工之间的友谊感，尽管员工之间可能有很多距离，”麦克明说。

人力资源门户只有在人们使用它时才有价值，因此在设计时考虑到用户是至关重要的。使用好的网站设计，而不仅仅是一个链接列表，是至关重要的。使它易于导航和搜索。另外，还要确定门户是否需要使用多种语言。

HRPMO的White-Evans建议，在考虑软件或设计合作伙伴之前，先计划好公司希望门户做什么。她说:“如果公司不主动为人力资源门户网站规划他们的目标，那就很容易浪费金钱和时间。”她坚持说:“想想你想要提供的经验，然后从那个计划中回过头来，考虑你为这个项目所需要的资源。”欧宝体育app官方888

White-Evans还建议在投资一个门户之前，先看看现有的技术以及数据和数据库的质量。如果数据本身没有良好的状态，就不能正确地进入门户。“如果您的业务实践是麻烦的、复杂的、手工的，那就不是构建门户的良好基础，”她说。

人力资源门户应该有一个品牌，一个与公司的整体战略计划一致的品牌。考虑为门户命名，并为其提供一个标识，以帮助员工将其视为所有人力资源方面的权威。欧宝体育app官方888

“我认为，在这个人们期待良好用户体验的时代，品牌至关重要。它需要看起来漂亮，功能良好。我认为大多数公司都希望在上面印上自己的标志。”查塔姆金融公司的埃文斯表示。

即使门户主要用于人力资源目的，其他部门的需求也可能成为门户的一部分。因此，在创造过程的早期从他们那里获得输入是非常重要的。此外，必须让信息技术部门参与进来。他们可以帮助人力资源部门决定门户应该是内部的还是基于云的软件，以及其他技术方面的考虑。

White-Evans建议:“您可能有多种类型的主题专家参与到人力资源门户的设计中。”他还补充说，重要的是要包括来自可能为门户提供数据的部门的人员，例如工资和财务。

请记住，人力资源门户的目标是让员工在需要的时候帮助自己获得所需的答案。一旦启动并运行，门户就应该成为获取员工信息的首选场所，因此取消替代选择是迫使员工使用门户的一种方法。一个想法是让门户成为完成某些任务的唯一途径，比如注册福利或查找公司新闻。

怀特-埃文斯建议分阶段推出门户。“我会在坚实的基础上逐步实施它，”她说，并警告说，把一个没有准备好或不能工作的门户网站放到网上会损害公司的声誉。

下面是一个关于如何设计人力资源门户的实现阶段的示例:

当门户首次上线时，您可能需要一个帮助台来解决员工的许多问题，并使他们能够自如地使用新的自助服务工具。

埃文斯表示，她的公司根据人力资源部员工收到的信息请求的数量来衡量成功与否。请求的减少意味着人们正在自己寻找他们需要的东西。

通过查看使用数据和分析来跟踪门户的成功。员工如何使用门户?他们在这上面花了多长时间?他们是自愿去的，还是在某个特定的链接告诉他们的时候去的?跟踪使用模式将帮助您确定应该在门户中添加或删除什么。

在谈到人力资源门户的未来时，McMinn说:“大数据的力量是我很高兴看到的一个问题。人力资源门户和大数据之间的相互关系将非常重要，并有可能为人力资源专业人士提供真正影响他们工作的见解和具体信息。毫无疑问，对于人力资源门户网站来说，未来将是非常令人兴奋的时期。”

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